Z高校集中結算平臺全面電子化支付模式探討

0 引言

隨著數字化、信息化技術的發展，在高校財務部門推行電子化集中結算系統，可以優化審批流程、減少審核失誤、提升報賬業務效率、節約文件資源、實現無紙化辦公，是高校財務事業發展的必然趨勢[1-3]。對于大部分高校來說，為保留傳統，多采用線上線下相結合的方式使電子化集中結算能夠逐漸過渡。在這一背景下，紙質集中結算單據處理效率低下、文件數量多、審批確認流程冗雜、事后審核重復作業次數多等問題的存在[4-5]，導致集中結算的線上線下過程無法有機融合，嚴重制約著高校財務工作效率的提高[。本文通過分析現有電子化集中結算平臺支付規則，提出一套基于全線上審批的高校集中結算平臺全面電子化支付模式，對現有財務支付模式進行優化。

1單位背景

Z高校是一所綜合性大學，目前已有19個學科領域進入ESI世界前 1% 。近十年來，科研經費不斷增加，現在已超過100億元科研經費。

目前，該校擁有“三校區五校園”，針對學校規模不斷壯大、科研經費不斷提高、財務事務日益復雜的狀況，Z高校財務主要職責有以下三點： ① 根據國家法律法規，對各項校內財經財會制度進行制定、完善，為安全及合理的財務運作提供制度保障； ② 對學校所屬單位的各項經濟行為進行管理，確保監督合理、價值可依、權屬清晰、資產明確、財務日常工作順暢; ③ 通過對學校經濟活動內部控制體系進行建設及完善，規范學校內部經濟秩序，實現財務風險防范，為學校資金合法、合理、安全及有效使用提供保障[7]。

其中，規范性的財務支付關系到經費安全合理使用、教學科研事業順利開展、學校高質量發展及對外良好形象的建立，是該高校日常事務的重點內容。

傳統的財務支付方式是線下打印紙質結算單，并提交給各個部門逐一審核，最后再進行結算。對于多校區、多校園的高校來講，這種方式會導致單據需要跨距離進行多層審核，中間環節出現差錯或者需要修正則需要重復投單，容易導致財務支付流程煩瑣、接單效率低下、紙質文件浪費等問題。

在會計信息化發展的背景下，將各個校區和校園的財務進行集中結算，有利于解決多校區、多校園財務結算統一性問題，同時方便將財務工作與學校其他業務融合，提升財務審核效率。

在報賬方式上，集中結算平臺一般采用線上和線下兩種繳款單據方式，收款生成集中結算單，線下交單至財務部門進行審核。相比傳統的非集中結算方式，這種方法既可以促進業財融合、提升結算效率，也可以在一定程度上節省紙質單據。

2關于線上線下融合的集中結算系統支付方案討論

2.1Z高校線上線下融合的集中結算系統財務支付基本流程

為保留線下報賬模式，當前Z高校集中結算采用線上線下相融合的方式。其中，校內經費轉賬需要在Z高校的集中結算系統上進行填報，操作流程按支付方式的不同，分為交款方支付及收款方發起結算兩種。其中，交款方支付根據用戶線上或者線下選擇不同，又劃分為網上審批、支付確認單兩種方式。線上線下相融合的集中結算系統支付流程如圖1所示。

集中結算系統支付流程是否收款方自主No 收款？ Yes交款方支付 收款方發起結算No 是否支付確認 打印集中結算單單支付？ ↓ ③收款方自主收款流程交款方 ↓ Yes 收款方簽字、 蓋章①網上審批流程 經辦人上傳 網上支付 ②支付確認單流程 交款方支付確認單支付 紙質結算單和相關 附件交財務處相關附件 經辦人上傳相關附件項目負責人 打印支付確認單 是否需要大額網上審批 和附件 審批？中 T Yes No是否需要分管 項目負責人簽字 紙質結算單交科No 校領導審批？ 長、處長審批Yes 是否需要分管 1打印紙質附件交 校領導審批？ 財務審核分管校領導審批 No Yes 生成憑證打印紙質附件交分管校領導審批 END附件交給收款方 支付確認單和相關附件交給收款方

（1）網上審批支付結算操作流程。首先，交款方經辦人打開集中結算系統，在對應的業務模塊按要求進行填寫，如有要求上傳附件，需下載并填寫附件信息后進行上傳，支付方式需選擇“網上審批”；其次，交款方項目負責人需打開集中結算系統，在“網上審批”列表里面進行審批；再次，收款方在集中結算系統進行批量結算，打印集中結算單和相關的附件，核對集中結算單明細與附件信息一一對應，準確無誤后，進行簽字，蓋章；最后，把集中結算單和相關附件當面交至財務結算部門。

（2）支付確認單結算操作流程。第一，交款方經辦人打開集中結算系統，在對應的業務模塊按要求進行填寫，如有要求上傳附件，需下載并填寫附件信息后進行上傳，支付方式需選擇“支付確認單”。提交后，需打印支付確認單和相關附件信息。第二，支付確認單需交款方項目負責人進行簽名。第三，把支付確認單和相關附件交至收款方財務。第四，收款方在集中結算系統進行批量結算，打印集中結算單。核對集中結算單明細內容與支付確認單、附件信息一一對應，準確無誤后，進行簽字、蓋章。第五，把集中結算單和相關附件當面交至財務結算部門。

（3）收款方自主收款流程。該流程一般僅限于水電費、電話費、網費、房產資源使用費、場地管理費等公用性支出。首先，收款方在集中結算系統中直接發起結算，打印集中結算單。與收費清單信息一一對應，準確無誤后，進行簽字、蓋章。其次，把集中結算單和相關附件當面交至財務結算部門。

2.2線上線下融合的財務支付流程相關問題

上述集中結算系統支付流程雖然充分地考慮了線上線下融合的支付形式，能有效地保留線下支付的傳統，但在實際操作中存在如下問題。（1）依然使用紙質集中結算單據，需要人工投遞，效率低。（2）采用線下支付確認單方式時，需交款方簽名后，收款方做結算單再簽名蓋章，再人工前往財務部門交單，過程冗雜，一旦涉及各部門工作步驟不一致，報賬進度會嚴重受阻。（3）集中結算支付流程復雜、冗長，導致支付效率低。（4）事后審核監督，無法針對不合理、不規范業務事前提醒，容易造成事后重復工作，影響報賬效率。（5）過程存在較大量的紙質單據，容易造成紙張浪費，污染環境。

3基于全面電子化的集中結算支付方案、實踐效果及運行保障措施

3.1基于全線上審批的集中結算系統財務支付流程

針對線上線下相融合的集中結算系統支付方案所呈現的問題，采用全面電子化的方式對集中結算系統財務支付流程進行優化，其流程如圖2所示。

與線上線下融合的財務支付流程不同，本方案的優化內容如下。

（1）取消支付確認單結算操作流程。

（2）網上審批結算流程改為網上電子支付結算流程。首先，交款方經辦人打開集中結算系統，在對應的集中結算業務模塊按要求進行填寫，按要求上傳附件，生成支付確認單。其次，交款方項目負責人需打開集中結算系統，在“網上審批”列表里面進行審批，支付確認單上出現項目負責人的電子簽名。若需分管校領導審批，則流轉至分管校領導網上審批頁面進行電子簽名。最后，收款方在集中結算系統進行批量結算，補充上傳相關附件，核對集中結算單明細與附件信息一一對應，準確無誤后，進行電子簽名，網上提交集中結算單。

（3）收款方自主收款結算流程也進行了相應的更改。收款方在集中結算系統中直接發起電子結算，上傳相關附件，信息核對準確無誤后，進行電子簽名，網上提交集中結算單。

3.2優化集中結算系統財務支付流程后實踐情況

通過對集中結算系統財務支付方案進行優化，Z高校財務人員利用一個月的時間面向全校推行優化方案試行計劃，并與前一年同期集中結算過程的財務處理速度、支付單據月處理量、報賬人員咨詢數量進行對比，相關信息變化情況如表1所示。

注：財務處理速度以每單業務從單據提交到結算（支付）完成時間的平均值（天）計。

根據表1可知方案優化前后的情況分析如下。

（1）Z高校平均每天財務單據處理量有明顯的提高，這與全面線上系統可以縮短各部門之間流通的時間、避免實際工作節奏不協調、提高審批文件查找及翻閱速度等特性相關。利用全面線上辦公推進了業財融合深度，從而使財務單據處理效率進一步提高。

（2）支付單據平均月處理量也有明顯的提高，一方面是全面線上系統使單據處理效率提高，另一方面各部門線上深度融合、電子簽名的方式使審批環節得到了大力的簡化，有效地解決了各部門領導或者負責人不在場無法當面簽字的問題，從而極大地提高了單據支付進度。

（3）報賬人員咨詢量的減少，說明了優化后的集中結算方案在業務處理上，能夠充分地考慮報賬人員的實際需求，從流程的優化、程序的簡化、操作方式的人性化等方面為報賬人員提供了更為便捷的服務方式，同時，報賬人員對優化業務流程理解程度有所加深，對財務系統的認可和信任程度呈現較大的改善。

（4）全面線上審批模式的推行，還可以大幅度地縮減報銷過程中的紙質文件量，在保障業務效率提升的同時實現了辦公資源的節約，符合綠色辦公、節能減排的要求。

3.3集中結算系統成功運行的保障措施

上述實踐表明，試行優化集中結算系統財務支付流程，在一定程度上提高了財務處理效率，提升了高校財務系統服務水平，并合理地實現了綠色辦公的工作機制。為了確保該方案能夠長期順利執行，本文提出了如下保障措施。

（1）打通“信息孤島封鎖”，實現數據共享。通過強化多部門線上審批機制，將高校各個部門的審批流程進行信息化改革，并進一步建立綜合性的線上信息溝通渠道，實現全線上審批。

（2）進一步提升會計信息化、智能化水平。全線上審批的集中結算平臺需要會計信息化、智能化技術的支持，緊跟智能化技術發展，不斷優化結算系統功能函數，更新會計信息化軟件，是推進集中結算系統高效率運行的必要措施。

（3）大力推行線上統一采購建設。統一線上采購平臺建設，一方面可以確保采購過程廉潔、公平、公正；另一方面線上采購平臺的應用有利于集中結算平臺系統與供應商之間實現全線上無縫連接，是支付效率進一步提升的有效方案。

（4）完善全線上審批的集中結算制度。平臺、軟件及外部資源需要依靠合理的流程才能實現資源的優化組合，因此應根據上述各模塊的特點及操作規程，完善現有集中結算制度，確保財務執行效果。

（5）推行人性化的工作方案。考慮高校師生對全面線上集中結算系統的適應性，設計合理的線上線下相結合的財務報賬過渡規則，再逐漸弱化線下機制，可以有效減少師生對新事物的抵觸心理，是消除高校行政人員與師生之間誤解的合理機制。

（6）加大系統資金投人力度，保障系統開發順利實施。智能化軟件的設計、資源服務器的完善、系統過程調試與更新等工作，都需要大量的資金投入，這是實現線上審批的必要前提。

4 結束語

高校財務集中結算系統的工作效率直接影響高校各項事業的發展。本文對Z高校財務集中結算系統支付方案進行了討論，并對各個流程進行了分析，提出了基于全線上審批的集中結算平臺全面電子化支付模式，在簡化支付流程的同時，對各種支付流程進行了優化，并通過對比實踐，從財務處理速度、支付單據平均月處理量、報賬人員投訴量、紙質文件量等方面進行比較，說明本方案能夠有效地將財務和各業務部門進行融合，提升財務處理效率，提高報賬服務效果，減少報賬資源浪費，并根據當前系統提出了相應的保障措施，以推進高校事業發展。針對目前Z高校財務集中結算系統存在的問題，筆者提出了優化方案可為后續集中結算系統的完善提供一定的借鑒，其中關于集中結算規章的定制與人性化、智能化的系統處理方案將是筆者在后期重點研究的內容。

主要參考文獻

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