新形勢下檔案信息化建設研究

在中國檔案信息化不斷發展的30多年時間里，中國社會的信息化建設、發展迅速，也推動著電子檔案管理的發展日新月異1。當前，信息技術的飛速發展為檔案信息化賦予了全新的歷史使命。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，檔案工作需要主動融人數字經濟、數字社會、數字政府的建設，通過全面數字化轉型實現檔案資源價值的深度挖掘和有效利用2。在新技術環境和社會需求的雙重驅動下，檔案信息化從單純的技術應用逐步轉型為數據治理、智能升級和要素賦能的綜合體系，成為助推社會治理能力現代化的重要支撐。

1新形勢下檔案信息化建設的趨勢

1.1資源要素化

隨著檔案信息化建設的不斷深人，檔案資源在新技術環境和社會需求的驅動下，逐漸被賦予“生產要素”的內涵，即通過數字化、數據化和智能化等技術手段，使其從相對靜態的“存儲信息”轉變為動態參與社會經濟、文化傳承和公共治理的關鍵資源。2020年，《中共中央國務院關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》正式將數據列為第五大生產要素，數據創造價值的新經濟結構開始成形。傳統的檔案管理多停留于“保管一利用”的靜態范式，紙質檔案以實體載體為中心，利用效率和共享程度均受空間、時間和渠道等因素限制。而在新形勢下，數字化技術使檔案資源從物理形態轉向數據形態，突破時空限制，并通過數據庫、云存儲、區塊鏈、人工智能等技術的融合，催生多維度、跨領域的檔案數據關聯與價值挖掘。由此，檔案資源不再是被動保存的“歷史記憶”，而是在社會、經濟和文化等多場景下可被反復調用、深度分析和持續增值的“數據資產”，從而邁向要素化的新階段。從現實條件來看，一方面國家對數字社會、數字經濟和數字政府的整體部署，要求公共部門加強數據治理與信息聯通，檔案資源作為重要的數據來源，不可避免地需要實現數字化、規范化和標準化，并積極融人國家層面的信息基礎設施建設。在這一進程中，原本分散、異構和低度開發的檔案資源，通過統一的技術標準和體系規劃，逐步實現了跨部門、跨層級和跨區域的深度聯通與共享，從而顯著提升檔案資源的可及性和利用率。另一方面，新興信息技術的發展亦為“資源要素化”提供了技術支撐，為檔案資源注人了新的內涵與活力，推動了檔案資源向“生產要素”演進。

1.2管理集成化

如果說“資源要素化”強調檔案資源在社會經濟系統中的“數據生產力”地位，那么“管理集成化”則進一步凸顯檔案管理工作從傳統單一職能向系統化、協同化和集約化轉變，通過整合管理要素、優化業務流程與構建協同機制，形成貫穿檔案全生命周期的系統化治理新模式。隨著國家數字治理體系的不斷完善和各級政府信息化建設的加速推進，檔案管理需要融入更加廣泛的政務、社會和產業場景，從而實現信息、技術、資源和機制等多維度的集成與聯動4。管理集成化強調“橫向協同”與“縱向貫通”雙向并行，在橫向層面注重跨部門、跨區域的業務流程協同與資源信息共享；在縱向層面，則要求檔案管理與國家宏觀戰略、行業數字化轉型、地方社會治理等多層級需求相適配，從而充分發揮檔案在全社會范圍內的信息保障與資源支持功能。其主要特征包括：一是系統整合業務流程。即通過信息化手段打破傳統科層式管理模式下的“信息孤島”，將檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環節有機銜接，形成線上線下一體化的管理閉環。二是構建統一的技術平臺。依托云計算、大數據、區塊鏈和人工智能等技術，構建安全、高效、可擴展的檔案管理信息系統，支持多元主體的實時接入與協同操作，實現檔案數據的全網匯聚、全過程追、全方位監管。

1.3服務智慧化

服務智慧化是指通過整合數據資源、優化技術平臺、創新服務方式，為用戶提供智能化、差異化和個性化的檔案信息增值服務，從而提升檔案管理的社會價值與公共效能。在信息化推動下，檔案服務模式正從傳統的被動式提供和被動式查詢，向精準化、智能化和個性化的“智慧服務”轉變。相較于以往僅注重檔案信息的存儲與檢索，服務智慧化強調檔案管理機構利用多種技術手段，在更高層次實現對檔案資源的綜合開發與高效利用，并通過深度挖掘和智能研判，為社會公眾、行業組織以及政府決策提供多元化、實時化、智慧化的檔案服務。一是隨著社會治理進入精細化和精準化發展階段，政策制定、應急管理、城市規劃、公共安全等日益依賴于翔實、準確的歷史數據支撐。檔案資源的價值使其在社會治理場景中具有獨特作用，而通過智慧化服務，可以打通多維度的信息孤島，將分散、封閉的檔案數據轉化為面向治理需求的“知識庫”，為跨部門、跨區域的治理協同提供基礎支撐。二是信息時代的用戶在獲取服務時更加注重便捷性、即時性和個性化體驗。僅滿足簡單的查詢需求，已不足以應對用戶日益多樣化、差異化的使用場景。

2當前檔案信息化建設存在的主要問題

2.1檔案信息化建設不平衡

一方面，一些經濟基礎較為雄厚、數字化發展起步較早的地區，能夠在信息化基礎設施、經費投入、專業人才配備以及創新應用等方面持續發力，形成較為完善的數字檔案管理體系，整體呈現出較強的綜合競爭力。另一方面，部分地區受限于經費、技術與人才儲備不足，或缺少針對檔案信息化的系統化規劃與政策支持，導致檔案數字化率、系統建設深度和應用水平等方面長期處于低位。即使在部分信息化指標表現相對突出的地區，也普遍存在指標間發展不平衡的情況，如電子檔案利用度較高但基礎資源數據庫建設薄弱，或經費投人規模較大卻缺乏相應的人才和技術配套，難以形成可持續的協同效應5。這種區域間、指標間的差異與不均衡，不僅使得現有檔案信息化發展模式在整體推進過程中出現斷層，還阻礙了全國范圍內數字檔案資源聯通與共享的高效實現。

2.2檔案信息化建設標準滯后

一是基礎共性標準不夠完善。雖然《電子檔案管理系統通用功能要求》（2021）填補了電子檔案管理系統的部分規范空白，但其發布時間較晚，且覆蓋范圍局限，難以滿足前端控制和全程管理的需求。二是資源建設標準亟待更新。目前僅有少量針對數字態或數據態檔案的規范，多集中于存儲和載體安全，對數據采集、整理、鑒定及深度開發等關鍵環節尚無系統化標準指導，致使海量檔案數據在形成、管理及應用上易陷于無序。三是信息服務標準供給不足。除《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T73-2019）外，尚未形成涵蓋智能化、多平臺融合的服務標準，難以兼顧新興技術在智慧檔案服務中的應用場景。同時，大數據與網絡環境下的檔案安全標準數量較少、分布零散，尚未構建涵蓋外部安全防護與內部風險管控的全域保護體系，導致檔案信息在數據泄露和網絡攻擊面前缺乏有效屏障。

2.3檔案信息化建設參與度不足

當前，部分單位在推進檔案信息化工作時，存在“全部交由外包企業，一包了之”的現象。由于技術開發企業并不具備深厚的檔案業務背景，難以全面掌握檔案工作的特殊需求，且在方案設計、系統實施、功能完善等過程中，缺少專業檔案人員的有效把關，往往導致實際建設成果與預期存在較大偏差。檔案建設如果過度依賴外部技術力量，一旦企業無法及時響應需求或面臨經營風險，其倒閉或項目中斷極有可能直接造成檔案管理系統的癱瘓，影響檔案事業的長遠發展。與此同時，檔案信息化不僅包括系統搭建與技術升級，還需要從資源建設和專業管理視角出發，對檔案內容進行深度梳理和分類，這些均是技術服務單位難以獨立勝任的工作。若沒有檔案部門主導、缺乏檔案專業人員從實際應用需求出發提出針對性的建設方案并實施過程監管，檔案信息化建設就難以兼顧系統穩定性、功能完備性和資源安全性等多重目標。在技術與業務融合日益緊密的背景下，單純地將信息化工程全權委托給企業，存在諸多風險，不利于充分保障檔案資源的安全與持久利用。

3如何推動新形勢下檔案信息化工作

3.1加強統籌規劃與資源協同

在新形勢下，檔案信息化建設需要堅持統籌規劃、整體推進，實現跨部門、跨區域的數字化共贏。一是應強化頂層設計與整體謀劃。根據國家數字政府、數字社會等戰略目標，制定覆蓋資源整合、技術保障與人才培養的中長期規劃。針對地區間發展的差異，采取“分層實施、分類扶持”策略，統籌考慮經濟基礎、信息化水平與檔案業務需求，將經費、技術與政策資源向薄弱環節和欠發達地區傾斜。在規劃過程中，注重部門間聯動與跨區域協同，建立多主體參與的項目管理機制，統合上下聯動與橫向合作，共享建設成果與技術經驗；二是應優化資源協同與管理效能。通過統一數據標準和信息框架，推動各級檔案館、行政部門與社會機構建立互聯互通的數據交換平臺，實現檔案資源的安全、高效與實時共享，切實減少“信息孤島”現象。同步強化經費、人才等配套投入，既保證基礎設施和系統運維的穩定支持，又注重引進與培養信息化專業人才，為新興技術在檔案管理中的應用提供可持續的動力。與此同時，應積極探索跨部門數據融合的新模式，鼓勵地區之間通過項目合作或聯盟建設共享技術成果，進一步打通檔案數據在政務服務、社會管理和公共文化中的應用通道，不斷提升檔案資源的社會價值。通過以上兩方面的統籌協調，方能夯實檔案信息化工作的整體基礎，為后續標準體系完善和建設方向的把握提供有力保障。

3.2完善標準體系與制度建設

在新技術環境下，檔案信息化離不開科學完善的標準體系與制度建設。一方面，應強化統一的標準化體系。既要在檔案數據采集、整理、鑒定與歸檔等環節制定細化的操作規范，也需在管理系統功能與技術框架上出臺相應的評估準則，為云計算、大數據、區塊鏈等新興技術的應用確立可量化的指標。尤其是在數據安全與隱私保護層面，應明確數據訪問權限、加密傳輸與安全審計的具體要求，逐步形成貫穿全流程的立體化安全標準。同時，結合地方實踐和業務創新需求，建立動態更新機制，避免在數字化與智能化飛速發展時出現標準老化和缺位。另一方面，應健全與標準體系相配套的法規制度。首先，可通過完善檔案法或出臺專門的檔案信息化管理條例，明確各級檔案部門和技術服務機構的職責權限，為跨部門、跨地區的數據共享及協同治理提供法律依據。其次，應完善項目監督與評估機制，嚴格落實對系統開發、安全防護和服務質量的定期檢查與責任追究，促使檔案部門與技術企業在項目實施中各司其職、各負其責。此外，還應加強對信息化建設過程中的涉密、涉敏內容的審核和審批，在制度層面為檔案數據的真實性、安全性與規范性提供有力保障。通過統一的標準體系與完備的法規制度相結合，方能為檔案信息化建設奠定穩固基石，并有效引導技術、業務與安全在實際應用中實現高效對接與良性互動。

3.了牢牢把握建設與發展方向

針對檔案信息化建設參與度不足這一突出問題，應在頂層設計與具體實踐中，牢牢把握以檔案部門為主體、多元協同參與的建設與發展方向。一方面，要強化責任分工與內外聯動，切實擺脫“全部交由外包企業、一包了之”的舊有模式。檔案部門應在需求分析、方案制定、項目實施及成果驗收等環節發揮主導作用，明確自身在業務管理、資源建設和安全監管等領域的責任，廣泛吸納政府相關部門、專業協會、科研院所與社會力量共同參與項目策劃和實施，使檔案信息化不再局限于單一主體或單向支持的局面。另一方面，應注重人才培養與長效機制，夯實檔案信息化建設的內生動力。通過在職培訓、交流實踐和專業資質考評等多種方式，持續提升現有檔案工作人員的數字化能力。此外，還應探索建立長效的激勵機制，鼓勵檔案人員投身信息化改革，在成果轉化、業務創新等方面進行積極嘗試，不斷優化技術與業務間的互動流程，形成檔案部門主動牽頭、企業深度配合、社會多方協同以及人才培養與激勵機制相結合的良性生態。

要有效發揮檔案在國家治理、社會服務和數字經濟建設中的作用，持續強化統籌規劃、健全標準體系。面向未來，檔案部門要順應技術迭代和業務創新需求，牢牢堅持安全、共享與可持續發展的原則，努力為檔案事業現代化和社會高質量發展做出更大貢獻。

參考文獻

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作者簡介：王迪（1987.1—），大學學歷，黑龍江省農墾管理干部學院館員，研究方向：檔案管理。