大數據時代檔案信息化建設路徑研究

進入大數據時代，檔案管理部門意識到檔案信息化建設的重要性，并利用信息技術加快檔案信息化建設，檔案管理工作取得初步成效。但在這一過程中存在檔案數據應用與管理平臺建設不完善、技術標準不統一、管理人員信息化素養不足等問題。基于此，本文深入分析大數據時代檔案信息化建設的重要性，并且針對建設過程中存在的問題提出相應的解決路徑，以期為檔案信息化建設提供理論參考。

一、大數據時代檔案信息化建設的意義

大數據時代，開展檔案信息化建設對檔案管理工作的開展至關重要，不僅能夠有效提高檔案管理效率，同時也能優化檔案保護工作，是協助檔案管理部門優化發展決策、明確發展目標的重要工作。

（一）提升檔案管理效率

進行檔案信息化建設是提高檔案管理效率的關鍵舉措。其一，通過OCR（光學字符識別）等技術能夠將紙質檔案轉化為數字檔案，提高檔案錄入效率，減輕檔案管理人員的工作壓力。其二，檔案信息化建設還能讓檔案信息查找更加便利，檔案管理人員只需在檢索系統中輸入關鍵詞便可以快速搜索到所需要的檔案。其三，通過構建檔案信息共享平臺，不同部門和不同機構可以實現信息共享，縮減了傳統檔案借閱、傳遞過程中的復雜程序，節省了時間，有利于各部門之間的有序協作和信息交流。[1]

（二）提升檔案利用價值

傳統的檔案管理主要側重于資料的保存和基礎查詢，而在檔案信息化模式下，應用大數據技術能夠智能分析檔案數據，提取其中的規律，并且能夠分析用戶信息，預測用戶需求，可以為公司決策等提供強有力的數據支持，使檔案發揮更大的價值。

二、大數據時代檔案信息化建設過程中存在的問題

（一）檔案數據應用與管理平臺建設不完善

在檔案信息化建設過程中，檔案數據應用與管理平臺建設不完善已成為制約其發展的瓶頸。當前許多檔案機構的數據平臺只具備簡單的數字化存儲功能，缺乏智能化的數據處理和分析能力，無法有效應對海量數據的存儲、管理與應用需求。一方面，平臺架構設計往往未能充分考慮擴展性，導致系統難以適應5G、物聯網等新技術環境下爆發式增長的數據體量；另一方面，在功能層面，多數平臺僅具備基礎的檔案錄入、存儲和檢索功能，缺乏智能分類、自動標引、內容挖掘等高級功能，難以實現檔案數據的深度開發利用。[2]

（二）技術標準不統一

當前，缺乏統一的技術標準和規范，這使不同地區、不同單位的檔案系統難以實現互聯互通，甚至同一單位內不同部門的檔案系統也可能存在信息互聯不通暢的現象。具體而言，其一，數據格式、存儲方式和接口協議不統一，使跨平臺數據共享和整合面臨障礙。其二，許多傳統檔案機構仍在使用老舊系統，與新興的大數據技術兼容性較差，導致系統升級和改造成本高昂。其三，缺乏長期穩定的數據歸檔標準，可能導致未來數據讀取困難，形成“數據孤島”或“數字鴻溝”。

（三）管理人員信息化素養不足

由于很多檔案管理部門長期采用傳統的檔案管理模式，很多檔案管理人員沒有充分認識到大數據對檔案管理的重要性。而且由于信息化技術較為復雜，學習門檻較高，加之檔案管理部門缺乏明確的培訓計劃，導致很多管理人員不愿意主動去學習和適應新的管理模式，信息技術水平比較低，因此也影響了檔案信息化建設的步伐。

（四）檔案安全保障體系有待優化

在推進檔案信息化建設道路上，檔案管理部門還面臨安全保障體系建設不完善的情況。在大數據時代，信息技術飛速發展的同時，網絡安全問題也頻繁發生。對檔案管理而言，一方面，部分檔案管理部門的存儲設備老舊，缺乏必要的防護措施，甚至系統存在較多漏洞，進而導致數字檔案的安全性難以得到保障，甚至容易出現檔案信息泄露的風險；另一方面，部分檔案管理部門對檔案數據的訪問權限劃分不夠清晰合理，缺乏針對性的訪問設置，進而增加了數據被誤操作或惡意篡改的風險。

（五）檔案利用率低

檔案利用率低也是檔案信息化建設過程中不容忽視的問題。一方面，即便很多檔案管理部門打造了信息化檔案管理系統，不過由于檔案數量多、存儲分散，而且沒有統一規范的分類和索引，工作人員查找特定檔案時所消耗的時間較長，進而影響了檔案的使用效率；另一方面，部分檔案管理部門對檔案分析缺乏重視，沒有充分發揮檔案的價值，進而影響了檔案的利用率。

三、大數據時代檔案信息化建設路徑

（一）建立健全檔案數據管理體系

1.構建檔案數據開放平臺

在檔案信息化建設過程中，構建安全的檔案數據開放平臺是實現檔案數據轉化與應用的基礎，也是發揮數據價值最大化的重要舉措。其一，檔案管理部門要聘請專業技術人員，采用微服務架構設計平臺，使其能夠支持PC端、移動端等多終端訪問，確保用戶能夠隨時隨地便捷地獲取檔案資源。其二，平臺核心功能應包括智能檢索系統、可視化數據分析工具和個性化推薦服務，通過自然語言處理技術實現語義搜索功能，提升用戶體驗。其三，平臺還應建立數據溯源機制，完整記錄數據的流轉路徑和使用情況，為數據質量評估和責任追溯提供依據。通過這一系列措施，能有效提升檔案數據的可信度和可用性，充分釋放檔案數據的潛在價值。[3]

2.建設智能化檔案數據共享平臺

除建立檔案數據開放平臺外，還應建設智能化的檔案數據共享平臺，進一步提升檔案的利用效率。其一，檔案管理部門應采用模塊化、可擴展的新一代檔案管理系統，支持彈性擴展和智能化管理。通過數據抽取、轉換、加載工具和技術，實現不同系統間的數據遷移與整合。要推動老舊系統漸進式改造，采用微服務架構和中間件技術實現新舊系統銜接，通過數據遷移工具和ETL（數據倉庫）技術完成歷史數據的標準化轉換，并引入區塊鏈技術確保數據真實性和可追溯性。其二，要建立分級分類的數據共享機制，開發統一的API接口規范，運用云計算技術搭建分布式存儲架構，實現跨區域、跨部門的檔案資源共享。其三，隨著信息技術的不斷發展和檔案管理部門業務需求的變化，檔案管理部門也要利用信息技術實現檔案數據共享平臺的升級，比如利用人工智能技術實現檔案的智能整理、檢索和分析，或者通過定期維護、修復漏洞增強數據共享平臺的穩定性與安全性，確保平臺更符合檔案管理發展需求。[4]

（二）統一技術標準

檔案管理部門要依靠大數據技術打造完善的數字檔案管理平臺，以此滿足檔案信息化建設的需求。要統一技術標準，做好檔案數據的整合與標準化工作。由于檔案管理部門的檔案數據來源廣泛，而且分散在各個部門、各個系統中，所以檔案管理部門要獲取各個渠道的檔案數據，其中包括紙質檔案掃描后的電子數據、業務系統產生的電子文件等，在收集過程中必須對檔案數據進行預處理，去除重復、錯誤數據，并且要按照統一的標準對數據進行清洗和分類，確保數據的格式、編碼、命名等規范保持一致，讓檔案數據能夠在管理平臺上有序存儲，方便后續的查詢、統計和分析。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

打造一支信息技術水平高的檔案信息化人才隊伍，是充分發揮信息化檔案管理系統優勢的關鍵，檔案管理部門必須根據檔案信息化建設的目標和需求，對檔案管理部門的工作人員進行針對性培訓。其一，培訓內容既要涵蓋檔案數據的收集、分類、整理、分析等基礎技能，還要加入信息技術在檔案管理中的應用等信息化內容，確保檔案管理人員能夠增強信息化意識并且迅速掌握檔案信息化的相關技能。其二，檔案管理部門應當合理安排培訓時間，確保能夠在日常工作中融入檔案信息化系統操作培訓等專業技能的培訓。其三，要根據檔案管理人員的崗位、能力差異制訂分層培訓計劃，確保工作人員的專業水平能夠得到有效提升。其四，檔案管理部門還應打造積極向上的學習氛圍，通過定期組織小組討論和經驗分享會的方式，鼓勵工作人員之間相互學習、交流和分享。其五，檔案管理部門還要制定明確的考核標準，對檔案管理人員在培訓中的學習情況以及知識與技能掌握程度進行評估，考核內容應包括理論知識、實際操作技能以及案例分析等多個層面，以全面了解檔案管理人員的綜合能力，并對能力不足的工作人員開展進一步的培訓工作，確保所有工作人員都能積極配合檔案管理部門完成檔案信息化建設工作。[5]

（四）建設完善的檔案安全保障系統

在大數據時代，數據安全問題十分突出，檔案管理部門在檔案信息化建設過程中要意識到檔案管理系統安全防護的重要性，以避免因網絡攻擊等因素造成檔案數據的缺失或損壞。基于此，其一，檔案管理部門要加強檔案管理系統訪問控制工作，嚴格控制不同崗位、不同部門人員的訪問權限。比如各部門工作人員只能查看本部門檔案，業務管理人員只能在獲得授權后調用檔案等。為優化訪問控制工作，檔案管理部門還要采取多重身份驗證方式，如手機驗證碼、人臉識別等，在修改檔案時利用區塊鏈技術留下修改信息和歷史版本，以此增強檔案管理系統的安全性，避免因未授權訪問造成檔案被非法獲取或篡改的問題。其二，檔案管理部門還要采用先進的加密算法對數據進行加密，在數據存儲和傳輸過程中進行加密保護，比如存儲時要讓數據以加密形式存放在硬盤等存儲設備中，而在傳輸時還要利用加密協議和局域網絡等方式進行傳輸，以此保障數據在各種情況下的安全性，避免信息被泄露的情況發生。其三，檔案管理部門還要引入安全監測技術，實現對檔案管理系統運行情況的檢測，比如異常的登錄嘗試、大量的數據下載等，同時還要實現對系統漏洞的掃描，確保能夠實現對風險的預警和管控，以此保障檔案信息的安全。[6]

（五）依靠信息技術實現檔案高效利用

在檔案利用方面，為了提高檔案的利用率，檔案管理部門必須依靠信息技術的優勢，實現對檔案管理部門歷史檔案內容的全面整合與深度分析，挖掘檔案價值。為此，其一，檔案管理部門要將檔案數據按照項目類型、項目階段、日期等分類，利用人工智能技術實現檔案數據分析，并進行可視化呈現，依據檔案數據了解單位的發展情況，比如單位的業務量變化、資產利用率變化等，確保能夠通過對檔案的合理分析為單位后續的管理與發展提供重要依據。其二，檔案管理部門還要利用大數據技術實現對檔案需求的精準預測。各部門及用戶對檔案的需求存在一定差異，檔案管理部門可以收集和分析各部門及用戶的歷史使用數據，構建需求預測模型，以此分析其可能需要的檔案信息，進而實現檔案的快速調用，讓檔案的利用效率能夠得到顯著提升。[7]

四、結語

綜上所述，為了推動檔案信息化建設，必須建立健全檔案數據管理體系，統一技術標準，同時還要加強對檔案管理人員的培訓，建設完善的檔案安全保障系統，依靠信息技術實現檔案的高效利用。

參考文獻：

[1]陳文玲.現代信息技術語境下事業單位檔案管理的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2022（06）：142-144.

[2]張可凡.數智時代下檔案信息化管理的安全風險與對策建議[J].山西檔案，2025（02）：150-152.

[3]王維偉.大數據時代加強檔案信息化建設的對策[J].參花，2025（10）：153-155.

[4]劉楠.事業單位檔案管理現代化實踐探索[J].黑龍江檔案，2022（05）：53-55.

[5]劉慧.大數據時代檔案信息化管理體系構建探究[J].蘭臺內外，2025（09）：26-28.

[6]王雙雙.檔案信息化標準體系建設與實施路徑研究[J].蘭臺內外，2025（12）：9-11.

[7]趙航.檔案信息化管理風險和安全管理對策探索[J].中原文化與旅游，2025（02）：195-197.

（作者簡介：楊文蘭，女，本科，云南森林自然中心，館員，研究方向：檔案管理；李曉婷，女，碩士研究生，云南森林自然中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）