新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的困境與優(yōu)化對(duì)策

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展使得流動(dòng)人員規(guī)模不斷增加，流動(dòng)人員的人事檔案管理工作事關(guān)流動(dòng)人員的就業(yè)、社會(huì)人力資源的開(kāi)發(fā)，各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)有責(zé)任、有義務(wù)、有必要探索流動(dòng)人員人事檔案管理的優(yōu)化策略。基于此，文章分析了新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的困境，提出了相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，包括管理體制的完善、信息化的建設(shè)、管庫(kù)人員隊(duì)伍的優(yōu)化等，以期提升流動(dòng)人員人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化程度，促進(jìn)社會(huì)人力資源的合理配置。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；流動(dòng)人員人事檔案；流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)

根據(jù)第七次全國(guó)人口普查數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)流動(dòng)人口為3，7581，6759人，其中，跨省流動(dòng)人口為1，2483，7153人，比第六次人口普查數(shù)據(jù)增長(zhǎng)69.73%。隨著流動(dòng)人員的數(shù)量增加，流動(dòng)人員人事檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》明確流動(dòng)人員人事檔案是反映流動(dòng)人員政治面貌、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作實(shí)績(jī)以及社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是國(guó)家檔案和社會(huì)信用體系的重要組成部分，是政府聯(lián)系人才的重要載體，是流動(dòng)人員個(gè)人參與公考、參與企事業(yè)單位招聘、核心社保待遇、申報(bào)職稱(chēng)評(píng)審等事項(xiàng)的重要依據(jù)。做好流動(dòng)人員的人事檔案管理，事關(guān)人才就業(yè)與社會(huì)福利的享受，事關(guān)企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)單位的人才管理，對(duì)于社會(huì)穩(wěn)定具有深遠(yuǎn)影響。新時(shí)期，流動(dòng)人員規(guī)模的增加，流動(dòng)人員對(duì)人事檔案服務(wù)水平要求提高，流動(dòng)人員在不同地域、不同行業(yè)間的頻繁流動(dòng)，導(dǎo)致檔案的轉(zhuǎn)接、保管和利用更加煩瑣與復(fù)雜。本文旨在分析新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案面臨的困境，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，對(duì)于提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量具有重要意義。

1 新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的困境

1.1 人事檔案存在“多頭管理”的情況

《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，流動(dòng)人員的人事檔案具體由縣級(jí)及縣級(jí)以上公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門(mén)授權(quán)的單位管理，未經(jīng)授權(quán)的單位不可管理流動(dòng)人員的人事檔案。但在實(shí)際工作中，流動(dòng)人員的人事檔案存在“多頭管理”的情況[1]。一些高校在學(xué)生畢業(yè)后直接將檔案發(fā)給畢業(yè)生本人，由畢業(yè)生自行保管，出現(xiàn)畢業(yè)生人事檔案被私自拆封以及損壞、丟失等情況。部分未經(jīng)授權(quán)的私企也會(huì)保管流動(dòng)人員的人事檔案。這樣的“多頭管理”情況使得流動(dòng)人口人事檔案管理變得復(fù)雜，各個(gè)人事檔案管理方缺少統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，檔案安全性受到挑戰(zhàn)。一些檔案管理方之間缺少聯(lián)系，責(zé)任劃分不清，造成“信息孤島”現(xiàn)象，增加了檔案管理難度，降低了檔案服務(wù)利用的效率。

1.2 人檔分離現(xiàn)象仍然存在

受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，大部分地區(qū)的戶(hù)籍管理方式比較固定，很少跟隨人員的流動(dòng)遷徙，以至于人檔分離的狀況時(shí)有發(fā)生[2]。人檔分離是流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的一大難題，由于頻繁變換工作地點(diǎn)以及跨地區(qū)遷移等原因，部分流動(dòng)人口忙于應(yīng)對(duì)生活和工作變動(dòng)，忽視了人事檔案的轉(zhuǎn)接，人事檔案滯留在原地。由于人事檔案“多頭”管理，部分流動(dòng)人員甚至不清楚自己的檔案保管在哪里，并且，流動(dòng)檔案在跨地區(qū)轉(zhuǎn)接過(guò)程中信息共享度不高，增加了人事檔案的調(diào)取、轉(zhuǎn)接時(shí)間，影響了流動(dòng)人員的就業(yè)。

1.3 檔案跨地區(qū)辦理難

信息化程度低是流動(dòng)人員人事檔案跨地區(qū)辦理難的一大因素，由于缺乏統(tǒng)一的流動(dòng)人員人事檔案管理信息平臺(tái)，導(dǎo)致流動(dòng)人員需要多次到不同地區(qū)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，極大地影響了流動(dòng)人員人事檔案的辦理效率，給流動(dòng)人員的工作和生活造成了一定困難。由于存在“信息孤島”，導(dǎo)致流動(dòng)人員無(wú)法在網(wǎng)上直接辦理業(yè)務(wù)，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期流動(dòng)人口對(duì)檔案服務(wù)水平的需求。

1.4 人事檔案管理機(jī)制未充分落地

流動(dòng)人員人事檔案涉及跨地區(qū)辦理。由于不同地區(qū)在接收、整理、保存、轉(zhuǎn)遞流動(dòng)人員人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案在跨地區(qū)辦理時(shí)易出現(xiàn)材料不完整、材料格式不符合當(dāng)?shù)匾?guī)定等情況。有的地區(qū)需要某一成績(jī)的審核材料，但原地區(qū)卻沒(méi)有；有的材料中缺少審核人簽名等。

1.5 檔案管理任務(wù)愈加繁重

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得人才的跨地區(qū)流動(dòng)日益頻繁，流動(dòng)人員人事檔案的數(shù)量急劇增加。流動(dòng)人口的增加使得各地流動(dòng)人員的人事檔案管理機(jī)構(gòu)任務(wù)加重，流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量不斷上漲，流動(dòng)人事檔案的轉(zhuǎn)入、查閱、借閱等服務(wù)利用的業(yè)務(wù)量明顯增加。筆者在2023年度接收大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案3078份，辦理畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出850份，接待企事業(yè)單位工作人員入職前檔案查詢(xún)及黨員檔案查詢(xún)120人次，對(duì)比上年工作量明顯增加。大量紙質(zhì)檔案占用大量的存儲(chǔ)空間，而實(shí)際可用的存儲(chǔ)空間有限，并且管理人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理，在龐大的檔案庫(kù)中查找和利用特定檔案信息往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力[3]。紙質(zhì)檔案數(shù)量的增加對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境也有一定的安全要求，檔案管理人員要時(shí)刻保證紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)安全，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。為適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展要求，流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)要向數(shù)字化、智能化管理轉(zhuǎn)變，這也增加了流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)的管理難度和安全被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2 新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理優(yōu)化對(duì)策

2.1 完善流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制，保證檔案管理科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)

流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》和《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，明確檔案管理人員及檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱、核對(duì)、保管、保密、統(tǒng)計(jì)等流程制度，規(guī)定各個(gè)流程需要的材料種類(lèi)及相應(yīng)細(xì)則，保證流動(dòng)人員人事檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。高校應(yīng)貫徹落實(shí)《關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作通知》的要求，做好檔案的轉(zhuǎn)遞接收工作，避免畢業(yè)生檔案丟失或損壞。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制落實(shí)情況的監(jiān)督，對(duì)各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查，以保證相關(guān)規(guī)定的具體落實(shí)，對(duì)于違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。對(duì)于不具備人事檔案管理資格的單位進(jìn)行治理，將人事檔案統(tǒng)一整理到相關(guān)責(zé)任機(jī)構(gòu)實(shí)行統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一的管理規(guī)范下，各地應(yīng)因地制宜地制定流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)的意見(jiàn)辦法，進(jìn)一步理順公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與非公用人單位之間的關(guān)系，明確非公用人單位在流動(dòng)人員人事檔案管理上的責(zé)任義務(wù)，強(qiáng)化公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的監(jiān)管責(zé)任[4]。

2.2 加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案知識(shí)宣傳，提高檔案意識(shí)

為了杜絕流動(dòng)人員人事檔案保管不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案知識(shí)的宣傳，提高有關(guān)人員的檔案意識(shí)。為此，相關(guān)部門(mén)可以高校、企事業(yè)單位為單位，將檔案管理服務(wù)政策作為就業(yè)創(chuàng)業(yè)政策咨詢(xún)、就業(yè)指導(dǎo)等活動(dòng)的重要內(nèi)容，加大宣傳力度，引導(dǎo)做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。在高校，向畢業(yè)生介紹認(rèn)識(shí)檔案的重要性、內(nèi)容構(gòu)成、保管方式及畢業(yè)后檔案處理流程等，提高畢業(yè)生的檔案意識(shí)。同時(shí)，高校應(yīng)通過(guò)某信、電話短信等方式將畢業(yè)生檔案的重要性發(fā)送給學(xué)生家長(zhǎng)，使學(xué)生家長(zhǎng)也能了解畢業(yè)生人事檔案的重要性，避免家長(zhǎng)私拆學(xué)生檔案事件再度發(fā)生。相關(guān)部門(mén)也要為高校提供畢業(yè)生檔案管理工作跟蹤指導(dǎo)，保證高校畢業(yè)生人事檔案有序、規(guī)范地在用人單位及相關(guān)管理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞與接收。在企事業(yè)單位，需將人事檔案的相關(guān)知識(shí)納入新員工的入職培訓(xùn)當(dāng)中，使員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和用處，使未經(jīng)授權(quán)的單位能自覺(jué)地將人事檔案交給相關(guān)機(jī)構(gòu)管理。

2.3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高人事檔案管理效率

流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)信息化建設(shè)，提高人事檔案管理的效率，滿(mǎn)足新時(shí)期流動(dòng)人員對(duì)人事檔案的服務(wù)需求。流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)基于全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)信息系統(tǒng)，結(jié)合本地實(shí)際開(kāi)發(fā)省級(jí)統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)軟件，支持省內(nèi)檔案管理機(jī)構(gòu)開(kāi)展流動(dòng)人員人事檔案信息化管理工作，方便跨地區(qū)的流動(dòng)人員人事檔案管理。省級(jí)信息化的檔案管理系統(tǒng)具備鏈接全國(guó)檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)的功能，搭載檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)，提供網(wǎng)上查詢(xún)檔案信息服務(wù)，為流動(dòng)人員和用人單位查詢(xún)檔案信息提供便利。流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推動(dòng)跨地區(qū)的檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦模式，形成“一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)”的流動(dòng)人員人事檔案管理模式。“一點(diǎn)存檔”就是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺(tái)、網(wǎng)上辦事平臺(tái)和基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一歸集到政務(wù)服務(wù)一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的“一網(wǎng)通辦”[5]。為了進(jìn)一步方便流動(dòng)人員辦理業(yè)務(wù)，各人事檔案管理機(jī)構(gòu)可推出省級(jí)、市級(jí)辦理人事檔案業(yè)務(wù)的某信小程序、收集客戶(hù)端等，包含轄區(qū)內(nèi)各管理機(jī)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)，流動(dòng)人員可在手機(jī)上隨時(shí)隨地辦理所需業(yè)務(wù)。

各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引進(jìn)數(shù)字設(shè)備，有序地開(kāi)展紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存?zhèn)浞莸燃堎|(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，也能節(jié)省紙質(zhì)檔案的管理空間。流動(dòng)人員人事檔案包含個(gè)人信息，具有機(jī)密性，為保證數(shù)字化檔案信息的安全，數(shù)字化的檔案信息處理工作必須在業(yè)務(wù)專(zhuān)網(wǎng)完成。各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息的共享和應(yīng)用，強(qiáng)化檔案信息資源與各政務(wù)數(shù)字資源的融合利用，通過(guò)與人力資源和社會(huì)保障部的基礎(chǔ)信息庫(kù)、單位基礎(chǔ)信息庫(kù)等的關(guān)聯(lián)，與教育部門(mén)、公安部門(mén)、民政部門(mén)、健康衛(wèi)生管理部門(mén)、工商管理部門(mén)等進(jìn)行信息共享，打破“信息孤島”現(xiàn)象，減少流動(dòng)人口在各部門(mén)之間來(lái)回奔波的現(xiàn)象發(fā)生。為支持流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)的跨地區(qū)辦理，相關(guān)部門(mén)應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)字化管理制度，統(tǒng)一數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)格式、統(tǒng)一數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的處理流程標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)字化檔案項(xiàng)目等。

2.4 加強(qiáng)檔案信息安全管理，保證檔案信息安全

為加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案信息安全管理，各檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)采用數(shù)字加密技術(shù)，設(shè)立訪問(wèn)權(quán)限控制機(jī)制，根據(jù)用戶(hù)的職責(zé)權(quán)限設(shè)置合理的訪問(wèn)權(quán)限。用戶(hù)在信息化的檔案管理系統(tǒng)中用手機(jī)號(hào)、身份證注冊(cè)賬號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別權(quán)限，提供用戶(hù)權(quán)限內(nèi)的檔案信息服務(wù)，防止信息被泄露。需要在信息化的檔案管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間建立防火墻，阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和攻擊，同時(shí)，要部署網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻止?jié)撛诘陌踩{。對(duì)于數(shù)字化的檔案信息要建立備份機(jī)制和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。針對(duì)紙質(zhì)的流動(dòng)人員人事檔案，需保持檔案存放環(huán)境的溫度、濕度和光照在適宜范圍內(nèi)，保持存放環(huán)境的空氣清新，做好空氣流通，防蟲(chóng)防霉，避免檔案的損害。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境要安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，配齊防火器材，應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的檔案人員定期巡察，做好檔案庫(kù)房登記檢查及安全防范工作。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)庫(kù)房可配備智能終端設(shè)備，類(lèi)似高校圖書(shū)館的圖書(shū)查閱系統(tǒng)，也能方便管理人員查找紙質(zhì)檔案。需建立責(zé)任追溯機(jī)制，各檔案管理人員輪流管轄，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，方便后期追責(zé)，起到震懾作用。

2.5 提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)，提高服務(wù)意識(shí)

為流動(dòng)人員提供高效率、高質(zhì)量的人事檔案服務(wù)，需要以高水平的檔案管理人員為基礎(chǔ)，各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)及服務(wù)意識(shí)。可定期組織人員參加檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，包括檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)、流動(dòng)人員人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、數(shù)字技術(shù)培訓(xùn)等。流動(dòng)人員人事檔案的高質(zhì)量發(fā)展，需要培養(yǎng)一支懂業(yè)務(wù)、懂檔案、懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍[6]。更要注重培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，以提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。可通過(guò)線下講座、外出交流以及線上學(xué)習(xí)資料提供的方式培訓(xùn)。各流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全考核激勵(lì)機(jī)制，考核檔案管理人員的日常工作表現(xiàn)，通過(guò)用戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行考核。考核結(jié)果與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制掛鉤，對(duì)在工作中表現(xiàn)出色的檔案管理人員給予公開(kāi)表彰和薪酬待遇獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于態(tài)度惡劣，表現(xiàn)不佳的檔案管理人員督促整改。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，流動(dòng)人口規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，給流動(dòng)人員人事檔案管理提出了更高的要求。相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)完善流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制，避免檔案管理中“多頭管理”現(xiàn)象的發(fā)生，統(tǒng)一不同地區(qū)的檔案管理。加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案知識(shí)的宣傳，杜絕檔案隨意保管、丟棄的情況發(fā)生。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，方便流動(dòng)人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。加強(qiáng)檔案信息安全管理，保證檔案信息安全。提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)，幫助流動(dòng)人員解決檔案問(wèn)題。新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理面臨的困境雖然復(fù)雜多樣，需要相關(guān)部門(mén)予以大力支持，包括人力、物力、財(cái)力的支持，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，滿(mǎn)足新時(shí)期流動(dòng)人員的檔案需求，從而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的人才保障。

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