出口業務流程優化研究

摘要：本文聚焦GSR公司出口業務流程優化展開研究。2021年我國進出口規模創新高，中小企業在進出口中占多數，但面臨諸多業務難題。GSR公司出口業務規模小，存在單據繁雜、監管不到位等問題，導致漏交單等情況。通過梳理業務流程及各業務環節關系，最終發現生產單為流程優化的關鍵突破口。基于此提出優化方案，進出口部經理通過對比交單資料與生產單數據實施管理，系統性解決了漏交單問題，顯著提高了業務執行效能，為同類企業優化出口業務流程提供了參考路徑。

關鍵詞：GSR公司；出口業務流程；中小企業；流程優化

引言

2021年，我國進出口總額達6.05萬億美元，出口額為3.36萬億美元，年度進出口規模再創新高，首次突破6萬億美元大關。自2013年進出口總額首次達到4萬億美元后的8年間，我國進出口規模在一年內連續跨越5萬億美元和6萬億美元兩大臺階，達到歷史峰值。2006年，我國進出口貿易占GDP的比重最高達35.4%，此后該比重持續下降，至2019年降至GDP的17.4%。2019年末，全球范圍內暴發新冠疫情。我國迅速控制疫情并率先實現全國復工復產，進出口貿易隨之持續增長，占GDP比重快速回升，2021年我國GDP總量約為17.5萬億美元，進出口貿易占比超過34%。

進出口貿易在我國國民經濟中占據重要地位，對我國經濟發展意義重大。2021年，我國有進出口實績的企業達56.7萬家，較上年增加3.6萬家。進出口企業主要包括國有企業、私營企業和外資企業，業務類型涵蓋工廠貿易一體化企業、專業貿易公司以及跨國公司設在國內的采購部門等[1]。進出口貿易是一項復雜的工作，涉及貨物流、資金流和單證流三個獨立流程，且三者相互交織、相互影響。貨物流涵蓋貨物的收發、運輸、裝卸和倉儲等環節，貫穿從工廠發貨到客戶收貨的整個貨物流轉過程。資金流涉及貨款、運費、關稅等的支付與收取。單證流則涉及貿易過程中各種單證的流轉，包括向海關提交的報關資料、向客戶提交的運輸資料、向銀行提交的收款資料以及向稅務部門提交的征稅或退稅資料等。

各類外貿企業性質不同、規模各異，其出口業務的具體操作流程也存在差異。大型跨國企業和大型國有企業技術實力雄厚、資金充裕，進出口業務規模龐大，必須構建網絡系統以支撐公司業務，貨物、資金和單據三個流程環節設置完善、層層把控，極少出現錯誤。多數中小企業業務規模較小，無力構建完善的網絡系統。中小企業多根據自身產品特點和業務需求設置適合的工作流程。然而，這些業務流程設計存在不足，在實際操作中引發諸多問題，影響業務的順利推進，甚至可能給企業帶來嚴重的不良影響和經濟損失[2]。

本文擬以GSR公司為例，闡述該公司現有的出口業務流程及存在的問題，依據公司運營相關理論對現有流程進行梳理、分析和優化，助力企業推動業務順利開展，提升企業基礎管理水平，總結經驗為類似企業優化出口業務流程提供參考。

一、GSR公司出口業務流程現狀

（一）GSR公司業務流程

GSR公司是一家集設計、生產、運輸、銷售與出口業務于一體的綜合性企業。公司所銷售的產品均為自產工業用品，廣泛應用于國民經濟的多個行業。公司年銷售額約25億元人民幣，銷售市場主要聚焦于國內，出口業務規模相對較小，僅占公司總銷售額的5%左右。負責進出口業務的進出口部門為GSR公司的直屬二級部門，該部門獨立于國內銷售體系運作，但不具備獨立法人資格，也不進行獨立的財務核算。部門賬目管理以及與稅務、銀行等相關部門的對接工作，由公司財務部指定專人負責[3]。進出口部門現有員工7名，其中設置正副經理各一名，負責部門管理與對外協調工作。另有5名業務員承擔具體業務操作，每名業務員獨立負責維護相應的客戶群體。鑒于人員配置有限，進出口部門未像專業貿易公司那樣設置單證員崗位。業務員需負責從訂單接洽到貨款回收的全流程工作，涵蓋出口業務單證處理、貨物運輸以及資金流轉等三個獨立流程的全部環節。出口貨物的汽車發運工作，由指定的業務員兼職集中負責聯絡；財務做賬與繳稅工作，則由財務部指定財務人員專門處理。

GSR公司出口業務流程主要包括訂單處理、生產安排、發貨準備、報關手續、裝船出運、交單審核、收款結算以及繳稅等環節。各環節緊密相連，出口訂單需按照業務流程順序依次執行，完成前一環節工作后方可進入下一環節。圖1為GSR公司出口業務的簡易流程圖。

（二）GSR公司單據流程

國際貿易中，供需雙方位于不同國家，難以隨時會面，且貨物常需經公路、鐵路、輪船等多式聯運，運輸周期較長，貿易條款與付款條件亦多種多樣。這些特性決定了國際貿易工作主要圍繞單據展開。海關作為監管部門，負責接收并審查企業提交的報關單據，單據審核通過后，貨物即可放行。海關采取隨機抽檢模式，并非對每單貨物都進行現場查驗。由于貨物運輸時間遠超單據傳輸時間，客戶往往在收到單據后較長時間才會收到貨物。然而，依據國際貿易約定，客戶即便未收到實際貨物，在收到合格單據后也需履行付款義務。稅務局則依據企業提供的單據及海關報關單，對企業進行征稅或退稅操作。

GSR公司出口業務單據的設置緊密貼合業務流程。業務員在接收客戶訂單時，需簽訂合同以明確雙方權利與義務；隨后，依據合同內容制作生產單，工廠則按照生產單要求組織生產。產品生產完成后，進出口公司開具發貨單并安排發貨。發貨后，業務員根據發貨單與合同制作發票、裝箱單，并提交給海關用于報關。同時，業務員需聯系船公司出具提單，提單作為客戶提貨的關鍵憑證。提單出具后，業務員需將發票、裝箱單、檢測證書等單據連同提單一并提交給銀行或客戶，銀行或客戶在收到單據后按要求支付貨款。最后，業務員需整理發票、裝箱單、提單、合同、生產單、發貨單及報關單等全套資料，提交給財務人員，財務人員據此進行賬務處理，并監督貨款回收，同時與稅務局對接辦理繳稅或退稅事宜。圖1展示了各業務環節對應的單據情況。

進出口部的兩位經理負責依據業務流程對關鍵環節進行把控，并審核相應單據。具體而言，合同需經經理審查后方可簽字蓋章并執行，進出口公司還建立了臺賬對部門合同進行管理。生產單同樣需經理審查后才能下達至工廠執行。報關資料在提交給海關前，也需經過經理審核。業務完成后，整理好的資料須經理再次審核，確認無誤后方可提交給財務人員。

（三）GSR出口業務流程存在的問題

GSR公司的出口訂單呈現出金額小、數量多的特點。對于小訂單而言，每次發貨均需配備一套完整的單據。而對于少數金額較高、數量較多的訂單，由于工廠生產周期較長，需分批次發貨，每批次發貨均對應一套單據。業務員需同時維護多個客戶，不同客戶的訂單執行進度各異，導致業務員需同時處理不同訂單對應的多種單據。由于工作量較大，業務員時常處于忙碌狀態，偶爾會出現工作疏漏。近兩年來，GSR公司多次發生業務員忘記整理交單資料并提交給財務人員做賬的情況。財務人員在審計部門審計賬務以及與稅務局核對繳稅基礎數據時發現了這一問題，通過倒查發現是業務員忘記提交交單資料所致。這一失誤不僅對公司工作造成了不良影響，甚至引起了稅務單位對企業故意瞞報業績、少繳稅款的懷疑[4]。

二、GSR公司出口業務流程優化

（一）GSR公司出口業務流程運行的問題

GSR公司的出口業務呈現出訂單數量多、單筆訂單金額少的特點，導致單據種類繁雜且數量龐大。2021年，公司共有459批次貨物出運，每批次貨物均需對應報關資料、交客戶資料、交公司資料這3套單據。據此計算，進出口部門的5位業務員平均每年需負責91批次貨物的出口業務，并制作整理275套單據。其中，業務量最大的業務員甚至負責了260批次貨物的出運，制作整理了780套單據。在實際操作中，業務員往往需同時處理多個批次的貨物，不同環節的工作與單據相互交織，使得工作變得紛繁復雜，極易產生疏漏，甚至忘記整理和提交某些單據。

進出口部門的兩位經理工作重點主要放在對每個環節本身的監控以及對應單據的審核上，卻忽略了各環節之間的前后呼應。鑒于每年有數百個批次的貨物出運，經理們很難對每個批次前后環節的呼應情況進行一一審查。GSR公司的出口貨物需通過汽車運輸至港口倉庫，在港口完成集裝箱裝載后才能上船出運。然而，并非每批運輸至港口的貨物都能一次性全部裝船出運，常有貨物需留在港口倉庫，等待與下一批次貨物一同裝船。為控制成本，進出口公司多數情況下會搭配不同客戶的貨物，采用同批次汽車運輸至港口倉庫，并在港口根據不同客戶的對應航線進行重新分配。因此，不能簡單地將工廠發貨的批次與業務員最后整理給交單公司的單據相對應。此外，在貨物裝船前，業務員需提交報關資料，海關審核通過后放行貨物。值得注意的是，進出口公司除直接出口產品外，還與專業貿易公司合作，由專業貿易公司自行負責出口報關工作。同時，部分客戶要求工廠交貨或出運港口交貨，并由客戶自行負責出口報關。因此，也不能簡單地將報關批次與業務員最后整理給交單公司的單據相對應。基于公司現有的出口業務流程和監管重點，進出口公司很難自行發現業務員忘記向財務人員交單的情況。

（二）GSR公司出口業務流程運行問題的解決

GSR公司出口業務出現的問題主要表現為業務員忘記整理資料并提交給財務人員，進而導致公司賬務失真。經梳理，問題的根源在于出口業務特點、業務員工作繁重導致的工作疏漏以及監管不到位，而更深層次的原因則在于出口業務流程設置的不完善。

針對上述問題，GSR公司認真梳理了出口業務流程及各環節之間的關系，并找出了關鍵節點。梳理流程后發現，與客戶簽署的合同是整個流程的基石，所有環節和對應的單據均以合同為起點展開。具體而言，一個合同可以派生出多個生產單，一個生產單可以分多個批次發貨至港口，同一批次可能產生多個報關單，而不同批次也可能共同組合成一個報關單。需要注意的是，對于客戶自行報關的合同，GSR公司不會產生自己的報關單。以圖2為例，生產單1對應的是客戶自行報關的特殊合同，因此不會產生GSR公司自己的報關單。而生產單2則產生了三個發貨單，其中發貨單2-1分兩個批次報關出運，產生了兩張報關單；發貨單2-2、發貨單2-3與生產單3產生的發貨單3-1則合并成一個批次報關出運，產生了一個報關單。通常情況下，一個報關單對應一個提單，也對應一套交給財務的資料。

經過細致的分析，本研究發現生產單是控制流程中的關鍵節點。生產單作為承上啟下的核心文件，連接合同與發貨單，其內容的變動將導致一系列的排列組合，進而產生不定數量的公司交單資料。

本研究通過對比提交給財務部門的交單資料與生產單上的數據，剔除已交單的件數。當生產單上的所有件數均通過交單資料的數據得以核銷時，表明該生產單的執行任務已經完成，并且已經提交給財務部門進行記賬處理。依據與客戶簽訂的合同條款，生產單的執行存在時間限制。若生產單上的貨物件數在超過常規執行時間后仍未通過交單資料核銷，這表明生產執行過程中出現了問題。此時，應按照業務流程的順序進行排查，及時解決發現的問題，以確保訂單的順利執行和財務的及時記賬[5]。

（三）GSR公司出口業務流程的優化方案

通過對GSR公司出口業務流程的系統梳理與分析，本研究旨在識別流程間的相互作用，確定關鍵控制節點，并通過對比財務交單資料與生產單，及時識別并解決訂單執行過程中的潛在問題，確保訂單的準時完成。相較于原有流程，優化后的流程未增加任何環節，亦未改變各環節的執行順序。業務人員僅需額外提交生產單的復印件給經理。在審核業務人員提交給財務部門的交單資料時，經理將對照交單資料與生產單數據，對生產單進行有效管理。一旦經理發現所持生產單已超出訂單的常規執行時間，將與業務人員共同審查生產單后續的每一個環節。針對生產問題，將與工廠溝通以加快生產進度；針對發貨問題，將與運輸公司協調以確保及時發貨；針對報關問題，將與海關機構協調以完成報關流程；針對出運問題，將與船運公司聯系以安排艙位；針對遺忘交單問題，將及時向公司財務部門提交相關單據；針對收款問題，將與客戶及銀行聯系以確保及時收款。優化后的流程圖見圖3，該圖通過箭頭指示展示了流程間新的邏輯關系。按照優化后的流程管理公司的出口業務，很好地解決了GSR公司出口業務遇到的漏交單問題，及時發現訂單執行過程中遇到的問題，提高各個環節執行的效果，保證了客戶訂單及時順利執行，提高了進出口公司的基礎管理工作，提升了進出口的工作業績。

三、總結

2021年，我國有進出口實績的企業數量達到56.7萬家，其中絕大多數為中小企業。這些中小企業受限于資源與規模，難以構建完善的網絡系統以支撐出口業務。眾多企業面臨著與GSR公司相似的問題。本文對GSR公司出口業務流程的優化過程展開了分析研究，發現該公司在出口業務管理工作中，僅側重于對各環節本身的把控以及對應單據的審核，卻忽視了各環節之間的內在邏輯聯系，進而致使出口業務管理出現漏洞。通過深入梳理并分析業務流程及其內部各環節之間的邏輯關系，GSR公司精準定位了關鍵控制節點，并通過對流程進行優化，對管理內容做出了合理調整，成功解決了企業所遭遇的問題，有效改進了企業的基礎管理工作。本研究為類似企業提供了一條可供參考的路徑，以優化其自身的業務流程，具有一定的借鑒價值。

參考文獻：

[1]海關總署.2021年12月全國進出口總值表（美元值）[EB/OL].2022-01-14.

[2]人民日報海外版.2021年中國外貿數據官方解析[N].2022-01-16.

[3]《經濟研究》智庫“經濟形勢分析課題組”.《2021年中國外貿形勢分析與2022年展望》[EB/OL].2022-02-10.

[4]經濟日報.二〇二一年進出口規模首次突破六萬億美元——“十四五”外貿開局良好[N].2022-01-15.

[5]李前.2021年外貿企業生存現狀調查報告[J].進出口經理人，2021（10）：30-31.

（作者簡介：王京偉，貴州財經大學在職研究生，外貿部經理）