“互聯網+”環境下做好醫院檔案管理工作的措施探究

《電子檔案管理辦法》要求，組織機構應當積極應用新一代信息技術，不斷提高電子檔案管理水平。隨著互聯網 + 時代的到來，數字化和信息化技術興起，醫院檔案管理的面貌發生根本性改變，推動檔案管理向信息化、現代化轉型。但是伴隨科技與檔案管理的深度融合，醫院檔案管理也存在一定的問題，需要創新管理方式，充分吸收借鑒現代檔案治理經驗，實現檔案工作在創新與穩定中闊步前行。

1 “互聯網”時代對醫院檔案管理工作的影響

1.1信息共享更加便捷

互聯網時代，信息流動性加大，醫院檔案資源不再局限于某一部門或領域，檔案資源的使用價值得到更廣泛應用。醫院可以實時共享病案資料、藥品信息等，有利于實現資源優化配置，減少中介環節。各部門能夠及時了解病人數量、病情變化和藥品資料，為患者診療提供幫助。同時，檔案信息共享還能促進區域的醫療合作，推動醫改工作的順利進行。互聯網技術的進步促進了信息資源在全國范圍內的流動，為醫療衛生事業和人民群眾的健康提供更廣闊的機遇，增強醫院工作的透明度和影響力。

1.2檔案管理更加高效

借助互聯網技術，醫院檔案管理流程實現再造。從檔案收集來看，數據資源實現系統上傳，減少中間環節，降低信息丟失和不完善的風險，檔案完整性得以保證。從整理角度來說，數據管理系統可以根據預設的規則實現自動分類、排序，極大提高工作效率，檔案資源的管理效能與信息技術發展實現同頻共振l。從檔案服務來看，智能檢索和推薦系統能夠快速進行信息供給，人民群眾對檔案服務的新要求得到滿足，并且管理人員也能隨時掌握資源流向與狀態，實現檔案信息的科學管理。

1.3檔案存儲實現變革

傳統的紙質檔案需要大量的物理存儲空間，而且隨著時間的推移，紙質檔案容易受到環境因素的影響，如火災、蟲害等，這些都可能導致檔案的損失。互聯網時代，云儲存等大容量設備的廣泛應用，不僅節省大量空間，還降低了檔案管理成本。數字化存儲還具有易復制、易遷移的特點，方便對檔案進行備份和異地存儲，進一步提高檔案的安全性和可靠性。醫院檔案濫用的風險是新時期的重要課題，互聯網技術通過設置權限，對檔案進行分級管理，實現不同用戶的分類控制和權限操作，有利于進一步保障患者隱私，維護人民群眾的合法權益。

1.4檔案服務更加多元

隨著醫院檔案信息系統的不斷完善和整體信息化水平的不斷提高，各種應用系統和硬件設備積累越來越多的檔案和日志數據，這為醫院提供更好的檔案服務奠定了客觀基礎。通過網絡平臺或者新媒體，患者可以隨時隨地查詢個人病案檔案，檔案便捷化程度極大提升。各業務部門可以快速配置和修改檔案資源內容，共享利用其他部門的數據。醫生依托智慧檔案可自動采集患者的數據，綜合分析臨床病情，明確診斷思路，提高了醫療服務水平。

1.5檔案利用更加科學

信息技術促使傳統的檔案管理從被動記錄向主動管理轉變，為醫療決策提供更加豐富和精準的數據支持。利用數據分析工具發現檔案中的規律與趨勢，為個性化醫療和精準治療提供基礎。通過分析流行病和慢性病患者的檔案，對患者的年齡、體征、用藥效果等進行分析，總結更具價值的綜合信息，為疾病防控提供參考。對就醫人員年齡的數據分析，可以判斷某項疾病的高發季節，為醫院準備醫療物資提供參考?？傊?，互聯網時代的檔案管理從單一的信息管理向提供資政服務轉變，具有現代化的決策支持功能。

2 “互聯網+”環境下醫院檔案管理工作存在的問題

2.1信息化水平不高

近年來，醫院檔案信息化建設方面取得部分成績，醫院各部門也通過互聯網、信息技術手段開展部分數據應用工作。但是隨著電子檔案數據填報等先進信息手段的應用，醫院各部門的檔案數據各自為政，信息孤島現象多，一套數據要在多個系統上填報，重復率高，檔案的實際利用率低，現階段檔案信息化并未能提高檔案管理的水平。借助先進的信息化技術，讓數據化與檔案管理深度融合并未達到效果，檔案智慧無法提升到醫院現代化管理的高度。

2.2檔案利用不充分

檔案數字化轉型深度不夠，雖然患者的個人信息實名認證的檔案數據真實有效，但現階段尚未實現智慧型檔案決策管理，未能與居民生活息息相關的領域方面相貫通。比如，無法預防慢性病、流感預警、醫療物質儲備等檔案資源總結規律，為醫院提供決策支持。檔案服務方式單一，多數局限于查詢和收集，大量寶貴的數據資源未能轉化為檔案智慧。群眾利用流程煩瑣，個人病例檔案線上利用未實現破題，群眾獲得感不強。

2.3安全隱患較突出

檔案數據備份意識薄弱，備份架構、備份軟件技術應用不到位，關鍵檔案數據備份比例低。網絡安全抵御風險能力不足，黑客可能侵入系統竊取患者數據，造成不可挽回的損失。檔案分級管理不到位，權限設置不合理，檔案數據濫用風險突出。缺乏完備的應急預案與響應機制，安全問題不能及時化解。

2.4數據管理質量低

檔案數據碎片化、非結構化現象問題突出，進行技術整合的成本相對較高。檔案數據監督管理難度大，數據來源復雜，數據質量參差不齊，不同部門系統多頭管理致使工作人員重復勞動、疲于應對，各類檔案統計口徑不一、底數不清，檔案數據的實時更新難以保證[2。比如，檔案資源分散在各個系統，缺乏統一的管理和共享機制，依然存在系統不銜接、部門不協同、制度不完善、交互不暢通等問題，導致數據難以整合和利用。

2.5人員素質不達標

醫院檔案管理人員缺乏系統化的知識培訓，對檔案數據管理和技術不熟悉，無法熟練應用新知識工具與軟件分析。由于管理人員習慣于傳統的檔案管理方式，對新的治理模式和手段接受程度不高，不能適應互聯網時代的要求。管理人員基本功不夠扎實，檔案分類、編碼和收集質量不高，知識水平難以應對需求的變化與技術的更新。

3 “互聯網+”環境下做好醫院檔案管理工作的創新措施

3.1深化數據治理

一是厘清檔案資源。建立統一的檔案數據資源管理體系。醫院各內設機構負責制定本部門的檔案數據目錄，并實行動態管理。加強檔案歸集質量檢測，提升數據目錄管理的科學性和實效性。研究制定檔案數據歸集標準，避免資源歸集不規范，持續提高數據編自標準化、規范化水平。二是提升檔案質量。梳理群眾的利用需求，明確檔案歸集數量和責任部門，夯實質量管理責任，提升檔案的權威性、準確性和可用性。強化日常質量監管，圍繞檔案的完整性和時效性開展常態化檢查，主動發現和解決共性問題。三是推進信息化基礎設施統籌集約建設。建設檔案大數據資源平臺，通過平臺實施檔案資源匯聚、治理、共享、開放、運營和開發利用。在確保數據安全的前提下，建設醫生、患者、政務等不同版本的數據利用接口，向各類群體提供不同精度的最大化檔案數據服務。持續推進電子檔案云規?；?、集約化建設，實現檔案資源的增量存儲。

3.2深化開發利用

一是深化數據分析。堅持跳出檔案看檔案，變管理視角為決策視角，轉被動服務為主動服務。充分利用人工智能等技術，全面梳理新醫改轉型升級過程中的堵點、卡點，緊盯醫院運營的變化趨勢和完成情況，突出橫向和縱向對比分析、定量與定性分析，從邏輯性、趨勢性等方面把握醫院運行情況和患者就醫情況，深入剖析檔案資源背后的治理規律，力促檔案價值闡釋實現質的飛躍。比如，圍繞醫保資金優化配置，梳理財務檔案的各項指標，確保及時發現潛在風險和問題，為基金管理提供有力支持。二是堅持圍繞重點加強專題檔案研究。圍繞醫院發展的重點問題和群眾對醫院的急難愁盼問題，強化專題研究，及時有效地提供有情況、有分析、有對策的分析報告，及時為醫院科學決策、制定優化措施提供有力的信息支撐。比如，深入挖掘整理冬季高發疾病檔案，及時提供行業主管部門，積極回應公眾關切。三是編輯研究工作。加強對院史、先進模范、精神文明建設的檔案研究，從中提煉醫院人文精神，助力軟實力建設。比如，建設醫院檔案文化長廊、拍攝檔案專題片等，用好新媒體傳播優勢，擴大檔案宣傳力度。

3.3深化創新服務

一是拓展應用場景。以需求為導向，緊盯民生檔案和高頻查閱檔案等領域，做好檔案歸集整理工作，確保各類專題檔案整理規范、系統完整。對各門類檔案資源進行深度挖掘，跨全宗、跨門類地整合檔案數據，建立專題數據庫，有效滿足檔案資源的個性化利用需求，提升檔案利用效率。二是加大檔案數據化進程。制定年度數字化工作方案，落實“存量數字化”要求，扎實開展傳統載體檔案數字化，重點對查閱利用頻率較高的檔案優先進行數字化加工、系統掛接。大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，為線上服務打下堅實基礎。三是建設線上查詢平臺。借助數字化技術，實現病歷檔案全流程無紙化“掌上”辦理，解決群眾辦事“來回跑、多頭問、成本高”等問題。比如，醫院建設電子病歷檔案系統，提供在線查詢和線下打印等多種途徑，以便患者能更便捷地獲取自己的醫療記錄。

3.4深化安全管理

貫徹落實總體國家安全觀，落實好《網絡安全法》《數據安全法》《個人信息保護法》的相關法規，構建可信的網絡安全環境。一是夯實網絡安全設施底座。優化網絡結構，劃分網絡區域并做好相應的隔離措施，及時更新網絡拓撲圖，安排專人定期檢查檔案專用網絡防火墻，及時更新安全補丁，加強網絡安全防護。加強檔案數據中心安全防護產品配備，使其具備人侵檢測、人侵防御、殺毒等功能，增強邊界安全控制，確保系統安全和數據安全。二是加強數據備份，做好權限管理。利用各類資源對檔案數據進行多重備份保存，確保檔案數據的連續性和完整性。在做好物理備份和網絡備份的同時，積極做好異地備份，確保數據不丟失。為不同的用戶設置不同的權限，定期對用戶權限進行審計和調整，及時撤銷離職或轉崗人員的權限，常態化地開展好系統權限檢查工作。三是推進數智賦能。用好大數據技術，鍛造數據分級分類、數據脫敏、數據加密等技術防護能力，提供菜單式、針對性的檔案安全賦能服務。嚴格按照檔案數據與網絡安全應急預案，強化監測預警，做好應急響應準備和保障工作，避免隱患問題出現。

3.5深化制度保障

一是強化規范化制度建設。依據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等規定，建立完善的崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計、應急預案為主要內容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規范有序。嚴格檔案查借閱程序，嚴把檔案接收轉出關，堅決維護檔案管理工作的嚴肅性。按照《歸檔文件整理規則》的有關規定，將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目，提升檔案管理標準化。認真做好檔案資源建設，有效保障檔案的完整性、準確性。二是加強資金投入。將信息化轉型經費納入年度財政預算，按照規范化檔案室建設標準，建設庫房等基礎設施，為檔案轉型奠定物質基礎。三是深化人才培養。加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的業務素質。積極組織檔案人員到先進醫院學習，參加檔案業務培訓，同時邀請檔案管理部門現場指導，與時俱進地提高檔案業務素質，充分調動檔案人員學習業務的積極性。狠抓檔案質量管理，加強督導考核，從檔案收集、整理、歸檔等方面提出具體要求，激發檔案人員創新創造的活力。

結語

檔案管理是加強基礎業務工作，提高內部管理水平的重要手段。隨著互聯網技術的發展，醫院檔案治理方式和治理結構發生改變，必須從新技術發展的時代背景出發，守牢數據質量的生命線，強化全流程質量控制，嚴格按照高標準、高效率、高質量要求，切實加強制度建設、基礎設施建設、信息化建設、檔案管理隊伍建設，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平，確保檔案管理工作規范化。強化組織領導，注重統籌兼顧，選優配強隊伍，落實經費保障，持續推進檔案管理系統的數據安全賦能工作，不斷夯實檔案數字化治理的安全基石，推動醫院檔案管理邁向現代化。

參考文獻

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作者簡介：張曼（1987—），大學學歷，鄭州市第六人民醫院（河南省傳染病醫院）助理館員。研究方向：醫院檔案管理。