新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐與探索

《干部人事檔案工作條例》中明確指出，要“著力完善管理體制、健全工作制度、細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化”。干部人事檔案推進(jìn)數(shù)字化管理進(jìn)程是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的必要途徑，對(duì)于提升干部人事檔案管理效能與安全性，構(gòu)建準(zhǔn)確、高效的干部信息系統(tǒng)具有重要價(jià)值。干部人事檔案是組織人事工作的重要基礎(chǔ)，是有效反映干部的思想品質(zhì)、道德品行與工作實(shí)績(jī)等方面的重要依據(jù)，在干部人才選拔、培養(yǎng)與管理等活動(dòng)中具有重要作用，干部人事檔案數(shù)字化管理成為新時(shí)代組織工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路1]。

1干部人事檔案數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

新《檔案法》的頒布實(shí)施，專門設(shè)立了“檔案信息化建設(shè)”一章，注重現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化進(jìn)程中的應(yīng)用。《全國(guó)檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》也把檔案數(shù)字化管理作為一項(xiàng)重要的目標(biāo)任務(wù)，推動(dòng)落實(shí)。但從當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，主要還存在以下問(wèn)題：

1.1檔案資源整合度不足與信息孤島問(wèn)題仍然存在

受技術(shù)、平臺(tái)與人員等方面限制，當(dāng)前干部人事檔案管理中仍存在著檔案資源整合度不足、存在信息孤島等問(wèn)題，極大地阻礙了干部人事檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，在檔案管理資源、內(nèi)容與管理模式等方面數(shù)字化成效不理想。在干部人事檔案管理中，由于各部門、各單位在檔案管理上存在著一定的差異性和獨(dú)立性，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效整合和共享，造成數(shù)據(jù)資源上的浪費(fèi)，降低了檔案信息的利用效率與價(jià)值。干部人事檔案在其數(shù)字化進(jìn)程中存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式不兼容等問(wèn)題，進(jìn)一步加劇了檔案資源整合難度，致使干部人事檔案數(shù)字化管理中的檔案管理整合度不足。另外，干部人事檔案數(shù)字化管理的信息孤島，使各部門、各系統(tǒng)之間的信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)順暢關(guān)聯(lián)互助、共享互換。由于組織內(nèi)部各部門、各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)、接口等方面存在明顯差異，干部人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨部門的共享和互通，極大地影響著新時(shí)代檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性，制約了干部人事檔案數(shù)字化管理在更大范圍內(nèi)的應(yīng)用與推廣。

1.2檔案數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

數(shù)字時(shí)代帶來(lái)信息技術(shù)進(jìn)步，也帶來(lái)了更多來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，再加上傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的損害風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)等，使當(dāng)前干部人事檔案管理面臨著來(lái)自數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)方面的巨大挑戰(zhàn)。干部人事檔案作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源，包含著干部的工作實(shí)績(jī)、家庭情況與學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等信息，具有隱私性和敏感性，在當(dāng)前干部人事檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳輸和共享等環(huán)節(jié)均不同程度地存在諸多潛在風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。干部人事檔案中包含的大量信息，與干部普升、工資福利、社會(huì)保障等切身利益密切相關(guān)，在數(shù)字化管理中要確保這些信息的準(zhǔn)確性與完整性，防止被惡意篡改、濫用等，面臨著極大的風(fēng)險(xiǎn)考驗(yàn)。檔案數(shù)字化管理存儲(chǔ)空間小、便于攜帶和傳播的優(yōu)勢(shì)，也增加了其數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)，特別是在數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)一旦遭受不法分子的惡意攻擊，便極有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改，進(jìn)而給干部個(gè)人隱私與國(guó)家安全帶來(lái)嚴(yán)重威脅2。

1.3數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式融合困難

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式主要以紙質(zhì)檔案為主，更注重檔案的物理保存與手工檢索，而數(shù)字化管理則強(qiáng)調(diào)檔案信息的電子存儲(chǔ)、快速檢索與資源共享，這兩種模式在檔案存儲(chǔ)、檢索和利用等方面存在著顯著差異，進(jìn)一步加大二者融合的困難程度。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式在干部人事檔案管理中“根深蒂固”，檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴性強(qiáng)、對(duì)數(shù)字化管理的接受度不高等問(wèn)題目前仍普遍存在。傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案分類、編號(hào)、裝訂等方面有著嚴(yán)格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在其數(shù)字化轉(zhuǎn)型中則需要重新建立適應(yīng)電子存儲(chǔ)和檢索的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這也在一定程度上加劇了二者融合的難度；另一方面，干部人事檔案數(shù)字化管理需要諸如掃描儀、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等一系列先進(jìn)技術(shù)支持和設(shè)備投入，當(dāng)前部分檔案管理部門在技術(shù)和設(shè)備方面也存在著短板，缺乏資金支持、設(shè)備與技術(shù)落后等問(wèn)題難以滿足數(shù)字化管理的需求，數(shù)字化管理還需要檔案管理人員具備較高的信息素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)操作能力，這也正是當(dāng)前檔案管理人員所缺失的3。新時(shí)代干部人事檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)中，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合面臨著諸多挑戰(zhàn)與困難，不僅需要在檔案管理技術(shù)上的革新，還需要對(duì)干部人事檔案管理理念、方法與流程等方面進(jìn)行全面調(diào)整。

2新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1促進(jìn)檔案信息高效共享，提升檔案管理的整體效能

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式由于存在來(lái)自檔案存儲(chǔ)、檢索方式等方面的限制，信息共享效率極其低下。新時(shí)代干部人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，借助電子存儲(chǔ)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程訪問(wèn)，極大地提高了信息共享的速度和范圍，在方便組織檔案管理部門內(nèi)部信息交流的同時(shí)，也促進(jìn)與其他部門、機(jī)構(gòu)間的信息共享，為干部選拔、任用、考核等工作提供更便捷、準(zhǔn)確的信息支持。另外，干部人事檔案的數(shù)字化管理顯著提升了檔案管理的整體效能，數(shù)字化管理所應(yīng)用的自動(dòng)化、智能化手段極大地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理的整體工作效率。干部人事檔案的數(shù)字化管理也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)、信息的長(zhǎng)期保存與備份，防止檔案丟失或損害，有效確保檔案信息的完整性與安全性，加之科學(xué)、規(guī)范的管理手段也使干部人事檔案管理的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平得到了顯著提高。

2.2強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保護(hù)，保障檔案的真實(shí)性與完整性

新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理包含了庫(kù)房安全、電子檔案安全等內(nèi)容，其中強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保護(hù)、保障檔案的真實(shí)性與完整性是其關(guān)鍵性要素，干部人事檔案記錄著干部個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等重要信息，其真實(shí)性與完整性對(duì)于干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)等工作具有重要參考價(jià)值。面對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在數(shù)據(jù)安全保護(hù)方面面臨著的易受自然災(zāi)害、人為破壞等不足，數(shù)字化管理則能借助電子存儲(chǔ)和備份技術(shù)有效避免這一系列問(wèn)題，確保了干部人事檔案信息的長(zhǎng)期保存和安全性。同時(shí)，干部人事檔案數(shù)字化管理，能夠借助現(xiàn)代先進(jìn)的加密技術(shù)與權(quán)限控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的嚴(yán)密保護(hù)。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能夠訪問(wèn)、修改檔案信息并留下痕跡，能夠有效防止信息被泄露、篡改，確保干部人事檔案的真實(shí)性與完整性。干部人事檔案的數(shù)字化管理還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的遠(yuǎn)程備份與異地存儲(chǔ)，即當(dāng)某一地點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)遭受破壞后技術(shù)人員也能從其他地點(diǎn)快速恢復(fù)，在有效提高檔案數(shù)據(jù)安全性的同時(shí)，也確保了檔案信息的完整性與聯(lián)系性

3新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理對(duì)策

新時(shí)代，隨著干部人事工作的持續(xù)推進(jìn)，《檔案法》的頒布實(shí)施以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，做好干部人事檔案工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。依據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870—2017），持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷提升干部人事檔案工作整體現(xiàn)代化水平，為干部人事工作提供有力支持。

3.1構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)，形成長(zhǎng)期高效運(yùn)作的管理模式

構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是新時(shí)代完善干部人事檔案數(shù)字化管理的必然趨勢(shì)，借助更智能化、自動(dòng)化的管理方式，能夠在組織工作中形成長(zhǎng)期、高效運(yùn)作的管理模式，為干部人事工作提供更可靠、準(zhǔn)確的信息支持。新時(shí)代干部人事檔案的智能化管理系統(tǒng)，將從“統(tǒng)、建、收、管、用”五個(gè)方面著力實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的聯(lián)網(wǎng)辦理、查詢與審核等業(yè)務(wù)，并能基于該管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源，深入開發(fā)大數(shù)據(jù)審核技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)抓取、甄別篩選等功能的有效升級(jí)，著力完善組織干部數(shù)據(jù)庫(kù)。在智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用方面，應(yīng)著力構(gòu)建檔案歷史追溯機(jī)制以便利對(duì)電子檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控，采用防緩存技術(shù)使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)痕瀏覽以確保檔案應(yīng)用的安全，同時(shí)提供自動(dòng)化管理與“建管分離、分級(jí)負(fù)責(zé)”的多級(jí)管理體系，實(shí)現(xiàn)跨單位、跨地域、跨部分的業(yè)務(wù)互通。而在智能檔案管理系統(tǒng)的智能化建設(shè)方面，應(yīng)積極引入“大數(shù)據(jù) + 人工智能”技術(shù)，以形成檔案標(biāo)簽與畫像，并利用圖像識(shí)別、語(yǔ)義分析以組建干部人事檔案的智能審核功能，同時(shí)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)著力實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案與只會(huì)庫(kù)房的綜合性、一體化管控。在安全保障方面，智能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)更注重國(guó)產(chǎn)化適配以實(shí)現(xiàn)不同廠家、不同規(guī)格設(shè)備間的快速切換，在保障應(yīng)用安全的同時(shí)借助各種加密算法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)，并配備離線備份與遠(yuǎn)程備份功能。構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)，形成長(zhǎng)期高效運(yùn)作的管理模式，將能通過(guò)應(yīng)用方面、智能化方面以及安全保障方面的一系列措施實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)用檔和智慧閱檔的新目標(biāo)，具體如圖1所示。

3.2實(shí)施數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與互操作策略，促進(jìn)信息共享

實(shí)施數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與互操作策略是新時(shí)代完善干部人事檔案數(shù)字化管理的重要實(shí)踐嘗試，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化和互操作的方式將能實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的高效共享和流通，進(jìn)而為干部人事工作提供更加全面、準(zhǔn)確的信息支持。實(shí)施數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是確保檔案信息在不同系統(tǒng)、不同部門之間順暢流通和共享的基礎(chǔ)，而統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范則能在有效確保檔案信息的準(zhǔn)確性和一致性的同時(shí)，降低信息共享的門檻和成本。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化策略的實(shí)施，需構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案數(shù)據(jù)在采集、存儲(chǔ)、交換和共享過(guò)程中的一致性和可理解

性，同時(shí)制定檔案數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則和交換格式，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接和高效傳輸。而互操作策略的實(shí)施，則是增強(qiáng)不同系統(tǒng)間相互理解、通信與操作能力的重要舉措，目前主要通過(guò)制定互操作規(guī)范和協(xié)議來(lái)確保不同系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)能夠順暢流通和共享。此外，在實(shí)施數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與互操作策略的過(guò)程中，還應(yīng)注重強(qiáng)化跨部門、跨系統(tǒng)的協(xié)作與溝通，構(gòu)建起信息共享機(jī)制和數(shù)據(jù)交換平臺(tái)以促進(jìn)各部門、各系統(tǒng)之間的信息共享和協(xié)同工作，進(jìn)一步提高檔案信息的利用效率和價(jià)值。

3.3強(qiáng)化安全審計(jì)與隱私保護(hù)機(jī)制，嚴(yán)守檔案安全底線

干部人事檔案涉及個(gè)人隱私與單位敏感信息，保障其安全性是新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理的重難點(diǎn)工作，數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案信息存儲(chǔ)、傳輸和處理等方面都面臨著前所未有的安全挑戰(zhàn)，建立健全安全審計(jì)與隱私保護(hù)機(jī)制，以有效確保檔案信息在數(shù)字化管理過(guò)程中不被泄露、篡改或?yàn)E用具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值與急迫性。強(qiáng)化安全審計(jì)機(jī)制需實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)、修改和刪除等操作的全程記錄和監(jiān)控，并在組織內(nèi)部定期實(shí)施安全審計(jì)以及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。而加強(qiáng)隱私保護(hù)機(jī)制則需采用先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)和數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)等實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的嚴(yán)格保護(hù)，同時(shí)還應(yīng)建立健全的隱私保護(hù)政策和流程來(lái)明確組織內(nèi)部的信息使用權(quán)限和責(zé)任，防止信息被泄露和濫用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐與探索面臨著來(lái)自資源整合、數(shù)據(jù)安全與技術(shù)融合等方面的挑戰(zhàn)。要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理必須在持續(xù)不斷的探索與創(chuàng)新中完善數(shù)字化管理體系、提高數(shù)字化管理水平，從而有效推動(dòng)組織人事工作的現(xiàn)代化、智能化建設(shè)進(jìn)程。干部人事檔案數(shù)字化管理在新時(shí)代仍有著廣闊的發(fā)展前景，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的不斷發(fā)展，干部人事檔案管理也將朝著更智能化、自動(dòng)化的方向發(fā)展，以更好地服務(wù)于現(xiàn)代組織人事工作，為人才選拔、任用與培養(yǎng)提供更加精準(zhǔn)、高效的支持。

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作者簡(jiǎn)介：李琳（1981.10—），大學(xué)學(xué)歷，泰安市園林綠化管理服務(wù)中心副研究館員，主要從事人事檔案管理研究。