基于PDCA理論的高職院校檔案管理探討

高等職業院校作為高等教育體系的關鍵環節，主要職責在于培育具備高技能與高素質的專門人才。在日常運作及長遠發展中，積累了豐富的檔案資料，涉及教育、研究、學生事務管理及校企合作等多個方面。這些檔案不僅見證了機構的歷史，凝聚了過往的經驗，而且是驅動未來發展的重要信息資源。當前，某些高等職業院校在檔案管理方面遭遇多重挑戰，包括流程操作缺乏標準、數字化水平不足、檔案應用效率低下以及員工專業能力參差不齊等問題，這阻礙了其適應新時期教育與學院治理的需要。PDCA理論作為一種廣泛應用于質量管理的成熟方法，其核心架構包括計劃（Plan）、實施（Do）、評估（Check）與改進（Act）四個連續環節，形成閉環過程，旨在實現持續優化與進步。將之導入高等職業院校檔案管理系統內，或能突破現有管理困境，開辟優化檔案管理流程、提高管理效率及發掘檔案潛在價值的新途徑，從而支撐高等職業院校在競爭激烈的教育環境中實現高質量發展。

一、PDCA（計劃、執行、檢查、行動）理論的核心內涵與研究背景

（一）核心內涵

PDCA核心內涵在于持續改進與系統化管理，其強調通過不斷循環迭代的過程來提升效率與質量。具體而言，該理論首先要求制定明確的目標與計劃（Plan），接著執行這些計劃（Do），隨后對執行的結果進行詳細檢查（Check），最后根據檢查結果采取必要的行動（Act），以確保目標達成并持續優化。在高職院校檔案管理中，PDCA理論的應用具有顯著的適用性和價值。首先，通過PDCA循環，高職院校能夠系統地規劃檔案管理策略，確保資源的有效配置與利用。執行階段則聚焦于日常檔案的收集、整理、存儲等操作，確保檔案的完整性和可訪問性。檢查環節則涉及對檔案管理流程的監督與評估，識別存在的問題與不足，如數據一致性、權限管理等。最后的行動階段則基于檢查結果，實施改進措施，例如引入新技術提高檢索效率，加強員工培訓提升專業技能，或優化管理制度以增強檔案安全防護能力。PDCA理論為高職院校檔案管理提供了一套科學、系統的管理框架，有助于提升檔案管理的效率與質量，促進教育信息資源的有效利用，支持教學、科研及管理活動的順利開展。

其次，在執行（D）階段，關鍵在于確保所有檔案管理規定與程序得到有效實施。檔案管理人員執行標準流程，進行檔案分類、編號及錄入，同步推動檔案數字化進程與優化服務窗口，確保日常檔案管理高效運行，將戰略規劃具體化為實際操作。此外，檢查（C）階段相當于一次“健康檢查”，運用定期自我審查、內部審計與外部評價等多種手段，對檔案管理流程進行全方位“檢測”。此舉旨在識別問題，如檔案歸檔延遲、信息錄入失誤及存儲條件的潛在風險，從而為后續優化措施提供具體參考依據。處理（A）階段是推進檔案管理系統升級的關鍵步驟。針對識別的問題，深入分析其本質原因，隨后設計并實施糾正措施，并確保其有效執行。

（二）研究背景

教學改革是高職院校提升教育質量和培養應用型人才的關鍵途徑。基建檔案管理在教學改革中扮演著重要角色，既為教學設施的優化、資源配置、安全管理等提供支持，又有助于提升教學質量、促進教育信息化和教學管理創新。基建檔案詳細記錄著學校基礎設施的建設、使用和維護情況，收錄了教學資源使用的詳細信息，特別是教學設備的生命周期、安全檢查記錄、維修保養記錄等可為教學設施的優化升級、保障教學安全、實施教學改革和推動教學創新提供重要的參考依據。

茂名職業技術學院水東灣新城校區工程規劃占地1139畝，總建筑面積427449.86平方米，采用滾動建設、滾動發展的方式推進整個項目的建設。其中，一期工程建筑面積14.3萬平方米，包括教學樓、宿舍樓、飯堂、運動場、圖書館、體育活動中心、市政和污水處理站工程施工、學術活動交流中心等配套設施；二期工程建筑面積15.45萬平方米，包括學生宿舍、綜合樓及配套市政工程等。與新校區龐大的建設工程相伴而生的是大量的基建檔案資料，但城建檔案存檔材料的管理不盡如人意，給查找、借閱和利用帶來了極大的不便。如何更好地應對新校區建設，破解基建檔案管理與利用的難題，是一個值得深思的問題。本研究正是為了破解以上難題。

二、基于PDCA（計劃、執行、檢查、行動）理論的高職院校檔案管理實施流程

（一）計劃（P）階段

1.調研檔案管理現狀并分析需求

組建包含檔案管理人員、由教師代表、行政人員與學生代表組成的調研小組，通過問卷調查、訪談與現場考察等手段，對教育機構檔案管理體系的當前組織結構、運作流程、人力資源分配和技術實施狀態進行全面評估，并歸納了當前面臨的挑戰。廣泛搜集教育工作者與學生的檔案使用需求，涵蓋教學檔案的查閱便利性和科研檔案的支持深度，以形成精確的規劃。

2.設定明確的檔案管理目標

基于調研成果，針對教育機構的戰略規劃，明確檔案管理的近期及遠期目標。短期目標集中于解決關鍵問題，旨在六個月內將檔案歸檔準確性提升至 90% 。長遠規劃則著眼于系統性改進，目標是在三年時間內構建智慧檔案管理系統，以實現檔案服務的一站式、智能化操作，全面支持教育機構的教學、科研活動及管理決策制定。

3.制訂詳盡的工作計劃并籌備所需資源

針對目標，制定詳細的任務清單，具體包括檔案的收集、整理及數字化等專項活動。此清單需明確每個階段的任務責任人，設定時間節點，并確立質量標準。為推進資源籌備工作，需同步執行多項關鍵步驟：申請檔案管理信息化建設項目資金，采購檔案存儲設施與數字化掃描工具，同時招募和培訓專業人員以支撐計劃的順利實施。此舉旨在確保資源全面到位，支持計劃順利推進。

（二）執行（D）階段

1.優化檔案管理流程并嚴格執行相關制度

根據國家檔案法律法規與行業規范，對教育機構的檔案管理手冊進行了修訂與完善，內容涉及檔案分類體系、歸檔范圍與保存期限指南、借閱與使用規定等關鍵要素，以確保檔案管理過程的每個環節均有明確遵循的規程。檔案管理人員需深入學習相關制度，借助模擬實踐與案例分析深化理解。應遵循規定流程，精心執行檔案的接收、整理、編目及上[i]架工作，確保檔案實體的有效管理和有序運作。

2.加快檔案信息化建設步伐

依據既定的信息化發展戰略，構建檔案管理系統，整合檔案錄入、查詢、借閱審批及數據分析等組件，以實現檔案信息的數字化保存與網絡化分發。專設人員負責檔案數字化處理，對紙質檔案、影像檔案及音視頻資料實施精細掃描與格式轉換，旨在逐步豐富數字檔案資源庫，以滿足遠程訪問需求。

3.加強檔案管理團隊的合作與培訓

構建檔案部門內的溝通協調體系，通過定期的工作會議，共享經驗與分析挑戰，以確保檔案的收集、保存及應用流程順暢無阻。為強化檔案管理人員的專業能力，制定定制化培訓計劃，分層次、分類別地組織培訓活動。此類活動包括但不限于邀請業內專家講授檔案法規、信息化應用及檔案編研等專題課程，以及選拔核心成員參與行業內的交流會議與研討會。此舉旨在全面提升團隊的專業[2技能，確保培訓成果得以有效實施與應用

（三）檢查（C）階段

1.建立多層次檔案管理監督機制

建立由學院管理層引領，集檔案學專家與校內審計監督人員于一體的專項檔案審核團隊，定期對該機構進行全方位審視。檔案管理機構指定專職質量監督員，執行日常操作抽查任務。此外，設立面向全體師生的檔案服務反饋機制，搜集用戶使用感受與評價，[3]構建內外協同、層級互動的全面監督體系。

2.細化檔案管理質量評估指標

構建檔案管理質量評估體系，綜合采用量化與定性方法，重點評估檔案的完整性（確保 95% 以上的檔案收集）、準確性（限制信息差錯率至 1% 以下）、及時性（限定歸檔周期不超過3個月），以及安全性和服務質量（包括檔案存儲環境的全面達標和信息系統無安全漏洞，師生滿意度達到85% ）。此體系旨在精確度量檔案管理工作績效。

3.深挖檔案管理問題本質

基于檢查數據及評估結果，通過采用魚骨圖與五問分析法等工具，深入剖析檔案管理問題的根本原因，涵蓋制度設計的不足、流程執行的瑕疵、人員操作的失誤以及技術應用的局限等方面。若檔案借閱逾期現象普遍，深入調查揭示原因在于借閱管理系統缺少到期通知機制以及未確立明確的懲戒制度，此問題需有針對性地尋求解決方案[4]。

（四）處理（A）階段

1.問題整改及優化措施的實施

針對識別的問題，逐項制訂改正計劃，具體包括糾正措施、責任人及完成時間表。為解決檔案數字化進程緩慢的問題，采取的措施包括加大設備投資、合理調度人力資源以延長工作時間、改良掃描工序流程等。此外，進行全面反思，審查相關程序，并據此修訂檔案信息化建設方案，以防止類似問題重演。

2.成功經驗總結并推廣標準化做法

匯總檔案管理各階段的成功經驗，包括特定專業教育檔案編纂與研究成效推動課程優化案例以及檔案數字化外包與有效監督策略，將其轉化為實用手冊、作業標準或政策細則，于全院范圍內普及應用，以促進整體效能的提升。

3.啟動PDCA循環以持續優化改進

在PDCA（計劃一執行一檢查一行動）周期中，未能完全解決的問題及新產生的需求被整合至下一階段的規劃中，旨在持續改進檔案管理策略、流程與技術手段，以維持其動態適應性和創新性，從而促進檔案管理效能的全面提升。

三、當前高等職業院校檔案管理面臨的挑戰及應對策略

（一）面臨的挑戰

1.人員觀念轉變困難

部分檔案管理人員因長期適應傳統工作方法，對PDCA循環策略及其動態優化與持續提升的觀念接納相對滯后，表現出一定程度的“墨守成規”與“敷衍了事”的態度，這影響了他們在制訂計劃、參與評估及實施改善措施時的積極性，從而限制了理論知識的實際應用深度。

2.信息化技術迭代快

檔案管理信息化建設持續演進，新興技術如區塊鏈與人工智能的應用日益廣泛。然而，教育機構因財政資源有限及專業技術人才短缺，難以適時采用這些創新技術，這可能導致信息系統功能更新緩慢，以及數據安全保障措施不足，進而影響PDCA（計劃、執行、檢查、行動）循環中執行與檢查階段的效果。

3.跨部門協同復雜

檔案資料源自院校各部室，PDCA原則驅動各部室深化合作，確保適時高效地提交檔案資料及回應使用需求。現實中，部門間的職能重疊與利益差異導致責任推卸、文件轉移延誤等問題頻發，此類狀況干擾了管理進程，影響了循環系統的高效運作。

（二）應對策略

1.強化培訓與激勵機制

為強化PDCA理論與檔案管理最新趨勢的學習，通過結合線上線下的綜合培訓模式、實地考察示范單位等方式，拓展檔案管理人員的視野。此外，實施績效評估與獎勵機制，將參與PDCA流程的成效、工作中的創新貢獻與職業普升、薪酬調整相聯系，以此激活內在驅動力，促進思想轉變。

2.多元投入與技術合作

院校爭取上級專項經費、社會捐贈等多元資金渠道被用于增強檔案信息化建設。與此并行，與專門的信息技術企業確立了持久的合作關系，通過技術外包及協同研發策略，引入先進科技以優化檔案管理系統。定期執行系統安全性審查及更新工作，旨在穩固技術支持基礎。

3.優化協同治理機制

由高等教育機構的高級管理層主導，已建立起檔案工作聯席會議機制，明確了各職能部門在檔案管理中的責任清單，并將檔案管理工作納入各部門的年度評估體系中。同時，已構建了一個跨部門檔案協同管理系統，支持檔案需求的發布、任務的分派及進度的追蹤，通過制度支撐與技術手段的結合，旨在提升協同效率，確保PDCA（計劃一執行一檢查一行動）循環的順暢運行。

結束語

PDCA循環策略為高等職業院校檔案管理引入創新機遇，其流程包括全面規劃、嚴格實施、精準評估與持續改進，此舉能顯著解決傳統檔案管理中的問題，促進管理效率、服務品質與資源利用價值的提升。面對挑戰，高等職業院校若秉持堅定決心，實施精準策略，通過全方位提升人力資源能力、推進技術創新、加強部門協作等手段，將確保在檔案管理領域成功實施PDCA循環，進而使檔案系統成為推動院校發展的關鍵動力。此舉不僅支撐高素質技術技能人才的培養與職業教育現代化進程，還為構建堅實的信息化基礎提供了有力保障，開啟高等職業院校檔案管理的新篇章。

參考文獻

[1]韓美鳳.高職院校檔案管理工作研究[].黑龍江檔案，2021（3）：160-161.

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[4]扈蓓.基于校院兩級管理體制的高職院校檔案管理模式研究[].辦公室業務，2024（18）：99-101.

[5]張朝梅.高職院校檔案管理的創新與優化研究[J].蘭臺內外，2023（19）：49-51.

作者簡介：林志明（1988—），男，漢族，廣東吳川人，茂名職業技術學院，助理館員，本科。

研究方向：檔案管理。

基金項目：茂名職業技術學院2024年校級科研項目：“基于PDCA理論的高職院校基建檔案管理實踐研究—一以茂名職業技術學院為例”（教務部[2025]11號）。