基于數據挖掘的科研檔案開發利用策略研究

現代科學技術的發展，使得各行各業進人大數據信息化時代，科研檔案是有關部門單位科學研究工作的全過程記錄，專業性及規范性比較強，是當代科技信息的重要載體，也是全社會進行科學技術研發行為的關鍵基礎。這就需要相關工作人員樹立信息化意識，明確數據挖掘、主動推送、機器學習等技術對于科技檔案開發利用的重要性，進一步擴大科研檔案共享范圍，完善開發利用制度，規范信息化建設，最大限度地促進成果轉化，從根本上提升科研檔案的利用率，使其更好地服務于科研事業整體發展。

1基于數據挖掘的科研檔案開發利用要點分析

大數據、云計算等技術可快速推動科研檔案向信息化、數字化方向轉變，數字技術的應用也使得檔案文件的全流程管理效率得到了有效提升。

1.1大數據背景下科研檔案的類型劃定及基本特征

科研檔案是相關部門單位在開展科學研究時活動或者對科研活動進行管理的過程中形成的檔案信息。在形式上，過去主要以文字、圖表等紙質文件為主，現階段演變出3D模型、音頻、影像、3D建模等多種電子檔案文件。在內容上，分為科研過程、科技成果、科研數據等多種類型信息。在類別上，分別有科研項目申報書、項目合同、研究論文、審查評審、審計報告等材料。科研檔案不僅存儲了過去科研人員的研究過程，還記錄了較多的科研經驗、創新思維與改革方式，能夠為未來開展各項科研活動提供精準參考，是推動技術進步、研究成果應用的重要資產。

在數據技術背景下，科研檔案呈現出以下幾種特征。一是數據規模不斷擴大。在信息化時代，各行各業得檔案文件呈井噴式增長，科研檔案也是如此，主要在于現代OA辦公系統及檔案信息管理系統平臺軟件的深度應用及快速普及，科研檔案數字資源庫逐步完善，“增量電子化、存量數字化”的建設模式使得整體數字化率大大提升，科研檔案大數據管理模式得以形成。二是數據種類越發復雜。在大數據背景下，使得科研檔案內容以更多的形式及載體存在，整體呈現出結構化、半結構化、非結構化數據信息融合格局，甚至其中細分為文書檔案、聲像檔案、項目檔案等多種文件資料，異構性的科研檔案對于精細化管理也提出了更高要求。三是數據價值越來越大。科研檔案對于國家發展、社會進步具有重要意義，其作為科研行為的歷史記錄，具有較強得權威性及可靠性，現階段對其深度利用，可使相關部門最快進入科研節奏，避免走彎路、走錯路，使其更加高效地開發利用科研檔案潛在得利用價值，從而更好地發揮服務民生作用。

1.2新時代背景下科研檔案信息管理發展趨勢

大數據時代背景下為科研檔案的管理、開發、利用、共享等業務提出了新的要求并提供了變革式的發展環境，整體發展趨勢有以下三個方面。一是緊跟時代潮流，適應時代發展。數字化技術的出現，使科研檔案由過去以紙質文件管理、庫房存儲、手動借閱利用的模式轉變為以電子檔案數據信息在線管理、在線利用、云端存儲的模式，解決了過去占用較大空間、分類管理困難、利用率低的問題，在此前提下，相關部門單位要具備時代發展得新視野，建立信息管理利用平臺，并基于數據挖掘技術實現對海量數據的分類、整合、分析、利用。二是創新管理模式，優化資源配置。目前傳統的管理模式已難以適應新時代發展得需求，相當部分單位已完成紙質科研檔案的數字化加工，并利用管理系統管理應用。在新發展視角下，需要負責人員進一步創新發展模式，將科研檔案數字資源呈現的模塊化特性，充分應用人工智能、區塊鏈等先進技術，尋找管理更為高效、利用更為深入、共享更為廣泛的模式，從而最大限度地彰顯檔案價值。三是加大人才培養，促進融入實踐。大數據發展模式下需要相關科研單位針對檔案管理得利用工作，配置專業化崗位并培養復合型人才，實現檔案管理技術的切實應用與全面創新，提高管理質量，從而推動可持續發展。

2大數據背景下科研檔案開發利用面臨得困境及難題

2.1組織架構不完整，制度體系有缺失

一是發展思維問題。目前存在較多科研單位領導者及管理人員檔案意識與信息化意識不夠，認為當下科研項目的立項、過程與驗收較為重要，對于科研檔案的數字化轉型以及信息化技術的應用方式重視程度不夠，在發展過程中沒有建設相匹配的組織架構與管理策略，使得管理效率始終處于較低的狀態。二是制度標準問題。受檔案工作性質制約，科研單位在制度標準的制定與規劃上不夠積極主動，使得科研檔案的在線征集、分類處理、共享利用等流程缺乏規范性，相關任務執行過程大打折扣，嚴重制約整體事業的快速發展。

2.2人才隊伍不專業，培養機制不完善

據調查顯示，目前大多科研部門從事檔案管理的檔案信息化復合型人才較少，有一部分學歷低、檔案管理經驗和專業知識較淺的人員，嚴重影響管理效果。一是信息素養薄弱。在數據挖掘等技術視角下，科研檔案管理具有數字化、信息化、網絡化、智慧化的特點，但是管理人員大多非科班出身，相關信息管理理論知識與檔案開發利用實踐技能較為欠缺，知識結構相對單一，難以在工作中做到推陳出新，造成人才短缺與供需矛盾的問題。二是工作方式較為陳舊。雖然現代科學技術對檔案高效管理起到一定推動作用，但是受傳統管理模式影響，管理人員重“看管”、輕“開放”的思想較為嚴重，存在較多“用起來重要，忙起來不要”的現象，再加上科學研究周期長，生成材料成套型、專業性特點，導致整體工作進展緩慢，長期處于科研檔案目錄數據管理階段，總體較為滯后。

2.3協同共享較單一，資源利用不充分

在日新月異的新時代，各行各業對于科研檔案的信息需求逐步上升，以大數據為指導的信息處理技術也逐漸得到普及，但在實踐過程中，仍然存在較多平臺建設不健全、軟硬件設備配置不完善、相關技術應用不徹底、開放共享方式單一等問題。一方面在于大多科研部門財政資金傾向于科學研究，對科研檔案規范化、精細化管理投入力度不夠；另一方面在于現有檔案管理平臺較為落后，檢索反應時間長、匹配度不高、數據內容有漏洞的現象時常發生，同時與大數據時代的其他知識管理平臺的鏈接深度不夠，可提供檢索利用的服務較少，信息化管理相對簡單，導致整體上科研檔案的利用率較為低下。

2.4安全管理不到位，防護措施需提升

科研檔案的信息安全性及保密性涉及國家安全，與各部門單位利益緊密相關。在大數據時代背景下，科研檔案的數字化轉型及智慧化利用已成為必然趨勢，但是帶來便利的同時也存在較多安全隱患。在網絡安全方面，目前大多科研部門在信息化管理平臺建設過程中沒有配套設置專業安全設備及防護措施，對科研檔案數據庫沒有做到加密存儲，容易導致不法分子人侵網絡盜取數據、篡改信息，從而對科研檔案自身機密性造成威脅。在對外利用方面，管理人員安全意識不夠，一些部門單位尚未制定科研檔案安全管理利用制度及業務流程標準，在面對自身工作人員或者外來服務對象時，也沒有采取可靠有效的權限訪問限制措施，使得科研檔案容易暴露，存在巨大隱患。

3數據挖掘視角下科研檔案開發利用的優化路徑

3.1多層次健全科研檔案資源綜合管理體系

一是緊跟時代潮流。科研單位管理人員要樹立大數據理念，將科研檔案的管理工作向數字化轉型，要成立檔案信息化管理領導小組，明確工作職責、細化責任分工、規劃業務流程，并定期開展信息化專題會議，引導全體干部職工加強檔案觀、服務觀，以科技知識服務為主，將檔案發展理念由保管收藏轉變為開發利用，從而構建全新的發展格局。二是完善管理制度。領導小組要深入學習《科學技術研究檔案管理規定》《國家檔案館檔案開放辦法》，根據實際工作需求創建完善管理制度，在立檔歸檔、保存管理、開發利用、安全保密等流程做到有章可循、有規可依，從而促進整體事業可持續、規范化開展。

3.2多角度打造科研檔案管理干部人才隊伍

一是建立人才培育機制。以《“十四五”全國檔案事業發展規劃》為基礎，聯系本單位科研工作未來發展目標、需求、問題導向，針對信息化時代檔案工作面臨的新困難，聚焦人才短板，制定科學完善的人才培養計劃，分層次、有計劃地培養既通曉大數據、云計算、人工智能、物聯網等現代科學技術，又了解科研檔案的性質類別，具備現代管理技能的檔案專家隊伍，為未來實現可持續發展儲備力量。二是拓寬人才能力提升路徑。將“引進來”與“走出去”相結合，一方面引進掌握數據分析、數據挖掘、信息存儲等高端技術人才，定期開展專題業務理論培養活動，不斷完善干部隊伍的知識結構。另一方面讓現有檔案管理人員外出參觀學習，拓寬視野，培養創新思維，全面提升科研檔案人員的信息素養。三是完善管理人員的評價機制。建立合理激勵機制，在思想政治、工作能力、業務水平、具體貢獻等方面設置評價指標，“給路子、壓擔子”，動態考察干部的思想、能力、態度等綜合素質，從而引導檔案管理職工主動學習，提高水平，保持工作激情[4]。

3.3全方位地構建數據挖掘資源深度利用模式

一是完善基礎設施。各級科研單位要根據自身工作需求與未來發展需求，積極申請并劃撥檔案管理、開發、利用的專項經費，以數字資源建設及加大利用服務為主線，積極探索科研檔案利用的業務場景，同時以不斷完善數據庫來實現科研檔案管理功能的優化，在系統平臺建設、硬件結構完善、軟件開發利用上加強資金保障，從而為今后云計算、智能技術、物聯網技術、大數據技術的應用提供堅實保障。二是加強技術應用。與傳統的管理利用模式不同的是，新時代科研檔案的價值發揮主要在于單位檔案業務部門的主動作為，通過數據挖掘、互聯網技術及時廣泛傳播檔案利用價值，從而發揮主體優勢。其中最為關鍵的技術便是數據挖掘，利用此技術中的機器學習原理，可對海量科研檔案文本進行自動分類，結合語義分析等數據訓練詞典，可極大提升分類的精準度，最后的結果與特征向量權值的計算方法密切相關，由此可達到多元化分類的目的。在檢索方面利用數據挖掘技術，可對科研檔案的文本內容進行分詞操作，其結果產生的相關詞匯可作為索引的一部分，組成檔案檢索信息來源，提高檢索系統的查全率和查準率，從而使檔案信息檢索更加準確。在利用方面，摒棄過去以目標為導向的利用，通過數據挖掘技術，將科研檔案的類別、價值、時間等屬性與主題相聯系，當用戶需求涉及某類檔案，可根據建立的聯系成套提供給用戶，從而滿足用戶的個性化及廣泛化需求5。

3.4全流程保證檔案系統平臺的安全運行環境

隨著時代的發展，檔案事業邁入新發展階段，在科學研究環境下，檔案安全工作涉及國家社會及各部門單位的切身利益，隨著管理利用平臺的逐步完善，管理員可利用互聯網與信息化技術實現科研檔案的開放共享與廣泛應用，在一定程度上提升了其流動性，但受互聯網環境因素制約，給檔案在安全方面帶來了較大風險，需要相關部門利用安全技術與防護手段提高數據信息的安全生成、保管、傳輸和利用，進而為整合海量資源、服務社會群眾、提供決策參考等工作的開展奠定堅實基礎。一是加強平臺安全防護。進一步加大檔案安全管理資金的投人，提高系統平臺安全技術水平，配置專業安全設備，為服務器、存儲器、計算機終端等設備安裝殺毒軟件，并定期維護與升級，保證檔案數據不被攻擊、泄露和非法侵犯。二是優化開發利用環境。科研單位要定期對管理人員開展安全知識培訓活動，提高其安全意識，規范其工作行為。同時制定規范嚴格的管理制度，針對檔案安全、數據保密工作明確具體的業務流程及管理標準，對于重要科研成果要有重點有區分地嚴格管理，并且在開發利用的過程中做好鑒定工作。歸檔階段注明檔案保密級別，對資源傳播范圍進行嚴格控制，最大限度地保證安全性與保密性。

在以數據挖掘為主導的大數據時代，科研檔案具有復雜性、系統性、多元性的特點，務必利用信息化技術才能夠全面提升海量數據的管理水平，做到網絡、平臺、服務環境的保密安全工作，利用信息化管理優勢，探索新思路、新方法、新路徑和新舉措，從而為檔案事業高質量發展提供不竭的動力。

參考文獻

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[4]王鶴澎.大數據時代醫院檔案信息化管理研究[J].黑龍江檔案，2022（03）：213-215.

[5]趙海鷗.數據挖掘技術在檔案管理工作中應用價值研究[J].蘭臺內外，2022（36）：43-45.

作者簡介：陳昊櫻（1987—），碩士研究生學歷，南方電網科學研究院有限責任公司助理館員，研究方向：檔案管理。石嘉豪（1991—），碩士研究生學歷，南方電網科學研究院有限責任公司工程師，研究方向：檔案知識管理。畢建勛（1981—），大學學歷，南方電網科學研究院有限責任公司經濟師，研究方向：保密與檔案管理。