傳統檔案管理向現代檔案管理的轉型路徑研究

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

檔案管理作為信息管理和知識管理的重要組成部分，對于維護歷史記憶、傳承文化遺產和服務社會發展具有重要意義。然而，傳統檔案管理模式在應對海量信息、提高管理效率和保障信息安全等方面存在局限。隨著信息技術的快速發展，現代檔案管理模式應運而生，其以高效、便捷和安全的特點得到檔案管理人員的青睞。因而探討傳統檔案管理向現代檔案管理轉型的路徑，對于推動檔案管理的現代化進程具有重要意義。

一、傳統檔案管理與現代檔案管理概述

傳統檔案管理以紙質檔案為管理對象，依靠人工手工操作，煩瑣耗時，存在管理效率低、資源利用受限及安全保障不足等問題。相比之下，現代檔案管理依托數字技術，實現了檔案的自動化和智能化管理，大幅提高了檔案管理效率，突破了時空限制，優化了資源共享，保障了檔案信息安全，展現了顯著的優勢。

1.傳統檔案管理的特點與存在的局限

（1）特點。傳統檔案管理的對象為紙質檔案。在檔案整理環節，傳統檔案管理主要依靠人員手工操作。檔案管理人員依據檔案的類別、時間順序等分類與編號，過程煩瑣且耗時費力。檔案一般存儲在密集架上，檔案管理人員按照一定的空間布局存放密集架。在檔案檢索方面，檔案管理人員主要借助紙質目錄、索引等工具，通過人工翻閱，查找檔案。檔案管理人員工作強度大且效率低下。

（2）局限。從檔案管理效率的角度看，傳統檔案管理的手工操作方式嚴重影響了工作效率的提高。隨著檔案數量的增長，檔案的收集、整理與檢索工作愈發繁重，難以滿足用戶快速查詢與利用的需求。在檔案資源利用方面，紙質檔案的查閱受限于地理位置與開放時間，無法實現遠程實時共享，影響了檔案資源的利用范圍與價值發揮。在檔案安全保障方面，紙質檔案易受自然災害，如火災、水災、蟲害和霉變等因素的影響。同時，傳統檔案管理容易出現損壞檔案的情況。傳統檔案管理存在諸多局限。

2.現代檔案管理的特點與優勢

（1）特點。現代檔案管理應用數字化技術，將紙質檔案轉化為數字檔案，并存儲在計算機或其他介質上。現代檔案管理建立了檔案管理信息系統，實現了檔案信息的集中管理與網絡共享。在檔案分類與檢索方面，現代檔案管理借助人工智能、大數據等技術，實現了檔案的智能分類與精準檢索。例如，一些檔案管理系統能夠根據檔案內容自動提取關鍵詞，并按照預設規則，智能分類數字檔案，保證了分類的準確性與效率。同時，用戶通過輸人關鍵詞或語義查詢，檔案管理系統能夠快速篩選相關檔案信息，提供精準的檢索結果。

（2）優勢。在提高檔案管理效率方面，現代檔案管理系統的自動化操作極大地減少了人工操作的次數，檔案的收集、整理、存儲與檢索等工作均可通過系統快速完成。例如，檔案數字化錄入系統能夠實現檔案的批量掃描與自動識別，大幅縮短了檔案錄入時間。在資源共享方面，網絡化的管理模式使得檔案資源能夠突破時空限制，實現遠程共享。用戶無論是在辦公室、家中還是出差途中，只要具備網絡接入條件，即可隨時隨地訪問檔案信息。在保障檔案信息安全方面，現代檔案管理采用了多重加密技術、數據備份與恢復機制等，有效防止了檔案信息被竊取、篡改。例如，檔案管理系統能夠定期備份數據，即使遭遇硬件故障或自然災害，也能保證檔案數據的完整性與可用性。

二、檔案管理轉型的必要性與驅動因素

檔案管理轉型不僅是滿足社會信息化需求、提高服務效率與數據價值的必然選擇，還是技術進步推動下的必然趨勢。高性能計算機、云存儲、互聯網及AI技術的應用為檔案管理轉型提供了堅實保障。同時，面對行業競爭與發展挑戰，現代化檔案管理模式成為增加服務競爭力、促進行業可持續發展的重要路徑。

1.社會發展需求的推動

隨著社會信息化程度的不斷加深，各行業對信息的獲取與利用效率提出了更高的要求。政府部門為了提高政務服務效率，實現“最多跑一次”等便民服務目標，需要快速、準確地調用檔案信息。例如，在辦理企業工商登記、行政審批等業務時，檔案管理人員需要迅速查閱企業檔案、申請人歷史記錄等信息。傳統檔案管理模式無法滿足這種高效服務的需求。在大數據時代，由于海量數據的分析與挖掘成為推動各行業創新發展的重要手段。通過深度挖掘與分析檔案數據，能夠為企業決策、社會研究等提供有力支持。因此，傳統檔案管理向現代化轉型是滿足社會發展需求的必然選擇。

2.技術進步的促進作用

信息技術的飛速發展為檔案管理數字化提供了強大的技術支撐。高性能計算機的出現使得海量檔案數據的處理與存儲成為可能。同時，存儲技術的不斷發展，如硬盤容量的大幅增加、云存儲技術的廣泛應用，降低了檔案存儲成本，保證了數據存儲的安全。互聯網技術的普及打破了檔案信息傳播的地域限制，實現了檔案資源的遠程共享與實時傳輸。人工智能技術不斷在檔案管理中得到應用，如智能分類、智能檢索和內容識別等，提高了檔案管理的智能化水平。例如，利用光學字符識別（OCR）技術能夠將紙質檔案中的文字快速轉化為可編輯的文本，方便后續的檢索與分析。這些技術的進步為檔案管理向現代化轉型提供了堅實的技術保障。

3.行業競爭與發展需求

在檔案管理行業，檔案管理機構面臨日益激烈的競爭。為了在競爭中脫穎而出，提升服務質量與服務效率成為關鍵。現代檔案管理模式能夠提供便捷、高效的檔案服務，滿足用戶多樣化的需求，從而增強檔案管理機構的競爭力。例如，一些專業的檔案服務公司采用先進的檔案管理技術與服務理念，吸引了大量企業客戶，占據了較大的市場份額。從行業發展角度看，傳統檔案管理模式已難以適應時代發展的潮流，只有積極應用現代化的檔案管理模式，才能促進檔案管理行業的可持續發展。通過檔案管理轉型，能夠不斷擴大檔案服務領域，創新服務模式，為檔案管理行業注入發展活力。

三、檔案管理轉型存在的問題

在檔案管理轉型過程中，技術安全隱患頻發，管理體制分散低效，人員素質不高，這些問題相互交織，影響檔案管理轉型的進度。檔案管理單位需要采取有效措施，解決存在的問題，以推動檔案管理向現代化、高效化轉型。

1.技術困境

檔案管理向現代化轉型，需要解決黑客攻擊、數據存儲架構不完善、新舊檔案系統不兼容、檔案管理系統與其他業務系統不兼容和技術迭代速度快的問題。數字時代，數據安全存在隱患，需要采取有效措施應對黑客攻擊。除了外部攻擊，內部數據存儲架構也不完善，數據被泄露的風險較高。新舊檔案管理系統不兼容的問題同樣棘手。不同時期搭建的檔案管理系統，因技術標準、數據格式差異，在整合檔案數據時障礙重重。一些舊的檔案管理系統采用特定格式存儲檔案數據，新的檔案管理系統難以直接讀取，出現數據遷移困難的問題。檔案管理系統與財務、人事等其他業務系統對接時，出現接口不匹配的問題，數據傳輸不暢，嚴重影響協同辦公效率。

技術迭代速度快，人工智能等新興技術助力檔案智能編目、物聯網實現檔案實體實時監控等不斷涌現。若檔案管理機構不能及時引入新興技術，管理系統功能將逐漸落后，無法滿足日益增長的精細化管理需求。但利用新興技術則需要檔案管理機構持續投入大量資金用來購置新設備設施、更新軟件，對于預算有限的基層檔案部門而言，無疑是沉重的負擔。

2.管理體制障礙

在傳統檔案管理模式中，各部門各自為政，檔案資源分散存儲，檔案存儲標準不一。以大型企業集團為例，旗下子公司檔案管理規范、流程大相徑庭。集團整合檔案資源需要耗費大量人力與時間，且效率低。這種分散管理模式還造成資源重復建設，不同部門針對類似檔案內容重復采集和整理，浪費了大量人力和物力。同時，檔案管理流程煩瑣復雜，從檔案收集、整理到歸檔、利用，涉及多個環節，中間審批流程冗長。此外，在傳統檔案管理模式中，各部門缺乏有效溝通和協作機制，信息流通不暢，跨部門利用檔案比較困難，影響檔案資源整體價值的發揮。

3.人員素質不高

檔案管理轉型對檔案管理人員素質提出了全新的要求。其不僅要具備掌握扎實的檔案專業知識，還應精通現代信息技術。但部分檔案管理人員長期專注紙質檔案管理，對信息技術和人工智能技術的了解相對匱乏。在數字檔案錄入環節，因他們對相關操作不熟練，易出現數據錄入錯誤、格式不規范等問題。當檔案管理系統出現故障時，難以快速排查并修復故障。此外，檔案管理機構在薪資待遇、職業發展空間等方面缺乏足夠的吸引力，難以吸引既懂檔案專業知識，又掌握前沿信息技術的復合型人才。尤為重要的是，部分檔案管理機構尚未構建完備且常態化的培訓機制，未能依據行業發展態勢與實際工作需求，定期組織管理人員參與信息技術應用培訓，使得管理人員的知識結構難以得到及時更新，信息技術應用能力也無法得到有效提升，從而在面對檔案管理轉型進程中的新變化與新挑戰時，往往力不從心，成為阻礙檔案管理向更高水平發展的重要因素。

4.資源整合難度大

檔案資源整合難度大，主要體現在以下四個方面。第一，檔案數據來源廣泛且復雜，既有傳統紙質檔案需數字化處理，又需逐頁掃描與細致校對，耗時費力。第二，紙質檔案數字化過程煩瑣，需投人大量人力物力，耗時長久。第三，不同來源的數據在格式與標準上存在差異，直接整合數據存在困難，影響數據的高效流通與共享。第四，隨著數據量的快速增長，對存儲設備設施的容量和性能提出了更高要求。這些問題相互交織，使得檔案資源整合成為一項極具挑戰性的任務，不利于檔案管理數字化轉型。

四、傳統檔案管理向現代檔案管理轉型的路徑

傳統檔案管理向現代檔案管理轉型需要檔案管理機構采取多種措施，推動檔案管理向高效、規范和智能的方向發展，為現代社會提供優質的檔案服務。

1.加大檔案數字化建設的投入，深度應用信息技術與人工智能技術

信息技術和人工智能技術為傳統檔案管理向現代檔案管理轉型提供了動力。檔案管理機構要加大檔案數字化建設的投入，引入先進的設備設施并制定標準規范，深度應用信息技術與人工智能技術，構建高效的檔案信息管理系統，實現檔案管理工作的自動化與智能化。

2.創新管理體制，優化管理流程

傳統檔案管理向現代檔案管理轉型還需要管理體制的創新與流程的優化。在優化流程方面，檔案管理機構需要簡化檔案管理流程，減少不必要的審批環節和重復勞動。例如，采用電子化審批流程，實現檔案的快速審批和歸檔。同時，引入智能檔案管理系統，實現檔案的自動分類、智能檢索和數據分析等，進一步提高檔案管理的效率。此外，檔案管理機構還需要建立科學的檔案評價體系和考核機制，定期評估和監督檔案管理工作，確保檔案管理的質量和效果。通過體制創新和流程優化，可以推動檔案管理向高效、規范的方向發展。

3.加強人才培養和團隊建設

人才培養的關鍵在于建立科學的培訓體系和學習機制。檔案管理機構應該為檔案管理人員提供多樣化的學習資源和培訓機會。在團隊建設方面，檔案管理機構需要注重管理人員團隊協作和溝通能力的培養。由于現代檔案管理需要多個部門和多個崗位的協同合作。因此，檔案管理人員需要具備良好的團隊協作精神和溝通能力。檔案管理機構應組織團隊建設活動和開展協作項目，提高檔案管理人員的團隊協作能力和溝通能力。此外，檔案管理機構還需要建立激勵機制和人員晉升機制，鼓勵檔案管理人員積極學習和進步。檔案管理機構要制定合理的薪酬制度和獎勵政策，激發檔案管理人員的工作積極性和創造力。同時，檔案管理機構要為檔案管理人員提供晉升機會和職業發展空間，讓他們看到自己在檔案管理領域的成長前景和發展潛力。

4.用好檔案的法律法規，推進檔案管理轉型

檔案法律法規為檔案管理轉型營造了良好的環境。檔案管理機構要宣傳檔案管理的法律法規，明確電子檔案的相關規范。檔案管理機構要鼓勵檔案管理人員學好和用好檔案的法律法規，在實際工作中，依法依規開展業務，充分利用法律法規推動檔案管理轉型。例如，在電子檔案管理中，依據法律法規，規范電子檔案的管理流程，保障電子檔案的法律效力與信息安全。

五、結語

傳統檔案管理向現代檔案管理的轉型是時代發展的必然趨勢。現代檔案管理模式不僅提高了檔案管理的效率和質量，還實現了檔案信息的共享和高效利用，為企事業單位的發展提供了有力支撐。檔案管理機構要不斷推進檔案數字化建設，利用好信息技術和人工智能技術，提高檔案管理效率。檔案管理機構要注重人才培養，培訓和引進人才，還要按照檔案法律法規的要求，推動檔案管理轉型。未來，隨著信息技術的不斷發展和應用，現代檔案管理模式將進一步完善，將為檔案事業的發展注入新的活力和動力。

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作者單位：孟子研究院