“雙一流”建設背景下高校研究生檔案規范化管理探究

中圖分類號：G279.2 文獻標識碼：A

2022年2月，教育部、財政部和國家發展改革委印發了《關于深人推進世界一流大學和一流學科建設的若干意見》，標志著新一輪“雙一流”高校的建設如火如荼地開展。研究生教育是建設一流大學的重要支柱，它既從本科生中選拔了優秀人才，又為培養高端博士人才奠定了基礎。研究生檔案是研究生在校表現的原始存在，客觀地體現了高校研究生教育質量。但近年隨著高校研究生擴招，學制延長等新政策，研究生檔案管理的問題日益凸顯，甚至出現畢業研究生檔案轉遞不夠及時高效，轉遞信息出現誤差，造成了一些不必要的矛盾。目前，研究生檔案管理工作存在的問題不利于研究生培養質量的提升，影響了學校整體“雙一流”的建設腳步。因此，筆者通過調查研究湖北大學研究生檔案管理工作現狀，分析了現有管理模式的優勢及不足，并提出促進高校研究生檔案規范化管理的建設路徑。

一、研究對象及樣本

1.研究對象

相較于本科生檔案的管理，研究生檔案更具有自身的特殊性，本文將研究生檔案管理作為研究對象，主要原因在于：

（1）研究生檔案歸檔材料更復雜多樣

研究生檔案記錄著研究生在校期間的學習和思想品德表現，主要分為教學和科研兩大類。教學工作是在校期間任課老師的知識傳授及研究生的學習活動，這期間涉及的檔案為學籍管理檔案、教務管理檔案，包括復試錄取材料、培養方案和培養計劃、課程成績及試卷、教學檢查、開題報告及中期考核、專業實踐、獎助學金等綜合測評以及畢業生學位授予等歸檔材料。科研工作是指研究生及其導師在校期間開展的科研活動，涉及的檔案包括在讀研究生發表的論文、著作、各類學科競賽以及參與的學術交流等，多以期刊、書籍和獎證等形式體現，記載和反映了科研活動的全過程和具體成果。綜上，比起本科生的培養范圍，研究生培養所涉及的內容更廣泛、形式更多樣，歸檔材料更復雜。

（2）研究生檔案收集渠道更多元

目前，高校研究生招生方式，碩士一般為全國統考和保研兩種方式，博士一般為申請審核、直博以及碩博連讀制，而對應的培養模式也比較多樣化，如學術型碩士和專業學位型碩士，非定向就業和定向就業，全日制和非全日制。招生錄取方式和培養模式的不同造就研究生新生檔案的來源渠道更加多元化。通常，本校保研或直博學生的個人檔案只需在校內從學工處移交到研究生招生辦，而外校考生、社會考生則需要將其讀研前檔案通過EMS、機要或快遞等渠道郵寄給錄取高校；非全日制或者定向就業考生則需簽訂定向委培協議，不用將檔案調人。

（3）研究生檔案利用率高、工作量大

一方面，很多單位在政審階段會要求通過查閱檔案，了解該生在校期間的表現，個人檔案在研究生就業競爭中扮演著至關重要的角色。另一方面，由于畢業去向不同，畢業研究生對個人檔案轉遞的需求也愈發多樣化。升學、就業或單位接收檔案的同學，需要提高檔案轉遞的時效性，而待就業的同學則希望將檔案暫留在學校。然而每年畢業的研究生數量龐大，而專職檔案管理人員通常僅為1人，庫房空間也極為有限，需騰退以接收新生檔案。這導致檔案管理人員人手嚴重不足，工作量劇增，庫房壓力也隨之加大。

2.考察樣本

湖北大學是湖北省人民政府與教育部共建的省屬重點綜合性大學。目前，學校圍繞著“雙一流”建設目標，不斷加強學科建設，優化教學和科研環境，提高學術水平和教育質量。學校研究生教育始于1978年，1981年成為國家首批碩士學位授權單位，2003年獲批博士學位授權單位和博士學位授權點，2005年開始碩士專業學位研究生教育。40多年來，累計招收培養各類研究生3萬余人。現有在讀研究生1萬余人。在研究生體量大、學校快速發展的形勢下，研究生檔案管理問題凸顯。因而本次考察樣本選擇湖北大學，具有一定的代表和借鑒意義，能夠從中分析出一般普通高校研究生檔案管理的問題，以期提出促進高校研究生檔案規范化管理的對策。

筆者采用問卷調查、個人訪談以及實地走訪等形式，對湖北大學2024屆畢業研究生和研究生檔案專兼職管理員開展調研，調研時間為2024年3月至2024年8月。調研過程中詳細了解湖北大學研究生檔案管理的組織領導（包括機構設置、管理方式）、條件保障（包括人員配備、經費保障、設備設施）和基礎工作（包括檔案收集與整理、檔案保管與轉遞和檔案信息化）等幾個方面，為探索可行的實踐路徑做參考。

二、調查結果

1.管理機構設置與管理方式

一所高校管理機構的設置直接體現了研究生檔案管理的水平。根據筆者調研，湖北大學雖設有專門的檔案館，但研究生檔案主要由行政職能部門研究生院管理，研究生院下設科創與就業指導辦公室，負責研究生學術科技創新、競賽展演、就業以及檔案管理等工作。其中，檔案管理主要由研究生檔案室負責研究生檔案材料接收、整理、歸檔、保管以及畢業生檔案寄送工作和研究生檔案查詢、對外服務工作。在管理方式上，采取“校-院”分層管理模式，也就是主管部門管理，學院協助的方式，各學院在研究生檔案室的指導下開展研究生檔案管理工作。即使在讀研究生規模破萬的情況下，學校也并未設置專門的研究生檔案管理部門，而是將研究生檔案放在研究生院下設辦公室附屬管理。

2.人員配備與保障

在人員配備上，學校研究生檔案室專職檔案員僅1人，各學院也是由研究生秘書或輔導員兼職管理檔案。管理人員嚴重不足，專職檔案員人均管理檔案數超過萬卷以上，每天工作量大，難以應付，服務水平不盡如人意。兼職檔案員不僅需要負責研究生的日常生活和教學科研等業務性工作，還需要兼顧檔案管理工作，往往分身乏術，壓力繁重，專業水平尚待提高。根據教育部第27號令規定，高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。然而學校早在2021年庫房設置就難以滿足在校研究生檔案的存放，尤其疫情后研究生大規模擴招，大量待就業研究生檔案超期滯留，給檔案室的存儲容量造成了極大壓力。

3.研究生檔案收集、整理與利用

在學校研究生檔案室主管，各學院協助的模式下，研究生檔案的管理工作是按照以下方式實施分工的：

（1）收集與歸檔。各二級學院負責在開學前將研究生新生檔案收齊，并按照檔案核查要求實施核查整理且確保內容完整，再實施立卷和歸檔，完成規定手續后移交學校研究生檔案室。（2）保管與利用。研究生檔案室在收到學院移交的檔案后，負責后續的整理、維護、查詢利用以及各項業務的辦理。（3）轉遞。畢業生將畢業去向登記在就業系統，由就業負責人審核無誤后將轉遞信息傳遞給研究生檔案室，由研究生檔案室負責具體畢業生檔案郵寄工作，并提供快遞單號供畢業生查詢跟蹤個人檔案。

在此分散管理的模式下，有利于學院開展各項新生工作，同時，部門和學院的相互配合減輕了專職檔案人員的壓力，更好地適應高校研究生招生規模擴大的形勢。然而在調研中也發現了一些問題。首先，新生將檔案調人學院后，研究生檔案室并未制定統一規范，而是由各學院各自為政，整理核查工作大都由學生助管完成，十分不規范。其次，就業部門和檔案室出現互相推矮等問題，造成學院畢業生訴求被“踢皮球”，畢業生檔案轉遞不及時，檔案轉遞信息出現錯誤等扯皮現象。同時，研究生檔案室維護在校研究生檔案時，多年來的歸檔材料一成不變。畢業生檔案中的內容除了個人基本信息的差別外，其余材料往往千人一面，無法體現學生個性化特征，檔案管理對研究生就業的助推力大打折扣。最后，學校并未設置學生檔案管理系統，只是通過發學生群由學生自主查詢，不利于保護學生隱私，且不夠高效快捷。

三、分析與討論

通過調研分析湖北大學研究生檔案管理現狀，筆者認為，行政職能部門主管、學院協助是較好的管理方式，既可避免單一部門單打獨斗，又能適應未來的長期發展，是一種可持續的管理模式。但在現實中也有一些劣勢和不足需要進一步完善。

1.明確權責分工，構建溝通機制推進主管部門與學院之間的協作，明確權責分工。

首先，明確檔案室和就業部門的分工，加強部門之間的溝通，建立就業部門和檔案室既科學分工又密切協作的有效機制。其次，必須進一步明確規定校院兩級專兼職檔案管理人員的崗位職責，細化檔案接收、查閱和轉遞制度，“有制度管理才有章法”。最后，研究生檔案室應制定科學合理的歸檔制度和范圍。在有章可循的前提下，各二級學院嚴格按照相關規范實施核查整理，移交后再由研究生檔案室實施審核，審核無誤后方可歸檔保存。以此建立檔案接收管理的雙重審核制度，確保檔案的規范性和完整性。

2.配足專職人員，提高服務水平

檔案的規范化管理離不開高素質的專業人才。首先，高校應根據《干部人事檔案工作條例》的規定，每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員，配足專職檔案管理人員，以緩解人員不足的壓力。其次，積極構建常態化培訓機制，定期組織研究生檔案管理人員培訓，邀請專家學者傳授先進的檔案管理經驗和技術，鼓勵檔案管理人員在日常工作中使用現代化信息手段，提高服務水平。

3.加強檔案信息化建設，優化管理條件

《中華人民共和國檔案法實施條例》總則第一條中提到“為了加強檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平”。首先，為加強研究生檔案管理的信息化水平，需要購買和建立研究生檔案管理系統，通過將檔案管理系統與研究生學籍系統展開信息聯動，確保與研究生檔案相關的信息數據在經過審核和補充后，能夠直接導入研究生電子檔案數據庫，減少人工比對出現的誤差，提高檔案信息收集和歸檔效率。其次，學校應投入資金培訓現有管理人員使用軟件，使其更好地掌握現代信息管理手段，并加強系統的日常維護。學校高層領導應加強對檔案工作的重視，增加經費投入，將其納入學校預算，建立檔案信息化專項經費。最后，面對庫房空間不足的問題，高校應積極騰出空間，將部分辦公室改造為庫房。必要時可以配備檔案恒濕機、消毒機和檔案加濕除濕凈化消毒一體機等，以確保檔案的安全及長期保存，優化研究生檔案管理的軟硬件條件。

4.拓展特色歸檔資源，提高檔案利用率

在企事業單位招聘錄用人才的過程中，研究生檔案是用人單位政審必不可少的依據。因而各高校應積極拓展研究生檔案的歸檔范圍，通過特色規范的學生檔案給用人單位提供全面的參考。

首先，研究生與本科生培養相比，更加注重科研能力的提高，應注重研究生檔案的專業屬性。在歸檔范圍中，除了常規的材料，還需增加論文、科研項目、學科

競賽和專利申請等內容。

其次，在《教育部關于深入推進學術學位與專業學位研究生教育分類發展的意見》的指導下，研究生檔案的歸檔范圍應積極響應國家號召，突出分類培養特色，如專碩相應歸檔材料需要側重專業實習實踐或成果轉化等記錄，凸顯應用型人才的培養特色；學碩相應歸檔材料需要更多體現其學術素養與潛力，突出科研型人才的培養特色。

最后，應該展現個人的綜合素質和思想品德。在檔案中納入學生的職業能力資格證書、特長證明、社會實踐活動參與證明以及學生的操行成績，既能對學生的品行有一定的約束，又可供用人單位合理考量其適合的工作崗位。

四、結語

在教育部持續推進“雙一流”的建設背景下，高校也更加看重人才培養質量，社會對研究生檔案管理也提出了更高要求。因而通過明確權責分工，構建溝通機制；配足專職人員，提高服務水平；加強檔案信息化建設，優化管理條件；拓展特色歸檔資源，提高檔案利用率等措施，突出研究生的培養特色，只有通過檔案材料充分展現學生個性，才能規范高校研究生檔案管理工作，為建設一流的研究生教育提供豐富的經驗。

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