探討檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用

由于醫院在運營過程中會產生大量的信息，這些醫療業務信息的利用與管理會直接影響到管理者的決策以及醫院的發展。因此，檔案管理人員應當認真履行職責，以發展的眼光看待檔案管理工作，并引入檔案數字化管理系統。檔案數字化管理系統的應用可以顯著改善醫院檔案管理工作的質量，提高檔案管理工作的效率。

一、檔案數字化管理系統的概述

近些年，我國計算機技術、通信技術實現了突飛猛進的發展，不僅在日常生活中發揮關鍵作用，還可以改變人們固有的工作方式，為行業發展提供更多助力。在此背景下，檔案數字化管理系統應運而生。檔案數字化管理系統指的是將數字化技術與檔案管理相結合，促使傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，便于檔案管理與利用的一種系統。檔案數字化管理系統的功能較為多元化，包括且不限于建檔、整理、保存、利用、歸檔以及銷毀等。檔案管理人員合理運用檔案數字化管理系統，可以實現對醫院檔案的全生命周期管理。

二、檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用優勢

1.有利于提高檔案信息的利用率

在檔案數字化管理系統的支持下，醫院可以在原有基礎上進一步挖掘檔案信息的使用價值，提高檔案信息的利用率。例如，醫務人員可以通過檔案數字化管理系統查詢患者的歷史記錄，科學制定醫療方案，確保治療工作的針對性與實效性。同時，醫務人員還可以借助數字化檔案正確處理醫患關系，獲取患者的信賴，以此構建負責任的形象。除此之外，醫院領導層也可以通過檔案數字化管理系統查詢實時信息，了解醫院的運營現狀，迎合國家提出的可持續發展戰略，科學制訂醫院在未來一段時間的發展計劃，提高檔案信息的利用率。

2.有利于提高檔案管理的效率

在互聯網時代，醫院的運營、發展會產生大量種類不同、內容差異性較大的數據信息，而這些數據信息可以被醫院的檔案管理人員收集起來，為其他工作提供信息支持。在傳統的工作方法下，檔案管理人員只能以人工收集、處理的方式開展檔案數據信息的采集與管理，具有效率低的弊端，而檔案數字化管理系統可以有效攻克這一缺陷，幫助檔案管理人員省略數據信息的采集、整理步驟，促使檔案管理人員將更多的精力投入檔案信息的查詢以及分析。由此可以看出，檔案數字化管理系統有利于提高醫院檔案管理工作的效率。

3.有利于增強檔案管理的安全性

紙質檔案可能會在長久的使用過程中出現磨損、丟失等問題，影響醫院對檔案信息的利用。在新形勢下，醫院可以通過檔案數字化管理系統規避上述問題，切實增強檔案管理工作的安全性。一方面，醫院可以通過檔案數字化管理系統實現權限控制和備份策略，避免無關人員訪問電子檔案，降低檔案信息外泄、丟失的可能性；另一方面，電子檔案可以長期保存，且不會受到環境的影響，可以有效規避紙質檔案老化、損壞等問題。由此可以看出，檔案數字化管理系統的應用可以有效增強檔案管理的安全性。

三、檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用策略

檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用至關重要。為此，醫院應當樹立與時俱進的意識，加強網絡基礎設施的建設，為檔案數字化管理系統的應用創設有利環境。醫院還需要采取相關策略，切實發揮檔案數字化管理系統的應用效果。

1.加強物質資源的投入，做好基礎設施建設

檔案數字化管理系統的應用離不開相關設備設施的支持。醫院應當優先考慮物質環境以及設備設施購置問題，將資源投入列為檔案管理工作數字化轉型的前提條件，只有這樣才能完善基礎設施的建設，確保檔案管理工作能夠高質量開展。一方面，醫院應當積極尋求社會支持，與當地大型計算機企業建立深度合作關系，持續引入型號先進、功能完備的計算機系統，做好物質保障；另一方面，醫院應當加強對計算機及其軟件市場的關注，購置正版的檔案數字化管理系統和殺毒軟件，以此創設良好的技術應用環境。倘若資金足夠，醫院還可以嘗試獨立開發檔案數字化管理系統。一般情況下，醫院可以從外部聘請專業的軟件開發團隊，提出檔案管理工作的各項需求，促使軟件開發團隊找到明確的工作方向。在構建檔案數字化管理系統的過程中，醫院還應當重視平臺的移植性和實用性。在檔案數字化管理系統后，醫院需要加強對檔案資源的整理與籌集，將人事檔案、病歷資料及科研成果依次導入檔案數字化管理系統。總之，檔案數字化管理系統的構建需要大量的資金與物質資源作為支持。因而醫院應積極投入物質資源，開展軟件、硬件的建設工作。

2.加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的專業能力與綜合素質

“人”這一要素會直接決定醫院檔案管理工作的質量，也會影響檔案數字化管理系統的應用效果。基于此，醫院應當加強檔案管理隊伍的建設，通過多種途徑引導檔案管理人員，促使檔案管理人員的服務意識與專業能力達到崗位要求，只有這樣才能讓檔案數字化管理系統更好地在實踐中發揮作用。具體來講，醫院需要采取以下幾點措施：第一，醫院應加強對檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅擔任著檔案管理的職責，還擔任著一定的服務職責，其主要是對各種信息需求者提供服務。醫院可以定期組織思想教育會議，硬性要求檔案管理人員參與，確保檔案管理人員意識到應承擔的職責，認真履行服務職能，為檔案信息需求者提供完善而周到的服務。除此之外，醫院還可以通過網絡課程實現對檔案管理人員的思想教育。這種遠程培訓模式可以有效共克時間、空間等方面的問題，提升檔案管理人員對自身職責的認識。當檔案管理人員的思想認識得到提升后，便會自發加入了解、應用檔案數字化管理系統的過程中，在崗位上發光發熱。第二，醫院應加強對檔案管理人員的專業化培訓。由于檔案數字化管理系統具有一定的使用門檻，要求操作者具備足夠的信息化素養和較強的計算機應用能力。因此，醫院應通過線上、線下等途徑實現對檔案管理人員的專業化培訓。例如，醫院可以圍繞檔案數字化管理系統制定一系列線上課程，并提供給檔案管理人員，為其提供可靠的學習平臺。醫院還可以聘請專業講師，提供一定的培訓場地，開展技能實操訓練，提高檔案管理人員對檔案數字化管理系統的操作能力。第三，加強人才引進。醫院可以實施校園招聘、社會招聘，從外部引入思想先進、計算機操作水平高的人才，為現有的檔案管理隊伍注人生機與活力。在實施招聘工作時，醫院應當制定相對可靠的門檻，確保所引進的人才與檔案管理工作高度匹配，為檔案數字化管理系統的應用創設有利條件。

3.提升檔案數字化管理系統的安全性

檔案數字化管理系統在運行期間可能會出現安全隱患。常見的安全隱患有網絡病毒的入侵、黑客攻擊及計算機漏洞等。一旦醫院的安全管理工作做得不到位，將會大幅增加電子檔案數據信息被泄露、丟失的可能性，影響醫院與患者的切身利益。為避免出現這種情況，醫院有必要提升檔案數字化管理系統的安全性。第一，網絡安全。在網絡安全方面，醫院應盡可能搭建完整的基礎設施體系，確保硬件設備的正常、穩定運作。同時，醫院還應當采用防火墻和入侵檢測技術，杜絕非安全的訪問，提升網絡的綜合防范能力，保障電子檔案信息的安全性。第二，系統安全。當前，所有的計算機系統均具有安全漏洞，且越是流行的計算機系統，越容易出現安全漏洞。因而醫院應當定期檢查計算機系統，判斷其有無安全漏洞，并采取修復措施，以此提升檔案數字化管理系統運行環境的安全性。第三，加強對殺毒軟件的應用。網絡病毒會導致醫院電子檔案信息出現泄露或者丟失風險。為避免出現這種現象，醫院有必要建立網絡化的病毒防范體系，合理運用360殺毒軟件、騰訊安全管家，確保電子檔案信息的安全性。

4.定期維護檔案數字化管理系統，做好備份

在實際工作中，醫院不僅需要做好檔案數字化管理系統應用環境的建設，還需要做好檔案數字化管理系統的維護。檔案數字化管理系統及其信息的維護十分重要，直接影響檔案管理工作的實效性。第一，及時更新檔案數字化管理系統的信息。檔案管理人員應當定期檢查數據庫內的各類檔案信息，并通過系統的自動歸類、整合功能開展科學管理，將價值高的檔案信息置于系統的前列，剔除無價值的檔案信息，以此保障檔案信息的可用性。第二，定期維護計算機系統與硬盤。檔案管理人員應當結合自身的專業知識儲備，參照先進的計算機維護案例，以月度為周期，對計算機操作系統、硬盤展開全方位的維護，確保檔案數字化管理系統始終處于良好的運行環境。第三，增加對移動硬盤的應用與檢查。由于移動硬盤較為方便，其內部可以存儲大量的電子檔案信息，且可以依據使用者的需求，被插人不同的計算機系統，便于檔案信息的讀取與查閱。因此，檔案管理人員應當以季度為周期，定期運行移動硬盤，檢查其內部檔案信息的完整性與可靠性。第四，維護服務器內的檔案信息。倘若檔案管理人員將檔案信息存儲至網絡存儲服務器，便需要定期維護，及時更新數據庫的信息。同時，檔案管理人員還需要加強對加密技術的應用，防范黑客攻擊。除此之外，醫院還需要將重要的電子檔案信息備份至其他計算機，以免數據丟失，造成不可估量的損失。

5.完善檔案數字化管理的保密措施

對于醫院的日常運作而言，檔案管理必不可少。電子檔案既可以為醫院帶來發展機遇，也帶來了一定的風險。醫院應當結合電子檔案的特點，完善檔案數字化管理的保密措施，將風險扼殺于萌芽狀態，以此保障安全運行。第一，醫院應結合國家法律法規的要求，明確不同部門的職責，規定較為細致的責任追究制度。特別是針對檔案管理部門實施職責擬定時，需要高度重視保密的相關內容，號召全體檔案管理人員認真對待自身的工作職責，杜絕任何泄密行為。一旦發生電子檔案信息被泄露等問題，醫院需要及時追究相關人員的責任。第二，實行突擊檢查與定期檢查相結合的工作方法。醫院應成立專門的安全管理部門，圍繞檔案數字化管理系統的應用展開探討，并針對突擊檢查、定期檢查期間發現的安全問題制定方案，以此保障電子檔案信息的安全性。第三，加強對計算機和網絡技術的關注。先進的保密措施需要以先進的計算機和網絡技術為支持。醫院應結合最新的基礎理論和成功案例，不斷更新、完善現有的保密技術，從多個角度出發，杜絕泄密事件。第四，科學授權。電子檔案從建檔到銷毀會經歷多個不同的環節，需要醫院科學授權。具體來講，醫院應當結合電子檔案在不同環節的需求，將工作任務以合理的方式分配給檔案管理人員，使檔案管理工作有始有終，還可以將接觸檔案信息的人員控制在數量最小的范圍內。由此可以看出，醫院在應用檔案數字化管理系統的過程中，還需要做好保密工作，避免電子檔案信息被泄露或丟失。

四、結束語

計算機和網絡技術的飛速發展為醫院檔案管理工作提供了更多技術路徑。檔案管理人員應不斷學習，提升自我，研究和掌握前沿技術，以良好的精神面貌應對檔案管理工作任務。其中，檔案數字化管理系統可以顯著改善檔案管理工作的質量，提高檔案管理工作的效率。因而醫院應當加強基礎建設，為檔案數字化管理系統創設良好的技術應用環境。同時，醫院還需要做好檔案管理隊伍的建設，從根本上提高檔案管理人員對檔案數字化管理系統的應用能力。此外，醫院還應當定期維護檔案數字化管理系統，做好保密措施，盡可能減少電子檔案信息被泄露、丟失事件發生。本文通過對檔案數字化管理系統在醫院檔案管理中的應用展開探討，為醫院檔案管理工作的數字化轉型提供了一定的借鑒。在未來，檔案數字化管理系統將在醫院檔案管理中發揮更大作用，需要醫院加強對技術發展趨勢的研究，及時掌握最新的基礎理論和技術應用方法，并將之提供給檔案管理人員。

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