如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化建設

摘 要：在新時代背景下，隨著信息技術的飛速發(fā)展和國家治理體系現(xiàn)代化建設的不斷深入，機關事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。檔案管理工作的規(guī)范化、標準化建設，既是順應時代發(fā)展的必然要求，又是提升機關事業(yè)單位工作效能的關鍵所在。文章在分析新時期做好檔案管理工作重要意義的基礎上，結合當前機關事業(yè)單位檔案管理工作存在的突出問題，提出健全制度體系、創(chuàng)新工作方法、加強隊伍建設及拓展服務功能等推進檔案管理規(guī)范化的重要路徑，以期為新形勢下機關事業(yè)單位檔案管理工作提供有益啟示。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化；新時代

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在信息化浪潮席卷全球的今天，檔案管理工作正經歷著深刻的變革。作為機關事業(yè)單位內部治理的重要環(huán)節(jié)，檔案管理不再僅是單純的文件存儲與保管，而是演變?yōu)橐豁椛婕靶畔①Y源整合、知識管理和決策支持的復雜系統(tǒng)工程。這一轉變既帶來了前所未有的機遇，也提出了新的挑戰(zhàn)。當前，許多機關事業(yè)單位在檔案管理方面仍存在諸多問題，亟須改進和創(chuàng)新。本文將深入探討新時期做好機關事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，剖析當前存在的突出問題，并提出推進檔案管理規(guī)范化、標準化的重要路徑，以期為機關事業(yè)單位在新形勢下提高檔案管理水平、充分發(fā)揮檔案價值提供有益啟示，從而推動檔案工作在服務機構發(fā)展和國家治理中發(fā)揮更大作用。

一、新時期做好機關事業(yè)單位檔案管理的意義

檔案管理作為機關事業(yè)單位內部治理的重要職能，其規(guī)范化、標準化水平既關系到單位管理水平的提高，也關乎國家整體治理能力的增強。

1.規(guī)范檔案管理是提高機關事業(yè)單位工作效率、優(yōu)化管理流程的客觀需要

檔案是單位在履行職能過程中產生和積累的記錄單位重大活動、真實反映業(yè)務工作的重要載體。通過科學分類、規(guī)范管理，可以快速檢索檔案信息，為單位決策提供參考依據(jù)，為推進業(yè)務工作提供支撐，從而顯著提高工作效率。反之，如果檔案管理混亂無序，不僅難以發(fā)揮檔案的作用，還可能影響正常工作開展。

2.標準化檔案管理是維護檔案安全、防范管理風險的有效手段

檔案蘊含著大量的歷史信息和機密數(shù)據(jù)，關系到個人隱私和國家安全。標準化管理可以通過明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)程、職責權限等，有效防范檔案失密、信息被泄露等風險，最大限度地保證檔案的真實性、完整性和安全性。特別是在網絡信息時代，面對各種新情況、新問題，更需要以標準化為抓手強化安全管控。

3.創(chuàng)新檔案管理是拓展檔案工作服務領域、彰顯檔案價值的必然選擇

當前，各類新興技術與檔案管理工作加速融合，給檔案開發(fā)利用帶來新的機遇。創(chuàng)新運用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術手段，推進檔案數(shù)字化，優(yōu)化檢索方式，可以極大地提高檔案資源的社會化利用水平。同時，要主動服務黨和國家中心工作大局，在助力歷史文化傳承、服務經濟社會發(fā)展等方面彰顯檔案的獨特價值。

二、機關事業(yè)單位檔案管理存在的問題

近年來，在各級黨委、政府高度重視下，機關事業(yè)單位檔案管理工作取得積極進展，但還存在一些亟待解決的問題，制約了檔案管理工作的規(guī)范化、標準化建設。

1.制度體系不健全

部分機關事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案工作制度體系不健全，存在諸多問題。一些單位缺乏科學、合理的檔案分類方案，對不同門類、不同載體的檔案缺乏針對性的管理措施。在檔案收集環(huán)節(jié)，對形成歸檔資料的范圍界定不清，收集工作隨意性大；在檔案整理環(huán)節(jié)，缺乏統(tǒng)一的整理規(guī)范和要求，影響檔案的規(guī)范化管理；在檔案統(tǒng)計環(huán)節(jié)，統(tǒng)計不全面、不準確，缺乏常態(tài)化的統(tǒng)計工作機制；在檔案鑒定環(huán)節(jié)，缺乏科學的鑒定方法和評價標準，鑒定工作流于形式；在檔案移交環(huán)節(jié)，缺乏嚴格的移交程序和要求，移交工作被動應付。制度不健全導致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性和連續(xù)性，影響了檔案管理工作的質量和效率。

2.管理手段相對滯后

當前，機關事業(yè)單位檔案信息化建設總體水平不高，大多仍停留在電子文檔管理階段，缺乏更高層次的應用和系統(tǒng)。數(shù)字檔案館建設推進緩慢，頂層設計不足，缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，數(shù)據(jù)資源分散孤立，未能有效整合。大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等現(xiàn)代信息技術在檔案管理中應用不足，檔案信息資源的深度挖掘和廣度利用受到限制。檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性難以得到有效保障。檔案管理方式手段的滯后，使得檔案管理工作效率低下，檔案服務質量難以滿足信息時代用戶對檔案信息資源的便捷獲取、智能分析和知識發(fā)現(xiàn)的需求，嚴重制約了檔案在服務經濟社會發(fā)展、促進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的作用發(fā)揮。

3.安全保密意識淡薄

個別機關事業(yè)單位對檔案安全保密工作的重視程度不夠，管理措施不到位，存在諸多安全隱患。一些單位檔案室大門不設專人看管、不及時鎖閉，檔案存放雜亂無章，檔案出入登記管理不嚴格，缺乏必要的安全防護設施和監(jiān)控設備。對檔案借閱利用管理不嚴，審批手續(xù)不完備，審核把關不嚴，借閱登記不規(guī)范，檔案借閱全程監(jiān)管不到位。對檔案的保管狀態(tài)缺乏經常性監(jiān)督檢查，尚未建立健全檔案安全保密的長效機制。個別工作人員責任心不強，工作中不嚴格遵守保密規(guī)定，存在隨意借閱、外出攜帶檔案的現(xiàn)象。還存在涉密檔案與非密檔案混合存放，利用檔案時脫敏處理不到位等問題。這些都為檔案管理埋下了安全隱患，極易引發(fā)檔案失泄密事件。

4.隊伍能力亟待提升

目前，不少機關事業(yè)單位的檔案管理部門編制嚴重不足，人員配備難以滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。檔案工作人員知識老化問題突出，專業(yè)化水平不高，難以適應新時代檔案管理工作的新要求。一些單位缺乏系統(tǒng)的檔案業(yè)務培訓和繼續(xù)教育機制，教育培訓內容針對性、實效性不強，檔案工作人員學習先進理念、掌握現(xiàn)代技術以及提高業(yè)務能力的機會有限。同時，檔案專業(yè)人才引進渠道不暢，高層次、復合型和應用型檔案人才嚴重匱乏。檔案工作人員的職業(yè)發(fā)展通道不夠通暢，職稱評聘、績效考核及薪酬待遇等激勵機制有待進一步完善。這些問題制約了高素質、專業(yè)化檔案人才隊伍建設，影響了檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

5.服務意識有待加強

一些機關事業(yè)單位的檔案工作還存在“小檔案”思想，服務意識不強，工作相對封閉，主動融入和服務單位中心工作的意識不夠。在檔案開發(fā)利用方面，思路不夠寬、舉措不夠實，專題檔案開發(fā)的廣度不夠，面向社會提供檔案利用服務的深度不夠。在拓展服務領域、創(chuàng)新服務方式上有所欠缺，線上服務渠道不夠豐富，移動端、自助式檔案服務探索力度不足。主動服務意識的缺失，既制約了檔案信息資源價值的充分發(fā)揮，又使檔案部門在單位的存在感和認可度大打折扣。轉變觀念，創(chuàng)新路徑，切實把檔案工作放到服務大局的高度來認識和推進，是新形勢下做好機關事業(yè)單位檔案工作的重要課題。

三、新時期推進檔案管理規(guī)范化的重要路徑

面對新形勢新任務，機關事業(yè)單位要以高度的政治自覺和歷史使命擔當，切實加強和改進檔案管理工作，推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展。

1.建立健全工作制度，為規(guī)范化管理提供基本遵循

機關事業(yè)單位要以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等為依據(jù)，立足本單位的職能定位和業(yè)務特點，系統(tǒng)梳理各項檔案管理制度，查缺補漏、完善提升。要本著科學性、系統(tǒng)性原則，制定合理的檔案分類方案，明晰不同類型檔案的收集范圍、保管期限和銷毀規(guī)則，為檔案的分類、整理和保管等奠定基礎。要對檔案借閱、利用等環(huán)節(jié)完成流程再造，細化借閱審批、檔案出庫及歸還登記等操作規(guī)范，嚴格管控檔案外借程序。要強化檔案統(tǒng)計基礎工作，完善檔案移交接收、檔案鑒定等配套制度，實現(xiàn)檔案動態(tài)管理、過程控制。與此同時，要建立健全檔案管理考核評價和監(jiān)督問責機制，將檔案工作納入單位績效考核和目標責任管理體系，嚴格執(zhí)行獎懲措施，強化各項制度落實，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化、制度化水平，確保檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依和有規(guī)可守。

2.創(chuàng)新工作方法手段，為規(guī)范化管理提供技術支撐

在數(shù)字化時代浪潮下，機關事業(yè)單位要順應信息技術發(fā)展大勢，將信息化貫穿檔案管理全過程與各方面，構建高效協(xié)同、智能精準的現(xiàn)代檔案管理模式。一是高度重視電子檔案規(guī)范化管理，結合實際制定電子檔案元數(shù)據(jù)標準和存儲格式標準，搭建集中統(tǒng)一、技術先進的電子檔案信息庫，運用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)多源異構檔案數(shù)據(jù)的匯聚整合、關聯(lián)分析和融合管理，充分挖掘電子檔案的潛在價值。要加快推進數(shù)字檔案館建設，豐富拓展檔案數(shù)據(jù)資源，創(chuàng)新數(shù)字檔案服務供給，促進優(yōu)質檔案信息資源的社會化開放共享；二是積極運用人工智能、區(qū)塊鏈和5G等新一代信息技術賦能檔案管理，研發(fā)智能化采集、編目及檢索等應用系統(tǒng)，構建覆蓋檔案管理各業(yè)務的一體化智能管理平臺，實現(xiàn)多維數(shù)據(jù)分析、知識關聯(lián)挖掘，不斷提高檔案管理效率和智能化水平。同時，還要注重強化檔案數(shù)據(jù)安全保護，筑牢網絡安全防線，為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供有力的技術保障。

3.強化檔案安全保密，為規(guī)范化管理筑牢安全屏障

機關事業(yè)單位要切實把檔案安全保密工作擺在更加突出的位置，從思想認識、制度建設、基礎設備設施和日常管理等方面強化措施、織密防線，為檔案規(guī)范化管理筑牢安全屏障。一是通過多種形式加強保密宣傳教育，增強工作人員的安全保密意識，強化遵規(guī)守紀觀念，自覺做到依法依規(guī)管檔、依法依規(guī)用檔；二是建立健全保密工作制度體系，明確不同密級檔案的管理權限和操作流程，嚴格執(zhí)行相關保密規(guī)定；三是加大安防投入。加強檔案庫房、載體和信息系統(tǒng)等安全防護設備設施建設，落實人防、物防和技防等各項安全保密措施；四是嚴格規(guī)范檔案查（借）閱利用行為，執(zhí)行審批備案、保密審查等管理制度，加強檔案流向跟蹤、去向管控，有效防范檔案失泄密風險；五是建立檔案定期檢查和隨機抽查相結合的監(jiān)管機制。采取明察暗訪等方式，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)和風險隱患，堅決堵塞管理漏洞，不斷強化安全保密意識，提高安全保密能力，為推動檔案管理規(guī)范化營造安全穩(wěn)定的環(huán)境。

4.加強檔案人才隊伍建設，為規(guī)范化管理提供智力保障

加強檔案人才隊伍建設是推進規(guī)范化管理的關鍵支撐。檔案事業(yè)的發(fā)展歸根結底要靠一支政治堅定、業(yè)務精湛和作風過硬的高素質、專業(yè)化人才隊伍來保證。機關事業(yè)單位要堅持黨管干部原則，樹立“黨管檔案、黨管人才”理念，切實加強檔案部門領導班子和干部人才隊伍建設。一是制定檔案人才隊伍建設規(guī)劃，優(yōu)化檔案部門干部選拔、任用和管理機制，充分發(fā)揮部門主管、關鍵崗位“領頭雁”的作用；二是創(chuàng)新檔案人才教育培養(yǎng)模式，完善繼續(xù)教育和在職培訓制度，建立健全多層次、多渠道和多形式的人才培養(yǎng)體系，統(tǒng)籌利用高校、黨校（行政學院）等教育培訓資源，采取內訓外引、以會代訓、行業(yè)交流和導師帶教等方式，加強檔案人才專業(yè)化、職業(yè)化培養(yǎng)；三是進一步暢通檔案人才職業(yè)發(fā)展通道，拓寬成長路徑，完善考核評價和激勵保障機制。在政治上激勵、工作上支持和待遇上保障，提升檔案人才的職業(yè)榮譽感和獲得感；四是大力培育和弘揚檔案系統(tǒng)的優(yōu)良作風，教育引導檔案干部不斷提高政治判斷力、政治領悟力和政治執(zhí)行力，自覺做新時代中國特色社會主義思想的堅定信仰者和忠誠實踐者，鍛造一支黨和人民信賴的高素質、專業(yè)化的檔案人才隊伍，為檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供堅實的智力支撐和人才保證。

5.拓展檔案服務功能，讓規(guī)范化管理創(chuàng)造更大價值

拓展檔案服務功能是發(fā)揮規(guī)范化管理效能、創(chuàng)造更大價值的必然要求。機關事業(yè)單位要站在新時代黨和國家事業(yè)發(fā)展全局的戰(zhàn)略高度，樹立“大檔案”理念，進一步拓展檔案工作服務領域，創(chuàng)新服務方式，用足用好檔案資源，推動檔案工作與中心工作深度融合、同頻共振。

一是立足服務大局，主動融入黨和國家重大發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞國家重大區(qū)域發(fā)展規(guī)劃、重點改革任務和重大項目建設等，加強檔案資源的整合分析利用，開展檔案大數(shù)據(jù)分析，為宏觀決策、應急管理及社會治理等提供有力的檔案信息支撐。

二是進一步拓寬檔案服務渠道，創(chuàng)新服務供給方式，積極開展線上線下相結合的個性化、精準化檔案服務。

三是充分發(fā)掘檔案的多重價值，加強革命歷史檔案的研究利用。用好紅色資源，賡續(xù)紅色血脈；加強自然資源、不動產登記及國有企業(yè)等重點領域檔案的開發(fā)利用，助力經濟高質量發(fā)展；加強優(yōu)秀傳統(tǒng)文化檔案的整理、保護和開發(fā)，服務文化強國建設。同時，還要注重加強部門協(xié)同配合，推動檔案工作與業(yè)務工作緊密結合，促進檔案管理與各項事業(yè)發(fā)展相互促進、相得益彰。通過不斷拓展服務功能、提升服務效能，將規(guī)范化管理成果轉化為推動單位高質量發(fā)展的強大動力，使檔案工作在新時代煥發(fā)新的生機與活力。

四、結束語

檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展的重要基礎性工作。推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化建設，是新時代賦予檔案工作的重要職責和光榮使命。要以新時代中國特色社會主義思想為指導，立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，緊扣推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，聚焦檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化管理模式，健全制度體系，提升隊伍能力，強化安全保密，拓展服務功能，不斷開創(chuàng)機關事業(yè)單位檔案工作新局面，為全面建設社會主義現(xiàn)代化國家、實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢作出更大貢獻。

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作者單位：中共濟寧市任城區(qū)委機構編制委員會辦公室

作者簡介：杜昂（1988—），男，漢族，山東濟寧人，本科，中級館員，研究方向：機關事業(yè)單位檔案。