基于信息技術的檔案收集多元化路徑研究分析

中圖分類號：G272.2 文獻識別碼：A

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算及人工智能等前沿技術正逐步滲透機關、企事業(yè)單位職能活動的各個環(huán)節(jié)。檔案收集工作也迎來了前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案收集方式主要依賴人工手動收集、整理與歸檔，效率低下，且容易出現(xiàn)信息遺漏、分類錯誤等問題，難以滿足各機關、企事業(yè)單位快速發(fā)展對檔案信息全面性、及時性與準確性的需求。信息技術的介入為檔案部門收集工作開辟了新的路徑，使得檔案收集能夠突破時間與空間的限制，實現(xiàn)多源數(shù)據(jù)的快速獲取、高效整合與智能分類，推動檔案管理工作朝著數(shù)字化、智能化和多元化方向發(fā)展。

基于此，本文深入剖析基于信息技術的機關、企事業(yè)單位檔案收集多元化路徑，探討如何充分利用信息技術手段，構建全面、高效和智能的檔案收集體系，為檔案管理工作的優(yōu)化升級提供有益的參考與借鑒。

一、信息技術在檔案收集管理中的重要性

1.為機關、企事業(yè)單位決策提供精準數(shù)據(jù)支持

在當今復雜多變的市場環(huán)境下，機關、企事業(yè)單位借助信息技術實現(xiàn)多元化的檔案收集，能夠整合其職能活動各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，形成龐大而精準的數(shù)據(jù)庫。比如，從財務檔案中分析資金流向和成本結構，從人事檔案里了解人員信息、工作經(jīng)歷、培訓、考核以及獎懲等情況，這些信息能夠幫助機關、團體及企事業(yè)單位管理層準確把握市場趨勢，制定科學、合理的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.提高機關、企事業(yè)單位內(nèi)部管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式往往存在查找不便、整理耗時等問題。在信息技術支持下的多元化檔案收集路徑，利用數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索與分類。調(diào)用檔案，只需要搜索關鍵詞就能在短時間內(nèi)獲取所需信息，極大地節(jié)省了工作時間，且自動化的數(shù)據(jù)采集和整理功能可以減少人工操作的煩瑣流程，降低人為錯誤發(fā)生的概率。

3.滿足合規(guī)與風險管理需求

隨著法律法規(guī)的日益完善，機關、企事業(yè)單位面臨著嚴格的合規(guī)要求。多元化檔案收集路徑能夠幫助機關、企事業(yè)單位收集并整理各類合規(guī)相關文件，如稅務申報記錄、合同協(xié)議和行業(yè)標準執(zhí)行文件等，確保機關、企事業(yè)單位各項職能活動合法合規(guī)。通過信息技術收集的風險預警信息、危機處理案例等檔案，有助于機關、企事業(yè)單位識別潛在風險，制定應對策略。當遇到法律糾紛或審計時，完整、準確的檔案資料能為機關、企事業(yè)單位提供有力證據(jù)，降低法律風險和經(jīng)濟損失，維護單位的良好形象和聲譽。

二、基于信息技術的檔案收集多元化路徑分析

1.搭建智能化多源數(shù)據(jù)采集架構，全方位地匯聚機關、企事業(yè)單位的檔案信息

在數(shù)字化浪潮下，機關、企事業(yè)單位檔案收集需要突破傳統(tǒng)的單一渠道模式，構建智能化、多元化的數(shù)據(jù)采集架構。機關、企事業(yè)單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)是檔案數(shù)據(jù)的重要發(fā)源地，通過在辦公軟件中嵌入數(shù)據(jù)采集插件，如設定文件類型、關鍵詞和時間節(jié)點等智能采集規(guī)則，可以實時抓取合同、報告和會議紀要等日常辦公文檔。例如，針對合同類文件，系統(tǒng)自動識別合同編號、簽訂方和金額等關鍵信息，并按照預設的分類規(guī)則存儲至對應的檔案文件夾中。同時，機關、企事業(yè)單位還應積極拓展外部數(shù)據(jù)采集渠道。在合法合規(guī)的前提下，運用網(wǎng)絡爬蟲技術，精準采集行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)變化等信息。以政策法規(guī)信息采集為例，機關、企事業(yè)單位可以設定爬蟲程序定期訪問官方網(wǎng)站、行業(yè)權威發(fā)布平臺，一旦有新的政策法規(guī)文件發(fā)布，迅速抓取并解析文件內(nèi)容，提取關鍵信息，如政策適用范圍、生效時間等，整理歸檔后納入檔案庫。此外，機關、企事業(yè)單位還可以通過訂閱行業(yè)資訊平臺、參與專業(yè)數(shù)據(jù)庫合作等方式，獲取專業(yè)的研究報告、競爭對手分析資料等，為機關、企事業(yè)單位戰(zhàn)略決策提供全面的數(shù)據(jù)支撐。這種多源數(shù)據(jù)采集架構能夠確保檔案資源的豐富性與完整性，為機關、企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展筑牢數(shù)據(jù)根基。

2.構建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，深度整合多個業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案集中采集

當下，不少機關、企事業(yè)單位內(nèi)部存在多個業(yè)務系統(tǒng)并行的情況，如人力資源部門、組織部門和后勤部門等，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式、存儲方式各異，導致檔案數(shù)據(jù)分散存儲，形成“數(shù)據(jù)孤島”，嚴重阻礙檔案的統(tǒng)一管理與高效利用。為了解決這一問題，機關、企事業(yè)單位需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標準，實現(xiàn)不同業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。

機關、企事業(yè)單位可以組織專業(yè)技術團隊，深入調(diào)研各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結構、接口規(guī)范以及業(yè)務流程，制定一套通用的數(shù)據(jù)交換標準。例如，規(guī)定數(shù)據(jù)傳輸采用XML或JSON格式，明確數(shù)據(jù)字段的命名規(guī)則、數(shù)據(jù)類型以及數(shù)據(jù)校驗規(guī)則等。此外，機關、企事業(yè)單位應開發(fā)數(shù)據(jù)接口適配器，將各業(yè)務系統(tǒng)與各部門檔案管理平臺對接。通過數(shù)據(jù)接口，各業(yè)務系統(tǒng)按照統(tǒng)一標準將產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)實時傳輸至檔案管理平臺。在檔案管理平臺中，運用ETL（Extract，Transform，Load）技術，對采集的數(shù)據(jù)實施清洗、轉換和加載，按照檔案管理的規(guī)范要求，統(tǒng)一整理、分類和存儲。以組織部門為例，將系統(tǒng)中的人員表彰、立功記錄等檔案數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)接口傳輸至檔案管理平臺后，經(jīng)過ETL處理，按照項自維度和時間維度分類存儲，方便機關、企事業(yè)單位人員隨時查詢和調(diào)用，大幅提高了檔案利用的效率。

3.深度融合人工智能技術，推動檔案收集智能化與精準化升級

人工智能技術在檔案收集領域展現(xiàn)出巨大的應用潛力，能有效提升檔案收集的智能化與精準化水平。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理方面，引入先進的光學字符識別（OCR）技術，結合深度學習算法，快速掃描和識別紙質(zhì)檔案。OCR技術能夠準確識別各種字體、字號的文字信息，并將其轉化為可編輯的電子文檔。同時，利用圖像識別技術，識別和提取檔案中的圖表、印章等非文字信息，實現(xiàn)與文字信息的關聯(lián)存儲，確保檔案信息的完整性。對于大量的非結構化文本數(shù)據(jù)，如郵件、即時通信記錄等，運用自然語言處理（NLP）技術加以分析和理解。NLP技術可以對文本展開語義分析、情感分析和關鍵詞提取等操作，實現(xiàn)自動分類和標簽標注。例如，在處理機關、企事業(yè)單位的電子郵件時，人工智能系統(tǒng)根據(jù)郵件內(nèi)容自動判斷郵件主題、重要程度和所屬業(yè)務領域等信息，并將相關郵件歸類到相應的檔案文件夾中。對于重要郵件，還可以自動提取關鍵信息，如發(fā)件人、收件人和郵件摘要等，生成郵件索引，方便用戶快速檢索。通過人工智能技術的深度應用，不僅能夠大幅提高檔案收集的效率和準確性，還能有效減輕檔案管理人員的工作負擔，使他們能對檔案的深度開發(fā)和利用投入更多的精力。

4.強化全員檔案意識培養(yǎng)與實操培訓，激發(fā)全員參與檔案收集的積極性

檔案收集工作是一項全員參與的系統(tǒng)性工程，需要全體人員的積極配合與支持。因而機關、企事業(yè)單位應高度重視員工的檔案意識培養(yǎng)與實操培訓，建立健全培訓體系，激發(fā)全員參與檔案收集的積極性和主動性。機關、企事業(yè)單位可以通過開展內(nèi)部宣傳活動，如舉辦檔案知識講座、組織業(yè)務知識競賽、發(fā)放宣傳手冊和開展檔案展覽等，向全員普及檔案收集的重要性和意義，使其充分認識到在工作中產(chǎn)生的每一份文件，無論是紙質(zhì)文檔還是電子文件，都可能是單位寶貴的檔案資源，對所在單位的發(fā)展具有重要的參考價值。同時，結合實際案例，向員工展示檔案在機關、企事業(yè)單位決策、業(yè)務拓展和風險防控等方面的具體應用，增強員工對檔案價值的認同感。可以制訂詳細的培訓計劃，針對不同崗位的人員設計相應的培訓課程。包括檔案收集的范圍、標準、流程以及操作方法等。例如，對行政人員培訓公文處理與檔案歸檔的規(guī)范流程，對征集管理人員培訓檔案資料收集范圍與整理要點、收集標準與流程等，對技術人員培訓科研項目文檔的管理要求和數(shù)據(jù)維護等。同時，單位各部門也可以發(fā)放操作指南和模板，方便工作人員在日常工作中對照執(zhí)行，并建立激勵機制，對積極參與檔案收集工作、表現(xiàn)突出的人員給予物質(zhì)獎勵和精神表彰，如頒發(fā)榮譽證書、給予評優(yōu)加分、提供晉升機會等，激發(fā)其工作熱情和創(chuàng)造力。

5.依托云計算平臺優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案存儲與收集的高效拓展

隨著檔案部門業(yè)務的快速發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)迅猛增長，傳統(tǒng)的本地存儲方式在存儲容量、擴展性和成本效益等方面面臨諸多挑戰(zhàn)。云計算技術以其強大的存儲能力、彈性擴展功能和便捷的多終端訪問特性，為機關、企事業(yè)單位檔案存儲與收集提供了全新的解決方案。

機關、企事業(yè)單位可以將檔案數(shù)據(jù)存儲在公有云、私有云或混合云平臺。公有云平臺（阿里云、騰訊云等）具有豐富的存儲資源和完善的服務體系，機關、企事業(yè)單位只需要按需租用存儲空間，即可享受便捷的存儲服務；私有云平臺則適用于對數(shù)據(jù)安全性和隱私性要求較高的部門，相關業(yè)務單位可以根據(jù)自身需求搭建專屬的云存儲環(huán)境，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的自主管理和控制；混合云平臺則結合了公有云和私有云的優(yōu)勢，單位可以將非敏感的檔案數(shù)據(jù)存儲在公有云中，敏感數(shù)據(jù)存儲在私有云中，實現(xiàn)存儲資源的優(yōu)化配置。

在檔案收集方面，云計算平臺支持多終端訪問，有關工作人員可以通過電腦、手機和平板等設備隨時隨地接入云平臺，上傳和下載檔案資料。同時，云平臺提供了豐富的應用接口和工具，相關業(yè)務單位可以根據(jù)自身需求開發(fā)定制化的檔案收集應用程序，實現(xiàn)與相關業(yè)務單位現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接。例如，單位可以開發(fā)移動辦公ApP，工作人員在外出辦公時可以通過App直接拍攝照片、錄制視頻等，并將這些資料實時上傳至云平臺。此外，云計算平臺具備完善的數(shù)據(jù)備份和安全防護機制，采用多重加密技術、訪問控制策略和實時監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，有效降低機關、企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)存儲風險。

6.創(chuàng)新建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，豐富機關、企事業(yè)單位檔案資源庫的內(nèi)涵與價值

在機關、企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，與供應商、客戶和合作伙伴等建立了廣泛而緊密的業(yè)務聯(lián)系。通過創(chuàng)新建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，可以實現(xiàn)檔案資源的共享與交流，不僅能豐富機關、企事業(yè)單位的檔案資源庫，還能加強與合作伙伴之間的溝通與協(xié)作，提高單位的整體競爭力。

首先，應明確共享內(nèi)容和范圍。根據(jù)各職能部門的業(yè)務需求和合作關系，確定與合作伙伴共享的檔案類型和具體內(nèi)容。例如，與供應商共享產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、原材料采購合同和合作歷史記錄等檔案，以便供應商更好地了解機關、企事業(yè)單位的質(zhì)量標準和合作要求，優(yōu)化產(chǎn)品供應。同時，還可以與客戶共享服務記錄、客戶反饋意見及產(chǎn)品使用指南等檔案，提升為客戶服務的質(zhì)量，增強客戶的滿意度。與合作伙伴共享項目合作方案、技術研發(fā)成果和市場調(diào)研報告等檔案，促進雙方在業(yè)務拓展、技術創(chuàng)新等方面的合作；其次，通過建立共享數(shù)據(jù)庫、搭建數(shù)據(jù)交換平臺以及簽訂檔案共享協(xié)議等方式實現(xiàn)檔案資源的共享。例如，通過建立基于區(qū)塊鏈技術的共享數(shù)據(jù)庫，利用區(qū)塊鏈的去中心化、不可篡改和安全加密等特性，確保檔案數(shù)據(jù)在共享過程中的安全性和可靠性，并搭建數(shù)據(jù)交換平臺，通過標準化的數(shù)據(jù)接口和交換協(xié)議，實現(xiàn)各單位與合作伙伴之間檔案數(shù)據(jù)的實時傳輸和同步更新；最后，機關、企事業(yè)單位需要持續(xù)加強安全保障措施。在檔案共享過程中，數(shù)據(jù)安全至關重要。應采取多重安全防護措施，如數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制和數(shù)據(jù)備份等，確保共享檔案信息的安全和合法使用。同時，制定健全的安全管理制度和應急預案，加強對共享數(shù)據(jù)的監(jiān)控和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防范數(shù)據(jù)被泄露風險。通過建立合作伙伴檔案共享生態(tài)，機關、企事業(yè)單位能夠充分利用外部資源，豐富檔案資源庫的內(nèi)涵與價值，為機關、企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支持。

三、結語

信息技術在檔案收集領域的深度應用，為機關、企事業(yè)單位帶來了全新的發(fā)展契機。通過構建智能化多源數(shù)據(jù)采集架構，有關業(yè)務部門能夠突破傳統(tǒng)收集渠道的局限，全方位、高效率地匯聚內(nèi)外部各類檔案信息，極大地豐富了檔案資源庫的內(nèi)容。機關、企事業(yè)單位通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)交互標準并深度整合分散業(yè)務系統(tǒng)，可以成功打破“信息孤島”，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中化采集與規(guī)范化管理，顯著提高檔案收集的效率與質(zhì)量。隨著信息技術的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展，機關、企事業(yè)單位檔案收集工作將迎來更多的機遇與挑戰(zhàn)。應緊跟技術發(fā)展趨勢，不斷探索和優(yōu)化檔案收集的多元化路徑，持續(xù)提高檔案管理的數(shù)字化、智能化水平，充分發(fā)揮檔案資源在機關、企事業(yè)單位決策支持、業(yè)務創(chuàng)新及風險防控等方面的重要作用，為機關、企事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展提供堅實有力的保障。

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作者單位：甘肅省衛(wèi)生健康監(jiān)督保障中心