數智化視角下的電力檔案服務模式探析

電力檔案作為企業運營的重要數據資產，其管理效率和安全性直接影響企業的決策能力與長期發展戰略。伴隨數字經濟的迅猛發展，檔案管理正向數智化管理加速轉型。在電力企業領域，數字檔案館（室）的建設已成為提升檔案管理效能的關鍵手段。《企業數字檔案館（室）建設指南》明確要求在基礎設施建設中注重檔案信息的安全性與自主可控性。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》更是明確提出完成50家企業數字檔案館試點。《中華人民共和國檔案法實施條例》則強調構建與電子檔案管理系統相互銜接的全過程管理體系[11。探討數智化視角下的電力檔案服務模式，不僅是應對當前管理痛點的現實需求，還是助推企業檔案服務邁向高質量發展的重要途徑。

1數智化視角下電力檔案服務的優勢

1.1提升檔案管理效率與安全性

1.1.1智能技術的應用大幅提高了檔案管理效率。通過集成物聯網、人工智能與云計算技術，電力企業可實現文件檔案的自動收集。可對檔案庫房的溫濕度、檔案載體狀態進行實時監測和智能調控，保障檔案存儲環境的穩定性。基于圖像識別和自然語言處理的檔案內容識別技術，可實現檔案自動分類與高效檢索，大幅減少人工干預，提高檔案管理的精準性。

1.1.2在安全性方面。電力檔案具有信息敏感性高、數據價值大等特點，傳統的安全管理手段已難以滿足其日益增長的保護需求。數智化管理通過區塊鏈技術、分布式存儲與智能加密等方式，為檔案提供全方位的安全保障。中國電力建設集團有限公司利用區塊鏈技術保障電子檔案全生命周期管理，實現電力檔案的可追溯與不可篡改，有效防止信息被泄露與篡改風險2。在重大電力工程或突發事件中，數智化檔案管理系統能夠快速檢索歷史檔案，為災害恢復、電力調度等提供實時可靠的數據支持，充分體現智能技術在提升檔案管理效率與安全性中的價值。

1.2強化檔案資源的共享與協同

電力行業的業務廣泛分布于多個區域，檔案資源呈現分散性與多樣性的特點。傳統的分散管理模式難以滿足現代電力企業對于檔案資源協同利用的需求，而數智化技術的應用能有效解決這一難題。通過構建基于云計算的檔案共享平臺，電力企業能夠實現跨區域、跨部門的檔案資源協同管理。檔案共享平臺可將檔案資源從物理分散轉變為虛擬集中，依托統一的元數據標準與接口規范，實現檔案數據的高效整合與實時共享。基于檔案共享平臺的智能搜索功能，用戶可以快速定位所需檔案，無論檔案的物理存儲位置如何，都能夠實現秒級響應。這種共享機制大幅提高了檔案的利用效率，為企業內部的知識傳遞與跨部門協同提供了有力支持。同時，數智化檔案管理在電力企業的上下游協作中也發揮了重要作用。電力工程的規劃與實施需要廣泛的檔案支持，包括項目方案、設備技術資料、財務審計報告等。數智化技術的應用能夠讓檔案資源在供應鏈上下游企業之間快速流通并安全共享，確保工程進度順利推進。如國網江蘇省電力公司建立的智慧館庫系統，是國網系統首個省級檔案信息資源智能共享中心，首次實現人工智能等各類技術在電力檔案管理中的融合應用，檔案工作全流程實現智能轉型、檔案省域資源互聯，構建無層級共享網絡，解決了信息孤島問題

1.3推動檔案服務向綜合信息服務拓展

1.3.1檔案服務的拓展在為企業決策提供信息數據支撐。電力企業在重大工程建設規劃、能源調配和政策制定中，需要大量歷史檔案及數據支撐。通過數智化檔案平臺的深度數據挖掘與分析，企業能夠從龐雜的檔案數據中提煉出關鍵信息，為高層決策提供科學依據。

1.3.2檔案服務在企業品牌展示中的作用日益凸顯。電力行業具有顯著的公共服務屬性，檔案記錄了企業發展的歷史與成就。通過數智化技術，能夠有效將檔案資源轉化為企業的文化資產。檔案展示中心、虛擬展廳等數智化展示平臺，為社會公眾與合作伙伴提供直觀的企業形象展示渠道。另外檔案服務在電力行業文化傳承與創新中的價值愈加突出。數智化檔案管理為企業積累了寶貴的文化資源，并借助數字化、智能化手段得以延續和創新。國網湄洲島供電公司通過充分挖掘、開發、運用海島通電30年以來的聲像、文檔、基建等檔案資源價值，準確剖析、定位湄洲島能源發展的優勢，為海島電網發展、企業管理、品牌展示、文化落地等提供綜合信息服務[4]。

2數智化視角下的電力檔案服務面臨的現實困境

2.1檔案服務功能局限，難以滿足多樣化需求

首先，電力行業檔案服務的現有功能仍主要停留在基本存儲和信息調閱層面，服務能力明顯滯后于行業發展的復雜性和多樣性需求。檔案系統的設計多以“歸檔合規”為目標，缺乏針對企業動態需求的深度挖掘與響應機制。這種以存檔為中心的功能模式，只能提供記錄性服務，在支持企業戰略決策、運營優化以及創新發展的能力上顯得不足。其次，檔案服務的局限性還體現在其功能的單向性。現有的服務模式多注重檔案信息的被動調取，而缺乏主動推送和預測性分析的能力。在應對復雜工程項目或大規模調度任務時，檔案服務未能發揮整合數據、指導決策的價值和作用。最后，檔案服務缺乏彈性，難以滿足緊急情況下的信息需求。在突發事件或重大工程調整中，檔案服務的快速響應能力往往不足，未能為決策者提供全面、精準的數據支持。這種功能的滯后性，使得電力企業無法在關鍵時刻充分發揮檔案資源的潛力。此外，在公眾服務領域，檔案的展示形式仍以傳統的靜態內容為主，未能通過創新技術如數字化展覽、動態可視化等形式，更好地傳遞檔案價值與企業文化。

2.2檔案資源整合不足，協同利用效率低下

電力檔案管理的分散性與孤立性是當前行業普遍存在的突出問題。不同部門、不同區域的檔案數據往往缺乏統一的標準與接口，導致資源的整合和高效共享面臨顯著困難。這種碎片化的管理格局嚴重阻礙了檔案在企業內外部協作中的作用發揮。在企業內部，檔案資源的分散性一定程度上影響部門之間協同效率，難以形成整體合力。各部門因缺乏統一的檔案標準和協作機制，常常出現數據冗余或信息斷層的問題，不僅增加了檔案查閱和利用的難度，還使企業在推進跨部門項目時面臨著較大困難。此外，檔案系統之間的互操作性不足，使得檔案資源的實時共享和動態調用成為難以逾越的技術障礙，進一步制約了協同效率。在行業層面，檔案資源的整合問題更加突出。在電力行業中，檔案的標準化水平不高，不同企業之間的數據格式和分類方法缺乏統一性，尤其在推進重大區域性工程或能源調度時，各企業間檔案資源的整合滯后，直接影響了整體工作的協調性和推進效率。

2.3檔案管理技術水平有限，服務能力亟待提高

在電力行業數智化轉型的背景下，檔案管理對技術的依賴性日益增強，但現階段技術水平與實際需求之間仍存在較大差距，難以有效支撐復雜的檔案服務場景。現有檔案管理技術多集中于基礎功能的實現，未能形成覆蓋檔案全生命周期的綜合技術體系，導致檔案服務能力受限。首先，智能化技術應用深度不足，檔案管理仍以人工操作為主。當前許多電力企業的檔案系統尚未充分利用智能分類、自動化整理和高效檢索等關鍵技術，檔案管理的自動化程度較低。在實際操作中，檔案的收集、整理和歸檔仍需要大量人工參與，既增加了管理成本，又影響了工作效率和規范性。此外，檔案管理技術與企業業務系統之間的集成度不足，未能實現檔案數據與業務數據的高效聯通，制約了檔案在企業運營和管理中的價值發揮；其次，檔案管理系統功能單一，難以滿足電力行業復雜的應用需求。在重大工程項目管理、動態能源調度和應急事件處理等場景中，檔案管理系統需要能夠整合多源數據并提供實時支持。然而，現有系統多停留在靜態數據的存儲和檢索層面，缺乏對動態數據的深度分析與靈活調用能力。這種技術功能的局限性使檔案難以在復雜的業務場景中提供高效支持。

3數智化視角下的電力檔案服務模式創新策略

3.1完善檔案管理標準體系，夯實數智化服務基礎

3.1.1應建立統一的檔案分類和數據規范體系。針對電力檔案種類繁多的實際情況，分類標準應涵蓋工程建設、設備運行、技術研發、財務管理等核心領域，并對電子檔案的格式、命名規則及元數據要求做出明確規定。通過行業主管部門牽頭，結合國內外先進經驗，制定適用于電力行業的檔案標準化方案，并組織試點驗證和推廣應用。

3.1.2應完善檔案管理技術規范。重點針對檔案收集、存儲、檢索、共享等環節，制定清晰的操作流程和技術要求。在電子檔案歸檔環節，應明確數據采集的范圍和技術參數，確保原始數據的真實性和完整性。在檔案存儲環節，應細化存儲介質、文件格式和備份策略的技術細則，為檔案的長期保存提供科學依據。此外，要構建標準化的評價體系，對檔案管理標準的實施效果進行動態評估。可通過設定評價指標，定期對檔案數據質量、規范執行情況以及系統兼容性進行綜合評估，及時發現和解決問題，推動標準的落地實施和持續優化。

3.2構建檔案綜合服務平臺，提高數智化服務能力

針對現有檔案管理系統功能單一、資源分散的問題，應通過技術集成與管理優化，打造集成化、高效化的綜合服務平臺，提高檔案的協同服務能力。

3.2.1在技術層面。應開發基于云計算和大數據的檔案服務平臺，實現檔案資源的集中管理和實時調配。通過建立檔案資源數據庫，整合工程文檔、設備資料、運行記錄等多類檔案信息，為用戶提供一站式的檢索和查詢服務。同時，引人智能檢索技術和知識圖譜構建技術，支持檔案內容的語義理解和深度分析，提升檔案利用效率和服務的精準度。

3.2.2在管理層面。應優化檔案資源共享機制，推動跨部門、跨區域的協作與整合。通過制定檔案共享和使用權限管理制度，規范資源調用流程，確保檔案數據在不同部門和單位之間實現高效流轉和安全共享。特別是在工程項目實施中，可通過綜合服務平臺實時獲取上下游企業的檔案信息，為項目調度和進度控制提供有力支持。

同時，平臺應具備動態優化功能。通過對用戶需求和檔案使用情況的實時分析，調整平臺功能模塊，優化資源配置，持續提升用戶體驗和平臺運行效能。通過技術與管理的雙重驅動，構建功能全面、智能高效的檔案綜合服務平臺，為電力檔案服務水平的整體提高提供重要支撐。

3.3拓展檔案服務的應用場景，發揮數智化服務價值

電力檔案服務數智化轉型的核心在于推動服務功能從傳統保存與利用向多領域、多層次擴展。通過場景創新，全面釋放檔案資源的潛力，為電力企業高質量發展注入新動力。

3.3.1應加強檔案在企業決策中的支持作用。通過大數據分析技術，將檔案歷史數據與實時運營數據結合，對關鍵業務領域進行趨勢預測和綜合分析，形成決策參考。例如，在能源調度和電力工程規劃中，檔案數據可提供精準的歷史依據和優化建議，提升決策的科學性和時效性。

3.3.2應推動檔案在企業文化建設中的創新應用。以數字化檔案展示為基礎，開發虛擬展廳和檔案主題文化館，利用多媒體技術再現企業發展的歷程和典型案例，塑造具有行業特色的企業文化形象。同時，結合公眾需求，推出互動性強的線上檔案展示活動，加強檔案資源在社會公眾中的傳播與認知。

3.3.3應拓寬檔案在社會服務中的應用場景。結合智慧城市建設需求，開發電力檔案在公共服務中的功能。例如，為城市應急管理提供歷史數據支持，為科教文化活動提供檔案素材。特別是在自然災害和電力突發事件處理中，檔案服務能夠快速調取相關數據，為科學決策和高效行動提供可靠保障。

數智化為電力行業檔案管理提供了新的發展機遇，通過強化標準體系建設、搭建智能綜合服務平臺、創新檔案應用場景，電力檔案管理可突破傳統模式的局限性，釋放檔案資源的最大價值。未來，應持續推進技術與管理的深度融合，推動電力檔案服務模式的系統化、智能化和多元化發展，為電力企業高質量發展和行業整體轉型提供更為堅實的支持。

參考文獻

[1]劉超.電力公司檔案信息化建設存在的問題及優化路徑探討——以XX電力公司為例[J.企業改革與管理，2024（19）：166—168.

[2]王洋.基于優化共識的區塊鏈在電子文件全生命周期真實性保障中的應用——以中國電力建設集團有限公司電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點為例[J]檔案學研究，2022（02）：89-96.

[3]林越陵.國網江蘇省電力公司檔案智能管理中心舉行揭牌儀式[J].檔案與建設，2019（10）：2.

[4]唐泉彬，翁非.挖掘檔案價值助力湄洲島泛在電力物聯網建設[J].中國電業，2019（11）：64-65.

作者簡介：丁秀梅（1982—），碩士研究生學歷，國家電投集團云南國際電力投資有限公司館員，研究方向：電力企業檔案信息化、工程項目檔案、文檔一體化管理。