優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制體系的三大策略

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中面臨的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加。采取內(nèi)部控制管理策略，能夠幫助企業(yè)形成完善的管理體系，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略得以實(shí)現(xiàn)，從而保障資金安全。

企業(yè)業(yè)內(nèi)部控制體系的優(yōu)化作用

提升運(yùn)營(yíng)效率內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略能夠提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。一方面，明確各部門(mén)職責(zé)邊界能有效避免職責(zé)不清、推諉扯皮等問(wèn)題，從而提升整體工作效率。同時(shí)，在內(nèi)部控制工作中，通過(guò)合理分配各項(xiàng)工作任務(wù)，能確定具體的工作流程、細(xì)化工作方案，幫助企業(yè)制定清晰的工作目標(biāo)。另一方面，內(nèi)部控制體系使企業(yè)可實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，精準(zhǔn)識(shí)別并杜絕資金浪費(fèi)、資源閑置等現(xiàn)象，進(jìn)一步提高資源利用效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。

降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)通過(guò)科學(xué)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，能夠構(gòu)建起抵御經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的有力屏障。管理層主導(dǎo)建立完善的內(nèi)部控制體系后，由專門(mén)的風(fēng)控部門(mén)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境、政策法規(guī)、財(cái)務(wù)狀況等關(guān)鍵信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與深度分析，從而識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)。一旦發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，企業(yè)決策層可憑借預(yù)先制定的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，迅速組織各部門(mén)采取有效措施，主動(dòng)規(guī)避或化解風(fēng)險(xiǎn)。這種由企業(yè)各層級(jí)協(xié)同運(yùn)作的動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，能夠有效減少風(fēng)險(xiǎn)事件對(duì)企業(yè)的沖擊。

保障資產(chǎn)安全企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，對(duì)保障資產(chǎn)安全發(fā)揮著關(guān)鍵作用。企業(yè)資產(chǎn)管理部門(mén)在內(nèi)部控制體系框架下，建立起涵蓋采購(gòu)、使用、保管、處置全流程的資產(chǎn)監(jiān)管制度，能夠從源頭上把控采購(gòu)質(zhì)量，規(guī)范日常使用流程，全方位杜絕資產(chǎn)浪費(fèi)與損失。與此同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)配合執(zhí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，將其貫穿于資產(chǎn)變動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各崗位資產(chǎn)使用與處置權(quán)限，確保每一項(xiàng)資產(chǎn)操作都遵循合法合規(guī)原則。

企業(yè)內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略

優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境首先，提升管理層引領(lǐng)示范作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層是開(kāi)展內(nèi)部控制工作的關(guān)鍵引領(lǐng)者，既要發(fā)揮表率帶頭作用，又要帶動(dòng)所有工作人員自覺(jué)行動(dòng)起來(lái)。一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要嚴(yán)格要求自己，認(rèn)真學(xué)習(xí)本單位的內(nèi)部控制有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)內(nèi)控制度規(guī)定。另一方面，企業(yè)的人力資源部門(mén)需定期組織管理層參與內(nèi)部控制專題培訓(xùn)與研討活動(dòng)，在日常工作中注重將內(nèi)部控制的要求貫穿于每一項(xiàng)決策與管理工作之中。

其次，構(gòu)建科學(xué)合理的組織架構(gòu)。企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃部門(mén)與人力資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)共同參與，基于企業(yè)的戰(zhàn)略定位和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的部門(mén)職責(zé)和職權(quán)進(jìn)行劃分，以避免職責(zé)重合與職責(zé)空缺。在劃分過(guò)程中，明確各部門(mén)以及各崗位之間的工作匯報(bào)、配合程序，形成一個(gè)權(quán)責(zé)分明的運(yùn)作模式，讓企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞可以更加順暢。另外，企業(yè)還需安排專門(mén)的評(píng)估小組，定期對(duì)企業(yè)組織架構(gòu)運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)定，在發(fā)現(xiàn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在不適合企業(yè)發(fā)展要求或不能夠適應(yīng)市場(chǎng)的狀況時(shí)，剔除那些多余的程序，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

另外，培育積極向上的企業(yè)文化。企業(yè)文化建設(shè)部門(mén)應(yīng)該積極作為，通過(guò)多種形式的企業(yè)文化建設(shè)活動(dòng)將誠(chéng)信、合規(guī)、風(fēng)控等控制理念，滲透到企業(yè)文化的核心價(jià)值體系中。并充分利用好內(nèi)部培訓(xùn)、內(nèi)部宣傳欄、召開(kāi)警示教育會(huì)等途徑，大力開(kāi)展企業(yè)文化的宣教工作，使企業(yè)員工了解并認(rèn)同企業(yè)的價(jià)值觀，進(jìn)而變成實(shí)實(shí)在在的行動(dòng)力。

強(qiáng)化控制活動(dòng)執(zhí)行首先，細(xì)化控制活動(dòng)流程和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)控管理部門(mén)作為牽頭部門(mén)要梳理所有業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，通過(guò)了解、分析與研判找準(zhǔn)控制要點(diǎn)，編制相應(yīng)控制措施和操作辦法。就采購(gòu)業(yè)務(wù)而言，內(nèi)控管理部門(mén)要確定采購(gòu)申請(qǐng)的啟動(dòng)條件、批準(zhǔn)權(quán)級(jí)及額度，確定供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化驗(yàn)收程序和付款審核等每個(gè)點(diǎn)的操作步驟、責(zé)任人員及時(shí)間要求并制定成文。同時(shí)，由企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)部負(fù)責(zé)制定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)手冊(cè)，把業(yè)務(wù)流程及操作規(guī)程圖文并茂地展現(xiàn)給員工，讓員工一看就會(huì)做，幫助其盡快上手工作。除此之外，內(nèi)控管理部門(mén)還需要每季度對(duì)流程標(biāo)準(zhǔn)情況進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)變化及執(zhí)行情況反饋予以及時(shí)調(diào)整優(yōu)化，使其符合公司運(yùn)行情況的實(shí)際需要。

其次，加強(qiáng)控制活動(dòng)的監(jiān)督與檢查。企業(yè)管理層要統(tǒng)一安排、部署，積極推進(jìn)建立和完善控制活動(dòng)監(jiān)督檢查機(jī)制。人力資源部統(tǒng)籌設(shè)立獨(dú)立監(jiān)督崗位或者設(shè)立專門(mén)監(jiān)督部門(mén)，并配齊監(jiān)督人員，明確崗位（部門(mén)）職責(zé)權(quán)限與工作流程。同時(shí)，監(jiān)督部門(mén)采用定期全面檢查與不定期隨機(jī)抽查相結(jié)合的方式，綜合運(yùn)用現(xiàn)場(chǎng)查看操作記錄、核對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)、訪談工作人員等現(xiàn)場(chǎng)檢查手段，以及調(diào)取系統(tǒng)數(shù)據(jù)、分析業(yè)務(wù)報(bào)表等非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)方式，對(duì)控制活動(dòng)執(zhí)行情況進(jìn)行全方位監(jiān)督。

另外，利用信息技術(shù)提升控制活動(dòng)效率。企業(yè)的信息化管理部門(mén)應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，主導(dǎo)推進(jìn)信息技術(shù)在控制活動(dòng)中的深度應(yīng)用。綜合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需要，聯(lián)合專業(yè)的軟件供應(yīng)商，自行研發(fā)或者引入適應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將采購(gòu)、財(cái)務(wù)、審批等工作流程進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)控制活動(dòng)進(jìn)行自動(dòng)化處理以及標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)借助于財(cái)務(wù)軟件可以做到自動(dòng)出憑證、記賬和編表；行政部門(mén)則通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)審批流程的線上傳輸替代原來(lái)線下傳遞的工作。另外，由數(shù)據(jù)分析部門(mén)運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)控制活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和深度挖掘，通過(guò)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和異常情況。

完善內(nèi)部監(jiān)督體系第一，構(gòu)建多元化監(jiān)督主體。首先，經(jīng)由董事會(huì)決議設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，并賦予該內(nèi)審部門(mén)直接向企業(yè)最高管理層報(bào)告的權(quán)利，以保證審計(jì)的權(quán)威性和客觀公正性，確保能夠做好日常的監(jiān)督檢查工作。其次，由人力資源部門(mén)聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，挑選出一批單位骨干組成監(jiān)督工作組。這些骨干因自身熟悉業(yè)務(wù)流程，較容易從實(shí)際操作層面觀察發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。再者，企業(yè)管理層可以針對(duì)廣大員工開(kāi)展多種形式的宣傳教育，發(fā)動(dòng)全員參與監(jiān)督，積極上報(bào)各類不合理的問(wèn)題，并對(duì)于實(shí)際提供有價(jià)值線索的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。

第二，明確監(jiān)督內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組要牽頭制定企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督工作規(guī)程，明確監(jiān)督的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)建立有效的內(nèi)部監(jiān)督體系確定方向。在財(cái)務(wù)監(jiān)督板塊中，由財(cái)務(wù)監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)核查企業(yè)財(cái)務(wù)收支是否合理合法、企業(yè)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和企業(yè)成本核算是否正確，保證企業(yè)提供的數(shù)據(jù)資料真實(shí)可信。在業(yè)務(wù)流程板塊，由運(yùn)營(yíng)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)采購(gòu)招標(biāo)、生產(chǎn)流程、銷售合同簽訂等業(yè)務(wù)流程監(jiān)督，檢測(cè)其是否按照相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行。在內(nèi)控板塊，由內(nèi)控部門(mén)定期抽查檢查企業(yè)各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，并對(duì)內(nèi)控制度執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

第三，強(qiáng)化監(jiān)督結(jié)果運(yùn)用。企業(yè)的績(jī)效管理部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督結(jié)果的管理效能，將監(jiān)督成果深度融入企業(yè)管理全流程。具體而言，首先由人力資源部門(mén)將監(jiān)督結(jié)果與部門(mén)績(jī)效考核、員工個(gè)人晉升體系緊密掛鉤。其次，審計(jì)部門(mén)聯(lián)合管理咨詢團(tuán)隊(duì)，對(duì)監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)性分析，深挖管理漏洞與制度缺陷，向管理層提交針對(duì)性改進(jìn)建議。

作者單位：三一重型裝備有限公司