信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創新

摘 要：隨著信息技術的迅速發展，退役軍人檔案管理面臨數字化轉型的機遇，需要堅持以數據安全為核心、以資源共享為導向、以智能技術為驅動的原則。但是，退役軍人檔案資源整合與保管模式創新會遇到一些問題，主要包括數據孤島現象嚴重、檔案標準化水平不足、保管與利用需求矛盾突出等。對此，建議建立統一的數據整合平臺、制定全面的檔案標準體系、優化保管與利用平衡機制，以便構建科學的退役軍人服務保障體系。

關鍵詞：信息時代；退役軍人；檔案資源整合；保管；創新

退役軍人事務部、國家檔案局、中央軍委政治工作部等七部門聯合印發《關于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》，旨在提高退役軍人人事檔案管理科學化、制度化、規范化和信息化水平，以更好地維護退役軍人的合法權益，服務國防和軍隊建設，突進經濟社會發展。在信息時代背景下，傳統檔案管理方式逐漸暴露出的局限性已經嚴重制約退役軍人檔案管理能力的提高。因此，對退役軍人檔案資源進行全面整合并創新保管模式，不僅是提升檔案管理質量的必然要求，還是實現檔案資源高效服務于退役軍人群體的重要舉措。

1 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創新的原則

1.1 以數據安全為核心

數據安全是信息時代檔案管理工作的基石，尤其是退役軍人檔案中包含大量敏感的個人信息和歷史資料，其安全性直接影響退役軍人權益的保護。第一，退役軍人檔案涉及個人身份信息、服役經歷、榮譽記錄等高度敏感數據，一旦出現信息被泄露或被篡改的情況，不僅會對退役軍人個人造成嚴重影響，還可能引發社會信任危機，乃至嚴重的法律和政治問題。因此，在檔案整合與保管過程中，必須優先保障數據的安全性，將其作為一切工作的前提。第二，隨著數字化進程的推進，檔案資源的電子化和網絡化大幅提升了檔案的流通效率，但也帶來新的安全風險。這些風險的復雜性和隱蔽性要求在檔案資源整合中必須建立健全的數據安全保障體系，以便保證檔案在存儲、傳輸和利用全過程的安全可控。第三，信息系統的穩定性依賴于數據的完整性和準確性，而任何篡改、丟失、偽造行為都可能導致檔案管理體系的崩潰。因此，在資源整合過程中，堅持數據安全的原則既是對退役軍人檔案資源的保護，也是對檔案管理機構運作能力的保障。第四，以《中華人民共和國數據安全法》和《中華人民共和國個人信息保護法》為代表的相關法律，對數據管理的規范性、保密性和安全性做出了系統規定。因此，在檔案管理實踐中，堅持以數據安全為核心，既是對法律法規的遵循，也是實現檔案管理合法性的重要基礎。

1.2 以資源共享為導向

在退役軍人檔案管理領域，堅持以資源共享為導向是提升檔案服務價值的核心目標。第一，檔案資源往往存儲在不同地區、部門或單位，形成“數據孤島”。這種分散化的管理現象不僅導致檔案利用效率低下，還容易引發信息重復錄入等問題。而通過資源共享，可以實現檔案資源的集中化管理，打破部門和地域間的壁壘，使檔案資源在更大范圍內流動，從而最大化檔案資源價值[1]。第二，信息技術的快速發展為資源共享提供技術支撐，通過建立統一的數據共享平臺，實現數據實時同步，不僅可以提升檔案的可用性，還能夠大幅降低管理成本，從而更好地服務退役軍人。第三，堅持資源共享原則有助于提升檔案管理的公共服務能力。退役軍人檔案的服務對象不僅包括退役軍人，還涉及各級政府部門、科研機構及社會組織，而通過資源共享，能夠更好地滿足各類主體對檔案的多樣化需求，為社會提供更高質量的公共服務。

1.3 以智能技術為驅動

智能技術是信息時代推動檔案管理創新的重要力量，而堅持以智能技術為驅動是實現退役軍人檔案資源整合與保管模式現代化的關鍵原則。一方面，傳統的檔案管理方式往往依賴于人工操作，存在效率低的問題，而通過人工智能、云計算、大數據等技術手段，可以實現檔案數據的自動化采集、分類和分析，從而大幅提升管理效率。另一方面，以智能技術為驅動能夠增強檔案管理的安全性。當前，網絡安全風險日益復雜，檔案管理的數字化和網絡化也面臨更高的安全要求，而智能技術可以通過數據加密、風險監測、權限管理等手段，構建多層次的安全防護體系，保障檔案在存儲、傳輸、使用過程中的安全性。此外，智能技術能夠推動檔案資源的深度開發。通過大數據分析技術，可以挖掘檔案中的潛在信息價值，為政府決策、學術研究和歷史研究等提供數據支持。另外在檔案整合與保管過程中，通過智能化系統的引入，可以實現檔案管理從被動操作向主動管理轉變。例如，智能監控系統能夠實時監測檔案存儲環境的溫濕度變化，并根據預設條件自動調節，從而延長檔案的物理保存壽命。

2 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創新的問題

2.1 數據孤島現象嚴重

第一，不同部門之間缺少有效的數據聯通機制，檔案數據長期以來被分散保存在多個獨立的管理系統中，各部門在管理目標、工作流程、技術架構上存在較大差異，導致檔案數據難以實現跨部門的協同管理。第二，不同地區之間的檔案管理方式缺少統一性，各地區在信息化水平和管理能力上差異明顯，形成了區域性的數據壁壘，導致檔案信息無法在地區間順暢流通和有效整合，進一步加劇了檔案資源利用效率的降低[2]。第三，在實際管理中，檔案數據在存儲格式和技術要求上不統一，導致不同類型的檔案資源在整合過程中面臨技術壁壘，增加了數據資源共享的難度。第四，退役軍人檔案需要與人力資源、社會保障、醫療等多個系統聯動，但目前不同系統之間由于數據接口不兼容等問題，導致檔案信息難以實現互通，不僅阻礙了數據整合，也使檔案管理的功能受到局限。第五，部分檔案管理機構在數據更新方面缺少規范化的流程和責任機制，缺少動態更新，導致新的信息和數據未能及時補充到系統中，進一步加劇了數據的分散化和孤立性。

2.2 檔案標準化不統一

第一，各部門在檔案分類上缺少統一的規范，檔案內容的定義、分類和標注方式因機構而異，導致數據在跨部門管理和應用時存在較大差異，從而使數據在不同系統間難以實現無障礙對接。第二，部分單位在檔案數字化過程中未按照統一要求掃描、錄入和存儲，數據質量參差不齊，導致在整合過程中需要大量的格式轉換和數據清理工作[3]。第三，檔案元數據的規范化不足。在退役軍人檔案中，元數據用于描述檔案內容的基本屬性，但在實際管理中，各單位對元數據字段的設置不一致，字段內容的填寫標準也未明確統一，進一步阻礙了檔案的整合與應用。第四，在退役軍人檔案的收集、整理、歸檔、數字化和存儲過程中，不同單位依據自身情況制定管理流程，缺少與其他單位的協同性，導致檔案在流轉過程中經常出現遺漏、重復和不一致的現象，影響了檔案管理的整體效率。第五，退役軍人檔案的物理存儲環境和數字化存儲設備之間存在較大差異，各單位對檔案存儲環境的溫濕度控制、光線條件、存儲介質的選擇未有明確的統一標準，使得檔案資源的長期保存和共享受到限制。

2.3 保管與利用需求矛盾突出

第一，檔案保管單位通常采用嚴格的權限管理和訪問控制，以保證檔案數據的安全性，同時也增加了檔案利用的復雜性，使得檔案利用流程冗長且操作困難。第二，檔案保管強調信息的長期存儲和完整性，采用封閉式的存儲系統和多重備份方式，偏向保管功能，在檔案利用時往往出現檢索速度慢等問題，影響了檔案利用的效率。第三，在實際管理中，大量紙質檔案經過數字化，雖然能夠提高利用效率，但在實際保管過程中卻存在數據存儲介質易損壞等問題。這種實體檔案與數字化檔案之間的管理沖突，加劇了保管與利用需求的不協調。第四，檔案保管單位需要投入大量資源用于檔案存儲環境的維護、數據備份、管理系統的更新，但部分檔案的利用頻率較低，導致管理單位在資源分配上面臨困境，使得保管與利用需求難以平衡。第五，退役軍人檔案利用通常采用統一的存儲和訪問模式，導致難以同時滿足多種類型用戶對檔案利用的差異化需求。

3 信息時代退役軍人檔案資源整合與保管模式創新的策略

3.1 建立統一的數據整合平臺

第一，要開發標準化的數據接口協議，為各部門提供統一的數據交換通道，并通過平臺的權限分級功能明確數據共享范圍，以便逐步實現檔案數據的實時共享，破除各部門間長期存在的分割狀態。第二，針對地區間檔案管理方式差異較大的問題，統一平臺的建立需要兼顧各地區的實際情況，推動數據整合的全面覆蓋。為此，平臺在開發過程中應提供多種接入方式，支持既有的紙質檔案數字化錄入和已有電子檔案的批量遷移，從而縮小地區間的技術差距，逐步推動檔案管理模式的標準化。第三，面對檔案數據存儲形式多樣化的問題，應通過技術手段實現對多種檔案數據格式的統一處理，溶蝕在整合過程中，平臺應內置自動化的數據轉換工具，將各類檔案數據統一轉換為標準化格式，以便保證存儲和檢索時的兼容性。第四，為了克服檔案管理系統與其他社會服務系統缺少對接的問題，平臺的建設需要重點加強跨系統聯動功能，為此要明確跨部門數據共享的范圍和用途，并設立安全保障機制，保證共享過程中數據的隱私性，以便為相關社會服務的高效開展提供基礎支持。第五，解決檔案數據更新和維護機制不足的問題，統一平臺需要建立自動化的數據更新體系，為此要通過內置的任務分配和提醒系統，將數據更新的具體責任分配至相關部門，以便保證數據在保管和使用過程中始終保持最新狀態。

3.2 制定全面的檔案標準體系

在退役軍人檔案管理中，要突破標準化水平不足這一限制，必須制定系統、科學、全面的檔案標準體系，以此指導檔案管理工作的全流程。第一，為解決檔案分類缺少統一規范的問題，需要制定覆蓋所有檔案類型的統一分類標準，該標準應明確檔案的類別劃分、層級結構及分類細則，以便通過細化的指標體系實現檔案內容定義的一致性。第二，針對檔案數字化過程中技術標準不明確的問題，應制定清晰的數字化規范，其中規范內容要涵蓋數字化設備的技術參數、掃描分辨率、文件格式、后期處理要求等具體內容，以便避免因技術細節差異導致的整合障礙[4]。第三，在解決元數據規范化不足的問題時，應構建覆蓋全面的元數據標準體系，為此，元數據標準應包括檔案名稱、檔案類型、創建時間、存儲位置等基本字段，同時針對退役軍人檔案的特殊性增設個性化字段。第四，為應對操作流程和規范不統一的問題，應制定涵蓋檔案管理全過程的標準操作規程，操作規程應覆蓋檔案的收集、整理、歸檔、數字化、存儲和利用等環節，并要明確每一階段的具體步驟。第五，針對檔案保管條件和技術要求未形成標準化體系的問題，需要建立科學的檔案存儲標準，標準應明確檔案存儲環境的基本要求。同時為了保證標準實施效果，應定期對檔案存儲環境進行檢查和評估，通過智能監控系統實現對存儲環境的實時管理，保證物理和數字檔案均處于最佳保存狀態。

3.3 優化保管與利用平衡的機制

通過多維度的創新手段，使檔案在實現安全保管的同時滿足多樣化的利用需求，進而推動整體管理模式向高效與協調方向發展。第一，針對保管以安全性為主而影響利用便捷性的問題，在檔案管理系統中，要設置基于用戶身份和需求的分級權限管理模式。同時，通過開發智能化身份認證工具，如人臉識別或多因素驗證，簡化用戶的訪問流程，使其在保障安全的基礎上提升使用的便捷性。第二，為應對保管與利用技術需求不一致的問題，應通過分區域分類存儲的方式，優化存儲環境的管理效率。此外，通過高效的數據緩存機制，提高系統響應速度，保證檔案管理系統既能滿足長期存儲需求，又能支持實時訪問和高頻利用[5]。第三，為解決實體檔案保管與數字化利用之間的矛盾，應加快推進檔案全面數字化進程，為此，要通過分批分類的方式進行高精度數字化處理，同時對重要的多媒體檔案進行數據格式轉換，以便保證數據的完整性。第四，針對保管成本與利用頻率之間反差明顯的問題，應通過精細化的管理降低資源浪費，提高資源利用效率。第五，為應對用戶需求的多樣性與保管模式單一性之間的矛盾，檔案管理平臺應根據不同用戶群體的需求，提供定制化的檔案服務。此外，平臺要設計基于用戶畫像分析，為不同類型用戶預設服務模板，以便在提升服務精準性的同時保證檔案利用過程的高效性。

結束語

綜上所述，信息時代的快速發展為退役軍人檔案資源整合與保管模式的創新提供了機遇，同時也帶來了諸多挑戰，但通過建立統一的數據整合平臺、制定全面的檔案標準體系、優化保管與利用平衡機制，可以有效應對這些挑戰。

參考文獻

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[5]楊冬美.對加強退役軍人檔案信息化管理的思考[J].蘭臺內外，2022（05）：34-36.