高校財務智能報銷體系優化研究

摘要：數字經濟發展背景下，智慧財務建設已成為高校財務數字化轉型的迫切需求及高質量發展的必然趨勢。構建健全且高效的財務智能報銷體系對于提升高校財務治理能力具有至關重要的作用。本文以Y高校為具體案例，通過分析高校智能報銷體系的建設目標，從業財融合的視角出發，深入剖析其智能報銷體系建設的實踐優勢與存在的不足，并提出相應的優化方案，意在構建更為完善的智能報銷體系，為其他高校智慧財務信息化建設提供有益的借鑒與參考。

關鍵詞：智能報銷；業財融合；高校財務

引言

教育部于2021年發布的《高等學校數字校園建設規范（試行）》，結合教育信息化2.0行動計劃，為數字化校園建設提供了指導框架和規范化標準。同時，財政部在《會計信息化發展規劃（2021—2025年）》中明確指出，要以信息化支撐會計職能拓展為主線，推動單位深入開展業財融合和會計職能拓展，加快會計工作數字化轉型[1]。在新時代的需求和人工智能技術的飛速發展的推動下，高校智慧財務建設迎來了有力支撐。通過充分利用信息技術可以有效促進業財深度融合，強化內部控制管理，提升財務報銷效率，進而全面提高高校財務治理水平。

一、高校財務智能報銷體系建設的目標

當前，我國高校財務報銷體系建設正處于從傳統模式向智能化、自動化轉型的關鍵階段[2]。相較于傳統財務報銷模式，智能報銷系統以其高度的信息化和智能化特性而顯著區別，光學字符識別技術（OCR）與機器人流程自動化（RPA）成為智能報銷系統中的核心技術手段。智能填報、自動校驗、零投遞、無紙化等是智能報銷系統的顯著特征，推動智能報銷信息化建設成為高校財務向數智化未來發展的必由之路和必然趨勢。

高校智能報銷體系的建設目標主要聚焦三方面：一是實現全校財務管理的“一盤棋”格局，將財務管理深度融入業務活動，促進業財深度融合，完善內部控制機制，提高學校財經管理決策的科學性[3]；二是構建技術配置完備的信息化系統，為經費使用的全流程跟蹤與財務監督提供堅實支撐，實現數據共享與資源整合，助力智慧校園建設的整體布局；三是優化財務報銷業務流程，簡化報銷手續，切實踐行“讓信息多跑路、師生少跑腿”的服務理念。

二、Y高校財務智能報銷體系的優勢

Y高校在智慧財務建設方面經過多年的探索與實踐，其智能報銷系統已上線運行超過兩年，成功完成了從“線下辦理”到“投遞辦理”再到“掌上辦理”的智能報銷改革初期目標。該系統融合了OCR與RPA技術，同時支持移動端和PC端操作，涵蓋了日常報銷業務的絕大部分，突破了時間與空間的限制，實現了信息傳遞的便捷與高效，顯著提升了報銷人員的滿意度，并為學校整體財務工作帶來了質量與效率的雙重提升。深入剖析Y高校智能報銷體系的建設與應用實踐，可發現其具有以下優勢：

（一）全方位的智能體系架構

Y高校智能報銷體系的建設，超越了傳統“報銷”功能的局限，采用了更為宏觀和全局性的“體系化”視角，該體系涵蓋了“智能預約申報、自動化校驗、業財互聯、智能核算、電子影像化”等全方位的智能架構，實現了各關鍵環節的信息化與智能化。具體而言，該體系的構建框架以財務核算系統為核心引擎，集成了內部多元化的報賬平臺，融合了人員稅金信息庫，與全面預算管理相關聯，引入了物流影像系統，設立了銀校直聯接口，并同步對接了外部信息平臺，共同構成了智能報銷建設的完整體系（如圖1所示）。

（二）自動化的系統智能填報

1.發票即時查驗認證。通過光學智能識別技術，可快速拍照辨識票據真偽，兼具驗真和防重的雙重作用。

2.報銷業務項自動匹配。根據發票稅目的智能識別，自動生成費用項，節省了業務分類和金額填報時間。

3.人員信息智能填充。基于人員數據庫，自動識別匹配，簡化了人員信息錄入步驟。

4.預算經費精準管控。設置預算控制機制，預約成功即凍結經費，確保資金在預算范圍內支出。

（三）全鏈條的線上高效流轉

1.審批流轉自動化。報銷單推送至各級審批人，實現全程線上電子化審簽，提高了審批效率和透明度。

2.流程動態提醒。審批節點狀態更新以系統和短信雙重渠道實時送達審批人和報銷人，可及時掌握審批流程進展。

3.差旅管理一體化。集“事前出差審批—事中差旅預訂—事后關聯報銷”的全鏈條智能報銷，簡化了差旅報銷的復雜程度。

4.生成會計智能憑證。系統根據報銷內容自動生成匹配費用和科目的核算分錄，提升了賬務處理時效。

5.報銷狀態跟蹤。報銷單的物流信息通過系統反饋至報銷人，可實時了解報銷進展。

6.材料電子化存儲。將票據、合同等原始報銷材料存儲為電子化數據，以影像化形成電子檔案，便于長期保存與高效檢索。

（四）多元化的內外系統聯動

1.財務內部系統的智能交互。財務內部報賬平臺作為智能報銷體系構建的中心模塊，集成了傳統預約系統、智能報銷系統、差旅平臺及一表通服務平臺的多通道預約功能，并與財務核算系統的報銷數據實現了互聯互通。第一，學生繳費系統與酬金管理系統為中心模塊提供了全類型人員信息庫，實現了人員信息與個稅計繳信息的實時交互。第二，全面預算系統與項目查詢系統緊密關聯校內預算與核算項目的設置，確保了預算安排與項目執行信息的同步更新。第三，無現金系統通過財務核算系統與網銀系統的前置接口，實現了銀校直聯，完成了支付信息的傳遞、查詢、對賬等功能。第四，單據物流系統與憑證查詢系統與財務核算系統同步共享報銷單據的物流信息以及電子憑證的存儲影像。

2.業財系統間的互聯互通。財務與外部信息平臺的對接，主要涵蓋了科研、采購、資產等部門的信息系統，通過中間庫或接口的方式實現了信息共享與數據聯動，充分彰顯了信息化在促進業財融合中的關鍵作用。第一，耗材采購平臺。根據訂單生成采購報銷單，可上傳至智能報銷預約報賬，集中采購訂單由財務處定期集中結算。第二，采購申報管理系統。經前端采購合同流程，通過采購系統推送至智能報銷系統，同步關聯合同信息。第三，資產管理系統。通過中間庫完成資產報增信息的調入。第四，科研服務平臺。經科研系統立項和經費審批，以智能憑證調入財務核算系統完成經費入賬與調整。第五，中央預算管理一體化系統。設置查詢、錄入、審核等多端口RPA機器人，打通一體化系統與財務核算系統財政指標的實時反饋、資金關聯支付功能，保障了資金高效運行。

三、Y高校財務智能報銷體系存在的不足

（一）智能建設尚存空白

在系統建設初期，各系統主要側重于解決特定問題而獨立研發，未能充分預見并規劃系統與模塊之間的數據整合，導致內部系統的一體化集成程度較低。部分流程仍需依賴人工進行系統跳轉和操作銜接，有待進一步優化。此外，部分智能功能尚需進一步完善。例如，票據識別與查驗功能尚未實現全類型覆蓋；智能報銷系統尚未能處理材料復雜或多層次審批流的報銷業務；無紙化和零投遞的推廣實施仍有待加強；財務稽核與監督機制的信息化內置也需進一步完善。

（二）數據交互存在瓶頸

業財各系統間數據交互尚不全面，存在諸多障礙。例如，OA辦公系統的文件無法直接提取至預約報賬系統，人事管理系統的薪酬發放信息未與財務核算系統實現同步，科研系統的預借票據線上推送至財務開票的功能尚未開發完成，資產管理系統與財務系統在資產賬目、折舊等方面的同步關聯也有待進一步開發。目前，跨部門的數據調取仍需依賴人工導出，并經過繁瑣的調整與整合過程，不僅耗時耗力，數據處理的精確性和一致性也難以保證，嚴重制約了工作效率和準確率的提升。

（三）業財協作不夠充分

財務智能報銷體系的建設由財務部門主導，需業務部門協同配合共同推進。然而，在實際操作過程中，存在部分系統功能協同搭建效率較低的問題，雙方配合度與主動性有待提升。這不僅影響了系統建設的進度和質量，也限制了業財融合的深度和廣度。

（四）復合型人才短缺

智能報銷系統的開發雖主要依托第三方供應商，但為確保信息化建設能夠精準貼合高校業務實際，關鍵還在于校內財務人員的深度參與。這些人員需同時具備財務專業技能、熟悉業務流程需求，并明晰系統搭建邏輯。然而，當前財務部門復合型人才儲備不足，多數財務人員在新發展階段面臨快速適應和持續提升個人綜合素養的挑戰，在一定程度上制約了智能報銷體系建設的進程。

四、高校財務智能報銷體系的優化建議

（一）立足學校戰略，規劃體系建設階段目標

高校財務智能報銷體系的建設需緊密契合校園智慧財務的發展方向與目標，并進行動態調整。當前，隨著電子憑證會計數據標準的制定及試點工作的不斷推進，以及會計稽核與財會監督制度的必要實施，財務智能報銷體系的功能開發必須緊跟政策導向和業務發展的實際需求。高校應充分利用信息技術支撐，明確智能報銷體系分階段建設的具體目標，合理規劃并優化功能模塊布局，采取漸進式的方式進行系統升級與維護。同時，建立健全各部門之間的協同聯動機制和跟蹤反饋機制，確保高校財務智能報銷體系能夠持續、穩定地發展。

（二）加大資金支持，保障體系建設順利實施

高校智能報銷體系的建設離不開充足的資金支持和完善的硬件設施保障。高校應積極拓寬籌資渠道，爭取政府資助、社會資本等多方面的資金支持，確保所需資金及時到位。同時，應設立校園智慧財務建設專項經費，特別是用于智能報銷體系的迭代升級和日常維護。此外，高校應遵循內外資源協同整合的原則，科學調配內部資源，合理規劃預算經費，為智能報銷體系建設項目的順利推進提供堅實保障。

（三）推進業財融合，構建業財數據互聯互通

高校應基于業財融合一體化的理念推動智能報銷體系建設，形成全校上下共下“業財融合一盤棋”的共識。從校領導到基層教職工都應樹立全局觀念，加強溝通交流，深刻理解業財融合對推動學校高質量發展的重要性和必要性。在系統建設上，應形成“財務線+業務線”的合力，有效構建信息數據的互聯互通機制。同時，應將規章制度、業務流程、風險控制等嵌入智能報銷體系，實現由“經驗性的人治管理”向“數據化的智能管理”的轉變[4]。

（四）創新人才培育，塑造“π型人才”隊伍

“π型人才”是指至少精通兩種專業技能、能夠融會貫通多門知識的高級復合型人才，這一概念隨數智化浪潮應運而生。高校應建立一支精通數智財務的復合型人才隊伍，這支隊伍應熟悉財務知識，掌握智能化技能，并能熟練處理數據[5]。為此，高校應制定人才培養計劃和激勵機制，提供豐富的學習資源，有針對性地安排信息技術培訓與實操練習。同時，應鼓勵財務人員儲備跨學科的知識結構，在財務管理和信息技術之間搭建起深度融合的橋梁，成為高校推進智能報銷體系建設的關鍵力量。

五、結語

智能報銷體系在高校財務數智化轉型過程中展現出廣闊的應用前景，是一項復雜、長遠且具有重大戰略意義的系統性工程。本文通過對Y高校智能報銷體系實踐的深入分析，揭示了其在提升高校財務治理能力中的核心作用。展望未來，高校應依托人工智能技術和大數據分析手段，持續優化和完善智慧財務的體系架構。同時，應充分考慮財務流程與業務流程的融合互通，加強數智化人才隊伍建設，為高校各項業務的順利開展提供堅實的財務支撐和保障。

參考文獻：

[1]趙敏，姚堯，韓凱輝.高校智能財務報銷模式探究[J].合作經濟與科技，2023（20）：141-143.

[2]楊丹.數字化轉型背景下高校智能報銷系統設計與應用[J].投資與創業，2024，35（22）：68-70.

[3]劉銳軍，羅德慧.基于“業財融合”視角的高校財務一體化信息平臺構建探究[J].教育財會研究，2022，33（2）：49-54.

[4]江瀟.高校智能報賬體系構建及流程優化研究[J].商業會計，2022（07）：87-90，112.

[5]李靜.數智財務在高校財務中的應用與探索[J].會計師，2023（17）：109-111.

（作者簡介：張馨戈，北京中醫藥大學中級會計師）