事業單位檔案管理信息化策略分析

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著現代信息技術的快速發展，事業單位檔案管理工作面臨越來越多的挑戰，亟須轉變傳統管理方式，將檔案管理與先進信息技術相融合，以滿足新時期發展需要。當前，事業單位檔案管理信息化過程中還存在諸多問題，如信息化系統建設落后、缺乏多方面支持以及配套制度不完善等。為改善當前狀況，事業單位應積極引人人工智能和云計算等前沿信息技術，以優化檔案管理模式，助力事業單位高效開展檔案管理工作。

一、事業單位開展檔案管理信息化的意義

1.提高檔案信息管理效率

傳統紙質檔案管理方式需要選定特定的區域管理檔案，并且需要大量人員歸檔和整理檔案，增加了事業單位的物力和人力成本。檔案信息化建設能夠幫助單位將所有檔案信息歸檔到互聯網中，實現電子化存儲，不僅加快了錄入和整理信息的速度，還避免了由于人為遺漏或失誤帶來的問題，提升了檔案信息的準確性。另外，工作人員在查找所需信息時，只需通過網絡檢索便可以快速找到，無須耗費較多的時間，極大地提高了檔案管理的效率。例如，在開展信息化檔案管理之后，工作人員只需在網上輸入所要查找的關鍵詞便可，不用再耗費大量的時間在紙質檔案中翻找。

2.拓展檔案信息利用的廣度與深度

傳統紙質檔案信息管理只是負責保存和管理信息內容，并不能充分發揮檔案管理的作用，各相關部門無法將檔案信息加以利用，大批的檔案信息只能擺在那里，無法發揮其潛在作用。而檔案管理信息化建設，能夠打破這一局面，通過利用人工智能和大數據等技術手段分析和整理信息數據，挖掘檔案信息的真實價值，從而幫助各相關部門加以運用，提高檔案信息的利用率。例如，對于政府各項政策的執行情況，檔案管理人員可以借助信息化系統監測各部門的實施情況，從而針對發現的問題提出改進措施，最大限度地提高事業單位的工作效率。

3.打破地域限制，實現檔案信息共享

以往每個單位只負責自己直接管轄區域的檔案信息，對于其分支機構的情況了解甚微，分析其主要原因在于地理位置差異造成數據信息難以共享。由于事業單位的各分支機構所處位置存在差異，在信息收集和整合上存在較大困難，可能導致信息傳遞不順暢。檔案管理信息化的實現能夠通過互聯網平臺將所有信息資源統一匯總和整理，能夠幫助單位各分支機構實現信息的共享，從而幫助事業單位全面了解檔案信息狀況，有效實現部門之間的協作。例如，在發生人員調動的過程中，不同部門可以同時處理同一份檔案，快速完成審批流程，提高部門工作效率，并且減少發生操作失誤的可能性。

4.有利于保障檔案信息的安全性

在紙質檔案管理方式下，檔案管理者需要注意紙質文件的保存問題，防止檔案出現被盜或者由于意外事件而損毀的情況。實行檔案信息化管理之后，便能夠有效避免上述情況的發生。在信息化管理方式下，檔案信息被保存在網絡之中，并且管理系統內還設有備份功能，降低了出現信息損毀的情況。

同時，為了確保檔案信息的安全，信息化管理系統還設置權限管理功能，只有具有管理權限的人可以通過密碼登錄，確保只有被賦予管理權限的人才能夠編輯或處理檔案信息，從而避免了檔案信息被竊取或刪除的可能性。

二、事業單位檔案管理信息化存在的問題

1.信息化建設及安全防護措施不到位

當前，事業單位檔案管理信息化建設還處于起步階段，主要工作放在檔案的信息收集和整理層面，個別地區或部門之間的數據共享不到位，無法有效實現信息的互聯互通。同時，事業單位也沒有建立功能強大的數據存儲系統以及多功能處理方式，工作人員只能通過固定設備辦公，無法滿足異地辦公需要，對用戶需求的考慮不足，使用起來并不方便。另外，事業單位工作人員的風險防范意識不強，對風險問題仍然存在僥幸心理。加之工作人員自身數字化建設能力不足，導致事業單位在信息化建設過程中，不能構建完善的數據安全防護系統，進而無法保障數據安全，使檔案數據面臨被泄露的可能。

2.信息化建設支持力度不足

檔案管理信息化建設需要從多角度給予支持。然而，當前部分事業單位對信息化建設的支持力度還不足，無法提高檔案管理信息化水平。具體主要表現在以下幾個方面：第一，事業單位管理人員管理理念陳舊。在檔案管理的過程中忽視了對檔案潛在價值的開發，仍然停留在對檔案的歸類和整理上，無法有效地發揮檔案的實際作用。第二，缺乏相關技術支持。事業單位管理人員關于現代信息技術的了解不足和缺乏相關知識，既不能幫助單位建立一套完整的信息管理系統，又不能展開相關的應用操作，導致信息化建設缺乏人力支持。第三，資金投入力度不足。打造一套完整的信息化系統，需要投入較多的資金。然而，事業單位的資金主要依靠財政撥款，并不能由單位自主控制使用，導致事業單位檔案信息化建設缺乏資金支持，無法落到實處。

3.信息化管理制度不完善

一個好的信息化管理系統建設，需要制定完備的制度，以幫助系統維持其長久性。然而，當前事業單位在信息化建設過程中，相關配套制度建設還存在很大不足。具體主要體現在以下兩個方面：一是員工績效考核制度不完善。績效考核制度不完善，無法調動員工工作積極性。事業單位各部門之間具有一定的獨立性，在檔案管理過程中部分人員可能認為只需做好自己部門的工作便可，在開展工作時主要依靠上級領導的推動，否則很難有效開展信息化建設工作。二是缺乏統一和有計劃的信息化建設方案。事業單位檔案管理人員可能身兼數職，也可能自身在信息化建設方面能力不足，導致其在檔案管理信息化建設過程中無從下手，并且單位沒有制定相關建設方面的指導意見，因而在落實工作中存在諸多問題，無法很好地實現檔案管理信息化建設。

三、事業單位檔案管理信息化建設策略

1.搭建檔案管理信息系統

事業單位開展檔案信息化管理，需要給每位工作人員提供一個總的發展方向，使檔案管理人員能夠根據單位需求開展下一步工作。為此，事業單位需要制定一個總的信息化系統實施方案，為工作人員提供指引。結合事業單位實際工作內容，檔案管理信息化建設系統應該主要包括以下兩種功能：（1）檔案管理功能以及用戶檢索功能。其中，在檔案管理功能方面，事業單位要開發一個具有大數據存儲功能以及能夠分類信息的軟件，并且優化數據庫空間，以便于管理人員應用和處理信息，從而提高檔案管理的效率。例如，通過該軟件管理人員可以完整地將采集信息錄入和更新，并且可以快速得到響應。（2）在用戶檢索方面，檔案管理系統的頁面應簡潔明了，確保使用者能夠快速通過關鍵詞搜索，查找到所需信息，避免出現界面混亂難以清晰定位的情況，從而確保提高工作效率。

2.增加數據挖掘功能

為了能夠幫助管理者更好地配置資源，提高工作效率，檔案管理信息化系統還要增加信息挖掘功能，將所有統計信息整合和處理。為此，事業單位要加強對各互聯網平臺的數據對接。一方面，可以通過打造全新的政務服務平臺，統一數字對接標準，將不同地區或部門的數據共享，通過引進人工智能技術，幫助事業單位整合和處理所收集的信息，并從社會熱點問題、領導關注焦點和重要時間節點等多個角度挖掘信息價值，以深度利用檔案信息資源。另一方面，事業單位可以通過在現有平臺基礎上引進大數據處理與云計算等技術，將所有檔案數據信息統一編碼與分類，將不同部門或不同地區的事業單位統一納入一個管理系統中，從而打破地域限制實現檔案信息的互聯互通，通過數據分析并處理所有信息，從而挖掘現有數據資源的價值。

3.實施移動檔案管理

在實際的工作中，事業單位工作人員往往需要隨著工作地點的變化而轉移辦公位置。為此，檔案管理信息化系統還需滿足人們不同的辦公需要，使工作人員能夠通過移動設備設施及時更新信息。

第一，檔案管理信息系統要能夠與手機或筆記本電腦等設備設施實現互聯互通。當工作人員外出工作時，可以在移動設備設施中錄入和搜索相關信息，方便隨時隨地完成檔案管理工作。

第二，系統內部要設置移動設備設施可操作的用戶界面。在一般情況下，事業單位設置的辦公網站只能通過電腦操作，移動設備設施辦公極為不便，為了能夠滿足工作人員需要，信息化系統可以優化工作頁面，將只能用于電腦操作的網頁界面簡化，使工作人員能夠便捷操作，從而提高工作效率。

4.提升數據信息安全性

為了確保檔案信息的安全，事業單位可以從以下幾個方面著手：一是增強管理人員安全意識。事業單位可以通過制定相關安全教育指南手冊，提升管理人員安全意識，并且可以通過制定明確的崗位分工，確保每個人員各司其職，將權力與責任相對應，從而增強檔案管理人員的責任意識。二是完善存儲功能。檔案信息對事業單位具有重要意義，一旦管理不善可能會造成信息被泄露，帶來一定的損失。為此，事業單位可以借助外界保管介質保障信息安全。例如，可以利用光盤或移動硬盤等將檔案信息存儲和保管，為了避免因地震或火災等自然災害損害檔案信息，可以將其異地備份，以確保檔案的安全。三是采取云存儲方式，將所有檔案信息保存在“云”端，即使面臨重大事故也能確保信息安全。此外，為了防止不法分子竊取信息，事業單位還要設置權限管理以及密碼保護，并且加強防火墻建設，以確保數據信息的安全性。

四、事業單位檔案管理信息化保障措施

1.加大信息化建設支持力度

當前，事業單位對檔案管理信息化建設缺乏一定的支持，不足以支撐檔案管理信息化建設，這是信息化建設過程中必須解決的問題。首先，管理人員要轉變檔案管理理念，提高信息化管理水平。事業單位可以通過信息化管理培訓和講座宣講等方式向其傳遞信息化管理理念，從而提高他們的認識水平。其次，在技術方面，事業單位工作人員除了要具備基本的檔案整理和分類等能力之外，還要學習檔案數字化處理和操作等方面的新知識。事業單位應定期為檔案管理人員提供相關學習機會，使其能夠深入了解在信息化操作與網絡安全等方面的知識，從而提高工作人員信息化水平。最后，在資金支持方面，事業單位可以通過與相關技術單位合作，提高自身檔案管理信息化水平，從而降低在信息化建設過程中產生的成本。另外，政府部門也可以適當加大對事業單位信息化建設的資金投人力度，為信息化建設提供基本的支持和保障。

2.完善信息化管理制度

第一，為了提升檔案管理人員的工作積極性，事業單位要完善相關考核制度。詳細劃分檔案管理人員的工作內容，確保每位員工都能各盡其責，并根據每個人的業務完成度展開考核，工作優異者給予適當的績效獎勵，不合格者則給予一定的懲罰，以確保信息化建設工作能夠有序開展。

第二，檔案管理信息化的實現還需制定統一的建設方案。事業單位領導層要明確表示對信息化建設工作的支持，并通過召開相關研討會議，制定信息化建設指導方案，為員工開展信息化建設提供指引。

第三，要制定規范的檔案管理操作指南，使檔案信息在錄入、分類和銷毀等環節有明確的標準，從而提升檔案管理的規范性。

3.提升檔案管理人員綜合素質

隨著檔案信息化的發展，事業單位檔案管理人員需提升自身的信息化素養，以契合現代化信息管理的需求。首先，事業單位在人員招聘中需引入具備數字化技術知識的專業人才，為信息化建設儲備力量，并充分激發他們的個人智慧，使其為事業單位構建全新的信息化系統貢獻重要力量。同時，為了保障相關人才供給，事業單位還可以加強與高校的合作，或者采用人才引進的方式為單位提供人才，從而保障信息化建設有序開展。其次，對于單位現有管理人員，事業單位要為他們提供學習信息技術的機會，提高其信息化水平。例如，事業單位可以通過定期組織數字化培訓或組織數字化、信息化相關知識的講座，提高檔案管理人員對信息化的認知，使其能夠熟練掌握信息化應用操作技能，適應檔案管理信息化發展需要。

五、結論

檔案管理信息化建設是提升事業單位管理效能，順應時代發展需求的必由之路。在未來的發展過程中，事業單位不僅需強化信息技術的應用，構建健全的信息化管理系統，還應提供相應的保障措施，確保檔案管理信息化系統能夠有序推進并順利建成。此外，隨著各項新興技術的興起，事業單位還要時刻關注最新技術發展動態，通過不斷更新技術，提高數據分析能力，確保檔案管理信息化建設持續高效推進，進而為事業單位的決策提供全面支持。

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作者單位：1.萊蕪戰役紀念館；2.濟南市人民醫院