紅塔區健康教育檔案數字化建設與管理淺析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著互聯網、電子信息技術以及云計算技術的不斷發展，“互聯網 + ”模式給各行各業帶來了極大的變革。在檔案管理方面，通過數字化技術的應用，可以實現對檔案信息的整合、處理、存儲、快速檢索、調用、分析以及歸納等功能，具有高效、智能和準確等特點，相較于傳統以人工為主、計算機為輔的檔案管理模式，其成長與優化具有劃時代的意義。

健康教育檔案一般指對患者和群眾的基礎個人信息、健康體檢結果、就醫記錄、重點人群健康管理記錄和其他公共醫療衛生服務記錄的總和。在傳統的醫療行業中，健康教育檔案管理工作并不是重點，主要是因為醫療機構主要承擔著“醫療”的使命。隨著時代的發展和進步，國家對于醫療機構的社會角色要求也在發生變化，要求其不僅做好公共醫療衛生服務工作，還要做好轄區內居民的健康促進工作，凸顯了健康教育檔案的重要性。相較于傳統的紙質檔案，當前的健康教育檔案信息不僅數量龐大且內容繁雜，包括電子病歷、就醫記錄、管理檔案信息、健康教育的圖文信息及音頻信息等，多樣化的內容和形式以及海量的信息，都使得傳統的健康教育檔案管理模式已經不能滿足當前的社會發展及民眾的要求，因而健康教育檔案的信息化建設工作勢不可擋且迫在眉睫。

一、紅塔區健康教育專業檔案數字化管理總體情況

2005年，紅塔區健康教育技術指導中心成立，中心下設辦公室在區疾控中心健康教育科，科室承擔全區健康教育和健康促進技術咨詢與政策建議、業務指導與人員培訓、總結與推廣適宜技術、信息管理與發布及監測與評估等業務工作和業務檔案的收集整理。科室健康教育檔案始終遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《云南省檔案條例》《機關檔案管理規定》等法律法規及專業標準管理。2012年，中心配備辦公電腦、打印機、移動硬盤等專用設備，按檔案數字化加工流程及電子文件“應歸盡歸”、電子檔案“應收盡收”原則，科室20卷500余冊專業檔案數字化741GB（視頻檔案未計算在內），逐步實現檔案數字化管理，在全區率先達到健康教育專業檔案 100% 數字化率。2020年，省衛健委開始建立“云南省基本公共衛生服務管理系統健康教育模塊”，2021年正式投人使用。紅塔區順應省級要求，在全區開展培訓、考核指導，同年，全區健康教育專業檔案實現 100% 數字化率，符合各級業務主管部門數字化管理要求，達到云南省基本公共衛生服務健康教育項目線上考核標準，實現檔案管理網絡化。加上單位OA系統的運用，實現了文檔一體化。

2024年，玉溪“健康大腦”“云醫院”等項目的建設，落實了省衛生健康信息互通共享三年攻堅行動計劃，推動了我區醫療衛生數字化服務，實現了醫共體信息平臺與玉溪“健康大腦”互聯互通，建成集電子病歷、智慧服務和智慧管理“三位一體”的市、縣、鄉、村四級智慧醫療健康服務體系。

二、紅塔區健康教育專業檔案數字化管理具體做法

1.強化領導，組織保障有力

成立紅塔區健康促進專家委員會、區健康教育與健康促進工作專班、區衛健系統健康教育領導小組、區健康教育技術指導中心和基本公共衛生服務項目領導小組，將健康教育和健康促進工作納入政府及部門、單位年度工作，明確分工與職責，做到主要領導抓統籌、分管領導抓推進和業務人員抓落實。

2.建章立制，規范工作流程

印發《紅塔區健康教育與健康促進工作方案》《玉溪市國家衛生城市復審健康教育和健康促進檔案資料清單》《紅塔區基本公共衛生服務項目工作方案、考核方案》《紅塔區基本公共衛生服務項目資金量化補助標準》和《關于進一步規范紅塔區基本公共衛生服務健康教育項目工作檔案管理的通知》，明確健康教育專干檔案管理職責，進一步規范健康教育和健康促進工作內容及檔案臺賬整理要求。參照國家檔案局組織編寫的《紙質檔案數字化的流程與方法》，形成符合我區健康教育和健康促進工作紙質檔案數字化加工流程，指導健康教育專干在工作過程中借助辦公電腦、手機、掃描儀和移動硬盤等設備，完成檔案數字化管理，并按照相關配套制度，確保檔案數字資源的安全保管和高效利用。

3.培訓交流，夯實理論基礎

采取集中培訓與個別指導相結合的方式，每年對健康教育專干開展健康教育與健康促進業務培訓。2016年至2024年，先后舉辦涉及專業檔案收集整理及檔案數字化管理內容的集中培訓9次，2000余人次參加。在集中培訓過程中，專干們系統學習了健康教育檔案收集、整理、分類、鑒定、立卷、歸檔、檢索、編研、銷毀、利用及檔案數字化加工、管理等業務環節及標準，全方位了解了健康教育檔案管理工作的重要性，掌握了最新的檔案管理技術和工具，增強了對檔案法規的理解和執行力，確保了檔案資料的安全和合規性，提高了我區健康教育檔案管理的效率和質量，為健康教育檔案管理發展夯實了理論基礎。同時，利用下鄉、考核、電話以及某信等方式，結合專干的年齡、性別、興趣愛好以及自身的知識水平和認知結構，一對一地開展個體化指導，手把手操作演練，直到完全掌握，并把各種技術培訓課程、資料分享到工作群，讓其根據自身需求自主學習，還在工作群里交流、分享檔案管理經驗，促進專干間的學習和借鑒，讓其理論知識與實踐技能融合，有助于專干更好地理解以及為健康教育和健康促進工作服務，從而在支持決策和記錄歷史方面發揮更大作用。

4.理論聯系實際，完善檔案電子化實施過程

在加強業務建設的同時，確保檔案管理工作質量，不斷提高歸檔率和完整率，引入多種數字化管理手段，實現檔案檢索、統計、數據對比和分析的高效化。

（1）按照《紅塔區健康教育專業檔案數字化加工流程》及云南省基本公共衛生服務健康教育項目工作要求，對健康教育檔案信息展開分類、修繕和整理，規范檔案中的目錄內容、去除裝訂物、分保管期限排列順序以及編寫頁碼等，使其更清晰、準確和完整。

（2）使用專業掃描儀或手機數字化轉換檔案資料，形成檔案數字圖像，掃描時設置適當的掃描模式、顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式，確保掃描質量。此外，還需對獲取的數字圖像進行質檢和修復，包括拼接、去污、修剪、旋轉及校正等處理，以確保圖像的完整性和準確性，并檢查圖像是否清晰、有無色彩失真、有無傾斜或陰影等問題，保證圖像質量符合標準。

（3）錄制單機模式和多機模式，完成數據采集和質量檢驗工作，形成標準化結構的數據圖譜，建設數據庫生成案卷目錄。檢查數字文件目錄是否與圖像和數字復印件對應，完成數據對接檢查，將掃描存儲的圖像與原有的目錄數據掛接，建立一一對應的關聯關系，實現檔案目錄數據與文件批量掛接。

（4）導出數字化文件，并檢驗其質量，將數字化檔案資料存儲到移動硬盤或光盤等專業、安全的數據存儲設備中，做好數據備份和恢復管理，避免數據的丟失或被其他內容覆蓋，確保數字檔案的長期可用性和安全性。鑒于電子檔案更易被修改或抹去修改痕跡，且調取過程能夠悄無聲息地進行等特性，在調閱電子檔案時，應必須登記，設定分類號以及訪問權限，并采用加密技術、訪問控制和定期安全審計來防止數據被泄露和未授權的訪問。

（5）實施檔案裝訂、裝盒及歸檔，構建完整的工作流程。

5.督導考核到位，有效推動業務工作與檔案管理工作共同發展

結合我區基本公共衛生服務項目管理要求，科室采取線上線下相結合的方式，每年4次對衛生院（社區衛生服務中心）、衛生室（衛生服務站）開展健康教育及健康促進業務工作督導考核，通過對檔案資料的收集、整理、存儲以及系統上傳的完整性、規范性和安全性展開綜合評估，區衛健局依據考核結果撥付季度工作經費。在督導過程中，如發現檔案資料不規范、不完整、分類不清晰以及保管條件不符合要求等問題，督導組除現場交流指導外，還會下發整改通知書，限期整改，并在下一輪督導中針對各單位存在問題重點督促整改落實情況。通過持續不斷地督導考核，進一步增強了專干檔案的法治觀念，強化了工作責任，提高了業務水平，有效促進了我區健康教育及健康促進業務工作和業務檔案管理工作水平再上新臺階。

三、紅塔區健康教育專業檔案數字化管理發展策略

健康中國建設活動的深人開展，使健康教育和健康促進成為各級政府及有關部門工作的重要內容，健康教育專業檔案管理迎來了新的機遇與挑戰。健康教育專干需要把握機遇、應對挑戰，在提高自身業務素養、完善檔案管理的基礎上，不斷探索和創新，完成健康教育檔案信息化轉型，讓健康教育檔案更好地服務于健康中國建設。

1.讓健康教育和健康促進各項工作與政府工作同步，是健康教育檔案管理發展的前提

健康促進是國家對現代醫療衛生機構社會使命的全新定義，是一種通過改良日常生活、作息、飲食和運動習慣等，實現自我保健能力提升、降低各項慢性疾病發病率前置的醫療手段，能夠提升居民身體素質，實現醫患雙方及社會三贏的關鍵舉措。健康教育是健康促進工作得以實現的主要途徑和手段，健康教育的優勢在于參與部門多、社會影響力大和專業性強，相較于被動的醫療衛生服務，健康教育工作更具主動性。健康教育工作想要在健康促進事業中發揮預期的作用，革新和優化健康教育檔案管理是前提。

解讀《國家衛生城鎮標準（2021版）指導手冊》后更不難發現：各部委辦局、機關企事業單位、衛健、教體、社區（街道、社區、城鄉接合部）和媒體等部門、單位都是開展健康教育與健康促進工作的重要陣地。因而把健康教育和健康促進納入各級政府及有關部門年度工作計劃或考核指標，與政府工作、單位業務一起規劃、同步發展是健康教育檔案管理發展的必要前提。

2.加強業務培訓，統一標準，是健康教育檔案管理的基礎

面對新形勢新任務，健康教育機構應在檔案管理專業機構指導下，順勢而為，以把握政策要求、掌握前沿理論、學習先進做法為目標，以更高、更新的標準加強和改進專業檔案管理工作，堅持對表對標，問題導向，縱向提高檔案管理水平；互相交流學習，橫向看齊，推動工作良性互動、互學互鑒。在定期對專干開展集中培訓的同時，還要不定期深人督導，面對面地對專干“傳、幫、帶”，通過各種形式全面提高專干業務水平，打造一支與新形勢、新要求、新任務相適應的健康教育檔案人才隊伍。

3.建立健康教育在線檔案庫，促進跨機構、跨區域檔案互聯互通

將共享檔案數據庫集中存儲到受檔案行政管理部門監管的云存儲平臺，通過云技術，打破信息壁壘，實現不同機構間健康教育檔案信息的調用與資源共享，避免檔案信息數據的重復存取和繁復勞動，從根本上扭轉各自為政、分頭建設的信息化格局，最大限度地減少檔案信息化投入。同時，采用先進加密技術，強化數據傳輸和存儲的安全性，并制定嚴格的數據管理和使用規范，明確各方權責。

4.完善檢索體系，提高健康教育檔案查詢效率和準確性

針對文書、照片、音錄像和實物等不同類型的檔案，需要建立詳細的案卷級和文件級目錄數據庫，確保每一類檔案都有對應的檢索途徑。檢索目錄的制作要遵循統一標準，確保入庫項目和要素齊全、完整和規范，以便檢索和利用。配備并使用專業檔案管理系統軟件，建立全面、易操作的健康教育數據庫，使相關人員能夠快速檢索定位和利用下載所需檔案。建立統一標準的電子標識，確保對文件全程溯源、監控，加強專業人員日常維護，提高查準率、查全率和查詢速度。

四、結語

在開展健康教育和健康促進工作過程中，健康教育檔案的數字化利用是提升服務質量和效率的關鍵。然而，健康教育檔案的數字化利用必須克服法律法規、經費、人員培訓以及技術等方面的挑戰。建立符合法律規定的健康教育數據保護機制，確保數據信息的安全；對健康教育專兼職人員開展信息技術培訓，提高其健康教育電子檔案的使用能力；設計易于操作的用戶界面，降低技術門檻，使相關人員能夠順利使用健康教育電子檔案管理系統。

隨著健康教育和健康促進工作的不斷深人、工作機制的不斷完善以及信息技術的不斷進步，健康教育檔案管理也迎來了新的挑戰與機遇。在秉持“以基層為重點，以改革創新為動力，預防為主，中西醫并重，將健康融人所有政策，實現人民共建共享”的衛生與健康工作方針的基礎上，提高健康教育檔案的信息化與智能化水平，無疑將成為推動從以治病為中心向以健康為中心轉變、促進全民健康與健康公平、助力健康中國建設的重要支撐。

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作者單位：云南省