互聯共享背景下科技檔案信息化管理路徑分析

在科技領域，各類科研活動日益頻繁，科技成果層出不窮。科技檔案作為科研過程與成果的重要記錄載體，其數量呈爆炸式增長。傳統的科技檔案管理模式，以手工操作為主，紙質檔案存儲與借閱服務為輔，已難以適應海量信息的快速處理與廣泛共享需求。與此同時，科研創新活動對跨部門、跨地域、跨領域的科技檔案信息整合與協同利用的要求愈發迫切。

1科技檔案信息化管理概述

1.1科技檔案的內涵與特點

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是科研活動的真實寫照，反映了科技成果從構思、研發到應用的全過程。

1.2信息化管理的概念與要素

科技檔案信息化管理是指運用現代信息技術手段，對科技檔案信息進行采集、整理、存儲、檢索、傳輸、利用等一系列管理活動的總和2。其核心要素包括以下幾個方面：一是信息技術基礎設施，如計算機硬件設備、網絡通信設施、存儲系統等，為科技檔案信息化管理提供物質基礎與運行環境；二是檔案信息資源，包括各類數字化的科技檔案內容，是信息化管理的核心對象；三是管理軟件系統，如檔案管理信息系統、數據庫管理系統等，承擔著檔案信息的處理、加工與服務功能；四是信息安全保障體系，通過技術手段與管理制度相結合，確保科技檔案信息在采集、傳輸、存儲與利用過程中的保密性、完整性與可用性；五是專業人才隊伍，具備檔案管理專業知識與信息技術應用能力的復合型人才是推動科技檔案信息化管理順利實施的關鍵因素。

2互聯共享在科技檔案管理中的應用現狀

2.1已取得的成果與實踐案例分析

在一些科技發達地區和科研實力雄厚的機構，科技檔案互聯共享已取得了顯著成效3。上海市的科研信息共享服務平臺，整合了全市眾多高校、科研院所和企業的科技檔案資源。通過建立統一的數據標準和接口規范，實現科技檔案信息在不同單位之間的無縫對接與共享。科研人員只需在平臺注冊登錄，即可便捷地查詢到所需的科技檔案資料，極大地提高科研工作的效率。該平臺還提供在線合作交流功能，促進科研團隊之間的跨機構協作，為攻克一些重大科研難題提供有力支持。

2.2存在的問題與挑戰剖析

2.2.1技術層面問題。隨著科技檔案信息的互聯共享程度不斷提高，數據安全面臨著嚴峻挑戰。網絡黑客攻擊、計算機病毒感染、數據被泄露等安全事件時有發生。一些科技檔案管理系統存在安全漏洞，被黑客利用后，導致大量敏感科技信息被盜取，給科研單位和企業帶來巨大的經濟損失與聲譽損害。還有不同單位或部門在科技檔案信息化建設過程中，往往采用不同的硬件設備、操作系統和管理軟件系統。使得在互聯共享時系統之間的兼容性成為一大難題。某些科研機構的檔案管理系統基于特定的操作系統開發，無法與其他單位采用的主流操作系統下的檔案系統進行有效對接，導致信息傳輸不暢、數據格式轉換困難等問題，嚴重影響科技檔案的共享效率。

2.2.2管理層面問題。許多單位的科技檔案管理體制仍沿用傳統模式，部門之間職責劃分不明確，缺乏有效的協調機制。在一些大型企業中，科技檔案管理涉及研發部門、檔案管理部門、信息部門等，但各部門之間在檔案信息的收集、整理、存儲與共享方面存在職責交叉與推諉現象，導致管理流程混亂，工作效率低下。現有的法律法規在科技檔案互聯共享方面的規定相對滯后，無法滿足快速發展的信息時代需求。對于科技檔案在網絡環境下的知識產權保護、信息傳播授權等問題缺乏明確的法律條文規定，導致在實際操作中，科技檔案的共享與利用面臨諸多法律風險與糾紛。

2.2.3社會層面問題。盡管互聯共享已成為科技檔案管理的發展趨勢，但在實際工作中，信息孤島現象仍然較為普遍。不同行業、不同地區之間的科技檔案信息交流與共享存在障礙，資源無法得到有效整合與利用。一些軍工科研單位由于保密要求等原因，與民用科研機構之間的科技檔案信息交流渠道不暢，導致雙方在一些共性技術研發方面無法實現資源共享與協同創新。目前，科技檔案信息共享的機制尚不完善，缺乏合理的利益分配與激勵機制。在科技檔案共享過程中，信息提供方往往擔心自身利益受損，缺乏主動共享的積極性。一些企業擔心其核心技術檔案在共享后被競爭對手利用，影響自身的市場競爭力。因此，對科技檔案共享持謹慎態度。

3互聯共享背景下科技檔案信息化管理的路徑構建

3.1加強基礎設施建設

隨著科技檔案數據量的不斷增長，對計算機服務器、網絡通信設備、存儲陣列等硬件設施的性能要求越來越高。應加大資金投入，購置高性能的服務器設備，提高其數據處理能力與運算速度，以應對海量科技檔案數據的存儲與快速檢索需求。同時，升級網絡通信設備，如采用高速光纖網絡、5G網絡等先進技術，確保檔案信息在不同區域之間的高速傳輸，減少數據傳輸的延遲。此外，配備大容量的存儲陣列，采用分布式存儲技術，提高數據存儲的可靠性與擴展性，為科技檔案信息化管理提供堅實的硬件基礎。構建高速、穩定、安全的內部網絡與外部互聯網絡環境是實現科技檔案信息順暢流通的關鍵5。在內部網絡建設方面，采用分層架構設計，將核心層、匯聚層與接入層合理劃分，優化網絡拓撲結構，提高網絡的可靠性與可擴展性。同時，加強網絡安全防護措施，如部署防火墻、入侵檢測系統、防病毒網關等安全設備，防止外部非法網絡訪問與攻擊。在外部互聯網絡建設方面，遵循相關的網絡安全標準與規范，建立與外部科研機構、企業等合作伙伴之間的安全連接通道，采用虛擬專用網絡（VPN）技術等手段，保障科技檔案信息在互聯共享過程中的安全傳輸。

3.2推進檔案數字化與數據整合

運用先進的掃描技術、圖像處理技術、光學字符識別（OCR）技術等，將傳統紙質科技檔案全面轉化為數字形式。在掃描過程中，根據檔案的類型、重要程度等因素，選擇合適的掃描分辨率與圖像格式，確保數字化后的檔案圖像清晰、完整。對于一些特殊格式的檔案，如工程圖紙、膠片等，采用專業的數字化設備處理，保證其數字化質量。同時，利用OCR技術對掃描后的文本圖像進行文字識別，將其轉換為可編輯的文本格式，提高檔案信息的可檢索性與利用效率。此外，建立數字化檔案質量監控機制，對數字化過程中的各個環節嚴格把控，確保數字化檔案的準確性與完整性。針對分散在各部門、各系統中的科技檔案數據，通過數據集成技術整合。建立統一的數據交換平臺，制定數據接口標準與規范，實現不同數據源之間的數據采集、轉換與傳輸。在數據整合過程中，對采集到的數據進行清洗工作，去除冗余、錯誤數據。通過數據比對、邏輯校驗等方法，識別并刪除重復的檔案記錄，糾正數據中的錯誤信息，如錯誤日期、編號、單位名稱等。建立統一的科技檔案數據資源庫，采用關系型數據庫或非關系型數據庫技術，對整合后的數據進行集中存儲與管理，為科技檔案信息的共享服務提供數據支撐。

3.3構建智能化檔案管理系統

開發具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統計分析等多功能的智能化檔案管理軟件系統。檔案收集模塊，實現多渠道的數據采集功能，如支持在線上傳、電子郵件接收、移動終端采集等方式，方便科研人員及時提交科技檔案資料。整理模塊，利用人工智能技術自動對檔案進行分類、編號、著錄等操作，提高檔案整理的效率與準確性。存儲模塊，采用分布式存儲技術，確保檔案數據的安全存儲與便捷訪問。檢索模塊，開發智能檢索引擎，支持關鍵詞檢索、語義檢索、模糊檢索等多種檢索方式，根據用戶的檢索需求，自動匹配相關的科技檔案信息，并按照相關性排序展示。利用模塊，提供在線預覽、下載、打印等功能，同時支持檔案的借閱管理與權限控制。統計分析模塊，利用大數據分析技術對科技檔案數據進行深度挖掘，統計檔案的數量、類型、分布情況等信息，分析科研項目的發展趨勢、技術熱點等，為科研管理決策提供數據支持。

引入大數據分析技術，對科技檔案中的海量數據進行挖掘與分析，發現其中潛在的知識關聯與價值規律。例如，通過分析不同科研項目檔案之間的技術參數、實驗數據等信息，挖掘具有創新性的技術組合與應用模式，為科研人員提供新的研究思路與方向。運用區塊鏈技術，保障檔案數據的真實性、完整性與不可篡改。將科技檔案的元數據、操作記錄等信息存儲在區塊鏈上，通過區塊鏈的分布式賬本與加密算法，確保檔案數據在整個生命周期的安全可靠。利用云計算技術，提供彈性計算資源與便捷的軟件服務模式。根據科技檔案管理的實際需求，靈活調配云計算資源，降低硬件設備的購置與維護成本，同時方便用戶隨時隨地訪問檔案管理系統，提高科技檔案信息化管理的靈活性與可擴展性。

3.4完善管理機制與制度建設

建立適應互聯共享要求的科技檔案管理組織架構，明確各部門在檔案信息化管理中的職責分工與協同合作機制。成立專門的科技檔案信息化管理領導小組，負責統籌規劃、協調指導整個單位的科技檔案信息化建設工作。在領導小組下設立檔案管理部門、信息技術部門、科研部門等相關職能部門的工作小組，明確各小組在檔案信息收集、整理、存儲、共享、利用等環節的具體職責。建立部門之間的溝通協調機制，定期召開聯席會議，及時解決科技檔案信息化管理過程中出現的問題。在科技檔案信息共享環節，檔案管理部門負責檔案信息的審核與發布，信息技術部門負責共享平臺的建設與維護，科研部門負責提出共享需求與應用反饋，通過各部門的協同合作，確保科技檔案信息共享工作的順利開展。

制定科技檔案信息化管理的各項規章制度，包括檔案信息安全管理制度、數據共享授權制度、人員操作規范制度等。在檔案信息安全管理制度方面，明確規定檔案信息在采集、傳輸、存儲、利用等過程中的安全防護措施，如設置用戶權限、加密存儲數據、定期備份數據等，對違反安全規定的行為制定相應的處罰措施。在數據共享授權制度方面，根據科技檔案的密級、使用范圍等因素，制定詳細的數據共享授權流程與權限設置標準。明確哪些檔案信息可以在內部共享，哪些可以對外公開共享，以及不同用戶在共享過程中的使用權限，確保科技檔案信息共享的合法性與安全性。

在人員操作規范制度方面，制定檔案管理人員、科研人員等在使用檔案管理系統過程中的操作規范，如賬號密碼管理、數據錄入規范、檔案借閱流程等，提高人員操作的規范性與準確性，保障科技檔案信息化管理工作的有序進行。

3.5強化人才隊伍培養與建設

互聯共享背景下的科技檔案信息化管理對復合型人才提出較高的要求。首先，人才應具備扎實的檔案專業知識，熟悉科技檔案的管理流程、分類標準、保管期限等基礎知識，能夠熟練進行檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作。其次，要掌握信息技術應用能力，包括計算機操作系統、數據庫管理系統、網絡技術、軟件開發等方面的知識與技能，能夠熟練運用檔案管理軟件系統進行檔案信息的數字化處理、存儲管理與檢索利用。此外，還應具備信息管理素養，了解信息資源管理的理論與方法，能夠對科技檔案信息進行有效的組織、整合與開發利用。同時，要有創新服務意識，能夠根據科研人員的需求，創新檔案信息服務模式，提供個性化、多樣化的檔案信息服務。還可以制訂多層次的人才培養計劃，通過在職培訓、繼續教育、與高校合作等方式提升現有人員的業務水平與綜合素質。邀請檔案管理專家、信息技術專家等授課，內容涵蓋檔案專業知識更新、信息技術應用培訓等。

基于上述分析，提出了互聯共享背景下科技檔案信息化管理的路徑構建策略。加強基礎設施建設，升級硬件設備和完善網絡架構，可為管理提供堅實的物質基礎。推進檔案數字化與數據整合，加速數字化進程并做好數據整合清洗，提升信息的可獲取性與利用效率。構建智能化檔案管理系統，精心設計功能模塊并合理應用智能技術，實現檔案管理智能化。完善管理機制與制度建設，創新管理體制和健全制度規范，保障管理工作有序開展。強化人才隊伍培養與建設，分析人才需求并制定培養引進策略，滿足工作對復合型人才的需求。促進檔案信息共享與服務創新，搭建共享平臺和創新服務模式，提高服務針對性與有效性。

參考文獻

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作者簡介：安容蒂（1982—），碩士學位，在中國地震局地球物理研究所工作，研究方向：檔案管理。