制度創新與技術賦能雙輪驅動：高校檔案管理創新體系構建研究

全球化進程的加速推動了高等教育的國際化發展，跨境合作辦學、國際科研合作、留學生交流等項目日益增多，使得高校檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰。檔案數據流動呈現多模態、跨地域特征。當前，檔案管理面臨處理效率低、分類不明確、安全風險突出等問題。高校檔案管理亟須從傳統模式向開放型智慧治理轉變，成為促進知識共享、保障數據安全的重要支撐。本文旨在通過制度創新與技術賦能的深度融合，推動檔案管理變革，以應對開放型經濟的挑戰，提升教育服務質量，為高校檔案管理創新發展提供理論指導和實踐路徑。

一、高校檔案管理變革需求

（一）跨境教育合作推動檔案管理新形態

隨著我國高等教育國際化程度的不斷提高，跨境教育合作項目呈現出穩步發展的態勢。以某“雙一流\"高校與海外知名大學的合作為例，雙方共建的國際聯合學院涉及復雜的法人資質認證、課程體系互認和聯合學位授予流程。這些合作產生了大量跨境合作協議、國際認證文件和知識產權協議等新型檔案。近年來，國際科研合作項目數量呈指數級增長，電子檔案中非結構化數據占比日益提高。傳統基于物理載體的檔案管理模式已難以滿足實時處理與智能分析的需求，因此，高校亟須構建新型檔案管理體系，以適應跨境教育合作的需要。

（二）學科交叉融合拓展檔案管理維度

學科交叉融合是當前高等教育發展的重要趨勢，跨學科研究項目不斷涌現，隨之產生了大量涉及多學科領域的檔案資料。而跨學科項目檔案中涉及個人隱私數據的情況較為普遍。教育部高等學校科學研究發展中心數據顯示，國際合作項目中多語言檔案占比較高。這種包含多種數據類型、跨越不同文化的檔案環境，對檔案管理系統提出了新的挑戰，要求其具備三種能力：一是能夠處理兼容文本、圖像、三維模型等多樣化的數據格式；二是動態元數據管理能力，要求支持ISO23081-3標準下的實時元數據更新與版本控制；三是智能分類標引能力，應實現基于深度學習的多語言語義理解，確保分類準確率達到行業基準。總而言之，面對日益復雜的檔案環境，高校檔案管理系統亟須提升智能性、靈活性和高效性，以更好地支撐高校的教學和科研工作。

（三）信息化建設推動檔案管理轉型升級

信息化建設為高校檔案管理提供了新的技術手段，推動了檔案管理從傳統手工管理向數字化、網絡化、智能化轉型升級。教育部發布的《教育信息化2.0行動計劃》明確提出，要持續推動信息技術與教育深度融合，促進兩個方面水平提高。促進教育信息化從融合應用向創新發展的高階演進，信息技術和智能技術深度融入教育全過程，推動改進教學、優化管理、提升績效。在這樣的政策導向下，高校檔案管理也需要積極應用新技術，提升檔案管理的效率和服務水平。

二、高校檔案管理現狀分析

（一）制度與政策銜接不足

一是跨境檔案管理規則缺失。當前，我國高校在跨境檔案管理方面尚未形成統一的規則和標準。跨境檔案審批流程耗時過長，通常超過30天，且缺乏專門針對數據出境管理的細則，仍沿用傳統實體檔案管理標準。在國際人才引進、知識產權管理等新型領域，檔案分類體系與業務流程脫節現象突出。

二是檔案管理制度更新滯后。部分高校的檔案管理制度更新滯后，對檔案管理的重視程度也不夠，導致在檔案實際管理中難以貫徹落實各項政策和舉措，檔案作用難以得到發揮，難以滿足新形勢下的檔案管理需求。2例如，一些高校的檔案管理制度仍然停留在紙質檔案管理階段，缺乏對電子檔案管理的明確規定，導致電子檔案的歸檔、保管、利用等方面存在諸多問題。

（二）技術應用與安全風險并存

一是檔案數字化水平參差不齊。各高校的檔案數字化水平存在顯著差異。根據目前可獲取的公開信息，部分“雙一流”建設高校的檔案數字化率已達到較高水準，如燕山大學的檔案數字化率在2023年底已接近 60% 。而一些普通本科院校的檔案數字化工作尚處于起步階段，整體發展相對滯后。眾多高校的檔案數字化工作仍停留在掃描階段，缺乏對數字化檔案的深度加工和利用。

二是技術應用能力不足。在技術應用方面，許多高校的光學字符識別技術準確率仍有較大的提升空間，多語言處理能力的不足也影響了跨境檔案的利用效率。一些高校的檔案管理系統功能較為單一，缺乏智能化、個性化的服務功能。

三是數據安全風險突出。在數據安全方面，電子檔案在傳輸過程中缺乏有效的安全保障措施。例如，部分高校的檔案系統常面臨網絡攻擊風險，凸顯了隱私計算、區塊鏈等技術在檔案管理中的重要性。這表明，提升檔案數字化水平、增強技術應用能力以及加強數據安全保護，已成為高校檔案管理領域亟待解決的關鍵問題。

三、高校檔案管理創新體系的構建策略

（一）理論基礎

首先，治理理論強調多元主體參與和協同治理，為創新高校檔案管理提供了新的視角。在高校檔案管理創新體系中，政府、高校、企業等多方需要共建協同參與的治理格局，推動檔案管理制度的完善和技術應用的創新。其次，數字治理理論強調利用數字技術提升治理效能，為高校檔案管理創新提供了技術支撐。在檔案管理創新體系中，高校需要充分利用大數據、人工智能、區塊鏈等數字技術，提升檔案管理的智能化水平。再次，信息生態理論強調信息、技術、人之間的相互作用，為高校檔案管理創新提供了系統思維。在檔案管理創新體系中，高校需要構建良好的信息生態，促進檔案信息的共享和利用。

（二）制度創新驅動體系構建

制度創新是高校檔案管理創新體系構建的核心。高校應通過政策銜接、標準化體系建設、跨部門協同機制，為檔案管理提供有力的制度保障。

1.政策銜接與突破

高校應成立由檔案管理部門、教育主管部門、網絡安全機構聯合組建的高校檔案管理聯合工作組，下設政策研究、技術實施、國際協作三個專項小組，統籌推進政策銜接與制度創新；制定檔案管理辦法，明確跨境檔案傳輸負面清單與快速通道機制（合規機構審批時限壓縮至24小時）；建立“業務屬性 + 數據敏感性\"雙維度檔案分類體系，增設“國際人才引進\"\"跨境合作辦學\"等特色檔案專項，實現精準化管理；推動與中國香港、新加坡等地區的高校簽署電子檔案互認協議，實現學歷證書、科研成果等檔案跨境電子簽章互認。

2.標準化體系建設

高校應參考國際檔案管理規范，并結合中國的國情，制定一套適應高校國際化需求的檔案管理標準。這些標準將推動檔案管理流程的規范化，并明確電子檔案與實體檔案的協同管理機制。例如，高校可以制定電子檔案管理相關規范，明確電子檔案的歸檔范圍、元數據標準、存儲格式、備份策略等；制定檔案信息安全規范，明確檔案信息安全的等級保護要求、安全防護措施、應急預案等。

3.跨部門協同機制

高校應搭建高校檔案信息共享平臺，以便政府部門能夠在線調閱留學生的簽證、免稅設備審批等檔案資料，并探索在產學研合作中共享檔案資源的可能性等。為應對開放環境下檔案安全所面臨的風險，高校應制定自然災害救助、網絡安全事件等應急預案，建立跨部門應急小組。

（三）技術賦能驅動體系構建

技術賦能是高校檔案管理創新體系構建的關鍵因素。高校可通過借助現代信息技術，如區塊鏈、OCR識別系統、隱私計算技術等，對大量檔案信息進行自動化處理，提升檔案管理的效率和服務水平。3]

1.構建跨境檔案可信平臺

首先，高校應利用區塊鏈技術，建立檔案存證鏈，確保檔案的真實性和不可篡改性。具體措施包括：設計穩定的區塊鏈網絡架構，保障檔案數據在跨境傳輸過程中的完整性和可追溯性；引入隱私計算技術，如安全多方計算（SMC），處理敏感檔案數據，確保檔案數據在不出域的情況下進行計算，同時保護數據隱私。其次，高校應部署先進的OCR識別系統，支持多種語言，包括中英文以及小語種，以自動化識別和轉換檔案中的文字信息，提高檔案管理的效率；優化跨境檔案的檢索和利用，減少語言障礙帶來的不便。

2.推動系統互聯互通

高校應開發標準化應用程序編程接口，實現高校檔案系統與自貿港政務平臺、海關監管系統的無縫對接，促進政務信息的共享和高效利用。例如，在簡化科研設備進口備案流程方面，高校可開通檔案“一鍵調取\"功能，方便外籍師生簽證等檔案的快速檢索。

3.夯實數字化基礎設施

高校應借助云計算、大數據等技術，構建安全可靠的檔案存儲和備份體系。具體措施包括：高校應建設檔案數據中心，提供海量存儲空間和高效的數據處理能力；采用分布式存儲技術，增強檔案數據的可靠性和可用性；建立異地備份中心，防止數據丟失和損壞。

（四）雙輪驅動的協同機制

制度創新和技術賦能共同構成了高校檔案管理創新體系構建的雙重動力。制度創新通過改革現有的體制機制、政策法規和治理模式，突破傳統束縛，制定新規則，優化流程，為檔案管理創新提供政策保障。技術賦能則依托人工智能、區塊鏈、物聯網等前沿技術，提升管理效率和服務品質，推動制度創新的有效實施。

1.流程優化協同機制

高校可實施電子畢業證制度，明確電子證書與紙質證書具有同等法律效力。在技術層面，高校可開發小程序，學生可通過手機小程序在線申請，僅需5分鐘便可下載帶有電子印章的畢業證書，如北京大學推出的“燕云證書庫小程序”。通過制度創新和技術賦能協同，畢業證補辦流程從原來的平均7個工作日縮短至5分鐘，極大地提升了服務效率。

2.服務創新協同機制

為解決檔案查閱耗時耗力的問題，簡化檔案查閱流程，高校可借鑒快遞服務模式，推出檔案“快遞化\"服務。在技術層面，高校可構建校內智能物流系統，如廈門大學的“檔案閃送”服務，檔案借閱響應時間從3天縮短至2小時。通過制度創新和技術賦能協同，實現了檔案查閱服務的便捷化和高效化。

3.風險防控協同機制

為應對假畢業證泛濫的問題，在制度層面上，高校應推行數字認證制度（二維碼防偽標準），規定所有畢業證書必須附帶二維碼，掃描二維碼即可直接顯示畢業生的照片、課程成績，甚至畢業論文題目，以防學歷造假。在技術層面上，高校應部署區塊鏈存證平臺，如北外留學生系統，學歷驗證準確率提升至 99.8% ，文件篡改風險降低 90% 。通過這些實踐，高校檔案管理不僅提升了工作效率，也增強了服務的便捷性和安全性，為高校教育和管理提供了有力支持。

（五）實施保障機制

1.組織保障

高校應構建完善的檔案管理組織機構，明確各職能部門的職責分工，形成統一領導、分級管理的檔案管理體制。例如，高校應成立由校長領導的檔案管理工作領導小組，統籌協調全校檔案管理工作；設立專門的檔案管理部門，負責檔案的搜集、整理、保管和利用；在二級單位設立兼職檔案員，負責本單位的檔案工作。

2.人才保障

高校應加強檔案管理人才隊伍建設，通過引進人才、培養現有職員、提供專業培訓等方式，提升檔案管理人員的專業素質和技能水平。例如，高校應引進具有信息技術背景的檔案管理人才，充實檔案管理隊伍；定期組織檔案管理人員參加業務培訓，學習最新的檔案管理理論和技術；鼓勵檔案管理人員從事學術研究，提升檔案管理的理論水平。

3.資金保障

高校應加大對檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理基礎設施建設和新技術應用的需求得到滿足。例如，高校應設立檔案管理專項經費，用于檔案數字化、檔案管理系統升級、檔案信息安全建設等方面；積極爭取上級部門和社會各界的支持，拓寬檔案管理資金的來源渠道。

4.安全保障

高校應建立健全檔案安全管理制度，加強檔案信息的安全保護。具體而言，高校應制定檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全的責任主體和安全措施；采用先進的安全技術，如防火墻、入侵檢測、數據加密等，保障檔案信息的安全；定期開展檔案安全檢查，及時發現并消除潛在的安全隱患。

四、結語

在制度創新與技術賦能深度融合驅動下，高校檔案管理通過優化流程、提升效率，構建數字治理體系，強化了信息安全保障與公共服務能力，有效推進治理現代化。未來將繼續深化制度創新與技術賦能，以實現檔案管理的高效、安全、便捷和共享，為高等教育國際化發展提供堅實支撐。

參考文獻

[1]劉玲，孫剛成.基于跨境合作辦學的高等教育資源共享與共贏[J]民族高等教育研究，2023（2）：49-50.

[2]于靜，王洪民.新時代檔案管理制度與模式的創新路徑探討[J].文化產業，2022（25）：17-18.

[3]劉慧.大數據時代檔案信息化管理體系構建探究[J].蘭臺內外，2025（9）：26-27.