數字化環境下中職學校檔案管理現實挑戰與對策分析

在數字化環境下，信息技術的廣泛應用為中職學校檔案管理帶來前所未有的變革。一方面，數字化技術提高了檔案管理的效率和便捷性，使得檔案信息的存儲、檢索、利用更加高效；另一方面，對傳統的檔案管理模式、人員素質、安全保障等提出新的挑戰。如何應對這些挑戰，充分發揮數字化技術在檔案管理中的優勢，成為中職學校檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

1數字化環境下中職學校檔案管理的現實挑戰

1.1檔案管理觀念意識滯后

首先，對檔案管理工作重視程度的不足成為一大阻礙。眾多中職學校的領導與教職工未能深刻領悟檔案管理工作的深遠意義，僅將其視作一項機械性的文件整理與保管事務，錯誤地認為其無法直接創造經濟效益，故而在學校的整體規劃與資源分配中，檔案管理工作被邊緣化。這種輕視態度直接導致其在人力、物力與財力的獲取上捉襟見肘，難以構建完善且高效的檔案管理體系。其次，數字化檔案管理意識淡薄極為明顯。傳統檔案管理模式的長期主導使得許多中職學校檔案管理人員深陷固有思維的泥沼。他們對數字化檔案管理的認知僅停留在表面，簡單地認為檔案數字化不過是將紙質檔案轉換為電子形式，卻全然忽視其在信息資源整合、共享以及利用效率提升等方面所蘊含的巨大變革潛力。這種陳舊觀念極大地限制了數字化檔案管理技術在中職學校的推廣與深度應用，導致學校錯失借助數字化手段優化檔案管理流程、提升管理效能的寶貴機遇。

1.2檔案管理體制不完善

一方面，管理制度的不健全使得中職學校檔案管理工作陷入混亂。在數字化環境下，電子文件的大量涌現對歸檔工作提出全新的要求，然而部分學校卻未能及時制定與之相適配的規范準則。電子文件的歸檔范圍界定模糊，導致部分有價值的信息被遺漏。歸檔時間缺乏明確規定，使得文件積壓或丟失現象時有發生。歸檔方式與存儲格式不統一更是嚴重影響了檔案信息的系統性與兼容性，進而降低檔案信息的完整性和準確性，為后續的檔案利用與管理工作埋下諸多隱患。另一方面，管理機構設置的不合理也制約了檔案管理工作的協同發展。許多中職學校采用分散式的檔案管理模式，教學檔案、學生檔案、行政檔案等分別由不同部門負責。這種各自為政的局面不僅造成檔案資源的重復建設與浪費，還使得檔案信息難以在學校內部實現有效整合與共享。不同部門之間由于缺乏統一的協調機制，在檔案管理標準、流程以及技術應用上存在差異，增加檔案管理的復雜性與難度，同時也加大管理成本，阻礙檔案管理工作整體效益的提升。

1.3檔案管理人員素質參差不齊

從專業知識結構來看，傳統中職學校檔案管理人員大多出身于檔案學或文科相關專業，在紙質檔案管理領域積累了豐富的經驗。然而數字化時代的檔案管理工作已不再局限于傳統范疇，而要求管理人員具備跨學科的知識體系，涵蓋檔案學、信息科學、計算機科學等多個領域。但現實情況是，他們在信息技術、數字化管理等新興領域的知識儲備嚴重不足，難以應對數字化檔案管理系統的建設、維護與優化等復雜任務，從而限制了數字化檔案管理技術在中職學校的有效實施。

在信息技術應用能力方面，中職學校檔案管理人員普遍存在短板。他們在計算機操作、數據庫管理、網絡技術技能方面都有欠缺，直接導致他們無法高效地完成檔案信息的錄人、檢索、統計等基本操作，影響檔案管理工作的效率，也制約檔案信息資源的深度開發與利用，無法為學校的教學、科研與管理工作提供強有力的信息支持。

1.4檔案信息安全保障面臨威脅

在網絡安全風險方面，數字化環境下中職學校檔案信息的傳輸、存儲與共享高度依賴網絡。這就使檔案信息暴露于諸多安全威脅之下。一旦檔案信息系統遭受此類攻擊，學校的重要歷史記錄、師生個人信息以及教學科研成果等都將面臨被泄露的風險。這不僅會損害學校的聲譽與形象，還可能引發法律糾紛，給學校和師生帶來難以估量的損失。

數據存儲安全隱患同樣不容忽視。數字化檔案信息存儲于計算機硬盤、光盤、磁帶等介質中，這些介質極易受到物理損壞、電磁干擾等因素的影響，從而導致數據丟失或損壞。此外，存儲介質和格式不斷更新，若缺乏有效的數據遷移與長期保存策略，檔案信息可能在未來面臨無法讀取或利用的困境。這將嚴重影響檔案信息的歷史傳承與價值發揮，使學校在檔案管理工作中的長期投入付諸東流。

2數字化環境下中職學校檔案管理的對策分析

2.1加強檔案管理觀念意識宣傳教育

2.1.1提高學校領導對檔案管理工作的重視程度。學校領導作為學校發展的引領者，其對檔案管理工作的認知與態度具有決定性作用。為提升領導重視度，可定期組織檔案管理工作成果展示活動，呈現檔案管理在推動學校教學改革、助力學生成長、彰顯學校特色等方面的成功案例，讓領導直觀感受到檔案管理工作的潛在價值。

2.1.2增強全體教職工的檔案管理意識。面向全體教職工的檔案管理意識教育應形式多樣且富有針對性。除了常規的知識培訓與專題講座，還可開展檔案管理知識競賽活動，以賽促學，激發教職工的學習積極性。制作生動有趣的檔案管理宣傳視頻，在學校內部網絡平臺、教學樓顯示屏等多渠道播放，讓教職工在潛移默化中接受檔案管理知識。建立檔案管理工作的獎勵機制，對在檔案收集、整理、移交等環節表現出色的教職工給予表彰與獎勵，激勵更多教職工主動參與檔案管理工作。通過這些措施，使教職工深刻認識到檔案管理工作與日常工作息息相關，每一份文件材料的妥善處理都是對學校歷史文化傳承的貢獻，從而在全校范圍內形成人人重視檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍2。

2.1.3強化檔案管理人員的數字化管理意識。針對檔案管理人員的數字化管理意識培養，需構建系統的培訓與交流體系。組織定期的數字化檔案管理工作坊，邀請行業內資深專家進行現場指導與案例分析，分享數字化檔案管理在不同場景的創新應用。鼓勵檔案管理人員參與數字化檔案管理論壇，與同行交流經驗，探討數字化轉型過程中遇到的問題與解決方案。設立內部的數字化檔案管理研究小組，鼓勵檔案管理人員開展相關課題研究，探索適合本校的數字化檔案管理模式與方法。通過這些舉措，激發檔案管理人員的創新思維與主動探索精神，使其能夠敏銳捕捉數字化檔案管理的發展趨勢，積極將先進理念與技術應用于實際工作中，不斷提高檔案管理工作的數字化水平。

2.2完善檔案管理體制機制

2.2.1建立健全的數字化檔案管理制度。在制定數字化檔案管理制度時，應充分借鑒國內外同類型學校或其他行業的先進經驗，并結合本校實際情況進行細致規劃。在電子文件歸檔范圍方面，組織各部門進行深入研討，明確教學計劃、學生成績、科研項目成果、行政會議記錄等各類文件的歸檔細則，確保重要信息無遺漏。對于歸檔時間，根據文件類型與業務周期設定明確的時間節點，如教學檔案在學期結束后一個月內完成歸檔，行政檔案在相關事務辦結后一周內歸檔等。在歸檔方式上，統一規定采用標準化的電子文件格式與傳輸協議，確保文件的兼容性與完整性。同時，建立嚴格的檔案信息鑒定銷毀流程，成立專門的鑒定小組，定期對檔案進行評估，確定其保存價值與銷毀期限。在利用權限設置上，根據教職工的崗位需求、學生的學業需求等因素，劃分不同的權限等級，如普通教職工可查閱一般性檔案，教學科研人員可獲取相關專業領域的詳細檔案信息，學生僅能在特定范圍內查詢與自身學業相關的檔案等，通過完善的制度規范，保障檔案信息的安全有序利用。

2.2.2優化檔案管理機構設置。優化檔案管理機構設置需要從整合資源與優化流程兩個維度人手。在資源整合方面，將分散在教務處、學生處、辦公室等部門的檔案管理職能統一劃歸到新成立的檔案管理中心或檔案館。對各部門原有的檔案管理設備、軟件系統、人員等資源進行全面梳理與調配，實現資源的集中共享與高效利用。在流程優化方面，檔案管理中心應根據檔案的生命周期，設計科學合理的工作流程。從文件的形成、收集、整理、歸檔、存儲到利用與銷毀，每個環節都明確責任人員與操作規范，建立標準化的工作手冊。

2.3提高檔案管理人員的素質能力

2.3.1優化檔案管理人員的專業知識結構。為優化檔案管理人員的專業知識結構，學校應制訂個性化的培養計劃。對于缺乏信息科學與計算機科學知識的檔案管理人員，可與高校或專業培訓機構合作，開設定制化的課程，如數據庫原理與應用、網絡技術基礎、信息安全概論等。鼓勵檔案管理人員參加行業認證考試，如檔案信息化管理師認證等，通過系統學習與考試檢驗，提升其專業知識水平。同時，建立內部學習交流機制，定期組織檔案管理人員分享學習心得與實踐經驗，促進知識的傳播與共享。此外，還可支持檔案管理人員參與檔案學與信息技術交叉學科的研究項目，通過科研實踐，加深對跨學科知識的理解與應用，培養其創新能力與解決實際問題的能力。

2.3.2提高檔案管理人員的信息技術應用能力。提高檔案管理人員的信息技術應用能力需要多管齊下。首先，開展分層次、分階段的信息技術培訓。針對基礎薄弱的管理人員，從計算機基本操作、辦公軟件應用等人門課程人手，逐步提升其操作熟練度；對于有一定基礎的人員，開展數字化檔案管理系統操作、數據庫管理與維護等進階課程培訓。對技術骨干則提供數據挖掘、大數據分析等前沿技術的學習機會。其次，建立實踐操作平臺，模擬真實的檔案管理工作場景，讓檔案管理人員在實踐中鞏固所學知識與技能。再次，與信息技術企業合作，選派檔案管理人員到企業實習鍛煉，了解行業最新技術動態與應用實踐。最后，通過技能競賽、項目考核等方式，對檔案管理人員的信息技術應用能力進行定期評估與反饋，激勵其不斷提升自身能力，為數字化檔案管理工作提供堅實的人才保障。

2.4強化檔案信息安全保障措施

2.4.1加強網絡安全防護。在加強網絡安全防護方面，中職學校應構建全方位、多層次的網絡安全防御體系。首先，在網絡基礎設施建設上，采用高性能的防火墻設備，對外部網絡訪問嚴格過濾，阻擋非法網絡流量進入檔案信息系統。同時，部署人侵檢測系統與人侵防范系統，實時監測網絡活動，及時發現并阻止黑客攻擊行為。定期更新防病毒軟件與防范惡意軟件的防護工具，對系統的文件與數據進行全面掃描與防護，防止病毒與惡意軟件破壞系統。其次，在用戶認證與授權管理方面，采用多因素認證方式，如密碼、指紋識別、動態驗證碼等相結合，增強用戶身份驗證的安全性。根據用戶角色與工作需求，精細劃分檔案信息系統的訪問權限，確保用戶只能訪問其授權范圍內的檔案信息。最后，建立網絡安全應急響應機制，制定詳細的應急預案，定期組織應急演練，提高學校應對網絡安全突發事件的能力。一旦發生安全事件，能夠迅速啟動應急預案，采取有效措施處置，將損失降到最低限度。

2.4.2確保數據存儲安全。為確保數據存儲安全，中職學校應采用多種先進技術與管理措施相結合的方式。在數據存儲介質的選擇上，優先選用可靠性高、穩定性好的企業級存儲設備，如冗余磁盤陣列（RAID），通過數據冗余技術保障數據的完整性與可用性。同時，建立異地備份中心，采用同步或異步備份方式，定期將檔案信息備份到異地存儲設備中，防正因本地自然災害、設備故障等原因導致的數據丟失。在數據加密方面，采用高強度的加密算法，如AES、RSA等，對檔案信息在存儲與傳輸過程中的數據加密處理，確保數據的機密性。此外，建立數據存儲安全管理制度，對存儲介質的使用、維護、銷毀等環節進行嚴格規范。定期對存儲設備進行性能檢測與數據完整性檢查，及時發現并解決潛在的安全隱患。隨著存儲技術的不斷發展，制訂數據遷移計劃，定期將檔案信息遷移到新的存儲介質或格式中，確保檔案信息的長期可讀性與可利用性，為學校檔案信息的安全存儲與傳承提供可靠保障。

數字化檔案管理不僅能夠提高檔案管理的效率和質量，還能夠為中職學校的教育教學、行政管理、科學研究等各項工作提供更加便捷、高效的信息服務，促進學校整體管理水平和辦學效益的提升。因此，中職學校應高度重視檔案管理工作，積極適應數字化時代的發展要求，不斷探索和創新檔案管理模式和方法，為學校的長遠發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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[3]郭菲琳．“雙高”建設背景下中職學校檔案工作發展現狀及對策研究[J].教育教學研究，2023.

作者簡介：吳淑娟（1972—），碩士研究生學歷，現任山東省青島第二衛生學校黨委委員、副校長、館員，主要研究方向為檔案管理、德育教育等。