數字化轉型背景下檔案公共服務研究

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出要加快檔案信息化建設，推動檔案工作向數字化、智能化轉型，這為檔案公共服務的革新提供了方向指引。隨著數字技術的廣泛應用，公眾對于檔案信息的需求日益增長且呈現多元化趨勢，傳統的檔案公共服務模式在服務效率、資源共享、用戶體驗等方面已難以滿足新時代的要求。數字化轉型能夠打破檔案服務的時空限制，使檔案資源得到更廣泛的傳播與利用，同時大數據、云計算、人工智能等新興技術的融人，為挖掘檔案價值、提供個性化服務創造了可能。在這樣的背景下，深人研究檔案公共服務如何在數字化轉型進程中提高質量與效能，不僅關乎檔案事業自身的發展，還是滿足公眾文化權益、推動社會全面進步的必然要求。

1我國檔案公共服務數字化轉型的發展歷程

進人新世紀，我國檔案部門開始探索利用信息技術提高檔案管理效率和服務水平，如江西省檔案局與江西省信息中心在2012年聯合建設的政務網檔案資料查閱平臺，實現全省區域性數字檔案資源共享，標志著我國檔案公共服務數字化轉型的初步嘗試。隨后，隨著國家對數字檔案館建設的重視，一系列政策文件相繼出臺，推動了數字檔案館的快速發展。2013年，全國數字檔案館（室）建設推進會的召開，明確提出了實現“數字轉型”“數字升級”“數字換代”目標。2014年，國家檔案局數字檔案館（室）建設領導小組的成立，以及《數字檔案館系統測試辦法》的發布，進一步強化了數字檔案館的科學建設和安全運行維護，使得檔案利用共享和知識管理功能得到顯著增強。

近年來，我國檔案公共服務數字化轉型的步伐進一步加快，各地政府檔案部門紛紛依托電子政務網絡體系，建設檔案信息現代通信網絡，打造互聯互通的檔案信息網絡。同時堅持全棧信創技術的應用，建設電子檔案庫房集群和電子檔案管理平臺，優化電子檔案全生命周期管理。此外，還積極推進全域數字檔案館和數字檔案室建設，打造新一代數字檔案館（室）建設模式。在這一過程中，檔案數據的資產性價值日益得到重視，檔案資源的數字化建設日趨規范化和可處理，檔案管理也加速向“單套制”轉變，資產化的檔案數據不斷積累。同時，檔案業務與技術相結合的能力不斷提高，智治技術加速嵌人檔案數據全域治理中，推動了檔案數據的精細化管理。如今，我國檔案公共服務數字化轉型已經取得了顯著成效，檔案服務體系與政務服務體系建設相對接，形成了一批示范性的服務成果。檔案數字服務的應用場景建設也按下“快進鍵”，檔案公共服務效能不斷提高。未來，隨著信息技術的不斷發展和應用，我國檔案公共服務數字化轉型將繼續深化，為公眾提供更加便捷、高效的檔案服務。

2數字化轉型背景下檔案公共服務能力提升對策

2.1加強數字資源建設，夯實檔案公共服務基礎

2.1.1傳統檔案數字化轉型。傳統檔案包含紙質檔案、音像檔案等多種形式，這些檔案承載著豐富的歷史信息，但在保存和利用方面存在一定局限性。為了突破這些局限，檔案部門應借助掃描、轉錄等技術手段將其轉化為數字格式，對于紙質檔案，可以通過高精度的掃描設備將每一頁轉化為電子圖像，再利用光學字符識別（OCR）技術將圖像中的文字轉化為可編輯的文本，方便后續的檢索和利用。對于音像檔案，則可以采用專業的轉錄軟件，將音頻、視頻內容轉化為數字文件，在這個過程中，檔案部門要確保轉化工作的準確性和完整性，建立嚴格的質量檢查機制，同時制定合理的數字化工作流程和規范，明確各個環節的工作標準和責任人，提高工作效率。

2.2.2新型數字檔案資源收集。在當今時代，信息技術日新月異，社交媒體數據、電子政務文件等新型數字資源蘊含著豐富的信息和獨特的價值，檔案部門要主動出擊，與社交媒體平臺、電子政務部門以及其他相關機構和社會各界建立緊密的合作關系。在合作中，明確各方的權利與義務，共同建立一套完善的數字檔案資源收集機制，如與社交媒體平臺達成協議，按照一定的規則和程序收集具有代表性的社交互動數據。與電子政務部門合作，定期接收電子政務文件的歸檔。通過拓寬資源來源渠道，不斷充實檔案數字資源庫的內容，檔案部門可以為公眾提供種類更加齊全、視角更加多元的檔案信息服務。

2.2優化數字平臺建設，拓展檔案公共服務渠道

在數字化轉型背景下，檔案部門應以用戶體驗為核心構建檔案公共服務網站，網站界面要簡潔直觀，避免復雜的布局和過多的視覺干擾，操作流程也要簡單易懂，讓不同年齡段和計算機操作水平的公眾都能輕松上手。為了方便用戶查詢檔案，網站要設置清晰明確的檔案查詢入口，同時分類目錄應細致且合理，高級檢索功能也要強大，這樣用戶能夠迅速而精準地找到自己所需的檔案信息。此外，網站要具備在線預約和在線咨詢等互動功能，在線預約功能可以讓公眾提前安排好檔案查閱時間，提高檔案利用的效率。在線咨詢功能則使得公眾在檔案利用過程中遇到問題時，能夠及時與檔案工作人員溝通交流，工作人員也能快速給予解答和指導。同時，移動互聯網技術為拓展檔案公共服務提供了新的機遇，開發檔案公共服務App是一項有效的舉措，App的便捷性和即時性能夠打破時間和空間的限制，使公眾在任何時候、任何地點都能獲取檔案信息。在App功能的開發上，除了基本的檔案查詢功能之外，可以增加個性化推薦功能，通過分析用戶的歷史查詢記錄，深人了解用戶的興趣點，從而推薦與之相關的檔案資料，這就像為用戶配備了專屬的檔案管家。此外，App還應增加檔案文化傳播功能，及時向公眾推送檔案展覽、講座等文化活動信息，增加公眾對檔案文化的了解，進一步拓寬檔案公共服務的渠道，擴大服務的覆蓋面，讓更多公眾受益于檔案公共服務[2。

2.3提高人員數字素養，增強檔案公共服務動力

首先，檔案管理系統、數字圖像處理軟件以及數據庫管理工具等數字化工具和軟件，是檔案工作數字化轉型的重要支撐，工作人員必須熟練掌握它們的使用方法。為此，檔案部門應制訂系統的培訓計劃，包括基礎操作培訓、進階功能培訓以及實際操作演練等環節。例如，在檔案數字化處理方面，工作人員要能夠準確地將紙質檔案轉化為數字格式，確保數字檔案的完整性和準確性。在數字資源管理上，懂得如何分類、存儲和檢索數字檔案，提高資源管理的效率。在利用服務環節，能快速響應公眾的查詢需求，提供優質的數字檔案利用服務[3。其次，隨著數字化進程的推進，檔案公共服務的需求和挑戰不斷涌現，傳統的服務模式已難以滿足公眾需求。工作人員必須主動調整心態，積極適應這種變化，要學會利用數據分析技術深人挖掘公眾需求，這就要求工作人員能夠收集、整理和分析各種與檔案利用相關的數據，如用戶查詢記錄、用戶反饋等，進而為不同的用戶群體，像科研人員、歷史愛好者、普通市民等提供個性化、定制化的檔案服務方案。同時要大膽借助虛擬現實、增強現實等新興技術，突破傳統檔案展示和利用的局限。例如，利用虛擬現實技術創建沉浸式的歷史檔案場景，讓用戶仿佛置身于歷史事件之中。通過增強現實技術，為用戶提供更加直觀、生動的檔案解讀，使檔案公共服務更具活力和影響力，從而在整體上提升檔案公共服務的動力。

2.4強化數據安全保障，確保檔案公共服務的穩定

2.4.1建立健全安全管理制度。檔案部門應建立一套檔案數字資源的安全管理制度，明確檔案數據的訪問權限，根據工作人員的職能和層級，劃分不同的查看、修改和刪除權限，避免越權操作。同時詳細規定檔案數據的操作流程，從數據錄人、整理到查詢、利用等環節，確保每一步操作都有章可循。此外，還要確立嚴格的保密規定，對于涉及機密、隱私等敏感信息的檔案數據，明確標識保密級別，規定相應的保密措施和違反保密規定的處罰措施。這一制度的建立能夠從管理規范的角度，為檔案數據安全提供基本保障。

2.4.2運用技術手段保障數據安全。采用加密技術是保障檔案數據安全的關鍵手段，在存儲過程中，檔案部門可以利用加密算法對檔案數據進行加密處理，將數據轉化為密文形式存儲，這樣即使存儲設備被盜取或被非法訪問，沒有解密密鑰也無法獲取真實數據。在傳輸過程中，同樣進行加密傳輸，防止數據在網絡傳輸過程中被竊取或篡改。此外，檔案部門可以根據數據的重要性和更新頻率，制定合理的備份周期，將檔案數據備份到安全的存儲介質或異地存儲中心，以防止因本地硬件故障、自然災害等原因導致的數據丟失4。同時制訂完善的災難恢復計劃，針對可能出現的硬件故障、網絡攻擊等突發事件，預先規劃好恢復數據和系統正常運行的流程和策略。這一系列技術手段能夠為檔案數據穿上一層堅固的“防護甲”。

2.4.3加強監控與審計工作。為了進一步確保檔案數據的安全和檔案公共服務的穩定，檔案部門必須加強對檔案數字安全的監控和審計。對此，檔案部門可以安裝安全監控軟件和設備，這些工具可以實時監測檔案數字系統的運行狀態，如系統的資源占用情況、網絡連接狀態等，一旦發現異常，如非法人侵嘗試或者系統性能突然下降等安全隱患，能夠及時發出警報并進行處理。同時檔案部門應對檔案數據的訪問、操作等行為進行審計記錄，詳細記錄操作的主體、時間、操作內容等信息，這樣在出現問題時可以進行追溯和審查，也能夠對潛在的違規操作形成威慢，從而全方位地保障檔案數據的安全性和完整性，為檔案公共服務營造穩定的環境。

2.5促進檔案文化傳播，提升檔案公共服務內涵

檔案不僅是歷史的記錄，還是文化的重要載體，在數字化轉型背景下，檔案部門可以通過多種方式促進檔案文化傳播，提升檔案公共服務的內涵。第一，借助現代數字技術，將檔案所蘊含的豐富文化內涵轉化為大眾喜聞樂見的形式。例如，精心制作檔案文化專題片，通過視頻的形式深入挖掘檔案背后的故事、人物以及歷史事件，以影像的動態畫面和生動的解說，讓公眾更直觀地感受檔案文化的魅力。舉辦線上檔案展覽，突破傳統展覽的時空限制，將珍貴的檔案資料在網絡平臺展示，方便公眾隨時隨地參觀瀏覽。講述數字檔案故事，以簡短有趣的故事形式解讀檔案，增加公眾對檔案文化的親近感。第二，檔案部門應加強與文化機構、教育部門等的合作，開展檔案文化教育活動，如積極與學校等教育機構合作，將檔案文化納人學校教育體系，通過編寫專門的檔案文化教材，讓檔案文化走進課堂，成為學生文化素養教育的一部分。舉辦檔案文化講座也是重要的活動形式，邀請檔案專家或者歷史學者，以講座的方式深人解讀檔案文化的重要價值、檔案背后的歷史意義等，吸引不同年齡層次和社會群體的關注。開展檔案文化主題研學活動，組織公眾尤其是青少年到檔案部門或者相關歷史文化遺址進行實地研學，在實踐中感受檔案文化的獨特魅力，在提升公眾檔案意識和文化素養的同時，進一步拓展檔案公共服務在文化傳承、社會教育等領域的功能范圍[5

結語

在檔案公共服務向數字化轉型的過程中，強化數字資源建設可以構建一個豐富且優質的檔案資源庫，為公眾服務奠定堅實基礎。優化數字平臺建設能夠打破傳統服務的時空壁壘，讓檔案公共服務變得更加便捷與高效。提升檔案服務人員的數字素養有助于培育一支高素質的服務團隊，是服務持續創新的活力源泉。強化數據安全保障可以確保檔案數據的完整性與安全性，讓公眾在享受檔案服務時無后顧之憂。更重要的是通過數字化轉型，檔案文化得以廣泛傳播，檔案不再是束之高閣的資料，而是成為了大眾文化的一部分，不斷提升檔案公共服務的內涵。未來，隨著技術的不斷發展，檔案公共服務應持續順應數字化潮流，不斷探索創新，以滿足社會公眾日益多樣化的檔案需求，在社會發展的大潮中發揮更加積極的作用，貢獻更大的力量。

參考文獻

[1]苗光盛.基于國家文化數字化戰略背景下的檔案館公共文化服務數字化轉型路徑探析[J.蘭臺內外，2024（25）：13-15.

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[4]陳麗萍.面向公共服務的公共圖書館檔案數智化建設[J].嘉應文學，2024（16）：134-136.

[5]任越，袁蕾涵.國家文化數字化戰略背景下檔案館公共文化服務數字化轉型的趨向、困境及實踐策略[J].檔案學研究，2023（06）：10-16.

作者簡介：顧雅琪（1997.09—），碩士研究生學歷，北京市水務局政務服務中心助理館員，研究方向：水資源、政務服務、數字化檔案。