信息時(shí)代如何科學(xué)開展采編業(yè)務(wù)外包

采編業(yè)務(wù)外包是當(dāng)前公共圖書館的普遍做法，這不僅可以促進(jìn)各館圖書文獻(xiàn)資源建設(shè)的發(fā)展，整合圖書編目加工的各種資源；也能提高圖書分編的效率，縮短圖書采編的工作周期。但在實(shí)際工作中，各館在采編業(yè)務(wù)外包中仍面臨一些困境。為確保這一工作達(dá)到預(yù)期效果，本文指出公共圖書館在采編業(yè)務(wù)外包過程中存在的問題，分析其產(chǎn)生的原因，并提出在信息化背景下科學(xué)開展采編業(yè)務(wù)外包的具體思路。

采編業(yè)務(wù)是公共圖書館的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)之一，其中，保證高質(zhì)量的編目數(shù)據(jù)是各館采編工作的根本，它直接影響讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索和利用，決定了文獻(xiàn)資源的利用效率。隨著各館文獻(xiàn)采購量的逐年遞增，尤其是數(shù)字資源比例不斷增加帶來的信息海量化、質(zhì)量良莠不齊等新情況，圖書館的圖書文獻(xiàn)資源建設(shè)也面臨著新的壓力。為了提高工作效率，增強(qiáng)圖書館的核心競(jìng)爭(zhēng)力，越來越多的公共圖書館引入了采編業(yè)務(wù)外包模式。采編業(yè)務(wù)外包不僅可以使圖書館通過重組價(jià)值鏈、優(yōu)化人員資源配置，降低經(jīng)濟(jì)和人力成本，提高公共圖書館的服務(wù)質(zhì)量和層次，也標(biāo)志著我國的圖書采編工作已經(jīng)從聯(lián)機(jī)合作編目形式走向了社會(huì)化的集中編目形式，可以更好滿足廣大讀者的需求。

公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)

公共圖書館的采編業(yè)務(wù)外包是指圖書館與專業(yè)服務(wù)供應(yīng)商（即外包商）簽約，外包商根據(jù)合同的要求，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)向圖書館提供合格的編目數(shù)據(jù)，即通過修改數(shù)據(jù)對(duì)圖書進(jìn)行加工，完成圖書館訂購圖書的編目、加工等全部或部分采編工作業(yè)務(wù)的過程。公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包有兩大優(yōu)勢(shì)。

1.提高工作效率，降低成本

各地區(qū)公共圖書館每年采購的圖書文獻(xiàn)數(shù)量巨大，由于人員不足、專業(yè)水平和工作效率有限，無法滿足及時(shí)上架的時(shí)效要求，且單位采編成本較高。相比之下，外包商有專業(yè)的采編團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，分編速度快、效率高。將采編業(yè)務(wù)外包，圖書館不僅可以采用批量采購等方式獲得更優(yōu)惠的價(jià)格，進(jìn)一步降低自身的運(yùn)營成本；也可以加快處理圖書文獻(xiàn)的速度，解決圖書文獻(xiàn)積壓等問題，縮短圖書文獻(xiàn)資源與讀者見面的時(shí)間。

2.專注核心業(yè)務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量

把技術(shù)含量比較低、重復(fù)率高的采編業(yè)務(wù)外包，圖書館采編人員就能更加專注于為讀者提供優(yōu)質(zhì)的閱讀服務(wù)和傳播知識(shí)等核心業(yè)務(wù)，專注于根據(jù)圖書館需求和讀者反饋，及時(shí)調(diào)整采購策略和編目標(biāo)準(zhǔn)，更好地服務(wù)廣大讀者，提高圖書館的整體服務(wù)水平和競(jìng)爭(zhēng)力。

公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在的問題

1.采編基礎(chǔ)業(yè)務(wù)被忽視

隨著采編業(yè)務(wù)外包程度的不斷加深，圖書館對(duì)外包服務(wù)商的依賴程度逐步增加，長此以往，一些圖書館忽視本館人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，對(duì)本館的專業(yè)人才體系建設(shè)造成了不小的沖擊。而且，由于掌握核心專業(yè)技術(shù)人員的逐漸流失，這些公共圖書館缺少了業(yè)務(wù)骨干力量，也逐漸喪失了圖書館的專業(yè)性，可能出現(xiàn)書目數(shù)據(jù)質(zhì)量較差、圖書加工質(zhì)量不高等問題，影響后續(xù)相關(guān)工作的展開。如果外包商服務(wù)質(zhì)量下降，或中途解約甚至倒閉，將對(duì)公共圖書館的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.編目數(shù)據(jù)描述不完整

在信息化環(huán)境下，雖然外包編目員可以通過編目數(shù)據(jù)資源共享套路數(shù)據(jù)，在一定程度上保證圖書資料的數(shù)據(jù)質(zhì)量，但一些外包商由于趕工期或囿于數(shù)據(jù)質(zhì)量及編目員專業(yè)素質(zhì)等原因，存在對(duì)部分圖書編目數(shù)據(jù)描述錯(cuò)誤或不完整現(xiàn)象，無法保證所編數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這給公共圖書館審校人員校對(duì)數(shù)據(jù)造成了很大的困難，增加了數(shù)據(jù)校對(duì)的負(fù)擔(dān)，加大了工作成本。如果圖書館未及時(shí)解決上述問題，還會(huì)帶來一系列后續(xù)問題，影響本館書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量建設(shè)。

3.外包編目人員不穩(wěn)定

出于經(jīng)濟(jì)利益的考量，一些外包商往往在有大量業(yè)務(wù)時(shí)臨時(shí)雇傭沒有編目經(jīng)驗(yàn)的人員，由于編目員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致一些外包編目人員不能全面深入掌握各館的館藏文獻(xiàn)基礎(chǔ)建設(shè)和編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，難免造成某一或某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，致使編目數(shù)據(jù)質(zhì)量不合格。此外，公共圖書館一般同時(shí)從幾個(gè)書商購買圖書資料，由于與各外包商的合作年限不同，圖書館與外包商之間存在磨合期。每次更換外包商，磨合又將重新開始，給采編工作帶來諸多不便。

采編業(yè)務(wù)外包的科學(xué)措施

為了促進(jìn)公共圖書館采編業(yè)務(wù)外包更好地發(fā)揮作用，科學(xué)合理地解決其存在的問題，成為當(dāng)前公共圖書館工作的重中之重，如嚴(yán)格要求外包商提供高質(zhì)量的編目數(shù)據(jù)、制定嚴(yán)格規(guī)范的數(shù)據(jù)檢查和校對(duì)實(shí)施細(xì)則、提高編目人員素質(zhì)、建立有效的考核機(jī)制等。

1.慎重選擇業(yè)務(wù)外包單位

外包商的業(yè)務(wù)能力切實(shí)關(guān)系到公共圖書館文獻(xiàn)資源的編目質(zhì)量，各館應(yīng)根據(jù)本館的人力資源情況和館藏特點(diǎn)認(rèn)真考察合適的外包商，綜合實(shí)力強(qiáng)、管理水平高、溝通渠道順、編目質(zhì)量好的公司能確保雙方合作順利。公開招標(biāo)是一種方便有效的方式。公共圖書館不僅能通過公開招標(biāo)充分了解各外包商的資質(zhì)和水平，還可以通過招標(biāo)合同約束外包商的合作行為，防止發(fā)生糾紛。在公開招標(biāo)成功后，公共圖書館和外包商要簽訂細(xì)致的服務(wù)水平協(xié)議，明確各自的責(zé)任和義務(wù)，通過采編質(zhì)量、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、完成期限、數(shù)量規(guī)格、經(jīng)費(fèi)支付等可度量的方式界定外包商的服務(wù)質(zhì)量，明確違約責(zé)任和超范圍服務(wù)的協(xié)商機(jī)制，減少服務(wù)上的不確定性。

2.細(xì)化外包業(yè)務(wù)管理流程

公共圖書館要對(duì)外包商實(shí)施動(dòng)態(tài)管理方式，具體細(xì)化采編作業(yè)流程。對(duì)外包項(xiàng)目的各道工序予以量化，才能保證圖書文獻(xiàn)質(zhì)量，從源頭上防止問題圖書資料進(jìn)入公共圖書館流通。首先，為避免外包書商在預(yù)訂或現(xiàn)采的圖書文獻(xiàn)中夾帶非訂購或非現(xiàn)場(chǎng)采選的圖書，采編部門可要求外包商提交圖書清單后發(fā)送圖書，并在圖書到館后經(jīng)雙方核對(duì)無誤再進(jìn)行后續(xù)工作。其次，采編部門要預(yù)先給每個(gè)外包商指定圖書存放空間，以利于采編部門審校人員對(duì)今后的圖書質(zhì)量復(fù)查以及出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)進(jìn)行責(zé)任評(píng)定。為了保證公共圖書館館藏質(zhì)量，對(duì)有質(zhì)量問題的圖書應(yīng)要求外包商及時(shí)退換，或提出賠償，并給予警告。最后，在實(shí)際圖書資料分編過程中，公共圖書館應(yīng)細(xì)化編目實(shí)施細(xì)則，建立及時(shí)有效的反饋機(jī)制，確保編目質(zhì)量。

3.簡(jiǎn)化優(yōu)化崗位設(shè)置

發(fā)揮外包優(yōu)勢(shì)，提高采編工作的效率和質(zhì)量必須建立在保障內(nèi)部管理、質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)安全等方面的前提下。公共圖書館不應(yīng)將采編工作全部外包，而應(yīng)根據(jù)自身需求和實(shí)際情況簡(jiǎn)化崗位設(shè)置，選擇多元化的外包方式，保留核心崗位，僅外包粗加工業(yè)務(wù)。例如，圖書館可保留圖書采訪和編目審核等重要崗位，將編目工作外包給專業(yè)公司，將加工工作外包給第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)等。這樣不僅可以優(yōu)化重組館內(nèi)人員，節(jié)省人員開支，便于管理，也可以很好地控制編目數(shù)據(jù)質(zhì)量，充分發(fā)揮各方面的優(yōu)勢(shì)，提高工作效率。

4.設(shè)立監(jiān)測(cè)機(jī)制，保證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化

監(jiān)控和評(píng)估編目數(shù)據(jù)質(zhì)量是規(guī)范外包商編目數(shù)據(jù)的一項(xiàng)重要措施。為推動(dòng)圖書文獻(xiàn)編目工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，真正實(shí)現(xiàn)圖書書目數(shù)據(jù)資源共享，必須建立統(tǒng)一的著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。通常情況下，外包編目人員會(huì)按各公共圖書館要求，遵循《國際標(biāo)準(zhǔn)書目著錄》和《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》的基本原則，參考細(xì)則分類數(shù)據(jù)、標(biāo)引主題、分散與集中著錄等執(zhí)行，并結(jié)合本館要求添加館藏字段。與此同時(shí)，各館采編部門也要派專門的審校人員對(duì)外包商提交的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查、監(jiān)測(cè)及質(zhì)量評(píng)估。各館編自審校人員在校對(duì)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格按照館內(nèi)編目實(shí)施細(xì)則，逐項(xiàng)、逐字地檢查核對(duì)編目數(shù)據(jù)。只有在整體上了解外包商提供數(shù)據(jù)的質(zhì)量，加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)的校對(duì)工作，才能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)外包編目數(shù)據(jù)存在的問題，保證館藏書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高采編隊(duì)伍素質(zhì)

編目工作是采編業(yè)務(wù)的核心環(huán)節(jié)，圖書編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低直接影響數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，進(jìn)而影響讀者對(duì)圖書文獻(xiàn)資源的查準(zhǔn)、查全。編目方式的不斷更新、編目內(nèi)容的不斷增加、編目數(shù)據(jù)的多元化，對(duì)采編人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能提出了新的要求，采編工作人員不僅需要通過自我學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)水平和能力，也需要借助各館統(tǒng)籌規(guī)劃，切實(shí)把采編人員素質(zhì)提升納入圖書館的長期發(fā)展規(guī)劃中。

公共圖書館要制定系統(tǒng)的長期目標(biāo)和短期計(jì)劃，建立完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需要開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以強(qiáng)化采編人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和學(xué)科知識(shí)，使其具備和掌握相鄰學(xué)科、相關(guān)學(xué)科、交叉學(xué)科和新興學(xué)科等方面的知識(shí)，最大可能地揭示書目的數(shù)據(jù)、信息，控制編目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，真正做到以讀者用戶為本。培訓(xùn)過程中，公共圖書館特別要注重針對(duì)所發(fā)現(xiàn)的編目數(shù)據(jù)問題進(jìn)行培訓(xùn)，這是提高編目數(shù)據(jù)質(zhì)量、提高采編工作對(duì)接效率的有效途徑?？傊徽撌峭獍幠咳藛T，還是本館編目審核人員，都要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，提高和發(fā)展自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以耐心細(xì)致的工作態(tài)度，解決新形勢(shì)下編目業(yè)務(wù)外包所遇到的困難。

采編工作質(zhì)量體現(xiàn)了公共圖書館館藏文獻(xiàn)資源體系的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，直接影響著圖書館為廣大讀者服務(wù)的水平。在以大數(shù)據(jù)為特征的信息時(shí)代，公共圖書館只有與時(shí)俱進(jìn)，調(diào)整采編流程與內(nèi)容，合理組織與調(diào)配采編工作，做好信息的有效挖掘，強(qiáng)化對(duì)外合作，提高協(xié)同采編的管理水平，才能切實(shí)做好文獻(xiàn)資源流通的基礎(chǔ)工作。因此，采編業(yè)務(wù)外包更需要規(guī)范運(yùn)作，發(fā)揮創(chuàng)新精神，做好采編質(zhì)量管理，使采編業(yè)務(wù)外包得以健康發(fā)展，確保公共圖書館在大數(shù)據(jù)浪潮中實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。

作者單位：北京市朝陽區(qū)圖書館