智慧校園背景下民辦高校智慧檔案館建設路徑探析

DOI：10.12433/zgkjtz.20250615

繼“智慧城市”“智慧政府”“智慧校園”出現后，“智慧檔案館”也已成為檔案界關注的熱點。2018年國家發布《智慧校園總體框架》標準，確定了高校智慧檔案館建設的基本規范。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出要加快檔案資源數字轉型，推動互聯網、大數據、人工智能等同各產業深度融合，推出科技興檔工程及人才強檔工程。由此可見，與“十三五”規劃下高校檔案的信息化、數字化發展要求相比，“十四五”規劃對高校檔案管理提出了更進一步“智能化”的全新發展要求。在智慧校園建設背景下，有效利用智慧校園建設的契機，提升高校檔案管理工作的能力和水平，推動高校智慧檔案館建設。

一、智慧校園和智慧檔案館的內涵

（一）概念

1.智慧校園

根據《智慧校園總體框架》（GB/T36342-2018）中定義及其他學者的研究，經過梳理，筆者認為，智慧校園以信息技術為基礎，利用大數據、物聯網、虛擬現實等技術，將校園教學、科研、校園管理與信息技術的融合，形成教學、科研、學生管理、日常管理于一體的智慧化環境。

2.智慧檔案館

智慧檔案館是在數字檔案館基礎上發展出來的高級形態，利用大數據、物聯網、人工智能等技術，將傳統紙質檔案資源進行數字化管理，通過信息化手段進行整理，實現全面感知、智能協同和深入融合為運行基本方式，提高了檔案管理和服務效益。高校智慧檔案館有別于社會上的公共智慧檔案館，其服務對象是校園內的師生。

（二）智慧檔案館的特征

1.感知全面化

高校智慧檔案館充分借助互聯網、物聯網等技術，打造一個人人互聯、人物互聯、物物互聯的校園網絡。利用智能終端、傳感器、射頻識別（RFID）設備以及大數據構建感知系統，不僅能夠識別、提取、整合和應用檔案信息，實時感知檔案管理狀況，更可以感知檔案館整體，識別工作人員、設施、環境等多種要素，實現實時的全面全方位感知。

2.管理智能化

高校智慧檔案館借助物聯網、大數據等技術，實現了檔案信息的智能化管理。利用先進技術，實現檔案電子化，同時做到自動分類，可縮小檢索范圍，也更加精確化，提高查準率和查閱效率，降低了人工成本。同時，通過大數據分析技術對檔案使用情況進行分析，有利于優化檔案結構，進而更好地服務師生。建立跨系統的應用集成端口，實現跨部門的信息共享，突破了檔案管理的信息壁壘，消除了檔案“信息孤島”]。

3.環境現代化

高校智慧檔案館要確保高校及師生檔案信息安全，更應注重可持續發展，場館建設更現代化。具備智能的照明設備、溫濕度自動調控系統及消防監控滅火系統等，實現自動化多方位的監控保護，保證了檔案信息和工作人員的安全，從而確保智慧檔案館長久運行。

4.服務高效化

高校智慧檔案館是落實“三全育人”的重要舉措。利用大數據、云計算等技術，主動推送檔案信息為使用者服務。同時，師生可以利用移動客戶端□檢索資源，查詢電子檔案，進行檔案查閱、史實追憶等檔案服務，構建了新時代下新形態的檔案管理及服務機制，極大地方便了高校師生。

（三）高校智慧檔案館與智慧校園的關系

兩者都是信息化發展的產物。智慧校園是教育產業信息化發展的產物，智慧檔案館是檔案信息化發展的產物。智慧校園是高校信息化建設的頂層設計，具有綱領和指導作用，推動高校各個層面智慧化建設。智慧檔案館作為儲存保管高校信息的部門，也是提供信息資源的部門，因此，不僅是智慧校園建設的重要環節，更有助于推動智慧校園的落實。

二、智慧檔案館建設的支撐技術

（一）物聯網及RFID自動識別技術

物聯網是指通過信息傳感設備，將物品與互聯網聯接起來，進行信息交換，從而實現智能化的識別、定位、監控和管理的一種網絡。物聯網可以在任何時間、任何地點實現物物聯通，同時可以智能監控。物聯網技術實現了檔案的智能化感知、識別和管理，提高了檔案工作的效率和安全性。

RFID技術，又叫射頻識別，是一種通過射頻信號進行的非接觸式通信的自動識別技術，由RFID標簽和RFID閱讀器構成。RFID標簽用于貼附在各類物品上，RFID閱讀器則可以精準讀取標簽中的信息。借助RFID技術，可以對檔案進行自動識別，在查詢檔案過程中，通過閱讀器掃描，可以迅速定位，找到目標檔案，極大提高了查找效率。通過RFID技術可以記錄檔案信息，在確保了借閱流程規范的前提下，實現了借閱檔案的快速化。

（二）大數據技術

在智慧檔案館建設中，大數據技術可以大幅度提升檔案管理效率。在傳統的檔案管理模式下，進行檢索和查找檔案信息時，需要大量的時間和人力。在智慧檔案館中，通過大數據技術，可以對檔案信息進行分類、索引和存儲，實現檔案的快速檢索和高效管理，節省了大量的時間和精力。同時，智慧校園建設會產生海量的數據信息，通過深入的挖掘，可以充分發揮數據價值，為智慧校園管理和決策提供依據。

（三）云計算技術

云計算是一種基于互聯網的計算方式，把許多計算資源集合起來，這種計算資源共享池叫作“云”。通過云計算，構建高校的“檔案云”，在提供海量存儲空間的同時，可以進行檔案信息資源的處理，以更短的時間、更低的成本實現海量檔案信息資源的數據處理，從而大大提高管理效率，降低運營成本，增強數據的安全性，有助于促進檔案資源的開發利用。

三、民辦高校智慧檔案館建設中存在的問題及原因

（一）缺乏整體建設規劃

許多民辦高校沒有意識到檔案的重要性，在發展過程中，受到多方因素的影響，忽視對智慧檔案館的建設。在檔案管理方面的基礎較為薄弱，缺乏現代化、信息化的管理理念和技術手段。當前，關于高校智慧檔案館的制度尚不全面，在建設內容、技術標準及信息服務等方面仍缺乏綱領性的指導。相關主管部門在對民辦高校年檢的過程中，也沒有針對智慧檔案館提出相應要求。這不利于民辦高校建設智慧檔案館，直接導致了許多民辦高校智慧校園規劃中缺少智慧檔案館建設。

（二）物質條件不充分

民辦高校檔案管理機構的建設水平普遍不高， 許多民辦高校選擇建立檔案室而非檔案館，更不會 考慮建設智慧檔案館。究其原因，建設智慧檔案館 需要干萬級的資金，用于購買軟、硬件設備、系統 等基礎設施建設。高校智慧校園規劃內的智慧檔 案館建設，前期投入高，回報周期長。民辦高校經 費相比公辦高校，來源單一，主要是學費收入和自 籌資金，往往難以滿足智慧檔案館的投入要求。出 于效益考慮，資金不足是制約智慧校園背景下民辦 高校智慧檔案館建設的重要因素。

（三）檔案管理人員配備不足

在很多民辦高校中，檔案館作為教學輔助部門，很少受到學校的關注，因此，檔案人員通常配備不足，專業素養不高，更缺少具有專業檔案知識技能的人才。檔案管理工作仍停留在傳統的檔案資料整理、歸檔、裝訂及轉遞等舊狀態，缺乏檔案工作的創新意識，對智慧檔案館認識不足。隨著民辦高校辦學水平不斷提高，對檔案資源也提出了更高的要求。檔案材料形式從以前的紙質版到現在多以圖片、視頻、音頻等載體，這就要求檔案工作人員專業能力要與時俱進。民辦高校專業檔案管理人員不足、管理理念的落后，工作人員的專業技能和綜合素質難以適應智慧檔案館需求，從而影響建設工作。

（四）檔案安全存在隱患

智慧檔案館的建設雖然提高了檔案管理的效率和便捷性，但也帶來了新的安全隱患。民辦高校檔案工作，因為其服務對象的特殊性，存儲著大量的個人信息，這些信息一旦泄露，會對師生個人的安全造成威脅。因此，在智慧檔案館建設過程中，信息安全是首要考慮的因素。智慧檔案館所使用的物聯網、大數據和云計算等技術會帶來潛在的信息安全問題。數據在傳輸或儲存的過程中，容易出現數據泄露的風險。例如，物聯網設備在傳輸檔案信息時，若加密技術不夠先進，則可能發生數據被篡改的情況；智慧檔案館的大數據系統被攻破，會導致大量敏感信息泄露。

四、民辦高校智慧檔案館建設路徑

（一）加強頂層設計，納入智慧校園協同發展

民辦高校應加強頂層設計理念，樹立前瞻意識和戰略意識，充分利用發展環境，使其智慧檔案館建設得到社會及政策的支持。在進行學校總體規劃時，將智慧檔案館建設納入信息化校園范圍，立足于智慧校園建設背景，全面梳理分析，科學合理規劃設計智慧檔案館。進而，在制定智慧校園規劃時，應充分考慮智慧檔案館，并與智慧校園中其他業務部門同步推進建設。因為智慧檔案館的建設不僅可以推動檔案智慧化管理，還可以與智慧校園中其他系統進行數據對接共享，有效打破了“數據孤島”，促進校內各部門間的協同合作，使教學、科研、行政管理等方面的工作更加高效化。智慧檔案館是檔案管理工作的發展趨勢，民辦高校智慧檔案館更是實現智慧校園建設的信息保障，因此，民辦高校應想方設法將智慧檔案館融入智慧校園的整體發展建設中，做好頂層設計的構思和規劃。

（二）整合現有資源，加強設施設備智能化建設

智慧檔案館建設可以充分利用智慧校園內部的建設資源，例如校園網、處理器、存儲空間等等，整合學校已有的資源，在現有基礎設備的基礎上，加強設備的智能化，除了相關硬件設施以外，搭建智慧檔案管理系統，智能自控系統以及信息共享平臺等。智慧校園建設需求資金大，因此，在建設過程中，理清建設的優先級，逐步分批分級建設，如果沒有基礎硬件設施的保障，軟件系統平臺無法發揮智慧化水平。此外，在學校官網中，增設關于檔案館的子網站，利用檔案服務軟件，建立個性化的檢索工具，高效服務師生。建立智慧檔案館相關的管理制度，同時對以前的紙質檔案，進行數字化處理，對新增檔案以電子化方式進行存儲及管理。

（三）引進復合型人才，做好檔案隊伍建設

長期以來，不少民辦高校不重視檔案工作，導致檔案館處于邊緣位置，很多工作人員都不是檔案專業出身。但隨著信息技術的發展，智慧檔案館的運行離不開既會信息技術又精通檔案專業知識的復合型人才。因此，民辦高校應該配備復合型人才，提高人員招聘要求，同時重視人才隊伍的建設，做好培訓交流及職稱評聘的工作，不斷提高檔案人員的專業水平和能力素養。堅決避免引進了先進設備，構建了數據庫，建立了智慧檔案館，但沒有實際運用起來，也沒有發揮其輔助育人功能。通過隊伍建設，進一步提高檔案使用效率，提高服務質量，對于檔案資源，采取“應歸盡歸、應收盡收”的原則，為民辦高校整體數智化建設奠定基礎。

（四）規劃先行，加強檔案信息安全

檔案信息安全是智慧檔案館中重要的一環，在檔案智慧化帶來便捷高效服務的同時，充分考慮到防止信息泄露或系統被篡改的措施。在智慧檔案館建設初期，就要設計多層次多方面的安全防護措施，比如，物理安全、網絡安全、系統安全等。同時，采取加密技術對數據進行加密，確保數據信息的安全性，在系統中建立權限機制，定期對檔案數據信息進行備份。此外，還要增強檔案工作人員的安全意識和保密意識。

（五）豐富檔案資源，加大檔案資源開發力度

建設智慧檔案館困難重重，民辦高校尤為不易，因此，更要充分挖掘發揮智慧檔案館的價值，加大檔案信息資源的開發力度。一方面，民辦高校可以擴大檔案范圍，逐步建設覆蓋教、學、研、史、管、評估等各環節的檔案體系，對信息化時代下的新載體檔案，如視頻、音頻、社交媒體等文件進行有意識的收集，不斷豐富檔案館的檔案內容；另一方面，打造屬于高校自己的特色檔案，建立學校重大活動、重大工程、名人名事等特色專題檔案，實現校史館和檔案館的合二為一，充分發揮智慧檔案館的育人功能。

參考文獻：

[1]邵婧，王旭州，趙嘉文.高校智慧檔案館概念解析及建設保障[J].蘭臺內外，2022（14）：58-60.

[2]杜勇.智慧校園引領下的高校智慧檔案建設路徑[J].檔案天地，2021（01）：28-30.

（作者單位：寧夏大學新華學院）