高校學(xué)生就業(yè)與人事檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制研究

從2014年底開(kāi)始，全國(guó)開(kāi)展了兩次大型的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，審核的范圍覆蓋了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在職工作人員。特別是對(duì)人事檔案中“三齡二歷一身份”信息的核查，不僅有效避免、阻斷了虛假材料進(jìn)入個(gè)人人事檔案，還維護(hù)了人事檔案工作的權(quán)威，保證了人事檔案的真實(shí)性、有效性和準(zhǔn)確性。專審工作取得較大成效，并嵌入人事檔案日常管理工作。

2018年，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，對(duì)各級(jí)單位的人事檔案管理工作提出了更高的要求。組織人事部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“凡進(jìn)必審”，不僅要審核新入職人員的人事檔案，還須在接收人事檔案后2個(gè)月內(nèi)完成審核入庫(kù)。至此，人事檔案的規(guī)范性、有序性得到進(jìn)一步推進(jìn)與深化，人事檔案審核工作成為檔案工作人員的日常工作。

高校畢業(yè)生作為單位新人職的工作人員，在辦理入職手續(xù)前，其人事檔案均需要通過(guò)用人單位的審核。由于高校學(xué)生大部分為首次就業(yè)，他們的人事檔案材料主要是學(xué)生時(shí)期形成的檔案材料。近年來(lái)，由于部分畢業(yè)生面試已過(guò)，因人事檔案審核出現(xiàn)問(wèn)題而未能辦理入職的情況屢見(jiàn)不鮮。人事檔案對(duì)畢業(yè)生就業(yè)的影響逐漸增大。因此，開(kāi)展高校畢業(yè)生就業(yè)與人事檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制的研究是非常有必要的。

一、開(kāi)展高校學(xué)生就業(yè)與人事檔案研究的現(xiàn)狀和意義

1.研究現(xiàn)狀

近年來(lái)，每年畢業(yè)生人數(shù)增幅達(dá)二三十萬(wàn)。根據(jù)2025屆全國(guó)普通高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作會(huì)議得知，2025屆高校畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)預(yù)計(jì)達(dá)1222萬(wàn)，高校畢業(yè)生就業(yè)形勢(shì)依然嚴(yán)峻。

部分學(xué)者開(kāi)始關(guān)注就業(yè)和人事檔案的問(wèn)題，如李瑩的《基于就業(yè)探析高校畢業(yè)生人事檔案管理問(wèn)題》，從就業(yè)的視角提出了人事檔案管理的三個(gè)應(yīng)對(duì)策略；趙博的《新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案管理的重要性》從高校畢業(yè)生檔案的重要性、高校對(duì)畢業(yè)生的檔案管理以及加深畢業(yè)生的檔案認(rèn)識(shí)三個(gè)方面論述了高校畢業(yè)生檔案管理的重要性，進(jìn)一步強(qiáng)化了畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的理解；王根健的《從高校畢業(yè)生檔案的“失”與“補(bǔ)”看檔案意識(shí)的重要性》，對(duì)高校畢業(yè)生檔案的“失”和“補(bǔ)”現(xiàn)象開(kāi)展研究，分析檔案管理存在的安全隱患，進(jìn)而提出檔案意識(shí)是減少、消除檔案“失”和“補(bǔ)”現(xiàn)象的關(guān)鍵因素。雖然學(xué)者對(duì)就業(yè)和人事檔案均有一定的研究，但大都局限于學(xué)生畢業(yè)后的人事檔案管理解讀，很少有學(xué)者是從人學(xué)開(kāi)始就開(kāi)展提升個(gè)人檔案厚度、提高個(gè)人就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的研究以及開(kāi)展學(xué)生電子檔案方面的研究，且很少有學(xué)者從干部人事檔案專項(xiàng)審核工作人手，研究學(xué)生就業(yè)問(wèn)題。

2.研究的意義

（1）提高高校畢業(yè)生就業(yè)率

用人單位通過(guò)審核高校畢業(yè)生的檔案材料，能夠全面了解和掌握畢業(yè)生在校期間的思想、學(xué)習(xí)情況及參加各項(xiàng)活動(dòng)的情況等，這也是用人單位考核人才、選錄人才的一個(gè)重要參考。因而，提前做好人事檔案與高校畢業(yè)生就業(yè)聯(lián)動(dòng)的相關(guān)工作，將有助于提高高校畢業(yè)生的就業(yè)成功率。

（2）提升高校學(xué)生綜合素質(zhì)

就業(yè)是民生之本，受到社會(huì)大眾的普遍關(guān)注。高校應(yīng)從學(xué)生入校開(kāi)始，導(dǎo)入就業(yè)指導(dǎo)課，結(jié)合就業(yè)和人事檔案管理兩方面，讓學(xué)生做好職業(yè)生涯規(guī)劃。高校應(yīng)積極利用就業(yè)成功的人事檔案審核案例，引導(dǎo)學(xué)生在大學(xué)期間，不斷提升個(gè)人綜合素質(zhì)，增加個(gè)人人事檔案的厚度，拓寬職業(yè)選擇面，提高學(xué)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（3）促進(jìn)人力資源合理配置

對(duì)于用人單位而言，人才招聘是一件耗時(shí)、耗力且耗財(cái)?shù)氖虑椤?duì)于畢業(yè)生而言，需要做好準(zhǔn)備工作，并投入一定的精力。尤其是異地應(yīng)聘，畢業(yè)生更需要花費(fèi)更多的時(shí)間和費(fèi)用。由此可見(jiàn)，人才招聘是一項(xiàng)雙向投資的事情。人事檔案管理是人力資源管理的組成部分，通過(guò)明確用人單位對(duì)高校畢業(yè)生的培養(yǎng)需求，反向刺激就業(yè)市場(chǎng)，從而影響高校的學(xué)生培養(yǎng)規(guī)劃，使就業(yè)與人事檔案形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，雙向互動(dòng)，共促人力資源的最優(yōu)配置。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1.高校學(xué)生檔案意識(shí)較薄弱

學(xué)生檔案是人事檔案的“前身”。學(xué)生進(jìn)人高校后，其檔案由高校學(xué)生檔案管理部門統(tǒng)一管理。學(xué)生畢業(yè)后，根據(jù)檔案的管理權(quán)限，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入新的保管單位。整個(gè)檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程都是通過(guò)單位和單位的對(duì)接、轉(zhuǎn)遞，學(xué)生不能接觸本人檔案。正是由于人事檔案的涉密性和工作特性，很多學(xué)生不了解自身檔案，對(duì)人事檔案的了解更是少之又少，他們的檔案意識(shí)較薄弱。

2.學(xué)生檔案的作用未得到充分發(fā)揮

（1）學(xué)生檔案內(nèi)容建設(shè)固化

高校學(xué)生數(shù)量龐大，形成的檔案材料多，管理學(xué)生檔案工作人員的工作量大。此外，一些高校學(xué)生檔案工作人員除了要做學(xué)生檔案工作，還需參與部門的其他工作，工作壓力較大。長(zhǎng)此以往，他們沒(méi)辦法進(jìn)一步細(xì)化學(xué)生檔案工作，局限于常規(guī)的收集和整理，工作方式單一，檔案內(nèi)容建設(shè)固化，未能充分展示學(xué)生的特點(diǎn)。

（2）學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃缺乏專業(yè)的檔案人員指導(dǎo)

學(xué)生進(jìn)人高校學(xué)習(xí)后，學(xué)校一般會(huì)通過(guò)開(kāi)學(xué)典禮、年級(jí)會(huì)和班會(huì)課的形式，引導(dǎo)學(xué)生做好自己的職業(yè)生涯規(guī)劃。還有一些高校設(shè)有就業(yè)指導(dǎo)課，職業(yè)生涯規(guī)劃是其中的一個(gè)重要組成部分。但由于授課教師受限于工作經(jīng)驗(yàn)，很少接觸人事檔案管理工作，也難以深入地將人事檔案的重要性導(dǎo)人就業(yè)指導(dǎo)課，高校學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃缺乏專業(yè)的檔案人員指導(dǎo)。

3.檔案服務(wù)效果欠佳

很多學(xué)生在畢業(yè)前填寫學(xué)生檔案接收單位時(shí)才了解人事檔案，甚至部分學(xué)生不知道畢業(yè)后要將本人檔案轉(zhuǎn)到新的接收單位。有的學(xué)生需要職稱評(píng)審、崗位普升時(shí)才開(kāi)始查詢檔案的下落，這也是導(dǎo)致高校檔案服務(wù)效果欠佳的主要原因。

三、高校學(xué)生就業(yè)與人事檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制的構(gòu)建

1.以服務(wù)為抓手，提升學(xué)生就業(yè)及學(xué)生檔案管理部門的服務(wù)效能

（1）加強(qiáng)檔案和就業(yè)宣傳，使學(xué)生能夠正確認(rèn)識(shí)自身檔案

由于高校畢業(yè)生就業(yè)工作是對(duì)學(xué)生大學(xué)生活所學(xué)知識(shí)的檢驗(yàn)，同時(shí)也是高校持續(xù)發(fā)展、吸引優(yōu)質(zhì)生源的有力證明，是檢驗(yàn)一所學(xué)校辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平的有效手段。因此，高校應(yīng)從學(xué)生政治思想、學(xué)習(xí)成績(jī)和獎(jiǎng)懲情況等方面，構(gòu)建就業(yè)與人事檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，激活高校相關(guān)職能部門的工作積極性，促進(jìn)高校內(nèi)部管理改革，為高校學(xué)生就業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，高校要做好檔案重要性的宣傳工作，改變教師和學(xué)生對(duì)人事檔案的印象，增強(qiáng)教師和學(xué)生的人事檔案意識(shí)，共同促進(jìn)就業(yè)和人事檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制的建設(shè)。學(xué)校要加大檔案和就業(yè)的宣傳，通過(guò)校園宣傳欄、OA系統(tǒng)、廣播、年級(jí)會(huì)、班會(huì)和比賽等形式，普及就業(yè)和人事檔案的相關(guān)知識(shí)，使正確的檔案觀深入學(xué)生內(nèi)心，明確檔案在學(xué)生就業(yè)中的重要作用，并使師生形成自覺(jué)維護(hù)及積極配合收集檔案材料的意識(shí)，確保檔案的齊全和完整。

（2）設(shè)置學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢窗口，提升服務(wù)效能

在一般情況下，高校學(xué)生臨近畢業(yè)在外面實(shí)習(xí)或找工作，在校的時(shí)間較少。他們不在校期間，很容易錯(cuò)過(guò)一些學(xué)校的通知。信息不暢是部分學(xué)生畢業(yè)后不知道檔案去向的主要原因。因而高校應(yīng)通過(guò)校園網(wǎng)和OA系統(tǒng)等發(fā)布學(xué)生就業(yè)、檔案專題學(xué)習(xí)欄，公布辦公電話，給學(xué)生普及就業(yè)與檔案知識(shí)的同時(shí)，暢通溝通、聯(lián)系的渠道，解決學(xué)生“辦事難”問(wèn)題，特別是異地查檔和調(diào)檔的困難。此外，高校應(yīng)在相關(guān)平臺(tái)設(shè)置檔案轉(zhuǎn)遞查詢專欄，學(xué)生只需在網(wǎng)頁(yè)輸入本人姓名、身份證號(hào)等信息便可一鍵查詢本人檔案的去向，免去大量咨詢工作及煩瑣的工作程序，提升高校學(xué)生檔案服務(wù)的效能。

2.以檔案內(nèi)容建設(shè)為主導(dǎo)，助力學(xué)生就業(yè)

（1）加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作與人事檔案專審工作對(duì)接

高校學(xué)生檔案管理部門需要加強(qiáng)與人事檔案管理部門的溝通聯(lián)系，了解新入職職工檔案“凡進(jìn)必審”的審核內(nèi)容，了解干部人事檔案專項(xiàng)審核表的構(gòu)成要素，理清審核程序，明確“三齡二歷一身份”審核重點(diǎn)和難點(diǎn)以及檔案工作人員所需掌握的政策要點(diǎn)。建立人事檔案與學(xué)生檔案之間的銜接工作制度，明確學(xué)生檔案應(yīng)收集的內(nèi)容和規(guī)范的管理程序，更好地指導(dǎo)和開(kāi)展學(xué)生檔案材料的收集和整理工作。

（2）學(xué)生檔案材料的有效收集

高校畢業(yè)生的人事檔案材料主要包含學(xué)生鑒定表、考核材料、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、成績(jī)表、體檢表、團(tuán)員和黨員材料、獎(jiǎng)懲材料、出國(guó)材料和政審材料等。學(xué)生畢業(yè)后，用人單位在接收其人事檔案材料的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)學(xué)生材料錯(cuò)放、缺失等情況，尤其是團(tuán)員、黨員材料的缺失。因?yàn)閷W(xué)生個(gè)人不能直接接觸本人人事檔案，無(wú)法知道檔案材料是否齊全。而人事檔案接收人員未能及時(shí)了解其個(gè)人情況，沒(méi)有及時(shí)催補(bǔ)材料，一旦時(shí)間長(zhǎng)了，材料更難追補(bǔ)。此外，有些材料存在用紙不規(guī)范，如仍有使用16K紙的情況。有些材料手續(xù)不完善，缺少學(xué)生簽字或?qū)W校、有關(guān)部門的公章等。所以要從源頭抓起，加強(qiáng)材料的規(guī)范制作、收集和整理，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，保障每一份學(xué)生檔案材料都經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)。

（3）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提升檔案價(jià)值呈現(xiàn)

高校學(xué)生在校期間形成的學(xué)生檔案材料是其個(gè)人人事檔案的重要組成部分，對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)影響較大。學(xué)生檔案管理部門要加強(qiáng)學(xué)生檔案內(nèi)容建設(shè)，細(xì)化學(xué)生檔案材料收集內(nèi)容，構(gòu)建與院系的溝通、反饋機(jī)制，按照人事檔案管理規(guī)定，及時(shí)補(bǔ)充、完善學(xué)生檔案內(nèi)容，增加有就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的材料入檔，讓檔案為學(xué)生就業(yè)保駕護(hù)航。檔案材料的完善，有助于用人單位進(jìn)一步了解學(xué)生情況，有利于優(yōu)秀人才脫穎而出，有助于充分呈現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。

3.以職業(yè)生涯規(guī)劃為引導(dǎo)，激活學(xué)生就業(yè)的內(nèi)驅(qū)力

按照國(guó)家部門規(guī)定，新入職的職工人事檔案“凡進(jìn)必審”。因而從人事檔案的角度提升學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有深遠(yuǎn)意義。

高校應(yīng)從學(xué)生的第一個(gè)學(xué)期開(kāi)始就著手開(kāi)展學(xué)生的職業(yè)生涯規(guī)劃。高校要引導(dǎo)學(xué)生樹(shù)立正確的價(jià)值觀、就業(yè)觀，從市場(chǎng)導(dǎo)向、就業(yè)需求、自我評(píng)估、職業(yè)方向的選擇、職業(yè)目標(biāo)、行動(dòng)方案及入職前人事檔案審核等角度入手，思量高校的整體規(guī)劃，明確學(xué)生要達(dá)到和完成的學(xué)習(xí)目標(biāo)和綜合素質(zhì)的提升目標(biāo)。高校需要引導(dǎo)學(xué)生明晰自我認(rèn)知和需求，引導(dǎo)學(xué)生了解就業(yè)市場(chǎng)，明確自己的短板和不足，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，通過(guò)自驅(qū)力實(shí)現(xiàn)就業(yè)目標(biāo)。

結(jié)合人事檔案專審表，可以大致了解招聘單位主要時(shí)從教育背景、社會(huì)實(shí)踐情況、所獲榮譽(yù)和思想政治表現(xiàn)等方面了解畢業(yè)生情況。因而學(xué)校應(yīng)以學(xué)生就業(yè)為導(dǎo)向，引導(dǎo)學(xué)生提早規(guī)劃職業(yè)生涯。高校應(yīng)鼓勵(lì)學(xué)生從自身情況出發(fā)，激活學(xué)生的就業(yè)內(nèi)驅(qū)力，使他們提前、有效地融入就業(yè)氛圍，從各方面不斷提升綜合實(shí)力，充實(shí)檔案內(nèi)容，讓檔案成為學(xué)生就業(yè)實(shí)力的有力佐證。

4.利用好學(xué)生就業(yè)電子表格，盤活學(xué)生檔案信息

目前，一些招聘單位要求畢業(yè)生的學(xué)歷學(xué)位、在校期間榮譽(yù)和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等材料加蓋學(xué)生檔案室公章。也就是說(shuō)，學(xué)生檔案工作人員不再是簡(jiǎn)單的檔案保管者，而是招聘工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供者和保障者。真實(shí)性是學(xué)生檔案管理的基本要求。對(duì)于學(xué)生的簡(jiǎn)歷內(nèi)容，學(xué)生檔案室要保證它的真實(shí)性、可信性。學(xué)生檔案工作被前置到了招聘工作之中。

為適應(yīng)市場(chǎng)需求，學(xué)校要充分盤活學(xué)生檔案信息。高校要根據(jù)人事檔案“凡進(jìn)必審”的審核要求，把學(xué)生在校期間所取得的榮譽(yù)、簡(jiǎn)歷等材料制作成一個(gè)電子表格。學(xué)生填寫后，由就業(yè)處、學(xué)生檔案室牽頭，組織人員核實(shí)表格內(nèi)容并加蓋檔案公章。在開(kāi)展此項(xiàng)工作時(shí)，高校要制定審核工作方案，簡(jiǎn)化工作流程，在保證信息真實(shí)性的同時(shí)提高工作成效，使學(xué)生有更多的時(shí)間和精力放在提升個(gè)人綜合素質(zhì)方面，提高自身的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

由于高校學(xué)生的就業(yè)工作一直是社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，既是民生工程，也是民心工程。畢業(yè)生的就業(yè)率已經(jīng)成為信息化時(shí)代衡量學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要指標(biāo)，同時(shí)也是對(duì)學(xué)生多年學(xué)習(xí)的綜合檢驗(yàn)。因此，高校應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向，通過(guò)提升就業(yè)和人事檔案管理部門服務(wù)效能、加強(qiáng)檔案內(nèi)容建設(shè)、做好學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃以及完善學(xué)生就業(yè)電子表格等四個(gè)方面的內(nèi)容，構(gòu)建高校學(xué)生就業(yè)和人事檔案的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為學(xué)生保駕護(hù)航，為學(xué)校助力，提升就業(yè)單位的滿意度，實(shí)現(xiàn)學(xué)生、學(xué)校和就業(yè)單位的三方共贏。

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