科技新時代醫院檔案管理模式探析

摘 要：在數字化轉型的科技新時代，隨著醫療技術的不斷發展和信息化程度的提升，醫療機構檔案管理面臨著新的挑戰和機遇。知識管理是企業數字化辦公進程中的基礎，為提高醫院檔案管理的效率和質量提供了更多的選擇。文章通過分析醫療機構檔案管理的現狀和問題，探討和分析了如何通過創新手段推動醫院檔案管理水平的優化提升，為醫院的可持續發展提供有力支持。

關鍵詞：科技新時代 知識管理 醫院檔案 管理模式

中圖分類號：F062.5；G271" 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）03-235-03

隨著醫療技術的快速發展和信息化建設的不斷推進，醫院檔案管理工作面臨著越來越多的挑戰。在數字化轉型的科技新時代下，知識管理成為企業數字化辦公進程中的基礎，企業通過知識管理工具，將分散的知識實現集中化管理，對凌亂的知識進行結構化的分類管理，實現人和信息的有效互動，知識管理將知識作為企業發展的重要資源，即通過知識共享、知識運用推動企業穩定進步。醫院檔案管理是醫院管理的關鍵內容，只有與時俱進與知識管理融合，才能在保證醫院檔案資源完整、安全的同時，有效提高檔案資源利用率。與此同時，隨著我國醫療體制改革的不斷深入，舊有的醫院檔案管理方法已經無法滿足現代醫療體系的需求，傳統的管理模式不能適應現代醫院對檔案管理的高效、安全和規范等方面的要求，為此，對醫院檔案管理模式進行創新和優化已經成為迫在眉睫的任務，為了提高醫院整體運營效率和服務質量，必須加快醫院檔案管理的創新步伐，通過先進的知識管理工具，積極實施檔案數字化管理，賦能醫院高質量發展。

一、實施醫院檔案數字化管理的積極意義

在信息化時代，檔案作為重要的信息資源，其管理和利用方式直接影響到信息流通的效率和準確性，實現醫院檔案信息的數字化、智能化管理，對于醫院的高效發展具有非常重要的作用。

一是便捷檔案資料的存儲和管理。將醫院檔案資源通過電子掃描數字化處理，可以大大減少資料存儲空間，構建數據查詢系統，通過編碼管理檔案資源，實現醫院檔案資料的快速搜索與查詢，可以極大地便利于檔案資料的存儲及管理。

二是提高檔案資料的安全性。對醫院檔案進行數字化處理，既能夠避免紙質檔案資料受到蟲害、火災等物理性損毀影響，又可以通過采用密鑰及數據加密技術，在最大程度上有效防控與避免非法查閱使用，以確保醫院檔案數據資料的安全性。

三是實現檔案資源多元共享。在有效應用數字技術對檔案管理工作進行改進和創新過程中，醫院檔案管理人員依托信息化平臺的應用，對檔案資源實施集成化管理，能在平臺共享系統的作用下促進檔案資源的多元化應用和共享交流，從而更好地服務于醫療、科研和服務等各項工作。

四是促進醫學研究和臨床決策。醫院進行檔案數字化管理，醫務人員可以對醫療數據進行統計和分析，為醫學研究提供重要的數據支持。同時，可以通過分析病例數據和治療效果，改進醫療流程和提升醫療質量，為決策提供科學依據。

二、我國醫院檔案管理現狀及存在的問題

一是檔案管理體制與制度有待完善。其一，檔案管理體制不夠健全。目前，許多醫院的檔案管理體制不夠完善，缺乏統一的管理標準和規范操作流程，檔案管理體制不健全會導致檔案的收集、整理、保管和利用等方面存在混亂和疏漏，檔案存儲分散，難以統一管理和檢索。其二，檔案管理制度不嚴格。有些醫院在檔案管理方面缺乏嚴格的制度約束，導致一些不規范的行為和操作出現。例如，醫療檔案借閱流程不規范、檔案歸還逾期，檔案安全性難以保障，存在丟失和損壞的風險。

二是檔案信息化水平存在不足。其一，信息化設施落后。部分醫院在檔案信息化方面的投入不足，導致信息化設施落后，人工操作繁瑣，效率低下，易出現人為錯誤，無法滿足現代醫院管理的需求。例如，檔案管理系統軟件版本過低、服務器容量不足等，紙質檔案使用量大，管理成本高。其二，信息化應用程度不高。有些醫院雖然已經引入了檔案管理系統，但是對信息化的應用程度并不高，僅停留在簡單的文檔存儲和查詢上，缺乏對檔案信息的深度挖掘和分析。

三是檔案管理人員素質有待提高。其一，管理人員專業素養不足。目前，許多醫院的檔案管理人員缺乏專業的培訓和學習，對檔案管理的基本理論和實踐技能掌握不足。這可能導致檔案管理的混亂和失誤。其二，管理人員的責任心和敬業精神有待提高，部分醫院的管理人員對工作缺乏責任心和敬業精神，對檔案管理工作不夠重視，這可能影響到檔案管理的質量和效果。

三、創新醫院檔案管理模式方案探索

創新醫院檔案管理模式，旨在實現醫院檔案信息智能化管理，提高醫院檔案利用率，降低管理成本，針對當前醫院檔案管理現狀及存在的種種問題，需主要從如下幾方面著手采取探索措施。

一是建立健全檔案管理制度。其一，建立完善的檔案管理制度，包括檔案分類、歸檔范圍、保管期限、借閱規定等，確保檔案的收集、整理、保管、利用等環節有章可循。其二，制定統一的標準和規范。強化檔案管理的規范化和科學化，確保檔案的安全和完整，制定檔案管理規范后，明確檔案管理流程和責任，使檔案管理流程更加規范，減少了檔案管理不當導致的問題。其三，設立專門的檔案管理部門和人員，負責檔案的日常管理和維護，使檔案管理工作更具可操作性和可持續性。

二是提高醫療檔案信息化水平。其一，加強數字化建設。將傳統紙質檔案逐步轉化為數字檔案，可節省大量的存儲空間，在實施數字化管理后，可以快速檢索和查閱檔案，較大幅度地提升工作效率，提高檔案的查詢效率和利用價值。其二，建立醫院檔案管理系統。通過電子檔案系統，實現檔案的快速檢索、整理和備份，方便醫院各相關部門的查閱和共享，提升醫院工作的整體效率。 其三，加強網絡安全防護。通過電子檔案系統，可以實現檔案備份，避免了檔案丟失或損壞的風險，嚴格執行檔案管理規范，要確保電子檔案的安全性和完整性，防止信息泄露，大力提高醫療檔案安全性程度。

三是創新醫院檔案管理的優化方案目標。其一，實現數字化標識與分類。通過引入最新數字程序技術，實現醫院檔案的數字化標識與精細分類。每份檔案都配備獨特的系統標簽，系統自動識別并記錄檔案詳細信息，實現高效管理和便捷檢索。其二，實現快速檢索與調閱。借助數字系統智能檔案柜和自助調閱系統，醫護人員能夠迅速完成檔案的檢索與調閱。系統自動讀取標簽信息，快速定位檔案位置，縮短檢索時間，提升工作效率。其三，提升智能數據分析水平。在全面收集數據的基礎上進行智能數據分析。通過分析檔案的借閱記錄、使用頻率等信息，為醫院提供決策支持，優化檔案管理流程，提高服務質量。其四，實現醫院檔案的安全可靠管理。通過設立醫院檔案的智能門禁系統，確保只有授權人員才能進入檔案管理區域。同時，系統采用嚴格的權限管理機制，保障醫療數據的安全性和保密性。

四是醫院檔案管理優化方案的核心管理流程。其一，檔案入庫。新檔案入庫時，通過智能系統超高頻讀寫器自動讀取檔案標簽信息并錄入系統。系統自動分配存儲位置，并更新庫存狀態。其二，檔案借閱。借閱人員通過系統發起借閱請求，經授權后通過智能系統通道門禁進入檔案庫。在系統智能工作站或手持機上快速定位所需檔案，并通過系統讀寫器讀取檔案標簽信息進行借閱登記。其三，檔案歸還。借閱人員將檔案歸還至指定位置，通過系統智能讀寫器自動讀取檔案標簽信息進行歸還登記。系統自動更新庫存狀態，并發送歸還通知給借閱人員和管理員。其四，檔案盤點。醫院檔案管理員可通過系統智能手持機對檔案進行快速盤點，核對庫存數量和狀態。盤點結果實時同步至后臺系統，生成盤點報告。其五，檔案調閱。管理員可通過系統發起檔案調閱請求，指定調閱的檔案和調閱目的。系統自動記錄調閱信息，并生成調閱報告。其六，實時監控。系統實時監控檔案庫存狀態，當超時未歸還時自動預警。醫院檔案管理員可通過系統查看庫存報告和預警信息，及時采取措施。

五是優化醫院檔案管理模式的優勢與價值。其一，大幅度提升醫院檔案管理效率。通過檔案管理智能技術的全面應用，實現檔案的自動化識別和管理，簡化操作流程，提高管理效率。其二，可確保醫院檔案安全。采用多種安全保障措施，確保檔案庫的安全有序，降低檔案丟失和損壞的風險。其三，可大力提高醫院檔案利用率。優化醫院檔案管理模式可實現檔案信息的快速檢索和共享，提高醫院檔案的使用價值。其四，可大幅度降低醫院檔案管理成本。通過智能化管理，減少人工干預和紙質檔案的使用，降低管理成本，提升醫療機構的經濟效益。

四、加強醫院檔案管理人員培訓和素質提升

黨的二十大報告指出，“教育、科技、人才是全面建設社會主義現代化國家的基礎性、戰略性支撐。”伴隨著新時代我國檔案事業的快速發展，高質量推進檔案人才隊伍建設是未來一段時間我國檔案事業內涵式發展的根本保障。在科技新時代要提升醫院檔案管理水平，創新醫院檔案管理模式，務必深耕人才隊伍建設，大力實施“人才強檔”工程，著力建設一支高素質的醫院檔案管理人才隊伍。其一，提高檔案管理人員的專業素質。要研判賦能，系統分析醫院檔案管理干部隊伍現狀，繪好育才“規劃圖”，制定檔案業務培訓計劃，積極開展“大學習、大調研、大比武”活動， 要針對醫院檔案管理問題，定期開展培訓，做到培訓蓄能，搭好增才“練兵臺”，提高醫院檔案管理人員的技能和意識，組織全員全覆蓋參加業務培訓，掌握前沿方向、拓展系統思維，提升視野格局，切實提升檔案工作人員的業務能力和綜合素質，培養一支高素質、專業化的醫院檔案管理團隊。其二，要實踐強能，用好成才“實訓場”。將醫院檔案立卷歸檔工作責任到人，組織開展醫院檔案資源清查，在嚴格清查中練好檔案管理人員專業內功，在實踐中增強本領成長成才。其三，加強職業道德教育。強化檔案管理人員的責任意識和保密意識，確保檔案信息的安全和保密性。其四，是建立激勵機制。鼓勵檔案管理人員積極創新和進取，提高他們的工作積極性和創造力。

五、科技新時代檔案管理創新面臨的新挑戰

隨著我國醫療衛生事業的快速發展，人民群眾對于醫院信息資源的需求越來越大，伴隨著信息技術的日趨成熟，在大數據和“互聯網+”的科技時代，在數字化浪潮的推動下，醫院檔案管理工作正經歷著前所未有的變革，醫院檔案紛繁復雜，涵蓋醫院管理的方方面面，傳統的檔案管理方式已難以滿足當前社會對信息高效、精準檢索的需求。近年來，我國許多醫院對創新醫療檔案管理模式進行了非常積極的嘗試，也取得了不少醫療檔案管理創新實踐的成果，包括采用數字化技術、建立檔案信息管理系統、實施檔案分類管理等，這些創新實踐不僅提高了檔案管理效率，還為醫療服務提供了更加準確、及時的信息支持。與此同時，從知識管理的視角來看，我國醫療檔案管理創新仍存一些挑戰和問題。例如，一些醫院在推進醫療檔案信息化管理過程中缺乏系統的規劃和設計，從而導致檔案管理混亂；一些醫院由于技術水平和資金投入不足，無法實現檔案信息的全面數字化；還有一些醫院在檔案管理過程中缺乏標準化和規范化，導致信息共享和利用困難。

綜上所述，在科技新時代，知識管理能夠有力促進我國醫院檔案管理工作向科學化、規范化和標準化發展，有利于醫院檔案信息的深度挖掘與分析，是醫院實現可持續發展的必然要求。展望未來發展，醫院檔案管理工作將更加日趨依賴于數字化技術，實現檔案數字化管理將成為醫院管理的重要組成部分。為此，醫療檔案管理還需深入推進數字化建設，提高數字化技術的應用水平，實現醫院檔案信息的全面數字化，提高檔案檢索效率與準確性，檔案數字化管理能促進醫院檔案資源的高效化利用。同時，要建立完善數字化檔案管理體系，確保檔案信息的準確性和安全性，從而切實提升我國醫院檔案管理工作的整體質量和水平。當前，隨著人工智能技術的快速發展，特別是大模型技術的崛起，為醫院檔案數智化升級提供了強有力的支持。在這樣的大背景下，應該充分認識醫院檔案管理模式創新的重要意義，進一步推動醫院檔案數智升級，促進檔案信息的跨平臺共享與遠程訪問，為醫院各項工作的開展提供強有力的檔案信息資源支持，最大限度地滿足醫生與患者的利用需求和利用效率，助推我國智慧醫院建設，賦能醫院高質量發展。

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（作者單位：內蒙古醫科大學附屬醫院 內蒙古呼和浩特 050000）

[第一作者簡介：曹文波（1975—），男，研究館員；*通訊作者：何蕾（1982—），副研究館員。]

（責編：若佳）