大數據賦能高校檔案管理高質量發展的研究

當前大數據信息技術已然在眾多領域得到了廣泛應用，高校檔案管理工作亦深受大數據技術的深刻影響。高校檔案作為對學校歷史、教學、科研以及管理等活動的真實記載，對于高校制定戰略決策、開展科研項目以及建設師資隊伍等方面，均有著不容忽視的現實意義。然而，傳統的高校檔案管理模式在大數據時代背景下已難以契合對高校檔案進行高質量管理的需求[1]。在此情形下，如何充分運用大數據技術為高校檔案管理工作賦予能量，進一步全方位地提升高校檔案管理的整體質量，成為當前高校檔案管理部門亟待深入思考并加以解決的現實問題。

1 大數據對高校檔案管理的重要意義

大數據作為科技創新的代表，對高校檔案管理工作具有重大意義。一方面，在大數據的加持下，可以進一步提升檔案管理效率；另一方面，通過大數據挖掘分析等技術的運用，有助于增強檔案資源的利用價值，實現檔案信息資源的合理開發。此外，借助大數據技術還可以打造高校檔案管理平臺，為高校廣大師生提供高質量的檔案信息服務。

1.1 提升高校檔案管理效率

在大數據時代背景下，高校檔案管理工作面臨著新情況、新環境和新機遇。在具體實施過程中，可以借助大數據技術提升高校檔案管理效率。首先，大數據技術能夠實現對高校檔案數據的快速處理。大數據技術可以在短時間內對海量的高校檔案數據進行處理，無論是高校檔案數據的收集、整理還是存儲，都可以通過自動化形式來完成，極大地提升了檔案的管理效率和準確性。其次，大數據技術有助于提升檔案檢索效率。大數據技術可以通過智能檢索算法，根據用戶輸入的關鍵詞、檔案類型、時間范圍進行精準定位。例如，借助語義分析技術，系統可以更加深刻地理解用戶的查詢意圖，即使關鍵詞不準確，也能給予積極回應，反饋相關檢索結果。最后，大數據技術可以優化檔案存儲管理。當前高校檔案規模越來越大，對存儲容量和管理條件提出了更高要求。高校可以借助分布式存儲和云計算方式提升存儲效率。一方面，借助分布式存儲可以將檔案數據分散存儲在多個節點，保證存儲的安全性和可靠性；另一方面，云計算可以根據檔案管理的實際需要對存儲資源進行動態調整，在降低存儲成本的同時也提升了存儲信息的響應效率。同時，借助大數據技術還可以對檔案存儲進行智能管理，對過期檔案進行自動清理，對存儲結構進行優化。

1.2 增強高校檔案資源利用的價值

大數據為高校檔案資源的利用開發帶來了“質”的變化。大數據既可以將分散的高校檔案資源進行整合，又可以結合教學、科研和其他用戶需求對檔案資源進行開發和利用。首先，大數據挖掘技術可以對高校檔案資源的潛在價值進行深入挖掘。借助大數據挖掘技術，可以對海量高校檔案數據進行深度挖掘和分析，找到其中的關聯和趨勢變化。例如，通過對科研檔案的分析，可以更好地總結當前科研熱點和趨勢，為高校科研工作提供檔案參考。其次，大數據可以實現檔案資源的整合和共享。在傳統檔案管理模式下，高校檔案分散在不同部門，難以實現檔案信息資源的整合。大數據技術可以破除部門之間的信息壁壘，通過建立統一的檔案信息平臺，實現分散檔案信息資源的統一整合，同時也方便不同部門用戶進行檔案信息查詢。此外，有條件的高校還可以實現檔案信息資源的跨校、跨區域共享。最后，大數據可以為高校決策提供檔案信息支持[2]。高校領導可以通過大數據分析為學校戰略規劃制定和教學科研工作開展提供精準的檔案信息。聊城大學建立了“高校檔案查詢利用平臺”，使高校學子跨高校、跨區域、跨層級“一網查”高校檔案成為現實，推動檔案管理服務提質升級。

1.3 提升高校檔案服務質量

大數據在優化高校檔案服務質量方面具有重要作用。首先，可以借助大數據技術為不同用戶提供個性化的檔案信息服務。無論是高校師生還是社會用戶，對于高校檔案信息的需求千差萬別，傳統檔案服務難以滿足個性化需求。但借助大數據技術可以對用戶需求信息進行分析，了解用戶的歷史記錄、下載記錄與興趣愛好，進而為用戶提供個性化的檔案信息。其次，大數據可以為用戶提供在線檔案服務。當前用戶對于檔案信息服務的時效性要求越來越高，借助大數據技術可以對檔案信息進行實時更新，用戶可以隨時隨地通過網絡平臺對相關檔案信息進行查詢，既打破了時空限制，也降低了用戶檔案信息查詢的時間成本。最后，大數據有助于提升檔案服務的精準度。傳統檔案服務更多依靠經驗和人工判斷，在服務過程中難免出現偏差。大數據可以對檔案服務訴求進行精準分析，把握用戶的核心要點，了解用戶需求的重點，進而為用戶提供更為精準的檔案服務內容。同時，通過反饋信息還有助于改善檔案服務質量，提升用戶的滿意度。臨沂職業學院打造“e秒查”掌上檔案查詢系統，實現大數據關聯，無縫銜接學生檔案信息，進一步保障在校學生全生命周期檔案的完整性。

2 大數據賦能高校檔案管理高質量發展面臨的挑戰

2.1 高校檔案管理理念落后

新時代呼喚新理念，在大數據時代背景下，高校檔案管理工作也應在理念層面與時俱進。然而，目前部分高校在檔案管理過程中仍受傳統管理理念束縛，難以適應新的發展需求。管理理念滯后問題成為大數據賦能高校檔案管理高質量發展的一大掣肘，制約了大數據技術在檔案管理中的具體應用。一方面，部分高校檔案管理部門仍然堅持以“保管”為主要任務的工作思路，忽略高校檔案數據價值的挖掘和利用。這種錯誤觀念認為高校檔案管理就是要將檔案保存好，不損壞、不丟失，導致高校檔案數據潛在價值無法充分發揮，浪費了寶貴的檔案資源；另一方面，部分高校檔案管理部門缺乏服務意識和創新意識，更習慣于用傳統辦法管理檔案，不愿意嘗試新技術、新理念和新方法。在服務方面往往過于被動，缺少主動服務意識，與用戶缺乏溝通互動，導致服務內容與用戶需求出現脫節。

2.2 高校檔案管理存在數據安全風險

在大數據時代背景下，高校檔案管理面臨著數據安全的挑戰。在高校檔案收集、傳輸、共享過程中，容易受到網絡攻擊，面臨著數據丟失、損毀、泄露、篡改等安全風險。一方面，容易遭受網絡攻擊，黑客可以利用高校檔案管理系統漏洞或弱點進行攻擊，進而獲得高校檔案信息的訪問權限。同時，在檔案管理中也容易遭受惡意軟件或病毒感染，導致檔案數據被破壞或丟失，甚至會使檔案管理系統癱瘓，無法對外服務[3]。另一方面，存在數據被泄露的風險，高校檔案包含大量重要和敏感信息，如學生的個人基本信息、教師的科研成果等。如果這些信息被泄露，會給學校、教師和學生帶來嚴重后果。

2.3 高校檔案管理人才隊伍建設滯后

大數據賦能高校檔案管理需要專業的人才隊伍儲備，但目前高校檔案管理部門對于技術人才培養重視程度不足。一方面，高校檔案管理人員多為科班出身，檔案學專業人數占絕大部分，他們對于大數據技術了解不深不透。在檔案管理中雖然積累傳統經驗，但對于大數據技術、數據分析方法等信息技術掌握不夠全面，無法將大數據技術應用于檔案管理工作。即使利用大數據技術，在實踐過程中也往往力不從心；另一方面，大數據技術發展日新月異，需要檔案管理人員不斷更新自身知識結構。但目前高校檔案管理人員在自主學習方面缺少主動性，培訓體系不夠完善，這也導致檔案管理人員在大數據技術能力方面難以跟上技術變遷，無法充分發揮大數據技術在檔案管理中的價值和作用。

3 大數據賦能高校檔案管理高質量發展的實施策略

在大數據時代背景下，高校檔案管理工作應堅持高質量發展思路。要樹立大數據管理思維，加大對檔案管理人才隊伍的培養力度，建立完善的制度體系，加強數據共享與合作，提升高校檔案管理的整體質量。

3.1 樹立大數據管理思維

在大數據時代背景下，高校檔案管理工作若要適應新的時代發展趨勢，就必須樹立大數據管理思維，從傳統檔案保管觀念中擺脫出來，向數據驅動決策和服務的理念轉變。首先，高校管理層要充分認識到大數據在檔案管理工作中的價值。檔案中蘊含著豐富的信息資源，借助大數據技術可以對這些檔案信息資源進行整合，圍繞學校的教學、科研、學生管理等工作開展相關研究，提煉出有價值的檔案信息，為相關工作的開展提供支持。其次，高校管理層要重視大數據在檔案管理中的應用，圍繞高校檔案高質量發展這一核心目標，加大對檔案管理信息化建設的投入力度，為大數據應用提供必要的資金支持、硬件支持和技術支持。同時，要制定相關政策和規劃，推動大數據技術與高校檔案管理工作的融合[4]。最后，要將大數據技術融入檔案管理的各環節，從檔案收集開始到檔案銷毀結束，將大數據融入檔案管理的全生命周期。例如，上海交通大學醫學院在2023年11月23日召開檔案工作培訓會，邀請專家作專題講座，要求樹立“大檔案觀”“大數據觀”，構建“大檔案”資源體系。

3.2 培養專業檔案管理人才

在大數據時代背景下，對高校檔案管理人才提出了更高要求，他們不僅要有科班出身的專業知識，還要具備技術型人才的信息素養。一方面，高校要加強對現有檔案管理人員的培訓，制訂科學合理的培訓計劃，明確培訓內容，包含大數據技術知識、數據可視化技術、數據分析技術、數據挖掘技術等方面的內容。邀請業內專家學者通過講座形式，進一步提升檔案管理人員的大數據素養。同時，要鼓勵檔案管理人員參加相關學術交流，不斷拓寬視野，參加專業認證考試，進一步提升專業能力；另一方面，高校要注重專業大數據人才的引進，與高校建立緊密聯系，主動引進與計算機科學相關專業的人才，通過大數據專業人才引進為大數據技術應用提供人才支持，為高校檔案管理高質量發展帶來新思路與新方法。

3.3 建立完善的制度體系

為更好地發揮大數據在高校檔案管理中的作用，依據《網絡數據安全管理條例》等法律法規，完善相應的制度機制。首先，要制定檔案數據管理制度，明確檔案數據的各項標準，確保檔案數據的真實性、完整性和安全性。例如，在檔案數據采集階段，要明確數據來源、數據主體、采集方法、質量要求，保障數據采集工作的順利開展。其次，要建立檔案數據的安全制度。在大數據時代背景下，檔案數據安全問題越來越多元化，高校應制定更為嚴格的檔案數據安全制度，包含數據加密制度、訪問控制制度、備份恢復制度等。通過相關制度的落實，有效應對各種安全風險。最后，要建立檔案數據共享制度[5]。在大數據時代背景下，高校檔案信息資源的價值在于共享。高校在檔案數據共享過程中，應通過完善相應制度，明確數據共享范圍、主體、方式、渠道、權限等，通過高校檔案數據信息共享，更好地發揮其應有的價值，為學校教學科研工作提供支持。此外，還要建立檔案管理績效評價制度。通過制定與高校檔案管理崗位相契合的績效評估指標，對高校檔案管理部門和檔案管理人員進行評估考核，包含崗位工作完成情況、大數據利用效果、檔案數據質量、服務滿意度等方面。通過績效評估，更好地了解檔案管理人員的工作成績，也有利于激勵檔案人員提升服務質量。

總之，在大數據時代背景下，高校檔案管理部門應主動轉變傳統管理思路和模式，認識到大數據技術的價值。在具體實施過程中，要樹立大數據思維，將大數據技術融入高校檔案管理的全流程，充分發揮大數據的技術優勢。同時，要求檔案管理人員要主動學習和運用大數據技術，進一步提升工作質量和服務效果，使高校檔案管理工作發揮更大效能。此外，還要借助大數據技術優勢培育高校檔案的新質生產力，為高校高質量發展做出更大貢獻。

參考文獻

[1]高世奇.人工智能技術融入高校檔案信息管理路徑研究[J].遼寧高職學報，2024，26（11）：91-95.

[2]張光輝.檔案數據要素價值增強驅動新質生產力人才培養的理論邏輯和實踐探討[J].檔案管理，2024（06）：117-120.

[3]范衛杰.大數據時代高校學生檔案管理的優化研究——以南陽醫學高等專科學校為例[J].蘭臺內外，2024（35）：4-6.

[4]陳亞飛，沈競，陳俞飛.高校智慧檔案建設管理探索[J].辦公自動化，2024，29（21）：69-71.

[5]夏林華.新《檔案法》實施背景下高校檔案工作辦法修訂若干問題研究[J].山西檔案，2024（10）：96-98.

作者簡介：孫薇（1980—），大學學歷，山東建筑大學館員，研究方向：檔案管理。