醫院統計資料的檔案化管理策略研究

引言

醫院統計資料是指在整合、收集、存儲統計信息的基礎上，依托統計學原理，準確、全面地反映醫院工作成效的數據信息。其主要作用在于評估醫院診療系統是否流暢，工作質量是否達標，也能反映醫院運營中存在的不足之處，為后續醫院管理優化提供參考依據。但根據實際調查發現，隨著信息化時代的到來，醫院內部產生的原始信息愈發煩瑣、分散。因而對統計資料管理要求需要進一步提升，保證相關人員能夠充分運用先進的網絡技術、信息技術，解決資料管理難題。

一、醫院統計資料的表現形式

1.電子病案首頁

電子病案首頁是醫務人員用符號、代碼和數字的形式，將患者的住院信息匯總在表格內，設置病例數據摘要。相關信息既可從醫院各部門采集，也可由臨床醫師結合病人狀況完成填寫。通過對病例首頁的統計，能夠更準確地把握醫院對某種疾病治療的時間、費用以及疾病的發病率與治愈率。

2.統計報表與臺賬

統計報表是指用于整理、分析醫院各項業務信息的工具，能夠為醫院管理決策提供參考信息，主要涉及醫療、護理，財務等領域，也能依托表格形式完整展現醫院運營狀況以及資源配置水平。而統計臺賬則是在整理資料的前提下，依靠簿記的形式，嚴格遵循相關要求完成資料匯總與存儲。簡單來說，統計臺賬是以統計報表為基礎，將分散的原始記錄資料，依照特定的時間順序，實施系統登記與積累。

3.統計年鑒與分析報告

統計年鑒是指每年完成一次編寫，用于體現醫院醫療服務水平的一種統計匯編。相關資料信息既涵蓋表格、文字分析以及統計圖，還能彰顯歷史保留價值以及現實參考意義。對于醫院來說，在編寫過程中需要涵蓋年度醫療大事件、年度醫療指標以及醫療質量指標統計結果，此類資料能夠與統計臺賬疊加使用，實現信息的累積與使用，保證資料數據的連貫性與完整性。使醫院能夠結合統計資料，調整運營模式。至于統計分析報告，則是以月、季、年為時間段，對醫療作業的基本狀況、主要業績，開展分析、整理，以此為醫院宏觀決策提供統計依據。

二、醫院統計資料的檔案化管理策略實現路徑

1.檔案化管理思路

首先要做好統計資料的分類化存檔，考慮不同統計資料的時間差異性、類型差異性，注重索引功能的設置，保證用戶在調用資料時能夠進一步縮短查詢時間，也能更便捷地完成統計計算。使統計資料在歸檔保存過程中能夠組成多種案卷。并考慮統計數據本身存在一定的時間性特征，且統計工作需要涉及日數據以及月度、季度統計報表、統計臺賬。為此需要在檔案化管理階段，根據時間順序對統計資料開展自然排列，將相關統計資料裝訂成冊，集中存儲。其次要保證統計指標與方法的一致性、可比性，要求統計報表、統計臺賬，能夠持續健全統計內容，適當拓展統計匯編的信息數據，完善相關分析項目。注重管理形式上的系統化、規范化，統一全院口徑，適當結合信息化技術，數字化設備，打造電子文本與電子臺賬。并設置統計資料檔案化管理系統，部署相關功能模塊，依靠編程技術，開發操作軟件，以此提高統計資料的數據采集、分析以及加工效果。

2.檔案化管理措施

由于統計資料的類型較為繁多，文章篇幅有限，難以全部闡述到位。因此，本文將以電子病案首頁作為研究對象，集中闡述統計資料的檔案化管理策略，具體內容可分為以下幾點。

（1）注重安全管理

第一，要編制健全完整的安全管理體系，保證醫生在查看電子病案時預先設置訪問權限，依靠密鑰訪問相應信息，而實習醫生則不可直接為病人輸入電子病案。同時電子病案信息需要保留痕跡，確保數據的真實性，在錄人保存完成后不可再次修改，由系統自動錄人編寫日期。至于在人員管理方面，需要做好相關人才的專業選拔與培訓，對于重要安全業務，需做到由兩個人以上共同完成。而負責電子病案數據安全的管控人員，則需要設置操作期限，避免長時間從事單一工作，通過不定時檢測網絡運行環境，及時挖掘電子病案系統潛在的安全隱患，并設置防火墻、病毒識別程序，用于阻止黑客入侵，或是網絡病毒攻擊。通過定期維護系統硬件，延長設備的使用壽命，減少不必要的經濟支出。

第二，醫院可依托PKI技術、數字簽名，提高電子病案的安全程度，其中PKI技術可以理解為依靠非對稱密碼算法原理，提供安全服務的基礎設施，能夠借助證書管理綱要，利用第三方機構將用戶公鑰與標識信息有機結合，完成用戶的線上身份認證，也能為用戶提供密碼服務。通常情況下，一個完整的PKI程序需要涵蓋認證中心、證書廢除列表以及密鑰算法。并為電子病案系統提供用戶安全登錄功能，結合電子病歷書寫簽名等工作，提高電子病案的安全防護水平。而數字簽名則是利用用戶簽名私鑰，對數據開展簽名計算，并集中存儲至安全應用支撐服務器。要求各醫師都具備獨立的usb-key，在病歷修改后，依靠私鑰完成簽名，確保電子病案操作的不可否認性。除此之外，醫院還可從以往的被動電子病案保管轉變成主動電子病案保管，比如在出現醫療糾紛后，部分患者擔心自身利益受損，選擇主動修改電子病案，此時醫院可通過第三方監管機制，由獨立的第三方機構，動態監視電子檔案服務器，保證醫院任何操作行為都能夠被第三方監察。

（2）統計信息標準

一方面醫療機構需要高度重視信息共享以及數據的在線傳輸，保障電子檔案內容格式統一，數據標準一致，統一醫療名稱、醫療術語和表達方式，對疾病名稱采取編碼處理。根據調查發現，現階段國際上的標準代碼以ICD、DRGS、LOINC為主。其中ICD是指國際疾病分類代碼，能夠根據疾病病因、病理的特性完成疾病的分類，使其形成有序組合，依靠編碼形式，實現標識。而DRGS則是診斷相關分組，可以理解為用于醫療保險預付款的一種分類編碼標準，能夠依照病人年齡、住院天數、疾病嚴重程度，將病人劃分在600個診斷相關組內，以此決定給醫院的具體補償。LOINC則代指實驗室觀察結果標識符名稱。隨著我國先后出臺電子病案基本構架以及健康檔案基本構架兩項標準，進一步規范了電子病案的信息數據標準。從長遠層面來看，電子病案信息若想更好地與國際接軌，還需要調整電子病案的信息模型，做到各國之間互融互通。

另一方面要完成電子病案傳輸標準的統一，充分借鑒發達國家的成功案例，結合國情，編制適合我國醫院的傳輸標準。比如，DICOM標準，是指醫學數字圖像通信標準，常用于解決醫療設施的互聯問題，該標準的推廣與落實能夠促進醫學圖像在計算機的高速傳遞，也能作為接收裝置數據遵循的標準協議；HL7，是指美國國家標準協會頒布的醫用裝置信息傳輸標準，能夠規范臨床醫學的信息格式，減少醫院信息系統間的數據交互成本，以該標準為依托的醫療器械能夠做到無障礙數據交換。也能為醫院的區域醫療服務共享打下堅實基礎。但要注意，雖然兩種信息傳輸標準都得到社會的廣泛認同，但如果我國醫院單純套用上述標準，完成電子病案的信息共享，必然會在一定程度上與我國的醫療現狀存在偏差。為此筆者認為，還需要在HL7以及DICOM標準基礎上實現二次開發與改造，加大研究力度，打造專屬于我國的醫學信息庫，并適當調整信息參考模型，更好地適應本土需求。

（3）健全相關法規

電子病案本身隸屬于醫藥科技檔案，雖然紙質檔案受到我國多項法律的保護，并且也可以在醫療糾紛中作為民事訴訟的有力證據，但與電子備案相關的法律還尚為薄弱。若想真正意義上推動電子病案的發展，還需要打造健全的電子病案法律機制。比如，傳統的電子簽名法更多地以電子政務為使用范圍，并非單純針對電子病案完成法律編制，因而針對性不強。為此我國有關部門專門規定了電子病案能夠作為法律證據，相關醫療機構可以在政務活動中使用電子簽名以及數據電文。同時筆者建議，還可將功能等同作為立法原則，結合衛生系統發展狀況，站在法律層面，確定數據電文的法律規定，保證電子病案的法律效力，詳細規定電子病案的使用條件。

（4）完善管理體系

首先要制定完善健全的電子病案質量管理規范，要求電子病歷的生成情況得到動態監控，并將患者資料的收集標準包括患者姓名、性別，工作單位，身份證號等文字資料以及心電圖、核磁共振等非文字資料，作為質量管理要點，進一步規范電子病案的輸入格式，要求醫生對疾病流程的輸入統一以ICD-10為標準。詳細規定計算機處理各個環節的完成時間，打造電子病案輸入體系。同時還要規范密碼設置，做到定期修改，對重要數據采取備份處理，梳理相關數據的修改權限。

其次要由護理部主任、臨床科室主任組成電子檔案質量監控團隊，成立電子病案管理委員會，做好人員的權責分配，能夠根據病案質量管理問題提出切實可行的改進意見。由質控員依照質控要求，規定電子病案的完成時限。比如，人院記錄，需要在患者入院后24小時內完成，首次病程記錄，應在患者人院8小時內完成。主治醫生查房記錄應于患者人院48小時內完成。對于病情較為穩定的患者，可適當延長日常病程記錄時間。

再次要制定安全管理規范，限制人員的操作權限，保證每位正式醫生都具有一個密鑰，而實習醫生則要在科室領導簽名擔保后分配附屬賬號。至于在設備應用管理方面，則要定期完成硬件裝備的更新換代，注重機房的環境保護，采取防火、防靜電等措施，注重電子備案信息的備份安全管理。通過異地存儲，最大程度地提高數據的安全性。除此之外，醫院也可依靠CA認證、指紋識別技術等保障電子病案的內容真實性。

最后需要提高醫務人員的職業素養，使其具備良好的法律意識，通過定期集中培訓與教育，使其掌握病歷書寫規范，保持高尚的職業道德，熟悉電子備案的工作流程，尤其對于年資較低的醫師、實習醫生需要開展崗前培訓工作。

（5）加強信息化建設

為了更好地迎合時代發展潮流，提高統計資料檔案化管理水平，筆者認為，醫院需要充分依托信息化技術、人工智能程序、專家系統以及神經元網絡，確定海量數據的存儲方案，使用戶可以像使用本地數據庫服務器一樣，實現數據的在線閱覽、下載與應用。基于此，本文提出以云平臺為依托，設計電子病案系統，要求系統具備數據分析、數據傳輸以及信息錄入等功能。并部署疾病診斷輔助決策模型，基于B/S架構，采用RESTful風格設計軟件接口，以標準的post、delete等HTTP方法請求資源。在系統設計過程中。需要確保全部用戶都能依托瀏覽器，結合操作權限，獲取針對性的數據信息，其中患者可通過系統查看健康數據。比如，醫生診斷結果，數據分析結果。而醫生則要利用系統錄入患者病例數據，并修改、查看有關信息，提出針對性的治療建議。至于管理者，則要負責統計數據的動態監控。同時電子病案系統還要采取三層結構設計形式，依托統一的業務處理服務層以及數據處理層，提高項目的整合力度，通過DOCKER容器化部署，簡化服務流程。搭配mySQL數據庫，自動生成數據操作方法。結合數據庫表字段，生成實體類、映射配置以及操作類，防止數據訪問異常。

而在功能設計方面，則要涵蓋以下幾點：用戶信息管理。包括用戶身份注冊、登錄、修改，考慮病患信息的隱私性，需要做好用戶信息請求的權限控制，提高密碼的安全性。注重前后端交互安全控制；病案信息管理。該功能模塊主要針對醫生、患者，能夠依照角色類型分配適合的操作權限，并具備病案修改、患者信息查詢、病案檢索、信息打印、數據統計等作用，能夠準確統計人員、藥品用量。定時執行用戶發出的操作指令；病案模板管理功能，用于格式化處理病案信息，常見的病案模板類型以門診病區病案、診療備案為主；容器化部署，是指基于云平臺的電子病案管理系統穩定運行的關鍵技術，主要操作流程包括環境搭建、數據庫創設，需要設計人員預先下載mySQL鏡像，并映射至本地，命名文件名稱，依托下載好的鏡像容器，實現數據的持久化運行。而本地目錄，則應設置在容器內，避免容器二次創建時影響數據存放。在升級時，只需使用相應命令便可完成數據升級，之后通過RESTful風格接口提供數據服務，保證數據分析模塊的單獨部署。在編寫DOCKER文件后，創建鏡像，完成容器化運行；頁面設計，包括登錄頁面、醫生操作頁面、病案模板管理頁面。

最后要注意，為了保證基于云平臺的電子備案系統能夠安全使用，推動醫院統計資料的檔案化管理，還需要相關設計人員定期對系統開展維護、檢修等作業，消除潛在的安全隱患。

結論

綜上所述，通過對醫院統計資料的表現形式、主要特征開展分析討論，闡述醫院統計資料的檔案化管理措施，依托信息化技術，打造基于云平臺的醫院統計資料管理系統，以此保證相關數據信息能夠充分反映醫院經營活動不同環節、不同方面的真實狀況，彰顯統計信息的現實價值、歷史價值，發揮承前啟后的作用。幫助醫院依靠信息分析結果，有目的、有策略地完成醫療服務項目的拓展與延伸，科學配置醫療資源，在降低醫療成本的同時，推動醫院的可持續發展。

參考文獻：

[1]張晶.精細化管理模式在醫院檔案管理中的應用分析[J]辦公室業務，2024（13）：59-61.

[2]張志英，李姍姍.新型方法在醫院檔案管理中的應用實踐與探索[J].黑龍江檔案，2024（03）：142-144.

[3]張紅立.大數據視閥下的醫院檔案管理策略探析[J].中國衛生標準管理，2023，14（06）：1-4.

[4]鄭敏.醫院檔案規范化管理策略研究[J].黑龍江檔案，2022（04）：119-121.

[5]張娜.精細化管理在醫院檔案管理中的應用策略研究[J].黑龍江檔案，2022（03）：163-165.