新質生產力時代工會檔案管理的創新與發展研究

摘要：在新質生產力時代，隨著社會經濟的快速發展和科技的不斷進步，包括檔案行業在內的各行各業都在積極轉型升級。工會作為維護勞動者權益的重要組織，其檔案管理工作也面臨著新的機遇與挑戰。傳統檔案管理模式已無法滿足時代發展的要求，迫切需要改革與創新。新質生產力強調知識、信息和技術的融合，這要求工會在檔案管理中引入先進的信息技術，提升管理效率和服務質量。因此，我們需要深入剖析工會檔案管理的現狀，及時發現存在的主要問題，提出創新策略和發展路徑，強調數智化技術引入、檔案信息整合與共享、人才團隊建設以及科學制度制定的重要性。通過一系列創新與發展，使工會檔案管理更好地服務于工會的整體發展，推動社會的和諧進步。

關鍵詞：新質生產力；工會檔案管理；創新；發展

一、新質生產力時代對工會檔案管理的沖擊

新質生產力是創新起主導作用，擺脫傳統經濟增長方式、生產力發展路徑，符合新發展理念的先進生產力質態，[1]具有高科技性、高效能性和高質量性。在新質生產力的推動下，技術革新的速度不斷加快，這使得檔案管理也面臨著巨大的壓力，必須跟上科技進步，以適應新的市場環境。

（一）加速檔案管理的現代化

新質生產力是符合新發展理念的先進生產力，具有革命性和體現顛覆性技術突破的特點。這促使工會檔案管理從傳統手工模式向著數字化、信息化轉變，采用云計算、大數據分析、人工智能等現代化信息技術建立電子檔案系統，以實現檔案信息的快速檢索與共享、智能分類和安全存儲，進而提高檔案管理的效率和安全性。

（二）推動檔案管理人員的培育

檔案管理人員的能力必須符合新質生產力發展的要求。因此，檔案管理需要培養具備信息技術、數據分析和網絡安全知識的復合型人才，以適應新質生產力時代的檔案管理工作。

（三）促進檔案服務流程優化和創新

新質生產力的發展要求工會檔案管理工作不斷創新，探索新技術在工作中的應用場景，提升檔案管理的科技含量和服務質量。應通過引入人工智能技術，優化服務流程，提升用戶體驗，實現個性化的檔案服務。通過對大數據分析技術的利用，工會檔案管理可以對海量檔案數據進行深度挖掘，為工會決策提供有力支持，同時，提供更為精準的服務。

（四）完善檔案信息安全監管機制[2]

工會應健全和完善檔案信息安全管理體系，強化信息安全防護與監測工作，設置加密要求、訪問權限等，保障新質生產力時代的檔案信息安全。

二、新質生產力時代工會檔案管理的不足

在新質生產力時代，工會檔案管理也存在著諸多問題，主要包括配套制度不健全、信息化程度參差不齊、檔案管理人員流動性大等。

（一）配套制度不健全，達不到可持續發展的要求

?檔案管理的配套制度不健全，主要?體現在檔案管理工作有待進一步規范化。制度不健全導致檔案資料的收集與整理不夠全面、深入，直接制約相關工作效率和質量?，導致具有價值的資料在保管、整理、借閱或搬遷的過程中出現丟失或損壞，影響工會檔案在管理決策中的參考價值和利用效率。

（二）信息化程度參差不齊，安全問題凸顯

加強信息化建設是提升檔案管理工作質量及效率的關鍵。當前，工會檔案在管理上仍存在?信息化管理系統建設不足、不夠完善的情況。信息技術的應用增加了檔案管理的安全風險，特別是在檔案信息化過程中的外包服務，可能導致信息泄露問題。在云計算和大數據時代，檔案數據往往存儲在云端，這帶來了數據隱私保護不足的風險，對于工會組織來說是一個挑戰。

（三）檔案管理人員流動性大，專業素質良莠不齊

鑒于工會檔案管理崗位的工作性質及特點，加上對該崗位的重視程度不足，導致檔案管理人員流動性大，且專業素質良莠不齊，更有甚者，出現 “兼任”現象，這成為檔案管理工作迫切需要解決的問題之一。

三、新質生產力時代工會檔案管理的發展趨勢

無論社會如何發展與進步，工會服務職工、維護職工權益的本質是永遠不變的。工會檔案作為工會行使權力和職責的記錄，亦存在上述本質。例如，勞動合同、福利待遇、調解協議、投訴記錄等檔案信息，為工會維護職工權益提供了有力的證據和支持。通過對檔案的有效管理，工會能夠更好地識別和支持有困難的職工，實施精準幫扶，維護其合法權益，促進社會穩定。另外，工會檔案管理還有利于凝聚職工，傳承優秀傳統和文化，增強職工的歸屬感和忠誠度。檔案中的記錄為職工指明了發展目標和奮斗方向，能夠激發職工的積極性和創造性，促進組織文化建設。在新質生產力時代，工會檔案管理的發展趨勢主要體現在以下兩個方面：

（一）促進工會組織的規范化與透明化

工會檔案管理貫穿整個工會活動和工會會員檔案信息記錄和保存的全過程。在新質生產力時代，通過高效的檔案管理，工會可以更好地了解職工的基本信息，為開展工作提供數據支持，更好地推動工作的順利開展，確保工會組織的有效、健康發展，有助于工會組織的規范化和透明化。良好的檔案管理能夠提供高效的文件查詢、挖掘和統計分析服務，幫助工會更好地開展活動和運轉。

（二）提升服務職工的效率與質量

檔案作為人類歷史活動最原始、最真實的記錄，具有其他一切資源不可取代的重要性和深遠意義。工會檔案作為一種無形資產，是工會事業發展的重要標志和職工維權的真實寫照，是工會組織在維護職工合法權益、加強組織隊伍建設、幫扶困難等各項工作中頗具價值的記錄，能夠提升工會服務職工的效率與質量。

新時代、新形勢的發展，對工會檔案管理工作提出了新的要求。只有通過創新與發展，才能不斷提升服務發展大局的能力和水平，走在新質生產力時代前沿，提升服務職工的效率與質量。

四、新質生產力時代工會檔案管理的創新策略

檔案作為工會工作的客觀記錄，系統化推動著工會檔案管理工作的創新發展。[3]這既是提高工會工作質量的現實要求，也是進一步發揮工會檔案管理價值的重要訴求。在強化服務理念的指引下，工會應充分把握檔案管理的新特征與新變化，堅持從黨建指引、智慧檔案和主動服務等角度創新工會檔案管理體系。在新質生產力時代，工會檔案管理工作順應時代發展需求，可以施行以下創新策略：

（一）引進數智化技術，提升檔案管理效率

在新質生產力時代，數字化及智能化 （以下簡稱 “數智化”）技術向著社會各個層面不斷滲入、推進、普及。工會檔案管理也應順勢而行，不斷向著數智化方向發展。通過引進數智化技術，有效推進工會檔案管理信息化建設。在全面推進工會數智化改革的浪潮中，應圍繞保障檔案服務更加智能化、科學化、便捷化、普惠化的需求，充分運用大數據、云計算等技術，構建工會檔案信息平臺，建立電子檔案系統，利用互聯網技術實現檔案的網絡化管理，提升工會檔案管理的數智化水平。

可通過掃描和電子化手段，將傳統的紙質檔案轉換為數據模式，便于存儲和檢索，提高檔案的保存期限和安全性。轉變檔案存儲模式，即將當前的紙質檔案管理模式升級為 “電子+紙質”雙備份模式。業務增量檔案全面數智化，實現對檔案全生命周期管理，包括收集、整理、保管、利用等環節，達成檔案線上利用、線下保管。采用電子檔案管理系統，對業務數據進行系統性檔案數智化工作，實現業務檔案在線接收、電子化記錄和存儲、管理、調閱等功能。僅需輸入職工的身份證號碼，即可輕松便捷地檢索相關檔案資料，調閱材料 “零跑腿”，共享資源 “零延時”，提高工作效率。采取防火墻、數據加密等網絡安全技術，保護檔案數據不被非法訪問和泄露，確保檔案信息安全。

工會檔案管理的數智化信息技術應用，可以提高檔案管理的效率和安全性，提升檔案的利用價值，在新質生產力時代為工會的決策和服務提供強有力的信息支持。

（二）建立跨部門協作機制，實現檔案信息共享

當前，跨部門進行檔案信息的獲取是一件相當困難的事情，耗時耗力，大幅降低了檔案信息的利用效率。因此，建立跨部門協作機制，實現檔案信息的共享顯得尤為重要。實現工會檔案管理效能和服務質量的提高，關鍵是要加強工會檔案管理資源的整合和共享。首先，必須建立健全相應的跨部門檔案共享規章制度；其次，構建統一的檔案信息平臺，實現檔案資源的集中存儲和統一管理，有利于檔案的有效檢索和利用；再次，建立檔案資源共享機制，在有效的監管下，實名注冊賬戶，在檔案信息平臺實現跨部門檔案資源開發與共享，提高檔案資源的社會價值和影響力。[4]由此，實現跨部門協作機制，加強工會檔案資源的整合與共享，更好地服務工會各項工作和滿足職工的需求。

（三）加強管檔人才團隊建設，提升檔案工作質量

“一人計短，二人計長”“三個臭皮匠，頂個諸葛亮”等俗語均體現出團隊合作的重要性。工會檔案管理工作同樣需要相應的人才團隊來支撐。這包括對檔案管理人員的專業化培訓和素質提升，建設一支能夠勝任信息化管理、多元化服務、數據化分析等工作的專業團隊。只有這樣，工會檔案管理才能跟上時代步伐，更好地適應復雜多變的工作需求。新時期工會檔案管理作為工會管理的重要組成部分，既要承擔好信息記錄和保存、組織管理和維護等基本功能，也要不斷適應時代發展的需要，加強檔案管理團隊的建設，不斷提高專業水準，鼓勵團隊成員之間的交流與合作，提升團隊整體的工作效率和服務質量。

工會檔案管理工作質量的關鍵在于工會檔案管理人員的素質。如何提高工會管理人員的素質，加強檔案管理人才團隊建設顯得尤為重要。工會可舉辦專門針對檔案管理人員的培訓班，加強實踐和考核，提高其政治領悟力、業務技能和管理水平，以適應新時代對工會檔案管理人才隊伍建設的要求。第一，組織貫徹落實 《工會法》 《檔案法》 《中華人民共和國檔案法實施條例》等文件精神的學習，加強對檔案管理人員的法律法規教育，確保其了解并遵守相關法律法規；第二，隨著信息化技術在檔案管理中的應用日益廣泛，檔案管理人員需要掌握計算機操作、數據庫管理、網絡資源利用等技能。工會可不定期組織專業培訓，包括檔案管理基礎知識、政策法規學習、新技術新業務、現代檔案管理技術、信息化管理工具的使用等，以提升他們的專業技能和管理水平；第三，鼓勵檔案管理人員參與繼續教育培訓，如檔案管理高級研修班、研討會等，以不斷更新自身的知識和技能；第四，實踐是檢驗真理的唯一標準，因此，必須通過實踐操作及案例分析，提高檔案管理人員解決實際問題的能力，加強其將理論應用于實踐的工作經驗；第五，建立考核機制，對檔案管理人員的工作績效進行評估，并根據考核結果給予相應的激勵，以提高他們的工作積極性和責任感。

（四）優化檔案管理流程，完善工會檔案管理制度[5]

工會檔案管理制度包括檔案管理目標和原則、責任分工、制度流程、工作程序、安全保護措施以及培訓與監督等內容，旨在規范工會檔案的收集、整理、保管、保密和利用等工作，確保工會組織的正常運轉。

隨著社會治理的規范化和法治化，工會檔案管理也在不斷強化合規管理。優化檔案管理流程，完善工會檔案管理制度，即對檔案管理工作進行規范化和制度化管理，實現工會檔案的完整性、安全性和高效利用。工會需要對檔案管理工作進行監督和評估，確保檔案管理工作符合法律法規和組織制度的要求。工會檔案管理流程的優化與重構是一個復雜的過程，涉及多個方面，需一一兼顧，才能使工會檔案管理適應新質生產力時代的需求。

首先，對現有的工會檔案管理流程及制度進行全面有效評估，識別出不符合新質生產力時代要求的部分；其次，要建立檔案管理監督考核機制，根據考核結果制定科學的檔案管理制度，不斷完善工會各類檔案工作制度，健全檔案收集、整理、保管、檢索、保密、利用等全流程的檔案管理制度，定期檢查管理工作制度的落實情況，及時發現不足，及時調整。確保檔案管理制度規范、科學、穩妥。基于流程評估和技術應用的結果，對檔案管理流程進行再造，簡化流程，消除不必要的步驟，提高工作效率。強化檔案信息安全，采用加密、備份、防火墻等措施，防止數據丟失、泄露或被非法篡改；再次，要明確管理目標、原則和責任分工，制定檔案管理目標和準則，如保密性、完整性、真實性和可追溯性，確保檔案的安全與完整。確定工會內部各部門或崗位的檔案管理責任人，明確其職責和權限，保障檔案管理工作的協調進行；最后，以服務為導向，優化檔案查詢和利用流程，提高檔案服務的響應速度和服務質量，滿足工會成員對檔案信息的需求。同時，將檔案管理流程優化作為一個持續的過程，根據技術發展和工會工作的實際需要，不斷進行流程的調整和優化。

五、結束語

為了促進檔案管理工作的創新與發展，工會要引進數智化技術，建立跨部門協作機制，真正實現信息資源的共建共享。[6]加強人才隊伍建設，積極優化管理流程，不斷完善管理制度。只有這樣，工會才能更有效地進行檔案管理，保存重要的歷史和組織發展信息，為未來的活動提供參考和數據支持，工會檔案管理才能更好地適應新質生產力時代的要求，推動社會的和諧進步。

參考文獻：

[1] 習近平.發展新質生產力是推動高質量發展的內在要求和重要著力點[J].環境與可持續發展，2024（04）：4-6.

[2] 張玉雙，田云，肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會論壇，2015（01）：79-80.

[3] 朱麗亞.高校工會檔案管理信息化的思考[J].東方企業文化，2014（05）：18-19.

[4] 張平.綜合檔案館智庫功能實現研究[D].哈爾濱：黑龍江大學碩士學位論文，2020.

[5] 任虹鮮.工會工作如何在企業文化建設中發揮作用[J].辦公室業務，2020（18）：67+85.

[6] 張君鋒.“互聯網+” 時代工會檔案管理工作的創新探索[J].傳媒論壇，2020，3（23）：119+121.