醫院人事檔案管理安全保障體系構建

醫院人事檔案涉及員工的個人信息、工作經歷、職業資格、培訓記錄等關鍵信息，這些檔案不僅關乎醫院的日常運營，還與國家的法律法規息息相關。因此，對其安全性要求極為嚴格。但當前很多醫院在檔案管理方面存在諸多問題，為了保障醫院人事檔案的安全性，構建一套完善的安全保障體系變得尤為迫切。

1醫院人事檔案管理安全保障體系構建的意義

1.1提高醫院人事檔案的管理效率

在醫院人事檔案管理中，構建安全保障體系不僅能夠為醫院提供一個更加穩定的檔案管理平臺，還能提高整體效率。首先，安全保障體系的構建能夠明確規定對檔案的分類、編號、存儲、更新等環節工作，在這一過程中，檔案的錄人、存儲、歸檔、查詢均可以通過系統自動化處理，大大降低人工操作的復雜度，進而提高醫院整體人事管理的效率。其次，在傳統管理模式下，檔案的管理往往存在記錄不全等問題，而構建安全保障體系后，醫院人事檔案可以通過信息化管理平臺進行全程追蹤，從檔案的創建、存儲到修改、刪除，都會留下操作記錄，便于日后管理。最后，無論是對于人事檔案的維護，還是信息安全性的保障，均能夠通過系統化手段來提高工作效率，不僅減少了管理中出現突發問題的風險，還能為醫院在面對審計、法律糾紛等方面提供強有力的支持。

1.2保障醫院人事檔案信息的安全性

構建一套完善的安全保障體系，能夠有效避免檔案信息被泄露、篡改或丟失，保證信息的安全性。首先，在數字化管理的過程中，醫院可以采用數據加密技術對檔案信息進行處理，保證信息在傳輸和存儲過程中的安全性。其次，通過構建一個高效的備份機制，可以在出現突發事件時迅速恢復檔案信息，這樣醫院可以保證檔案信息的完整性，最大限度地減少因檔案信息丟失造成的損失]。最后，隨著信息技術的發展，醫院人事檔案管理面臨的安全威脅越來越復雜，而通過完善安全保障體系，能夠始終保持信息安全的高水平，防止潛在的安全威脅對醫院人事檔案管理造成的影響，從而保證醫院在法律和社會的監督下穩步運營。

1.3增強醫院的合規性

構建一個科學的安全保障體系，能幫助醫院保證人事檔案管理的合規性，避免因違規操作帶來的法律風險。首先，醫療行業涉及大量的個人敏感信息，這些信息的保護受到《個人信息保護法》《醫療衛生行業數據保護法》等法律法規的嚴格約束，而構建安全保障體系不僅能夠幫助醫院合規地存儲、處理、傳輸人事檔案，還能通過合法合規的方式進行檔案信息的管理，保證醫院的運營符合國家及地方政府的規定，避免因違規操作而遭遇法律制裁。其次，在人事檔案管理過程中，信息的不當處理、泄密、篡改等問題可能導致醫院面臨民事、行政、刑事責任，而通過建立標準化的檔案管理流程，醫院可以保證所有檔案管理活動都有明確的法律依據，從而減少違規操作的發生。最后，隨著社會對醫療行業透明度和監管要求的提高，醫院在日常管理中不僅需要遵循法律法規，還需要接受外部的檢查，而通過構建完善的安全保障體系，醫院能夠保證人事檔案管理的各環節有章可循、可追溯、可審計。

2醫院人事檔案管理安全保障體系構建的問題

2.1檔案管理人員的專業性不足

第一，一些醫院人事檔案管理崗位沒有設置檔案管理專業的要求，導致部分人員缺少系統的檔案管理知識和技能，直接影響檔案管理工作的規范性與高效性，無法滿足現代醫院日益復雜的檔案管理需求。第二，檔案管理人員的業務能力缺少持續提升機制。當前，醫院在人事檔案管理方面較少提供定期培訓和專業發展的機會，許多管理人員在職務上沒有接受過系統的專業培訓，導致其檔案管理能力長期得不到有效提升，影響了檔案管理工作的準確性與時效性2。第三，醫院對于檔案管理人員的崗位職責界定模糊。在一些醫院，檔案管理工作由多名員工承擔，但各自的職責并不明確，導致人員在檔案管理過程中出現責任推諉的現象，影響了檔案管理的質量和效率。第四，檔案管理人員對信息技術的掌握程度不足。隨著信息化的推進，醫院人事檔案管理逐步轉向數字化平臺，但部分檔案管理人員對信息技術的理解和應用能力較為薄弱，不能熟練操作相關管理系統，不僅影響了檔案管理工作的信息處理效率，還使得檔案安全管理面臨較大的挑戰。第五，檔案管理人員的管理經驗相對不足。在一些醫院，檔案管理人員的工作經驗相對較少，且缺少對復雜檔案管理任務的應對能力，使得檔案管理工作難以達到最佳的運作效果，影響了醫院人事檔案管理體系的整體運行效率。

2.2信息系統的安全性薄弱

第一，信息技術飛速進步，許多醫院的檔案管理信息系統仍然使用過時的硬件設備，無法有效應對大規模信息數據的管理需求，導致信息系統的穩定性和安全性無法得到保障。第二，醫院信息系統的網絡安全防護措施不完善。許多醫院未能配置足夠強大的防火墻、人侵檢測系統、病毒掃描軟件，導致信息系統的網絡安全防護能力不足3。第三，信息系統中的訪問權限控制不到位。在一些醫院，人事檔案管理系統的訪問權限設置不夠嚴格，導致一些不具備訪問權限的人員能夠隨意進入系統查看、修改、刪除檔案數據，進一步加劇了信息被泄露的隱患。第四，醫院信息系統的數據備份機制不健全。醫院通常采用單一的備份方式，沒有考慮到多重備份方案的實施，這使得檔案管理數據一旦遭遇系統故障或者突發事件，很難快速恢復。第五，許多醫院的檔案管理系統缺少及時的更新和漏洞修補機制，系統存在的一些已知漏洞長期沒有得到修復，導致醫院信息系統易受到各種網絡攻擊，進一步加劇了系統的安全隱患。

2.3管理流程不規范

第一，檔案管理流程缺少標準化操作規程。在許多醫院，檔案管理流程并未得到統一規范，缺少詳細明確的操作流程和制度規定，導致在檔案管理過程中，管理人員根據個人經驗和理解操作，無法保證每一個環節的執行都符合要求。第二，在醫院的檔案管理中，檔案的歸檔和更新常常沒有固定的流程和時間節點，導致一些檔案未能按時歸檔或更新。第三，檔案存取流程不清晰。在醫院內部的檔案管理系統中，不同崗位的員工對于檔案的存取權限和操作流程認識不一致，存取檔案時的操作不統一，導致檔案管理工作的效率低下。第四，檔案管理責任劃分不明確。在醫院的人事檔案管理中，責任劃分常常不夠明確，缺少對不同崗位人員的職責界定。在這種情況下，管理人員容易推諉責任，導致檔案管理工作的失誤和疏漏。第五，在一些醫院，檔案管理的監督檢查機制較為薄弱，缺少定期的檔案檢查和審計流程，導致醫院在檔案管理中無法及時發現存在的漏洞和不足，影響了管理工作的規范性。第六，檔案銷毀流程不規范。醫院在檔案的銷毀過程中，一些檔案在達到規定的保存年限后并未按照規定銷毀，或者銷毀過程中的操作不符合標準，導致檔案信息的安全性無法得到有效保障。

3醫院人事檔案管理安全保障體系構建的策略

3.1提高檔案管理人員的專業化

隨著醫療行業對管理效率以及信息安全的要求不斷提高，培養具有較高專業素養的檔案管理人員已成為優化醫院檔案管理體系的當務之急。第一，醫院應制定嚴格的招聘標準，明確檔案管理崗位的學歷和專業要求，優先錄用具備檔案管理、信息管理、相關專業背景的人員。此外，為了保證檔案管理人員的知識更新和技術提升，醫院應定期為現有的檔案管理人員提供專業的培訓課程，涵蓋檔案管理的最新規范、信息技術應用以及法律法規等內容。第二，醫院可以組織與檔案管理相關的職業資格考試和認證，幫助管理人員獲得更高層次的資格認證，還要通過設立進階課程或與專業機構合作，保證管理人員不斷積累專業知識。第三，為解決檔案管理人員的業務能力缺少持續提升機制的問題，除了定期的內部培訓外，醫院還可以通過外部培訓、行業交流、參加行業會議等途徑，為管理人員提供更多接觸前沿信息的機會。第四，為了保證每位檔案管理人員都能夠勝任自己的崗位工作，醫院須制定詳細的崗位說明書，明確每個崗位的具體職責，并依據職責分工進行相應的培訓。同時，醫院應定期評估崗位職責的適應性，保證其隨著管理需求和崗位職責的變化而及時調整。第五，為了提高檔案管理人員在數字化管理平臺的操作能力，醫院應定期舉辦信息技術培訓，幫助管理人員掌握使用電子檔案管理系統的技能。第六，醫院應推動檔案管理人員綜合素質的提升，不僅限于專業技能，還應關注其溝通、團隊協作和解決問題的能力。

3.2建立完善的信息安全管理制度

隨著信息化時代的到來，醫院人事檔案管理逐步向數字化轉型，這一轉型要求醫院在信息安全方面采取更為嚴密的管理措施，才能應對日益復雜的安全挑戰。第一，醫院可以根據技術發展和需求變化，逐步替換過時的硬件設備，保證系統的運行穩定性，還應加強硬件設施的日常維護，保證設備能夠在最佳狀態下運行，以便降低故障發生的風險。第二，醫院應加強網絡安全防護措施，特別是在防火墻、人侵檢測系統、病毒防護方面，保證醫院信息系統不受外部網絡攻擊的影響。第三，醫院應定期審核系統中人員的權限，保證權限的分配合理，并及時調整和撤銷不再適用的權限，還應為系統設置訪問日志功能，記錄每次訪問的人員、時間、操作內容，以便保證系統使用的可追溯性4。第四，醫院應完善數據備份機制，數據備份不僅應涵蓋所有檔案信息，還應定期對備份數據進行驗證和恢復演練，保證備份數據的有效性。第五，隨著信息技術的迅速發展，醫院的信息系統也面臨著不斷變化的安全威脅，必須建立常態化的漏洞掃描機制，一旦發現系統中的漏洞，可以立即修補，從而防止潛在的安全威脅變為實際的安全事故。第六，醫院應提供定期的技術培訓，使其能夠及時掌握最新的信息安全知識，這些培訓內容應包括信息安全基本知識、系統操作技巧、故障排除方法等，以便提高操作人員的專業能力。

3.3優化檔案管理流程

為適應現代化管理的需求，醫院必須通過優化管理流程，保證檔案的高效存取，因為優化檔案管理流程是提升醫院整體運營效率的重要環節。第一，醫院應制定并實施統一的檔案管理操作規范，這些規范應涵蓋檔案的創建、歸檔、查詢、更新、存取、審查和銷毀等全過程，保證每個環節都具有明確的操作標準，這樣能夠有效減少流程中可能出現的混亂，避免因流程不清導致檔案管理出現疏漏。第二，醫院可以通過信息化手段歸檔更新，設定自動提醒功能，在檔案的關鍵時間節點自動提醒管理人員更新。此外，對于檔案更新的過程，應規定每次更新時需要核對的事項和方法，保證每次更新都經過必要的審查，以便避免因人員疏忽導致更新遺漏。第三，在檔案管理系統中，應對不同檔案分類，并規定每種類型檔案的存取規則以及操作流程。同時，對于檔案存取的每一個環節應設定記錄追蹤機制，保證每次存取都留下清晰的日志，從而保證檔案的安全。第四，醫院應加強檔案管理責任的劃分，保證每個環節都有明確的責任人，為此需要將檔案管理的每個環節分配到具體的責任人，并要求責任人定期檢查和匯報工作進度[5。第五，醫院應定期開展內部審計，其中審計內容可以涵蓋檔案的完整性、保密性、更新及時性等方面，同時還應審查檔案管理人員的工作記錄，以便保證檔案管理的全過程符合規范要求。第六，醫院應優化檔案銷毀的流程，其中銷毀流程應制定詳細的操作規定，明確銷毀責任人、銷毀方式及銷毀標準，避免因檔案處理不當而帶來的安全隱患。

結束語

本文從檔案管理人員的專業化、信息安全管理制度的完善以及檔案管理流程的優化等方面提出了一系列針對性的策略，旨在為醫院提供理論支持。這些策略的實施能夠為醫院提供一個更加系統和安全的管理框架，提高人事檔案管理的透明度和效率，減少管理過程中可能出現的漏洞，保證檔案信息的完整性。同時，隨著法律法規的不斷完善，醫院人事檔案管理也需要與時俱進，只有這樣才能保證合規性不斷提升。

參考文獻

[1]閆霞.醫院人事檔案管理中的智能合約應用研究[J].辦公自動化2025，30（02）：67-69.

[2]劉雯倩.人才流動背景下醫院人事檔案管理探究[J].市場周刊2024，37（36）：163-166.

[3]于媛媛，包淑紅.醫院人事檔案智能化管理模式探究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2024，40（11）：43-46.

[4]林歡.提升醫院人事檔案管理效率的策略研究[J]辦公室業務，2024（22）：145-147.

[5]于英娜.醫院人事檔案管理的創新策略[J].蘭臺內外2024（33）：74-76.

作者簡介：林晨（1987.02—），碩士研究生學歷，河南省中醫院（河南中醫藥大學第二附屬醫院）館員，研究方向：檔案管理。