人工智能在學(xué)校檔案信息化管理中的有效應(yīng)用

0 引言

檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，不僅承載著學(xué)校歷史與文化的積淀，而且為學(xué)校的教學(xué)、科研及行政管理提供了重要的信息支持。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等先進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足學(xué)校日益增長的信息管理需求。傳統(tǒng)檔案管理模式過于依賴紙質(zhì)文檔，存在存儲空間大、檢索效率不高、信息共享不便等問題，難以滿足現(xiàn)代學(xué)校快速發(fā)展的需求。相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，截至2020年底，人工智能領(lǐng)域的投資規(guī)模已突破1000億美元大關(guān)，年投資增速超 20% ，我國在人工智能領(lǐng)域的投資達(dá)100億元規(guī)模，增長幅度達(dá) 50% 。在這一背景下，學(xué)校在檔案管理中有效運用人工智能技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、自動化和智能化處理，從而大幅提升檔案管理質(zhì)量。

1人工智能在學(xué)校檔案信息化管理中的應(yīng)用價值

1.1有利于提升檔案管理的智能化水平

人工智能技術(shù)的應(yīng)用為學(xué)校檔案管理帶來了革命性的變化，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理向數(shù)字化、智能化管理的轉(zhuǎn)型。學(xué)校通過引人光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，可以高效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，提高了檔案信息的錄人效率。自然語言處理（NLP）技術(shù)的應(yīng)用使檔案內(nèi)容的自動分類與檢索成為可能，檔案管理人員借助該技術(shù)，通過搜索其中的關(guān)鍵詞即可迅速定位所需信息。這種轉(zhuǎn)變不僅提升了檔案管理的工作效率，而且降低了人為失誤的風(fēng)險[1。更重要的是，學(xué)校在智能化系統(tǒng)的輔助下能夠進(jìn)行檔案價值的智能鑒定與評估，通過機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，自動分析檔案的內(nèi)容、來源及時間等因素，科學(xué)評估檔案的價值，從而為檔案的保管期限和利用方式提供更為合理的建議。

1.2有利于拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域

在人工智能時代，學(xué)校檔案信息化管理借助人工智能技術(shù)提供了更加多元化的服務(wù)。智能問答系統(tǒng)的開發(fā)，使用戶能夠通過自然語言與系統(tǒng)進(jìn)行交互，快速獲取所需的檔案信息。該系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的問題，自動檢索并返回相關(guān)檔案內(nèi)容，極大地提升了用戶的查詢體驗。此外，通過構(gòu)建個性化推薦模型，該系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的查詢歷史和興趣偏好，主動推送相關(guān)的檔案信息，為用戶提供更加個性化的服務(wù)。這種服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，不僅提高了檔案的利用率，而且增強了用戶的滿意度。結(jié)合大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，學(xué)校能夠深入挖掘檔案中的潛在價值，通過對檔案內(nèi)容的全面分析和關(guān)聯(lián)分析，可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的歷史規(guī)律、教學(xué)科研成果的演變趨勢等有價值的信息，為學(xué)校的教學(xué)、科研及行政管理提供更加精準(zhǔn)的信息支持[2]

1.3有助于實現(xiàn)檔案信息共享

在人工智能技術(shù)的支持下，學(xué)校檔案信息化管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的封閉性，實現(xiàn)了檔案信息的跨部門、跨校際共享。借助人工智能技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館，學(xué)校可以將各類檔案數(shù)字化，并集中存儲于云端服務(wù)器，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和遠(yuǎn)程訪問，促使學(xué)校內(nèi)部各部門之間可以便捷地共享檔案信息，并且與其他學(xué)校建立信息共享機(jī)制，促進(jìn)教育資源的優(yōu)化配置與利用。同時，人工智能時代下，學(xué)校開發(fā)檔案信息共享平臺，可以進(jìn)一步拓展檔案信息的傳播范圍。該共享平臺可以集成多種交互方式，如在線查詢、下載、評論等，用戶能夠隨時隨地訪問和利用檔案信息。這種開放式的服務(wù)模式，不僅提升了檔案信息的可及性和影響力，而且促進(jìn)了學(xué)術(shù)交流與合作，提升了學(xué)校的整體辦學(xué)水平。

2 學(xué)校檔案信息化管理中應(yīng)用人工智能面臨的挑戰(zhàn)

2.1管理制度不夠完善

當(dāng)前，一些學(xué)校檔案信息化管理在應(yīng)用人工智能的過程中，面臨管理制度不完善的挑戰(zhàn)。部分學(xué)校并未針對人工智能的應(yīng)用更新和完善檔案信息化管理制度，在實際檔案管理過程中，一些管理人員應(yīng)用人工智能時操作不夠規(guī)范。在實際操作中，部分學(xué)校容易出現(xiàn)多頭管理、責(zé)任不清的情況，使檔案信息化管理工作難以高效地應(yīng)用人工智能[3]。

2.2管理流程不夠規(guī)范

部分學(xué)校檔案信息化管理在應(yīng)用人工智能時，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范指導(dǎo)，實際運用流程呈現(xiàn)較大的隨意性，主要體現(xiàn)在檔案信息的采集、整理、分類、存儲等關(guān)鍵環(huán)節(jié)上。一方面，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同部門或個人在處理檔案信息時采用不同的方法，導(dǎo)致信息格式不一致、數(shù)據(jù)冗余等問題。另一方面，由于缺乏規(guī)范的操作流程，人工智能應(yīng)用不夠深人，難以保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況。

2.3檔案信息開放性不足

盡管人工智能技術(shù)為檔案信息的共享提供了可能，但當(dāng)前部分學(xué)校在檔案信息的開放性方面仍存在不足。其中，部分重要檔案由于涉及敏感信息或保密要求，未能及時公開共享，限制了檔案信息的利用價值。即使部分檔案信息已經(jīng)公開，但由于缺乏便捷的查詢渠道和友好的用戶界面，用戶難以快速準(zhǔn)確地獲取所需信息，影響了檔案服務(wù)的效率[4]。

2.4檔案信息安全問題

在檔案信息化管理過程中，信息安全問題是學(xué)校不容忽視的隱患。由于檔案信息涉及學(xué)校的核心機(jī)密和敏感數(shù)據(jù)，在應(yīng)用人工智能的過程中，一旦泄露將給學(xué)校帶來不可估量的損失。然而，當(dāng)前部分學(xué)校在信息安全保障方面存在一定不足。此外，部分學(xué)校未建立完善的防火墻系統(tǒng)和入侵檢測系統(tǒng)，難以有效抵御外部惡意攻擊，在一定程度上制約了檔案信息化管理的深層次發(fā)展。

3 人工智能在學(xué)校檔案信息化管理中的有效應(yīng)用策略

3.1完善檔案管理制度

在人工智能時代，學(xué)校在開展檔案信息化管理時，為了強化人工智能的應(yīng)用，需要依據(jù)《檔案法》更新相關(guān)規(guī)章制度，針對人工智能的應(yīng)用需要不斷優(yōu)化檔案管理制度體系，為檔案管理工作提供具體的標(biāo)準(zhǔn)，助推檔案信息化管理的順利開展。

首先，明確管理職責(zé)。在應(yīng)用人工智能過程中，學(xué)校應(yīng)成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或委員會，明確各成員的管理職責(zé)，確保檔案管理工作的高效開展。同時，學(xué)校應(yīng)針對人工智能細(xì)化檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、分類、存儲、檢索、利用和銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保每一步都有明確的操作指南和責(zé)任歸屬。其次，建立流程規(guī)范。學(xué)校應(yīng)結(jié)合人工智能技術(shù)的應(yīng)用特點，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的采集、整理、分類和存儲等過程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。比如，在檔案數(shù)字化過程中，為了強化人工智能的應(yīng)用，學(xué)校可以規(guī)定統(tǒng)一的文件格式、命名規(guī)則和存儲路徑，便于后續(xù)的檢索和利用。再次，強化監(jiān)督機(jī)制。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全的監(jiān)督機(jī)制，針對人工智能在檔案管理工作中的運用情況進(jìn)行定期檢查，促使各項管理制度得到有效執(zhí)行[5]。例如，利用人工智能技術(shù)開發(fā)智能監(jiān)控系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題并糾正不規(guī)范操作。最后，實施考核機(jī)制。學(xué)校應(yīng)將人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用情況納人學(xué)校績效考核體系，對檔案管理人員的實際工作表現(xiàn)進(jìn)行定期評估，激勵他們積極履行職責(zé)，提升檔案管理水平。同時，學(xué)校可以設(shè)立獎懲機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員給予獎勵，對違反管理制度的人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。

3.2規(guī)范檔案管理流程

人工智能時代下，為了強化人工智能的應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案管理流程的規(guī)范性，學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際管理需要，立足信息化建設(shè)方向，制定統(tǒng)一的管理規(guī)范。

其一，制定統(tǒng)一的管理流程和操作規(guī)范。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身實際情況，結(jié)合人工智能技術(shù)特點，制定一套統(tǒng)一且詳細(xì)的管理流程和操作規(guī)范。這些規(guī)范應(yīng)涵蓋檔案信息的全生命周期管理，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)定明確的標(biāo)準(zhǔn)和操作步驟，確保檔案信息的處理過程有章可循、有據(jù)可依。其二，實施標(biāo)準(zhǔn)化管理。在檔案信息的采集環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)明確規(guī)定檔案材料的收集范圍、方式和時間節(jié)點，確保檔案信息的全面性和時效性。在整理環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)借助人工智能對檔案材料進(jìn)行排序、修補、裝訂等處理，保障檔案的完整性和美觀性。在分類環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)依據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，借助人工智能進(jìn)行合理分類，便于后續(xù)的檢索和利用。在存儲環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)利用人工智能技術(shù)建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和備份，提高檔案的安全性和可訪問性。其三，強化過程控制。學(xué)校應(yīng)引入工作流引擎等流程管理工具，對檔案管理流程進(jìn)行自動化控制，通過設(shè)定觸發(fā)條件、任務(wù)分配和監(jiān)控機(jī)制，確保每個流程環(huán)節(jié)都能按時按質(zhì)完成。此外，學(xué)校應(yīng)當(dāng)利用人工智能技術(shù)實時監(jiān)控流程執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，避免流程中斷或延誤。

3.3搭建資源共享平臺

為了有效應(yīng)用人工智能，促進(jìn)檔案信息的廣泛共享與利用，學(xué)校應(yīng)當(dāng)著手搭建集數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化于一體的數(shù)字檔案館以及與之配套的檔案信息共享平臺。這一平臺的構(gòu)建需要基于云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過深度整合校內(nèi)各院系、部門以及校外相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案信息資源，打破傳統(tǒng)檔案管理中的信息孤島現(xiàn)象，實現(xiàn)跨部門、跨校際乃至更廣泛范圍內(nèi)的檔案資源共享。

首先，學(xué)校須應(yīng)用人工智能技術(shù)對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用高分辨率掃描、OCR文字識別等技術(shù)，確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性和可讀性。同時，建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和分類體系，便于統(tǒng)一管理和檢索不同來源、格式的檔案信息。為了增強平臺的開放性和兼容性，學(xué)校應(yīng)支持多種數(shù)據(jù)導(dǎo)人與輸出接口，便于與其他信息系統(tǒng)無縫對接。其次，在優(yōu)化查詢渠道和用戶界面設(shè)計方面，學(xué)校需要注重用戶體驗，設(shè)計簡潔明了、操作便捷的查詢界面，支持關(guān)鍵詞搜索、高級篩選等多種查詢方式，滿足不同用戶群體的需求。此外，學(xué)校可引入智能推薦系統(tǒng)，根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好，自動推送相關(guān)檔案資源，不斷提升查詢效率。最后，為了充分挖掘檔案中的潛在價值，該平臺應(yīng)集成大數(shù)據(jù)分析功能，對海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和智能分析，反映出數(shù)據(jù)背后的規(guī)律、趨勢和關(guān)聯(lián)，為學(xué)校的教學(xué)評估、科研選題、政策制定及行政管理等提供科學(xué)依據(jù)。例如，InCodiceRatio項目采用人工智能光學(xué)字符識別技術(shù)，對梵蒂岡機(jī)密檔案進(jìn)行處理，通過不斷地優(yōu)化，該系統(tǒng)成功識別了超過1.8萬頁的檔案，且識別準(zhǔn)確率高達(dá) 96% ，為相關(guān)科研提供了寶貴的資料。

3.4加強智能安全管理

針對人工智能時代的檔案信息安全問題，學(xué)校應(yīng)采取有效措施，發(fā)揮人工智能的作用，加強智能安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。具體而言，學(xué)校可從技術(shù)、身份驗證、管理和應(yīng)急響應(yīng)四個方面著手，構(gòu)建全方位、多層次的智能安全管理體系。

其一，在技術(shù)層面，學(xué)校應(yīng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)和防火墻系統(tǒng)，對存儲和傳輸中的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)。通過實施端到端加密技術(shù)，確保檔案信息在傳輸過程中不被竊取或篡改。同時，學(xué)校應(yīng)當(dāng)配置高性能防火墻，實時監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問和惡意攻擊。此外，學(xué)校可以利用入侵檢測系統(tǒng)和入侵防御系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)并阻斷潛在的安全威脅，為檔案信息筑起堅實的防線[。其二，在身份驗證方面，學(xué)校應(yīng)引人生物識別、虹膜識別等先進(jìn)技術(shù)，提升系統(tǒng)的安全性。生物識別技術(shù)具有高度的唯一性和不可復(fù)制性，可以為檔案信息系統(tǒng)提供更為可靠的訪問控制手段。學(xué)校可以通過結(jié)合這些技術(shù)與傳統(tǒng)的用戶名密碼驗證方式，形成多因素認(rèn)證機(jī)制，有效防止未授權(quán)訪問的發(fā)生。其三，在管理層面，學(xué)校應(yīng)加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)。例如，學(xué)校應(yīng)針對人工智能與智能安全等內(nèi)容，定期組織安全知識講座、案例分析會等活動，提高管理人員的安全意識和防范能力。其四，針對人工智能的安全問題，學(xué)校應(yīng)建立完善的安全應(yīng)急預(yù)案，針對可能發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)安全事件，制定詳細(xì)的應(yīng)對流程和處置措施，確保在事件發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)、有效控制并降低損失。具體來說，該應(yīng)急預(yù)案主要包括緊急聯(lián)絡(luò)機(jī)制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)策略、系統(tǒng)重建方案等內(nèi)容，為檔案信息安全提供全面保障。

4結(jié)束語

綜上所述，在人工智能時代下，學(xué)校應(yīng)用人工智能開展檔案信息化管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在實際管理過程中，學(xué)校可以通過完善管理制度、規(guī)范管理流程、搭建資源共享平臺及加強智能安全管理等，有效應(yīng)用人工智能，切實提升學(xué)校檔案管理的高效性。

主要參考文獻(xiàn)

[1］付偉.大數(shù)據(jù)時代教育系統(tǒng)檔案信息化管理優(yōu)化策略［J]蘭臺內(nèi)外，2023（27）：34-36.

[2」溫爽.人工智能背景下衛(wèi)生檔案管理的路徑選擇［J」.黑龍江檔案，2023（3）：124-126.

［3]陳莉.檔案信息化管理現(xiàn)狀與對策思考［J].蘭臺內(nèi)外，2022（31）： 58-60.

[4]高玉梅.基于大數(shù)據(jù)、云技術(shù)、人工智能等新技術(shù)發(fā)展的檔案信息技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新[J].陜西檔案，2021（6）：31-33.

［5]江柔蓄.人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用［J].數(shù)字通信世界，2021（9）：180-181.

[6]高華.試論人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2021（20）：165-166.