計算機技術賦能中職學校檔案數字化管理研究

［摘 要］針對中職學校檔案管理數字化轉型的需求，文章將在分析當前檔案分類編碼體系不規范、歸檔流程監管機制缺失、資源整合共享效率低下、檔案數據備份制度不健全等問題的基礎上，提出借助計算機技術優化分類編碼標準體系、構建歸檔審核追溯機制、搭建資源共享服務平臺和完善數據備份恢復方案等對策，以期通過計算機技術的應用，顯著提升中職學校檔案管理的規范化、智能化水平。

［關鍵詞］中職學校；檔案管理；計算機技術；數字化轉型

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.08.052

［中圖分類號］G717 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）08-0-03

0" " "引 言

隨著教育信息化建設的不斷深入，中職學校檔案管理工作面臨著數字化轉型的迫切需求。然而，受傳統檔案管理模式影響，當前中職學校檔案數字化管理中仍存在諸多問題亟待解決［1］。本文擬立足中職學校檔案管理實際，探討計算機技術在優化分類編碼、規范歸檔審核、推進資源共享、強化數據備份等方面的具體應用，以期為新時代中職學校檔案數字化管理提供參考。

1" " "中職學校檔案管理的主要模式及特征

中職學校檔案管理主要采用傳統紙質檔案與電子檔案并存的混合模式，呈現出封閉管理、被動服務的鮮明特征。以筆者調研的福建某中職學校為例，該校檔案室設有專門的檔案柜，按照檔案門類、年度、保管期限等維度分類存儲紙質檔案，同時利用檔案管理系統對電子檔案開展分類編目、全文檢索等操作。這種混合模式雖然在一定程度上利用計算機技術提高了檔案管理效率，但仍難以滿足數字化時代的發展需求。其封閉性主要體現在兩個方面：一是檔案管理系統通常部署在校園網內，無法實現校外訪問；二是檔案資源缺乏共享機制，難以充分發揮檔案資源價值［2］。此外，中職學校檔案管理服務方式較為被動，主要依靠檔案工作人員手工檢索、提供檔案資料，服務效率和便捷性有待提升。總體來說，傳統的混合模式已難以滿足中職學校檔案數字化管理的內在要求，急需借助先進的計算機技術推動檔案管理變革與創新。

2" " "中職學校檔案數字化管理現存問題

2.1" "檔案分類編碼體系不規范

在檔案管理數字化轉型的進程中，中職學校檔案分類編碼體系不規范的問題日益凸顯。以檔案編碼方案為例，由于缺乏統一的技術標準和規范，不同學校在檔案編碼位數、組合規則等方面存在較大差異。譬如，A校采用8位數字編碼，而B校卻使用12位字母與數字混合編碼，導致檔案編碼冗長煩瑣，不便于管理和檢索。另外，部分中職學校的檔案分類體系設計不夠合理，類目劃分過于粗放或過于細碎，難以準確反映檔案內容特征。例如，將教學類檔案簡單地劃分為“理論教學”和“實踐教學”兩個大類，忽視了教學大綱、教案、試卷等不同檔案類型的特殊性［3］。上述問題不僅影響了檔案的規范化管理，還制約了檔案數字化系統的開發和應用。構建科學合理、規范統一的檔案分類編碼體系，已成為中職學校檔案數字化管理的關鍵。

2.2" "歸檔流程監管機制缺失

在推進檔案數字化管理的過程中，中職學校歸檔流程監管機制缺失的問題逐漸顯現。檔案管理系統作為檔案數字化管理的重要載體，其功能設計和流程控制直接影響到檔案歸檔的規范性和完整性。目前，部分中職學校的檔案管理系統在歸檔環節缺乏必要的審核和監控措施，導致部分電子文件在歸檔時存在漏缺、錯放等問題。例如，在電子文檔歸檔的過程中，由于缺少文件類型、格式等方面的自動檢查機制，一些非標準格式的文件被誤歸入檔案庫，影響了檔案的規范化管理［4］。此外，檔案管理系統與業務系統的數據對接不夠緊密也是歸檔監管的一大障礙。許多業務系統與檔案管理系統是相互獨立的，缺乏統一的數據交換接口和格式標準，導致業務數據無法自動、準確地傳輸到檔案管理系統進行歸檔處理。這不僅增加了檔案管理人員的工作量，還影響了檔案的時效性和完整性。

2.3" "資源整合共享效率低下

隨著數字化時代的到來，中職學校檔案管理面臨著資源整合共享效率低下的嚴峻挑戰。由于缺乏統一的元數據標準和描述規范，不同部門、不同業務系統產生的檔案數據在格式、字段等方面差異較大，難以實現有效的關聯和集成。以人事檔案為例，教職工的基本信息可能分散存儲在人事管理系統、工資管理系統等多個業務系統中，而這些系統往往采用不同的數據庫平臺和存儲結構，導致檔案數據難以實現跨系統的自動采集和交換，影響了檔案的完整性和一致性。此外，檔案數字化資源的共享機制尚不完善，學校間、區域間的檔案信息難以實現高效協同。譬如，在中職精品課程共建過程中，教學資源未實現跨校共享，影響了課程建設的時效性。上述問題產生的根源在于中職學校尚未構建起完善的檔案數據標準體系和共享服務機制，急需引入計算機技術推動檔案管理的集成創新。

2.4" "檔案數據備份制度不健全

檔案數字化管理是確保檔案數據安全完整的重要保障，但目前中職學校在這一方面的制度尚不健全。實際調查發現，部分中職學校雖然建立了檔案數據備份機制，但備份策略欠缺科學性和系統性。例如，在數據備份周期的設定上，部分中職學校采取“一次備份，永久保存”的簡單做法，忽視了數據動態更新對備份策略的影響，這種做法不僅造成了存儲空間的浪費，還難以保證備份數據與原始數據的一致性。此外，檔案數據的異地容災備份也是中職學校檔案管理的一大薄弱環節。鑒于檔案數據的重要性和敏感性，單一物理地點的數據備份已無法滿足數據安全的需求。然而，受制于網絡帶寬、存儲設備等條件，多數中職學校尚未建立起異地數據備份中心，一旦發生重大災難事件，檔案數據難以實現快速恢復［5］。

3" " "計算機技術賦能中職學校檔案數字化管理的對策

3.1" "優化分類編碼標準體系

為優化檔案分類編碼體系，中職學校可借助計算機技術構建一套標準統一、結構合理的檔案分類編碼方案。首先，中職學校應充分利用計算機的邏輯運算能力，采用數字化的檔案編碼規則替代傳統的字母數字混合編碼。以學生檔案為例，可按照“學年－專業－班級－學號”的層級結構設計檔案編碼，學年用4位數字表示，專業用2位數字表示，班級用2位數字表示，學號用4位數字表示，共計12位純數字編碼，以便計算機自動生成和識別檔案編號，在確保規則簡潔、結構清晰的同時，提高檔案檢索效率。其次，在設計檔案分類體系時，中職學校要立足中職教育特點，遵循科學性、系統性、可擴展性原則，構建縱向貫通、橫向關聯的樹狀分類結構。具體而言，中職學校可安排技術人員應用計算機編程語言的思維方式和工具，通過定義分類對象、設定參數條件、建立邏輯關系等步驟，將檔案門類、大類、中類、小類等有機結合，形成一套條理清晰、覆蓋全面的分類框架。例如，在設計教學檔案分類時，可將其視為一個抽象的父類對象，下設理論教學、實踐教學等子類對象，再進一步細化為教學大綱、教案、實驗指導等孫類對象，通過合理劃分對象的層級與關系，建立規范的檔案分類框架。最后，中職學校應積極研發分類編碼輔助決策系統，利用關鍵詞提取、文本聚類等智能算法，輔助檔案管理人員準確判斷檔案類別，提高編碼質量與效率。通過上述措施，中職學校可充分發揮計算機技術在結構化、模塊化、智能化方面的優勢，為中職學校檔案分類編碼工作提供精準、高效的解決方案。

3.2" "構建歸檔審核追溯機制

中職學校要充分利用計算機技術構建嚴謹、規范的檔案歸檔審核追溯機制。在歸檔環節，中職學校可開發基于工作流引擎的檔案審核系統，通過定義歸檔標準、設置審核節點、配置流轉規則等，實現歸檔過程的自動化控制。例如，中職學校可在系統中預設文件命名、格式、大小等歸檔要求，系統利用正則表達式等技術手段自動檢查上傳的電子文件，一旦發現不符合要求的情況，系統將自動提示或退回文件，以此確保歸檔檔案的規范性。在審核過程中，系統還可利用數字水印、電子簽名等技術驗證歸檔文件的“身份”，防止檔案被竄改或偽造。歸檔后，系統可自動生成審核日志，詳細記錄檔案的歸檔時間、審核人員、審核結果等信息，形成完整的歸檔追溯鏈。一旦發生檔案質量問題，中職學校就可根據日志快速定位責任人，實現責任追究。此外，中職學校要加強檔案管理系統與業務系統的無縫集成，建立統一的數據交換接口和格式標準，具體可采用Web Service、應用程序編程接口（Application Program Interface，API）等技術實現不同系統間的數據共享與交換，將業務數據自動、準確地傳輸到檔案管理系統進行歸檔處理。例如，學生管理系統可將畢業生的學籍、成績等信息直接推送至檔案管理系統，減少人工錄入環節。同時，檔案管理系統也要開放數據接口，供業務系統調用已歸檔的電子文件，實現檔案數據的雙向流動。通過構建嚴密的審核機制和順暢的集成機制，中職學校可從源頭上保障檔案歸檔的質量和效率，促進中職學校檔案管理的規范化、精細化發展。

3.3" "搭建資源共享服務平臺

中職學校要著力破解檔案數字化資源整合共享難題，可依托計算機網絡技術搭建一體化的檔案資源共享服務平臺。平臺應采用開放式的系統架構，綜合運用Web服務、數據交換、單點登錄等技術，實現檔案數據在學校內部和學校之間的無障礙流通與共享。在數據采集層面，中職學校應制定統一的元數據標準和描述規范，如參照Dublin Core元數據方案，規范檔案數據的標引字段和著錄格式，形成結構化、標準化的數據組織模式，以此消除不同來源檔案在格式、字段等方面的差異，便于檔案數據的自動采集與交換。在數據管理方面，中職學校可引入數據倉庫和數據挖掘技術，將分散在各業務系統中的檔案數據進行清洗、轉換、關聯，最終集中存儲在檔案資源庫中，形成高度集成的數據資源。例如，中職學校可利用數據抽取、轉換和加載（Extraction-Transformation-Loading，ETL）工具將人事系統和工資系統中的相關檔案數據抽取到數據倉庫進行整合，建立教職工檔案的主題數據集市，便于開展檔案數據的深度挖掘和綜合利用。在數據服務層面，中職學校要積極應用Web服務等技術構建開放式的檔案數據服務接口，為用戶提供在線檢索、瀏覽、下載等功能，提高檔案利用的便捷性。同時，中職學校要創新服務模式，建立網上檔案查詢、遠程利用預約等服務機制，拓展服務時空半徑，特別是要加強跨地區、跨學校的檔案協同共享，整合區域內的檔案數據資源，建設面向社會的公共數據資源開放平臺，通過提供教學資源共享等服務，提升中職檔案服務的社會化水平。

3.4" "完善數據備份與恢復方案

面對日益增長的檔案數據備份需求，中職學校應積極借助計算機技術完善數據備份與恢復方案。首要任務是采用增量備份與差異備份相結合的方式優化備份策略，在節約存儲空間的同時提升備份效率。中職學校可利用備份軟件的增量鏡像功能，定期全量備份檔案數據，在此基礎上進行每日增量備份，僅復制上次備份后新增或修改過的數據，在確保數據完整性的同時大幅縮短備份時間。同時，中職學校要根據檔案數據的更新頻率和重要程度，合理設置備份周期。對于變動頻繁的業務檔案，中職學校可采取實時備份或小時級備份；對于相對穩定的基礎檔案，可采取天級或周級備份，形成差異化、梯度化的備份周期策略。在異地容災方面，中職學校可依托云存儲技術構建異地數據備份中心，定期將本地備份數據同步至云端，實現檔案數據的異地存儲和災難恢復。另外，中職學校可利用存儲虛擬化技術，將多個異地的物理存儲設備虛擬化為一個邏輯存儲資源池，實現存儲資源的統一管理和動態分配。一旦發生災難，中職學校可從云端快速獲取備份數據進行恢復。需要注意的是，在數據恢復時，傳統的人工恢復方式效率低下且易出錯，中職學校要開發基于人工智能的自動恢復系統，利用智能算法校驗和修復備份數據，并通過模擬演練等方式不斷優化恢復流程，以此最大限度減少數據恢復時間，保障檔案數據的業務連續性。此外，中職學校還要采用訪問控制、數據加密等技術加強數據備份的安全防護，防止備份數據被非法訪問和泄露。

4" " "結束語

本文通過研究中職學校檔案數字化管理現狀，揭示了檔案數字化管理過程中存在的分類編碼不規范、歸檔流程監管缺失、資源共享效率低下及數據備份制度不健全等問題，并提出了相應的優化策略。通過實施這些策略，有望有效提升中職學校檔案管理的效率與安全性。未來，中職學校應繼續深化計算機技術在檔案管理中的應用，探索更多創新性的解決方案，以適應不斷變化的信息技術環境。

主要參考文獻

［1］江美連.網絡環境下中職院校教工人事檔案管理方法［J］.蘭臺內外，2023（5）：19-21.

［2］趙黎.大數據時代下中職院校檔案管理方式的轉變策略

［J］.黑河學刊，2022（4）：14-18.

［3］杜昌瑞.新時代職業中等專業學校檔案管理信息化建設探討［J］.中國新通信，2022（13）：107-109.

［4］趙黎.中職院校檔案工作育人功能探究：基于校園文化建設視角［J］.黑河學刊，2022（3）：119-123.

［5］何奮輝.關于加強中等職業學校檔案管理的幾點思考［J］.黑龍江檔案，2022（2）：263-265.

［收稿日期］2024-10-16

［作者簡介］張欣（1989— ），女，內蒙古赤峰人，館員，主要研究方向：檔案信息資源開發利用。