|數字檔案|信息化時代事業單位檔案數字化轉型的挑戰與對策

在信息技術日新月異的新環境下，現行檔案數字化管理模式的局限性逐步暴露，已無法滿足社會對檔案信息資源高效、快速、精準的新要求。事業單位需要把檔案數字化轉型作為改革方向，依據《檔案法》有關信息化建設的規定，參照《推進數字檔案館建設實施辦法（試行）》的要求，瞄準新技術、搭建新平臺，創新檔案數據流通模式，向轉型要動力，推動檔案數據要素自由流動，增強事業單位做好“四個好”“兩服務”的自覺性和主動性，不斷為現代化國家建設貢獻檔案智慧。

1信息化時代事業單位檔案數字化轉型的需求側分析

1.1管理效率提升的內在要求

信息化時代，檔案數據呈現爆炸式增長，事業單位的檔案管理方式需要不斷更新以適應新形勢的變化。由于原有的檔案數據流動性不強，數據傳輸線路單一，導致檔案管理效能滯后。因此，必須引入數據治理思維，將自動化、智能化、信息化融入檔案管理全過程。通過建設數據管理系統，實現檔案的全過程錄人、分類、存儲與利用，減少人工操作的參與度，提高檔案管理的現代化水平

1.2檔案安全建設的必然要求

當前，事業單位的網絡安全為應對諸如借助AI等手段不斷升級的網絡人侵，檔案數據管理系統必須提高防護技術、加強身份審核力度。就單位而言，在提供數字服務時必須采取足夠的安全措施，降低檔案資源的泄露風險，積極推進檔案利用工作的高效開展。從個人角度來看，必須強化檔案信息保護意識，避免如通過出賣檔案信息換取利益，對國家和個人造成嚴重威脅等事件的發生。因此，事業單位需要在堅持自主可控、安全可信防護理念的基礎上，積極擁抱新技術，不斷深刻認識檔案數據安全的內涵，緊跟國際數據安全技術發展趨勢，運用好核心關鍵技術和產品，探索切實可行的安全解決方案和模式，構建高效的檔案安全治理體系，保障檔案數據的平穩運行。

1.3優化檔案服務的客觀要求

事業單位檔案的生命力在于利用。信息化時代，檔案利用呈現多樣化和個性化趨勢，如何滿足利用者的需求是管理部門的重要任務。人民群眾對檔案利用效能提出更高要求，個性化推薦已經成為提升體驗、展現檔案時代價值的重要手段。通過深人分析利用者的個人信息、行為偏好，事業單位能夠提供更加精準和個性化的產品或服務。傳統檔案服務方式多處于被動地位，服務內容單一、效率較低，無法滿足大數據時代日益增長的檔案服務要求。因此，必須將檔案數字化服務作為轉型的重要內容，強化頂層設計，引入數據挖掘、自然語言處理技術等，提升檔案服務精準度和滿意度，讓人民群眾從檔案中增強獲得感。

1.4適應數字中國的時代要求

檔案數字化轉型是社會治理和現代化建設的基礎性工程，事業單位作為社會管理的重要機構，需要緊跟數字中國的建設要求，發揮檔案在國家治理中的基礎性作用，推進檔案資源體系更加完備、結構更加合理。《數字中國建設整體布局規劃》指出，發揮信息化驅動引領作用、推進中國式現代化。事業單位要發揮大數據、人工智能、云計算等技術優勢，構建智能化、智慧化的數據管理平臺，擴大檔案工作的“朋友圈”，瞄準時代需求，增強檔案服務的能力，努力把檔案數字化管理的“關鍵變量”轉化為現代化建設的“最大增量”[2]。

2信息化時代事業單位檔案數字化轉型的挑戰

2.1檔案資源復雜多樣的挑戰

事業單位性質決定了檔案資源體量大、類型復雜的特點。這些檔案信息資源以文本、音視頻、圖像等形式存儲，傳統的紙質檔案和數字化檔案共存，造成檔案類型多樣化的現象。這些數據資源真實反映了事業單位發展歷程和國家治理的變遷，是重要的社會財富資源，特別是近年來事業單位職能的拓展，也促進檔案數據的急劇增長。但是不同類別、不同介質的檔案數據資源，為檔案數字化管理帶來新的挑戰。比如，部分檔案數據可能不完整或存在錯誤，會直接導致分析結果不準確，影響政策制定和執行的效果。檔案數據缺失會導致樣本偏差，從而在政策實施中產生不利影響。

2.2檔案信息資源挖掘不夠的挑戰

檔案數據資源涉及治理智慧、知識產權、個人隱私等內容提供者的多方利益鏈，其流通過程需要多方參與，在不同環節與應用場景下呈現出不同的形態與價值。當前，事業單位面臨著檔案資源挖掘不足的問題，主要包括：一是對檔案資源價值缺乏合理性認知，缺乏對價值挖掘的明確路徑；二是對數據管理的創新應用缺少協同治理，檔案價值開發合作力度不足；三是缺乏數據資產創新應用的人才支撐。總體來看，在檔案數據要素發展以及深度探索等方面的整體激勵仍然不足，對檔案賦能新質生產力、發揮乘數效應形成了一定的制約。

2.3檔案利用需求個性化的挑戰

隨著社會治理的深人與人民群眾生活的多樣化，民生檔案資源體系利用需求顯著提升，特別是涉及生活、求職、就業、升學等利用率較高的檔案資源。長期以來，事業單位檔案資源建設側重于文書檔案，對民生檔案重視程度不夠，檔案結構較為單一，造成無法滿足人民群眾的利用需求，檔案資源供給能力不足。利用場景創新深度不夠，尚未完全實現讓數據多跑路、群眾少跑路的愿景，檔案共享力度有待加強，遠程查檔亟需破題。

2.4信息安全要求顯著提升的挑戰

檔案傳統安全與非傳統安全相互交織，檔案信息安全體系建設的重要性日益凸顯，成為檔案治理體系的關鍵一環。事業單位檔案資源涉及國家發展大計和民生事業發展，其安全建設關系中心大局和人民群眾的根本利益，必須牢牢把握安全紅線。但是，隨著網絡技術的迅猛發展和黑客技術的精進，事業單位檔案管理系統面臨著前所未有的壓力，竊取和篡改敏感信息的事件屢見不鮮，為信息安全建設帶來了嚴重威脅，事業單位需要重塑檔案安全防護體系，適應新技術革命的沖擊。

3信息化時代事業單位檔案數字化轉型的對策

3.1整合檔案信息資源

在信息化背景下，檔案信息資源對事業單位發展起決定性作用。檔案管理在從傳統到現代的轉型過程中，檔案資源的收集與整合依然是重中之重。一是制定檔案資源數字化管理規范。針對檔案數字化轉型過程中的挑戰與機遇，事業單位要根據《檔案法》《檔案法實施條例》《電子檔案管理辦法》的要求，制定符合自身要求的數字化管理標準，包括數字檔案的元數據標準、存儲格式標準、交換標準等方面。在制定統一數字管理標準的過程中，需充分考慮國際和國內的相關標準，并與之保持一致，保障檔案資源能夠在不同部門、系統間進行共享與交換，提高檔案資源配置效率。二是整合部門間的檔案數據。事業單位各部門專業檔案數據對開發利用具有重要價值，為更好地發揮檔案價值，要采取有效措施對檔案資源整合，實現在更大范圍、更深廣度上的檔案資源共享。因此，要構建強有力的管理和控制體制，明確職能分工，在“三合一”制度的基礎上，實現檔案資源收集、歸檔、存儲與利用的全過程管理。構建覆蓋全領域、全部門的檔案資源共享平臺，優化檢索、利用、下載等功能，便于信息共享與交流。要加強對異質檔案數據的標準化處理，建立統一、規范、有序的數據資源結構，推動檔案資源體系分類化、標簽化。

3.2建立數字化檔案管理系統

標準化、現代化的管理系統是檔案治理轉型的基礎。檔案管理系統主要分為以下幾個模塊：一是資源收集單元。主要包括電子文件接收、檔案數字化、網絡信息搜索，對收集的檔案信息進行鑒別和整理，將其錄人檔案信息資源庫。系統還應對檔案信息進行標準化轉換，包括電子文件元數據標準化和各專業檔案信息格式標準化。二是數據整理單元。該模塊的工作對象是歸檔的檔案信息，涵蓋元數據著錄、分類號、主題詞自動標引、多媒體檔案標引、信息鑒定、目錄管理、信息統計等，使數字檔案信息有序化、規范化。三是數據存儲單元。對檔案資源進行分類存儲、安全存儲與長期存儲，進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，保障信息的安全性和可靠性。在分類存儲方面，將數字信息按不同類型存儲在各類數據庫和文件系統中，全文信息可采用文檔數據庫或文件系統存放，音頻、視頻信息可采用對象數據方式存儲。四是數據利用單元。實現數字檔案信息的有效利用，提供檔案查詢、發布、共享、自動推送等功能。局域網、政務網或互聯網的用戶，隨時隨地都能獲取權限范圍內的檔案信息。五是系統監督單元。對數字檔案應用系統進行運行維護跟蹤，確保系統正常、安全運行。

3.3深化檔案利用轉型

為滿足人民群眾對檔案利用的多樣化、個性化需求，要實現利用方式的技術性變革。一是開發好檔案查詢客戶端，實現檔案數據資源的網絡空間高效利用。客戶端應包括查檔受理、掌上查檔、線上出證等多項功能，可查閱包括政府公開信息等檔案信息資源。使用者在智能手機或平板電腦等移動端提出查詢檔案申請，通過手機短信接收查詢結果以及檔案獲取方式，可足不出戶享受到高效便捷的遠程服務。二是深化個性化服務。人工智能在個性化推薦和查詢方面具有顯著優勢，借助用戶的歷史行為、興趣生成詳盡的用戶畫像。例如，數據管理平臺通過分析用戶使用習慣，形成個性化畫像，以實現精準推薦。事業單位要借助人工智能等技術優勢，在個性化服務與用戶隱私之間找到平衡，滿足人民群眾的需求。

3.4建設數據挖掘框架

檔案數據資源是數字經濟時代重要的生產要素，是構建新發展格局的重要支撐，數據資源要結合信息技術才能發揮要素價值。要明確資源挖掘的戰略和路線圖，審視考量檔案資源的現狀與利用需求，明確資源挖掘的目標定位，制定詳細的實施方案。要對云計算、大數據、區塊鏈、人工智能技術深人了解，選擇合適的技術手段，實現高效、靈活和可擴展的檔案資源大數據挖掘和管理，為事業單位的發展提供有力支持。對于專業性較強的單位，采用智能分詞、語義理解等技術，使用者只需輸入簡單的關鍵詞或模糊描述，就能在瞬間獲得精準匹配的檔案列表，極大地節省查找時間，讓檔案利用變得高效便捷。在使用過程中，要著重資源挖掘的評估和反饋，發揮好新技術的乘數效應，避免資源泄密與成本浪費，實現利用的最優解。

3.5加強檔案人員培訓

檔案人員的專業素養和綜合能力關系數字化建設的成敗。一是定期開展知識化培訓。引導管理人員系統掌握檔案信息化標準規范和行業發展趨勢，幫助其不斷更新知識體系，理解新檔案工作理念和方法，為數字化建設提供堅實支撐。二是加強信息技術應用能力提升。圍繞檔案數據治理體系建設需求，通過網絡研討、線下交流等形式，匯聚集體智慧解決數字化管理中的難點、堵點問題。定期召開信息化工作座談會，交流分享經驗，碰撞共享智慧，推動數字化轉型與發展。三是搭建施展才干的成長平臺。立足業務場景的實際需求，進行實戰演練、做到學以致用，進一步激發活力動力，推動理論知識、培訓技能應用于業務實操，不斷提高檔案數字化利用的能力。

3.6夯實檔案數據安全

一是及時更新設備。全面分析工作需求，梳理網絡與數據安全應具備的功能和性能需求，定制購置方案，確保所選設備能夠完全滿足安全防護需求。二是強化技術賦能。重點對黑客和數據竊取等威脅，屏蔽危險端口，明確邊界，細化訪問控制策略等技術性措施加以防范。針對服務器故障、網絡攻擊等事件開展應急演練，分析網絡流量，排查安全隱患，提高應急處置能力。三是強化安全教育。組織深入學習《網絡安全法》《數據安全法》等法律法規，觀看網絡安全與保密宣傳視頻，強化全體干部網絡安全和保密意識。切實做好數據管理系統賬號和密碼管理，避免出現信息和數據被泄露，全方位提高檔案信息安全防范水平。

結語

檔案數字化轉型為事業單位管理模式更新提供了新的契機與空間。借助新技術和數據管理系統，事業單位得以建立現代化的檔案治理體系和治理結構，從而推動工作走深走實。面向未來，事業單位要密切關注區塊鏈、大數據、人工智能等創新技術對檔案工作賦能和應用，加強推進人工智能 + 解決方案的探索和應用落地。要緊緊抓住人才這一關鍵要素，在繼續教育、職位晉升、職稱評審方面給予充分保障，創新人才培養模式，激發檔案數字化轉型升級的新動能。

參考文獻

[1楊仁雪，郭金麗.大數據時代下的高校檔案數字化發展創新策略[J].辦公自動化，2024（06）：14-15.

[2]李國慶.深圳數字檔案館建設的理論架構及階段性成果[J].中國檔案，2017（01）：15.

[3]孫海燕.數字檔案館的信息開發與利用問題探討[J].蘭臺世界，2024（10）：08-09.

[4]黃英；淺談數字檔案館建設[J].邊疆經濟與文化，2018（07）：14—15.

作者簡介：齊靜（1977—），大學學歷，山東省夏津縣人力資源和社會保障局館員，研究方向：檔案管理。