醫院檔案管理現狀與優化策略探析

現階段，醫院作為為社會提供服務的重要角色，在發展過程中做好檔案管理工作逐漸成為一種新的趨勢與要求。具體來說，檔案管理水平往往會對醫院整體發展造成直接影響，也會影響到醫院內部管理人員的日常工作熱情。因此，提高對檔案管理的重視，無疑屬于提高醫院服務水平的重要要求。在當前的發展背景下，醫院開展檔案管理工作依舊面臨著檔案管理體系不完善、檔案管理現代化水平不足、人員素質不足且觀念落后、管理制度與機制不健全等方面的問題，需要結合自身實際情況，采取有效策略加以優化，發揮檔案信息的重要價值。

1醫院檔案管理的現實意義

1.1檔案管理可以提高醫院發展建設決策的科學性

在醫院的日常管理工作中，檔案管理是確保其他管理工作正常開展的重要前提，同時，檔案利用效率的提高，也會直接影響醫院整體實力的發展水平。尤其是在大力倡導醫療改革的社會發展背景下，高質量的檔案管理工作通常能夠為醫院的各項決策提供珍貴的數據資料，這樣就可從根本上提高醫院整體建設方向與改革調整政策的科學性]。

在新醫改視域下，醫院改革已經成為必然趨勢。檔案記錄著醫院發展與成長的歷程，能直觀顯示醫院運營情況以及醫療水平。通過檔案管理保存好這些資料，能夠為醫院后續發展中的調整與創新提供可靠的資料支持。

2醫院檔案管理現狀分析

2.1檔案管理體系不完善

由于檔案管理模式與單位重要信息的管理模式間存在著一定的差異，很多醫院均會在辦公室下單獨設立業務科室對其進行日常的管理、檢驗與監督。有關計算機設備、書籍以及醫療設備等方面的信息管理工作會由信息科單獨負責，這就造成很多醫院檔案管理與其他重要信息的管理模式間不協調，各自的職權也較為獨立，這樣不僅會為檔案收集、管理與保管造成較大的困擾，還會導致人力與物力資源的浪費，進而束縛醫院開展檔案管理工作的優化進程2。除此之外，還有一些醫院在推進檔案管理活動過程中沒有采用先進的管理手段與技術設備，檔案收集通常以手工檢索為主，不僅無法提高效率，還會造成嚴重的時間浪費，并且信息量相對較小，不利于檔案資源的采集與開發。因此，仔細探索檔案管理工作體系便格外關鍵，能夠有效杜絕不受制約、無人監管以及沒有考核等情況的出現。

2.2檔案管理現代化水平不足

因為醫院不夠重視檔案管理，所以很多管理人員在日常工作中只是按照規章制度敷衍地完成各項工作任務，很少會優化自身的檔案管理能力與方法。這樣就導致很多醫院的檔案管理模式較為落后，日常工作中存在的問題始終無法得到充分解決，最終限制了醫院整體檔案管理水平的提高3。而在信息化時代的背景下，部分醫院雖然形成了現代化的檔案管理思想，但由于硬件設備等條件較差，很多現代化檔案管理模式的功能無法得到充分運用。即使某些醫院運用的檔案管理設備與技術較為先進，但由于檔案管理人員操作數字技術的能力有限。因此，這些設備在檔案管理工作方面具有的優勢也很難在日常工作中得到充分發揮。

1.2檔案管理可以為醫院發展與建設提供資料依據

2.3管理制度與機制不健全

對現階段醫院的管理工作分析可以發現，受到各種因素的影響，很多醫院檔案管理工作制度不夠完善的問題仍然較為常見4。首先，部分醫院雖然制定了較為完善的檔案管理制度，但由于后續工作過程中缺乏對管理制度落實效果的監管，很多管理人員在處理檔案時只是按照經驗管理檔案；其次，一些醫院雖然較為重視檔案管理制度的落實效果，但由于制度制定者對管理問題的認知不夠全面，很多醫院的檔案管理制度中存在著較多模糊不清的問題，如未明確指出檔案內容的種類等。雖然大體上能夠保障檔案管理工作的正常開展，但檔案整體的內容與規格不夠統一。因此，在后續對各種檔案資料進行利用時，通常很難從檔案中提取關鍵信息；再次，由于醫院的工作內容較為特殊，很多常見的檔案分類方式在醫院檔案管理工作中并不適用，通常會導致管理人員很難將收集到的檔案信息合理歸納，并影響到后續檔案資料的調取速度。此外，由于日常醫療活動中需要對病歷以及病理切片等資料反復使用，很多醫院通常會要求各科室自主管理這部分檔案信息，而醫院的檔案管理部門只負責醫院文書、音像以及設備類等檔案的統一管理。這樣在醫院整體檔案的整合時就容易因檔案較為分散而影響到檔案管理工作的完整性。最后，因為缺少健全的管理機制，致使檔案管理缺少強大的監督監管制度，無法對各科室開展有效的管理與監督。

3醫院檔案管理的優化策略分析

3.1提升醫院檔案管理意識

對醫院的日常管理模式分析可以發現，很多單位檔案管理工作無法得到有效落實的根本原因在于，單位管理層并未意識到檔案管理對于提高單位其他工作效率具有的積極影響。因此，想要實現對檔案管理工作的全面優化，醫院管理層人員就要意識到其在醫院發展與建設中占據的重要地位，結合醫院檔案管理工作的特點制定一些針對性的策略。首先，醫院管理層作為各項決策的制定者，要先對檔案管理工作的優化保持高度重視，并將其作為醫院管理與建設決策的重點，才能從根本上提高基層醫護人員以及相關檔案管理人員對該項工作的重視；其次，因為檔案管理有著較強的專業性與較廣的涉及面，所以需要檔案管理工作人員具備較強的綜合素養，保證檔案管理能夠合理有序推進；最后，考慮到良好的工作態度是直接影響檔案管理人員工作效率的重要前提，醫院要加強對內部工作環境的營造，盡可能地通過多元化的宣傳途徑，確保醫院各部門工作人員均意識到檔案管理的重要價值，這樣才能確保其在日常工作中更加自主地配合檔案管理的工作需求。

3.2完善檔案管理制度

首先，醫院各級領導需要發揮自身表率作用，主動重視并研究檔案管理，將這項工作納入日常工作議事日程。可以通過日常管理職責的重新劃分，將監督檔案管理工作分派給分管領導，要求其及時且全面地對醫院檔案管理工作中的問題進行分析與解決；其次，要加大對綜合檔案室硬件設施的投入，如引入空調系統，控制檔案室的溫度與濕度，使檔案儲存環境始終處于最佳狀態。運用高性能的計算機提高檔案管理人員的數據處理效率；最后，根據醫院內部檔案管理流程，制定規范化更強的檔案管理模式。從檔案收集到分類、整理與排序，所有環節都應當嚴格把控，這樣才能通過檔案信息完整性與安全性的提高，確保其充分發揮對醫院其他方面工作的輔助效果。

在條件允許的情況下，醫院還可借助云平臺搭建本院的檔案管理體系，在管理體系中設置資產管理、人事管理、考勤報表、醫療流程管理與處方單管理等模塊，將原本的檔案號用條形碼取代，不僅方便還十分快捷，能夠有效優化檔案管理、利用、鑒定與保管等工作。與此同時，還應當嚴格把控歸檔環節，如果與歸檔要求不符，應第一時間整改。重點對檔案收集、檢索與編研等環節的工作內容進行檢查，這樣才能實現檔案信息完整性的有效提高。在此基礎上慮到破損缺頁等問題會影響到檔案后續的利用效率，工作人員要運用各種專業的檔案管理軟件對歸檔文件內容的完整情況進行檢查，依次開展系統性錄入、案卷以及打印等工作。此外，由于檔案的管理質量通常會直接影響到醫院的聲譽與社會形象，在優化檔案管理工作時也要將提高整體工作模式的系統性作為最基本的發展思路。通過提供充足的財力與物力，全面審視醫院現有的檔案管理模式，將系統化作為核心目標，設置單獨管理機構，配備專業人員與兼職人員共同組成專業的檔案管理隊伍，解決檔案管理中存在的分散問題，讓每一項信息都能夠收錄到檔案資料當中。

3.3增強檔案人員的綜合素養

因為檔案管理工作人員的素質素養參差不齊，所以應當在工作實踐中做好管理人員的專業知識教育和業務培訓工作，并將提升所有工作人員的業務能力與綜合素養作為最基本的培訓目標。考慮到職業素養也是影響檔案管理人員工作質量的重要因素，在實際的培訓內容中，不僅要融入較為系統的檔案管理工作的專業知識，還需要強調檔案管理的意義，提升他們的責任意識，同時培養他們的職業道德，端正他們在工作中的態度，這樣不僅有利于培養他們愛崗敬業的優良品質，還能夠增強他們的服務意識與吃苦精神。此外，檔案管理會影響到醫院正常運轉和效益目標的實現。因此，需要管理人員緊跟發展形勢與新醫改的變化需求創新優化，確保檔案管理能夠充分適應當前社會的新形勢和新要求。對此，醫院可在培訓檔案管理人員時鼓勵其在日常工作中運用計算機等信息化手段，明確行業工作重點的具體調整方向，以此實現醫院整體檔案管理信息化水平與自身工作效率的共同提高。醫院要鼓勵檔案管理人員結合自身的工作經驗，研發更加創新的檔案管理模式，并積極宣傳創新的檔案管理方法，讓檔案管理能夠向著現代化的方向發展。

3.4加快信息化建設

在當前的信息化背景下，檔案管理工作想要獲取真正的成功，需要充分發揮技術的優勢與作用進行現代化的檔案信息管理工作。為此，首先需要建立完善的網絡化管理體系，推進網絡化與智能化管理，讓醫院能夠保持有效的發展態勢；其次，應當進一步增強信息化檔案建設工作，針對醫院的各項文件資料，采取統一化的數字處理，并利用網絡渠道進行資源共享和傳輸；再次，需要著重把握好檔案信息安全，提高安全管理水平；最后，需要讓檔案工作人員熟練掌握信息化技術與設備的操作技能。對此，醫院需要通過各種宣傳或競賽活動，引導檔案管理工作人員的工作理念。如通過開展計算機及相關軟件應用技能比賽，加強管理人員對信息技術輔助下的檔案檢索、分類、編號與統計等工作技巧的準確掌握，讓檔案管理的更加精準、便利、快捷。同時還需要掌握良好的數據分析能力，可以快速及時地為他人提供所需的檔案資料，讓檔案信息和醫院管理之間能夠產生良性互動。

3.5健全考核制度并處理檔案關系

醫院的檔案管理工作需要對較長時間內在日常管理工作中產生的各種數據進行全面分析。因此，確保檔案管理責任的準確落實始終是推動檔案管理效率持續性提高的主要途徑。面對這一情況，醫院可在工作人員日常的考核制度中加入有關檔案管理工作方面的考核內容，以此提高檔案管理工作在醫院常態化管理工作中的地位。具體而言，醫院可以嘗試加強各科室日常管理責任體系與檔案管理責任體系間的整合。可以通過建立檔案管理與科室日常考核間的聯系，確保各科室均能夠較為自主地對日常工作中產生的檔案信息進行收集整理、分類與歸檔。目前，事業單位在開展檔案管理活動過程中依舊存在一部分紙質檔案，尤其是對于醫院來說，在信息技術不斷發展的過程中，信息檔案成了一種全新趨勢，通過電子化的檔案管理，可以顯著提升管理效率。因此，需要醫院在對檔案管理優化的同時，著重處理紙質檔案與電子檔案的存在關系，比如可以把紙質檔案通過電子形式保存與利用，以此提升管理效率。

綜上所述，在事業單位改革發展的背景下，做好檔案管理工作已經成為必然要求。為此，需要單位管理者提高對檔案管理工作的重視，不斷優化現有管理模式與技術方法，讓檔案管理能夠為醫院的改革與發展提供重要幫助。

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作者簡介：王雅萍（1986—），碩士研究生畢業，青島市市立醫院館員；研究方向：醫院管理、行政管理、檔案管理。