信息化背景下建設工程檔案數字化管理的策略創新

當前，數字化浪潮正深刻重塑各行業的發展形態。建筑業作為國民經濟的支柱產業，也加速向數字化和智能化轉型。據 年中國數字建筑產業發展研究年度報告》指出，2023年中國數字建筑產業規模達369.4億元，同比增長 3.5% 。建設工程檔案作為工程項目全生命期管理的重要載體，其數字化管理備受關注。但調研顯示，目前我國建設工程檔案數字化管理仍處于起步階段，普遍存在數字化率偏低、管理效率不高以及信息孤島嚴重等問題。加快推進建設工程檔案管理數字化轉型，對于提升工程建設管理效能，助推建筑業高質量發展具有重要意義。

一、數字化轉型下建設工程檔案管理的創新價值

在數字經濟時代，數據已成為最關鍵的生產要素。建設工程檔案作為工程項目全生命周期的重要數據資產，通過數字化管理，能充分釋放數據價值，為行業發展注人新動能。首先，檔案數字化管理能顯著提高管理效率和利用價值。以北京地鐵為例，其擁有龐大的紙質工程檔案，總量達13萬余卷。傳統的人工檢索和利用方式不僅效率低下，檔案還容易丟失、受損。為解決這一難題，北京地鐵啟動了存量紙質檔案的數字化加工試點，計劃建設軌道交通“數字檔案館”。通過數字化采集、電子化存儲以及智能化檢索等手段，檔案信息資源將得到高效管理與快速調用，大幅提高管理效率和服務水平；其次，工程檔案數字化為多專業協同和數據共享開辟了新途徑。以深圳地鐵為例，該項目積極探索無紙化檔案管理，并取得顯著成果。通過BIM等數字化技術應用，新開通線路的紙質資料產生量減少了 54% ，費用估算節省超百萬元。檔案管理數字化轉型打通了各參建方的數據壁壘，實現了設計、施工及運維等環節的信息互聯互通、協同共享。多源異構的工程數據在統一平臺匯聚，為項目優化管控和精細化管理創造了良好條件。數字化檔案是實現工程全生命期管理的關鍵依托。傳統的紙質檔案分散于工程各階段，缺乏系統集成和關聯分析，難以支撐項目全生命周期的精細化管理。數字檔案通過將設計、施工和運維等各環節數據實行集成關聯與融合應用，可實現項目信息的全景式呈現和透明化管理，為科學決策提供數據支持。例如，運維單位可便捷獲取設計、施工階段的相關檔案，指導日常養護和設備更新，延長建筑使用壽命。設計單位也可利用施工、運維階段的真實數據持續優化設計，提升建筑品質。

二、建設工程檔案數字化管理的優化路徑

1.業務流程再造：信息化驅動下的檔案管理模式革新

傳統的建設工程檔案管理流程基于紙質載體設計，在實際運作中往往存在資料移交不暢、歸檔滯后以及查詢不便等問題。設計、施工和監理等各方面的檔案資料常割裂管理，缺乏融合共享，檔案作用難以有效發揮。大量紙質檔案不僅占用空間，還存在紙張老化與字跡褪色等問題，亟須變革。信息化時代為檔案管理流程再造提供了契機。

一是流程再造應堅持以數據為中心，強化檔案全生命周期管理。通過優化檔案業務鏈條，打通采集、整理、移交以及利用等環節的數據壁壘，實現信息互聯互通與業務協同聯動。美國NARA提出的“數字化連續體”理念，就是集成檔案管理各業務環節，實現檔案資源高效流轉的典型范例。

二是再造后的流程應充分利用信息化手段，實現業務自動化和移動化。通過構建數字化協同平臺，集成工程全生命期的結構化與非結構化數據，支撐檔案一次采集、多點共享及全程可用。平臺嵌入工作流引擎，借助電子簽章、智能審核等功能，使檔案管理與工程建設同步開展，提高效率和精細化水平。

三是流程再造要立足多專業協同。數字化檔案解決了異地和異構數據集成難題，各參建方可基于統一平臺實時歸檔和調閱資料，強化多專業融合，形成“多方協同、實時共享”的良性機制。例如，新加坡PIP計劃通過數字化交換平臺，集成設計、施工以及運維等環節，實現了工程建設協同聯動，值得借鑒。

2.技術融合創新：多元技術協同助力檔案管理升級

建設工程檔案管理的數字化升級，離不開新興技術的深度應用和融合創新。各類技術的交叉協同，正催生檔案管理模式的革新，為數字化轉型注入強大動力。建筑信息模型（BIM）技術在工程檔案管理中的應用尤為突出。以深圳地鐵項目為例，通過將BIM檔案納入工程檔案一并驗收，實現了“紙電混合式”的工程電子檔案管理。這種創新方法不僅提高了檔案資料的存儲效率與安全性，還促進了跨部門與跨領域的協同作業與信息共享（見圖1）。BIM技術的應用使得檔案資料的檢索與利用變得更加便捷，進一步提高了地鐵建設工程項目的整體管理水平。云計算和大數據等信息技術的融合應用，也為檔案數字化管理帶來新的增長點。通過云平臺對海量檔案數據集中存儲和彈性計算，既節約了本地存儲空間，又實現了按需調用，顯著降低了管理成本。大數據分析技術則可以從宏觀、中觀及微觀等多個維度對工程數據展開關聯挖掘，輔助工程策劃、質量管控和風險預警，為項目優化決策和創新發展提供數據支撐。人工智能與區塊鏈等前沿技術的引入，更是開啟了檔案管理的智能化時代。機器學習算法可以實現工程圖紙、文件的自動分類、提取以及審核，顯著提高檔案處理效率。智能搜索與語義分析等人工智能技術也使檔案檢索更加精準、高效，降低檔案員的工作強度。區塊鏈技術則通過分布式賬本和智能合約等機制，確保了檔案的安全存證與可信共享。未來，區塊鏈有望與BIM等技術深度融合，實現工程全生命期數據的可追溯和審計。

3.安全體系重塑：構建適應數字化環境的安全防護機制由于相較紙質檔案，數字檔案更易遭受黑客攻擊、病毒侵襲以及內部人員泄密等多重威脅，其中信息被泄露、篡改以及丟失是三大主要風險場景。一旦發生信息被泄露，可能危及工程商業機密和個人隱私；篡改則有礙工程決策和訴訟取證；而信息丟失更將釀成無法彌補的損失。因而必須構建與數字化相匹配的安全防護體系，從技術和管理兩個維度入手，全面強化安全防線。

首先，在技術方面要綜合運用多種信息安全技術，構筑縱深防御體系。采用密碼技術對檔案實行加密存儲和傳輸，防范竊密風險。可使用AES、RSA等成熟算法，并根據檔案敏感程度展開分級加密。利用數字水印、區塊鏈存證等機制防止檔案被篡改。數字水印通過在檔案中嵌入隱蔽標識，可驗證檔案的真實性；區塊鏈存證則借助其不可篡改、可追溯等特性，保障檔案的源本性。同時，還要部署惡意代碼防護、入侵檢測以及邊界隔離等安全措施，提高系統抗攻擊能力。同時，建立異地災備中心，定期開展數據備份和容災演練，確保在極端災難下檔案數據的安全和連續性。

其次，在管理方面要健全安全管理制度，強化事前預防、事中防控以及事后處置。建立檔案全生命周期的安全管控機制，明確各環節的安全職責和操作規程。采用檔案專員負責制，權責明晰。實行最小權限原則，嚴格控制檔案訪問以及處置等操作權限，并嵌入行為審計功能，做到全程留痕可追溯。制定完善的應急預案，明確安全事件的應對流程和恢復措施，定期開展安全宣貫培訓，增強員工安全意識，提升防范技能。通過技管結合，構建橫向到邊、縱向到底的立體化安全防護網，筑牢檔案安全屏障。

三、建設工程檔案數字化管理的實施策略

1.分步推進部署：統籌規劃、循序漸進的實施路線

工程檔案數字化是一項復雜的系統工程，需要統籌兼顧和分步實施。

一是做好頂層設計。深入調研分析檔案管理現狀和問題，科學制定分階段實施方案。根據檔案管理基礎、技術條件以及資金保障等因素，合理劃分數字化實施階段，提出3～5年的中長期規劃，如第一階段聚焦體制機制建設和流程再造；第二階段推進平臺搭建和數據遷移，第三階段拓展數字化應用和價值挖掘。

二是細化階段目標、時間表和保障措施，明確責任分工，確保方案落地。在實施過程中，可先行先試，分批推進。選擇新建項目和管理基礎好的存量檔案開展試點，積累經驗并持續優化。試點方案應涵蓋整體流程，以點帶面，并給出時間表和成果標準，量化評估試點效果。對基礎薄弱的單位要制定針對性的分步實施策略，如分批采購設備，先期聚焦數字化改造必需的軟硬件投入；實行檔案管理外包服務，借助第三方力量彌補短板；由點及面分步推廣，降低初期風險，積累經驗。

三是標準規范是數字化落地的重要保障。要積極參與并貫徹落實國家、行業數據和業務標準，圍繞數據采集、整理、存儲以及利用等環節，因地制宜地制定內部實施細則，確保各專業和部門無縫銜接。大力夯實創新應用是數字化升級的最終目標。后期要聚焦數據價值挖掘，積極探索BIM、大數據等新技術在設計優化、風險管控以及運維服務等方面的創新應用，實現數據驅動的管理變革，助推工程高質量發展。

2.專業人才培養：復合型檔案管理人才的選育用留

數字化時代對檔案人才提出了新的要求，傳統人才培養模式亟須創新升級。

首先，培養復合型檔案人才，需要創新育人機制。高校要發揮主陣地作用，開設檔案信息化與大數據管理等相關專業，加強前沿理論和關鍵技術教學；深化產教融合，聯合企業共建人才培養基地，開展項目實踐和導師帶教，促進人才培養與行業需求精準對接。要鼓勵學生到企業實習實踐，引導在職人員進修深造，構建“學用融通”的人才成長通道。

其次，強化在職培訓和繼續教育。綜合利用線上線下資源，常態化地開展檔案業務、信息化技能以及創新方法等專項培訓，有針對性地提升在職人員的數字化素養和實操能力。鼓勵跨界學習，引導檔案人員主動掌握信息技術、管理科學等交叉知識，拓展思維視野。可以借鑒上海市檔案局“檔案 + 管理”復合型人才培養項目等成熟經驗，探索“訪學研修”等靈活的教學新模式，推動人才培養與時俱進。在人才引進上，要聚焦檔案數字化、大數據管理以及人工智能應用等領域，從信息產業、高等院校引進專業人才，優化檔案隊伍的知識結構。

最后，深化人事制度改革，建立健全以能力和業績為導向的選人用人機制。拓寬職業發展通道，完善職稱評聘與薪酬激勵等政策，充分調動人才積極性，搭建創新創業平臺，營造人盡其才和才盡其用的良好環境。通過內培外引，打造一支懂業務、善創新以及會協同的高素質檔案管理隊伍，為數字化變革提供堅實的人才支撐。

3.標準規范完善：夯實數字化檔案管理的制度基礎

數字化時代，傳統檔案管理標準已難以適應電子文件和數字檔案等新業態管理的需求，亟須制修定一批新標準，夯實數字化管理的制度基礎。

首先，把握全局，制定統一的工程檔案數字化管理綱要，明確工作的指導思想、基本原則、主要任務以及實施路徑，在宏觀上把控數字化工作方向。綱要應立足建設工程實際，兼顧不同專業和階段的檔案管理需求，為各專項標準制定提供遵循。

其次，系統梳理檔案管理業務流程，聚焦數字化關鍵環節，重點規范電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案數據標準以及檔案信息安全等方面。例如，電子文件歸檔與電子檔案管理標準要明確電子文件采集、整理、移交和歸檔的基本流程，細化元數據、格式以及質檢等技術要求；檔案數據標準要規范數據分類、編碼、描述格式以及交換接口，實現多源異構數據的標準化管理；檔案信息安全規范要明確人員資質、設備配置、系統運維以及數據備份等方面的具體要求，保障數字檔案安全。同時，圍繞檔案數據采集、整理、存儲、鑒定以及利用等環節，開展關鍵共性標準的集中“會戰”，推動標準規范體系系統集成，形成統一、科學以及先進的制度保障。

最后，標準制定要注重開放共享、廣泛協同。充分吸收專家學者的智慧，廣泛聽取一線檔案人員的意見，使標準更貼近管理實際。要借鑒國內外的先進經驗，對接國際通行規則，不斷提升標準的科學性和先進性。各專項標準制定要加強協調，明確銜接關系，避免重復沖突。標準發布后，還要強化宣貫實施，推動落地見效。綜合運用培訓宣講和咨詢服務等方式，加大標準的普及推廣力度，提高檔案人員的標準意識和執行能力。要將標準要求嵌入數字化檔案管理平臺，固化到業務流程中，減少人為干預，提高標準執行效率和規范性。同時，建立標準實施監測評估機制，開展標準應用績效評估和滿意度調查，及時發現問題，持續優化完善，以高質量的標準引領檔案管理高質量發展。

四、結語

建設工程檔案數字化是順應信息化發展大勢、推動工程管理變革的必然選擇。通過優化管理流程、創新融合技術、強化安全防護，分步實施規劃、培養復合人才以及健全標準規范，必將破解制約行業發展的諸多瓶頸，開創工程檔案管理的嶄新局面。隨著大數據、人工智能以及區塊鏈等新技術的進一步發展和融合應用，工程檔案管理將向全生命周期、智能化以及高質量方向升級迭代，為工程建設提供更加高效、精準以及可靠的數據服務，助推建筑業高質量發展。未來，研究可深入探索工程檔案與新技術的協同創新路徑，不斷拓展數字化應用的廣度和深度。

參考文獻：

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