加強采購管理控制企業成本的策略研究

摘" 要：物資采購作為企業生產經營活動中的關鍵環節，對企業成本管控效果有著明顯的影響，也關系到企業競爭力的提升。當前，部分企業物資采購管理暴露出一些問題，進而影響到企業的成本管理。為此，本文首先對物資采購成本管理進行概述，然后重點剖析了當前企業物資采購管理存在的主要問題，并提出一系列改進措施，以期為企業實現降本增效提供參考。

關鍵詞：企業；采購管理；成本管控；對策

DOI：10.12231/j.issn.1000-8772.2025.18.115

面對日益復雜的競爭環境，降本增效成為企業謀求生存與發展的主要選擇。企業通過有效壓縮生產經營活動中的各項成本來確保以最小的成本投入獲取最大的經濟效益。采購成本在企業運營成本中的占比較重，因此物資采購管理在企業管理中也非常重要。抓好物資采購管理，盡量控制采購成本，也對減少企業的總體運營成本有重要意義。為此，本文從物資采購管理角度探討如何壓縮企業運營成本，促使企業實現可持續發展。

1 關于物資采購成本管理的概述

1.1 物資采購的定義與重要價值

所謂物資采購就是從市場獲得所需物資及提供相關專業服務指導和保證產品售后的一個過程，涉及物質產品的購買及物流、庫存管理、售后服務、供貨商關系管理等內容，以滿足企業正常運營及生產的需要[1]。它關鍵在于能讓企業以較為合理的成本投入得到預期質量的商品，且能保證這些商品可以按時送到指定的物資存放點。物資采購管理是企業管理中的關鍵環節之一。加強物資采購管理，優化采購流程與策略有助于提升物資采購效率與采購質量，并縮減采購成本，從而提升企業的整體利潤率。

1.2 成本管理基本理論

成本管理作為一種系統性的管理活動，其核心在于對成本本質的深刻洞察、成本構成的精細剖析及成本行為特征的準確把握。這一過程旨在通過運用科學的管理方法與創新技術，實現對成本的全面優化與高效管理。具體來說，成本管理不僅涵蓋了對企業成本的有效規劃與前瞻布局，還涉及對成本發生全過程的嚴密監控與動態調整，以及對成本數據的深入分析與精準解讀[2]。成本管理的目標主要是控制無效與不必要的成本，并保證產品與服務的質量不受影響，從而讓企業獲得更多的經濟效益，并增強企業的市場競爭力。有效的物資成本管理需要在做出采購決策時綜合考慮各種成本因素，并確定最佳供貨商，利用有效的談判方式合理的談判價格，加強物流與庫存管理，而且要全方位識別采購流程中的各種潛在成本，從而采取有效的成本控制措施。

1.3 物資采購成本的組成

就物資采購成本來說，主要分為直接成本與間接成本，直接成本是購買物資時企業直接支付的費用，主要有購買物資的價格、運輸費用、與之有關的稅費[3]。購買價格一般由市場供需關系及雙方擬定的合同要求而定。運輸費用是物資從供貨商場所運送至企業指定地點產生的費用，它主要由路程遠近、運輸方式、物資重量與體積等因素決定。稅費主要是指關稅、增值稅，由物資種類及采購所在地的相關稅收政策而定。

間接成本是指與物資采購有關的管理、庫存、質控、售后方面的成本費用，也包括潛在的風險成本。這類成本通常很難直接量化。管理費用是指企業采購活動中產生的人力與行政方面的開支。庫存成本主要是指貨物保管費用、倉儲費用、庫存資金占用成本。質量控制費用通常是指對采購物資進行質量檢測產生的費用，以保證物資符合相關質量要求。售后成本費用是指物資在合同約定的質保期限內有可能出現的不可預計的現象，需要專業的技術人員現場評估、現場指導等一系列活動等所產生的費用。所謂的潛在風險成本，通常是指意外因素造成的額外成本增加，包括物資價格波動、供貨商違約、物流中斷等意外因素[4]。重視對上述成本的管控與研究有助于更好地控制物資采購成本，增強企業的盈利能力。

2 企業物資采購成本管理中常見問題分析

2.1 缺乏完善的物資采購管理制度

物資采購管理作為企業物資采購中重要的一環，加強物資采購管理有助于提升物資采購效率及采購質量，同時，也對物資采購成本的控制有利。部分企業的物資采購管理模式比較粗放，未構建一套完善的物資采購管理制度，因此，有時采購成本得不到有效控制。企業未將精細化管理理念與物資采購管理相結合，物資采購缺少明晰的流程與標準，導致采購人員并無具體標準可依，因此采購行為難以得到有效的監督和監管。另外，由于缺乏完善的管理制度，采購人員的自由裁量權無明確規定，容易造成采購決策不科學、不透明的問題，從而讓企業面臨財務風險及管理風險。另外，關于物資的申領、保存、使用等問題在企業內部無統一規定，因此各部門可能出現重復采購、過度存儲及物品浪費等問題。部門之間的溝通不暢，信息共享不及時不透明，加之缺少明確的責任劃定，容易造成物資分配不合理，進而降低企業的整體運營效率。

2.2 物資采購方式仍比較滯后

當前仍有一些企業的物資采購方式缺乏先進性，這也對物資采購成本有明顯的影響。隨著網絡時代的興起，云計算、大數據、物聯網等新興技術日益得到普及，也為企業提升運營效率提供了重要的技術支持。依靠這些先進技術，企業能高效開展日常業務活動，但仍有部分企業對信息技術的重視度不足，仍采用傳統手工工作模式。就物資采購工作而言，企業采購部門未有效利用信息系統，設計的采購方案欠缺合理性，從而影響采購效率，并使采購成本上升[5]。另外，部分企業在采購招標環節融入了網絡信息技術，但僅限于在電子采購交易平臺上貼出招標公告及文件，評標活動仍在線下進行，并沒有真實實現全程采購的電子化。市場上不同物資價格隨時都可能變化，為此，企業采購部門應利用網絡平臺密切監測市場價格的波動，并據此及時優化采購方案，從而規避采購成本的增加。

2.3 缺乏規范的物資采購流程

采購流程欠缺規范性是當前許多企業都存在的一個現象。一是企業物資采購范圍過于寬泛。企業本該對物資采購整個過程加強管理與監督，但一些企業忽視了這一點，使物資采購環節暴露出各種問題，最終用過高的采購成本購買了質量得不到保障的產品。二是企業的物資采購流程缺乏合理性。企業物資采購工作本應參照標準化流程展開相關工作，包括物資采購計劃的制訂、采購方式的制定、招投標采購等工作，以提升物資采購效率，并盡量減少物資采購成本。然而在具體實踐中一些企業未從自身現狀出發來制訂合理的物資采購計劃與物資采購制度，導致物資采購流程雜亂，進而降低采購效率，增加采購成本。

2.4 缺乏專業的采購人才

企業物資采購對采購人員的專業素養要求較高，因為采購人員在企業成本管控中起到了重要作用。這要求采購人員需要對采購物資的類別及特性悉知，還應熟悉整個買賣市場的規則。特別是采購人員的談判技巧，在整個采購過程中有著舉足輕重的作用。如果采購人員的工作能力不過關，專業素養無法滿足物資采購的要求，將難以根據企業需求對人力成本、企業內部營運現狀、技術實現等層面加以精準分析，進而影響到采購成效。目前，有的采購人員責任意識淡薄，未認識到物資采購管理在企業成本控制中的重要意義，在采購前未充分研究企業內外部環境與競爭對手的情況就直接選定了物資供應商[6]。這可能導致物資采購價格過高，從而增加企業的運營成本。另有部分采購人員欠缺工作經驗，物資管理部門可能會招聘一些臨時人員參與采購，然而這些臨時采購人員對物資采購性質與相關注意要點并不熟悉，很難控制好采購過程中的一些關鍵環節，從而影響到采購管理效率。

3 加強企業物資采購管理，有效控制企業成本

3.1 建立一套健全的采購管理制度與采購監管機制

為控制好企業的采購成本，應當建立一套科學合理的采購規章制度與采購監管體系。第一，構建規范透明的采購規章制度。對采購政策與相關流程加以明確，并對采購的權限與責任作出清晰的規定，進一步規范采購行為與流程。為保證采購工作的規范化與合理化，企業構建的制度中應重點規范下列內容：采購需求的提出及審批、采購方案的制定及審批、供貨商的篩選及評估、合同的簽訂與履行。第二，注重對采購活動的監管與風險管控。通過構建完善的采購監管機制，抓好對采購工作的監督及審計。具體監管工作主要是指對采購流程的管控、對采購合同及賬目的嚴格審查、對供貨商的管理及評估。同時，重視對采購風險的識別及防范，構建有效的風險防控機制，避免采購環節中存在合同風險、違規等問題[7]。第三，建議實行標準化采購與集中采購。所謂標準化采購就是對采購目標進行統一，并對采購規格加以規范，從而確保采購活動的標準化、規范化，從而控制采購成本，并提升采購效率。在采購大宗物資及相關服務時可選擇集中采購，以便得到更低的價格。另外，重視與供貨商的合作，并加強對他們的管理。可制定供貨商評估機制，科學評估供貨商的供貨能力、價格、信譽及貨品質量，以便獲得更優惠的采購條件及服務，從而壓縮采購費用。第四，引入信息技術提升采購管理效率。企業可使用采購管理軟件、電子采購平臺，讓采購活動實現自動化，并對采購數據信息進行統一管理。依托信息技術能讓采購活動更準確、更高效，也能在一定程度上減少采購費用。

3.2 合理選用采購方式

采購方式就是在采購活動中企業所選用的各種采購方式與手段。科學選用采購方式有利于企業減少成本投入，提升采購管理效率。第一，針對采購需求與采購目標來選用恰當的采購方式。企業所用的采購方式通常有下列幾種，分別是單一來源采購、招投標、競爭性談判、詢價等。其中，招投標主要用于一些重要的、復雜的采購項目，不僅能保證供貨商之間的競爭性，也能讓采購活動更透明。常規性的簡單采購通常可選用詢價或競爭性談判，有時也可選擇單一來源采購，從而達到降本增效的目的[8]。第二，企業應靈活應用不同的采購方式。針對采購項目的具體特征與實際需求，企業應合理選用采購方式，以滿足不同采購項目的需求。比如，若要購入重要零部件或價值高的物資時，企業一般可選擇競爭性談判或多輪談判，盡量爭取價格優勢與更優惠的采購條件。第三，重視與供貨商的合作與溝通，這關系到采購方式能否得到合理應用。因此，企業需要與供貨商構建長期穩定的合作關系，并注意與供貨商之間的溝通協調，雙方協商最佳的采購方式，從而達到共贏的目的。另外，企業還需要與供貨商之間商討如何來完善采購方式，借助供貨商的經驗及專長來提升采購效率，并壓縮采購費用。

3.3 進一步優化采購流程

通過對企業現有的采購流程進行充分研究與分析，選出繁瑣重復的流程，可直接刪除或合并這些環節，從而簡化采購流程。其中，可引入數字化合同審批系統，采用在線審批方式能極大節省紙質文件的處理時間。同時，應用數字化管理系統，確保把采購各環節有效銜接在一起，實現信息的即時共享。另外，企業可設立專門的采購部門，安排專人開展采購工作，以保證采購管理的專業性與高效性。應挑選具有良好采購經驗與豐富行業知識，并對合同談判、風險管理、供應鏈管理都比較熟悉的人才從事采購工作。在成立采購部門后需要明確各部門的具體職責與協作方式，從而推動部門間的溝通與協作，讓信息能在全部環節中順利流通。企業還需要重視對采購環節中相關風險的識別與防控。比如，構建供貨商評價機制，評定供貨商的資質與信譽，從而控制合同風險。實行嚴格的合規標準，保證采購過程的合法合規性。在審批過程中企業需要仔細審查申請的合理性，嚴格評估供貨商的信譽、能力是否符合要求，價格是否合理。另外，還需要做好審批記錄，如審批人的簽字、審批意見及決策依據，便于后續的查閱及審計需要。

3.4 重視供應鏈管理有效控制成本

企業應重視供應鏈管理，這主要涉及供貨商的選定、采購計劃、物流規劃及庫存管理。企業通過建立高效而穩固的供應鏈網絡能獲得更便宜的價格，并確保物資供應更可靠及時，避免由于供應延遲或中斷而增加額外的成本[9]。對庫存采用精益管理方式有助于控制庫存成本，同時，也能防止物料不足或存儲過度的問題發生。供應鏈各方之間需要形成一套高效的信息溝通機制，確保他們能實時共享庫存信息與需求預測信息。這樣企業與供貨商就能更合理準確地安排自己的生產與采購活動，避免物資浪費與緊急采購的發生。企業借助物聯網與大數據分析技術能對供應鏈上的相關數據進行深度分析，進而調整物流運輸路線與方式，從而節省物流費用。同時，也能不斷研究供貨商的相關特性，進而合理調整供貨商組合，找到成本節約的潛在機會，企業就能在確保供應鏈穩定與高效的基礎上控制好物資采購成本，從而提升總體的營運效率。

3.5 加強采購專才隊伍的培養

想要提高物資采購質量，控制好物資采購成本，離不開一支專業優秀的采購隊伍。采購人員不僅要熟悉國內關于采購方面的相關法律制度，也要掌握企業的各種管理制度，同時，還需具備采購專業的理論知識，有豐富的采購經驗，良好的采購技能及較強的溝通能力與談判技能等。同時，熟悉企業生產所需的相關物料特點及所需物料質量要求，并能熟練應用與采購管理有關的軟件，并能密切掌握采購物資的市場信息[10]。為了培養出優秀的采購人才，企業可采取下列措施：第一，采用以老帶新的辦法，安排經驗豐富的采購人員來帶新的采購人員，這種一對一的培養模式簡單易操作，也能幫助新采購人員更好地把理論與工作實踐結合起來，防止他們走彎路。第二，采用外包的辦法安排采購人員參加業務學習，由培訓機構對其進行專業化培訓，讓采購人員掌握更系統全面的專業知識，優化自己的專業結構。第三，也可挑選一些采購能力強的人員外出參加學習，完善自己的知識體系，開闊自己的視野，提升自己的采購管理水平。

4 結束語

總之，本文就企業采購管理與成本控制進行剖析，探討了它在企業發展過程中的重要意義。科學的采購管理有助于企業優化供應鏈，并獲得質量可靠的產品及服務。成本控制有助于提升企業的競爭力，并讓企業獲得更高的利潤率，為今后的發展創新提供更多的資金支持。但是我們應看到采購管理與成本管控并非一蹴而就的，需要不斷的完善與優化。因此，企業需要結合自身實際不斷探索采購管理中存在的問題與原因，及時完善采購管理機制，盡量控制采購成本，從而達到控制企業成本的目的。

參考文獻

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作者簡介：丁曉英（1987-），女，漢族，湖南攸縣人，本科，中級經濟師，研究方向：實行集中采購給企業帶來的核心競爭力和可持續發展。