《檔案法》實施背景下國企檔案信息化建設研究

信息化時代是信息產生價值的時代。信息化是當今時代發展的大趨勢，代表著先進生產力。信息化時代，檔案數字化轉型是國企檔案管理發展的方向1。新修訂的《檔案法》首次將“檔案信息化建設”作為一個單獨章節，在整部法律中先后有6次提及“檔案信息化”，并就檔案信息化工作做出了一系列詳細具體的規定，足見檔案信息化建設工作的極端重要性。國企要帶頭學習貫徹落實《檔案法》，在思想上重視檔案信息化建設，在行動上要把《檔案法》中關于檔案信息化建設的各項規定和要求落實到企業檔案管理的全過程、各方面，為企業科學決策提供重要支撐。

1國企檔案信息化建設的必要性

國有企業檔案管理工作作為維護國有資產、管理企業信息、保障決策依據的重要環節，承擔著重要任務2。隨著國有企業改革的不斷深化和信息化技術的迅猛發展，檔案信息化建設在企業檔案管理中的地位日益凸顯，其重要性不言而喻。尤其是《檔案法》《檔案法實施條例》的頒布實施，國企檔案信息建設面臨新形勢新任務，對國企檔案信息化建設提出許多新要求。

1.1使命所然

進人新時代，國有企業需要緊緊圍繞國家重大戰略推進國有經濟布局優化、結構調整，深化供給側結構性改革，增強國企市場競爭力，服務國家經濟社會高質量發展。國有企業檔案信息化建設能夠提升企業運營效率、保障信息安全、節約資源成本，以檔案信息化驅動引領檔案工作高質量發展的重要支撐。信息化為國有企業檔案發展帶來重要機遇，但國有企業改革進入深水區，面對外部發展環境不確定、不穩定因素增多，內部檔案信息化需求與安全管理結構性矛盾，可預見和不可預見的困難顯著增加，加快國企檔案信息化建設，是激發新發展活力，破解信息孤島，推進國企檔案治理體系、治理能力現代化，服務中國特色社會主義事業的時代課題，也是使命必然。

1.2職責所系

《檔案法》第三十五條明確規定企業應當加強檔案信息化建設。第四十二條中將“企業檔案信息化建設”納入檔案主管部門監督檢查的六種情況之一。2023年，國家檔案局以21號令形式發布《企業檔案管理規定》，第七章專章規定了“檔案信息化建設”，明確要求企業要把檔案信息化納入企業信息化的總體規劃，明確把檔案現代化管理成績顯著作為表彰獎勵的一項重要內容。《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》等系列法規辦法中，都將檔案信息化建設作為國有企業檔案管理的一項重要內容。此外，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》把“深化檔案信息化戰略轉型”“檔案信息化建設再上新臺階”作為“十四五”時期檔案事業發展的重要指導思想和主要發展目標。可見，國企檔案信息化建設工作是企業履行職責的必答題，做好企業檔案信息化建設亦是職責所系。

1.3價值所在

隨著信息技術的快速發展，信息化時代國企競爭成為信息競爭、人才競爭和資源競爭。國企檔案信息化建設是提高檔案管理效率的價值體現。傳統檔案管理模式耗時耗力，且信息查詢檢索利用效率低下，信息化后的國企電子檔案能夠實現快速“一鍵”查詢，檢索查詢利用效率和準確性更高。國企檔案信息化建設是增強檔案安全保密的價值體現。國企檔案中財務數據、人員信息、科研成果等敏感涉密信息較多。利用大數據、區塊鏈、人工智能等信息化技術手段管理國企檔案，能夠有效防止重要涉密信息被泄露或丟失。國企檔案信息化建設是發揮“存史資政育人”功能的重要價值體現。利用信息技術，構建國企檔案信息間的有機聯系，打通部門與部門內部橫向、總公司與分公司外部上下級之間的信息壁壘，使國企檔案信息在企業內外順暢流通，為國企科學決策、高效運營提供豐富的信息支撐。

2國企檔案信息化建設的原則性

原則即準則。國企檔案信息化建設應堅持相應的行為準則，使國企檔案信息化建設始終沿著正確的發展方向前行。信息化是技術問題，也是管理問題，還是一項復雜的系統性工程3。國有企業檔案信息化建設應堅持原則，踐行職責使命。

2.1黨的領導原則

《檔案法》第三條、第四條規定，“堅持中國共產黨對檔案工作的領導”“檔案工作實行統一領導”。《檔案法實施條例》第三條亦規定，“檔案工作應當堅持和加強黨的領導”。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》更是將“堅持黨的領導”作為“十四五”時期全國檔案事業五大基本原則之一。東西南北中，黨政軍民學，黨是領導一切的4。作為國有企業檔案管理的基礎工作，檔案信息化建設要始終堅持黨的領導，就是要把黨關于信息化建設的各項重要部署要求落實到檔案信息化建設的全過程、各環節。一方面，堅持黨的領導是國企檔案信息化建設的首要原則和根本保證，以黨的堅強有力領導助力國企檔案信息化建設正向、高效、穩步地建設與發展。另一方面，以國企檔案信息化建設強化黨的全面領導。黨領導下的國企檔案在信息化建設的同時，也依托信息技術、國企檔案信息化建設，推進黨的領導在國企檔案領域的生動實踐，在黨的領導下以國企檔案建設積極推進中國式現代化。

2.2系統規劃原則[5]

國企檔案信息化建設是一項系統性工程。包括信息化建設需求分析、基礎狀況、總體框架（包括目標任務、總體要求、建設思路）、信息平臺、系統應用等。《檔案法》第五章“檔案信息化建設”明確規定要求把檔案信息化建設納入各級政府信息化發展規劃；《檔案法實施條例》第五章“檔案信息化建設”第三十八條規定“國有企業應當將檔案信息化建設納人本單位信息化建設規劃”。《企業檔案管理規定》也做出“將檔案信息化納人企業信息化總體規劃”的規定。可見，國企檔案信息化建設首先要堅持系統規劃原則，做好頂層規劃設計。系統規劃，就是要堅持公司“一盤棋”思想，服從政府信息化建設的統一部署，遵循檔案主管部門、國有企業檔案信息化建設的統一規范，以及國家、行業標準，始終把國有企業檔案信息化建設與國有企業信息化建設，與國家信息化建設相銜接，堅持整體思維。

2.3協調發展原則

協調，即通過調整與配合，使不同主體或環節形成有機統一整體，最終達成預期目標。國企檔案信息化建設要始終堅持協調發展原則，即國企檔案信息化建設要始終與社會信息需求、企業發展實際、信息技術發展相協調。首先，國企檔案信息化建設與社會信息需求相協調。國企檔案信息產生于國企生產、經營、管理活動的方方面面，又反映并記錄這些方方面面，為社會所需要。這種需要與社會政治、經濟、科學、技術、文化發展水平密切相關。因此，國企檔案信息化建設思路、理念、目標要與社會信息需求相協調。其次，國企檔案信息化建設與企業發展實際相協調。國有企業檔案信息化建設需要投人一定經費、提供必要場所、安排運維人員，這些都要與國企檔案數量和規模，以及信息化建設目標相協調，既不是越“高大上”越好，也不是越“先進”越好，而要與國企生產、經營、發展實際相協調，使國企能承受、得實惠。再次，國企檔案信息化建設與信息技術發展相協調。國企檔案信息化建設是檔案管理與信息技術相結合的產物，其規劃建設必須要與信息技術發展規律和特點相協調。例如，在信息網絡體系結構、網絡軟硬件環境、技術標準等，盡量選擇成熟度較高、穩定性較強、適度超前的信息技術，使國企檔案信息化建設與信息技術發展步調相協調一致。

2.4安全可靠原則

《檔案法》“檔案信息化建設”專章中3次提及安全，在“監督檢查”中也將信息安全保障情況作為監督檢查的一項重要內容。《檔案法實施條例》“檔案信息化建設”提出要使電子檔案管理系統建設符合數據安全、網絡安全規定，移交、接收電子檔案要符合安全管理要求，并進行安全性檢測等。安全性是國企檔案信息化建設的前提和基礎。信息網絡技術在帶來數據共享、信息高效流通的同時，也帶來許多非傳統安全威脅。例如，計算機病毒攻擊、黑客入侵、系統癱瘓、非法訪問等。《檔案法》賦予“電子檔案與傳統載體檔案”“同等效力”“可以電子形式作為憑證使用”，但《檔案法》也對信息安全做出明確規定，要滿足“憑證使用”需要電子達到“來源可靠、程序規范、要素合規”等可靠標準，同時電子檔案移交要“符合安全管理要求”，要進行“安全性”檢測等。因此，國企檔案信息化建設于法于實際需要，都要始終堅持安全可靠原則。

3國企檔案信息化建設的現實性

國企檔案信息化建設既是貫徹落實《檔案法》《檔案法實施條例》的要求，也是深化國企改革的現實要求，更是提升國企檔案工作質量和效率、不斷增強國企市場競爭力的迫切要求。因此，要遵循國企檔案工作的特點規律，持續深化國企檔案信息化建設，以國企檔案信息化提升國企檔案的現代化。

3.1思想重視，強化頂層設計

根據《檔案法》《檔案法實施條例》《企業檔案管理規定》等法律法規的規定和要求，國企黨委要高度重視檔案信息化建設工作，把企業檔案信息化建設納入國有企業信息化建設的整體規劃，與企業其他業務同部署、同落實、同檢查、同考核。加強國企檔案信息化建設的頂層規劃設計，成立國企檔案信息化建設工作領導小組，小組成員包括辦公室、檔案室及其他業務部門，形成公司檔案信息化建設“一盤棋”，使檔案信息化建設更加的規范、科學、高效。

3.2打好基礎，加強軟硬件建設

《企業檔案管理規定》第五十三條規定，“具備條件的企業宜建設數字檔案館（室）”。《檔案法》中提出企業要積極推進電子檔案管理信息系統建設等。檔案信息化軟硬件建設是國企檔案信息化建設的基礎性工作，也是十分重要的一項工作。從軟件方面來看，要優化適配檔案管理系統，完善檔案管理系統功能板塊，把數字檔案館（室）全面融入企業信息化轉型的發展戰略中。使國企檔案管理信息系統涵蓋檔案收集、整理、歸檔、鑒定、編研、統計等基本功能。另外，還要積極推進檔案管理系統與其他業務系統有效銜接。將檔案信息化管理系統與人事管理、基建項目、辦公系統等結合起來，確保各個業務系統中的電子文件做到應收盡收、應歸盡歸。要加強硬件基礎設施建設，按照《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》《推進數字檔案館建設實施辦法》等規定，加大國企檔案信息化建設資金的投人力度，配置相應的網絡、終端、服務器、存儲及其他設備，為國企檔案信息化建設打牢基礎。

3.3信息整理，推動單軌制落實

《檔案法》明確規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這為單軌制的落實提供了法律依據和工作方向。國有企業檔案信息化建設要始終圍繞“信息內容”為中心，按照“增量電子化、存量數字化”原則，持續推動電子檔案內容信息的采集、整理等基礎工作，嚴格實行單軌制。首先，要開展“存量數字化”工作，即委托具有檔案數字化專業資質、擁有良好業績成果、豐富的檔案數字化工作經驗的第三方專業機構，協助國有企業進行檔案數字化信息采集，并按照要求及時將其上掛、傳輸到檔案管理信息系統。同時，也要按照“增量電子化”原則，將辦公業務系統、人事管理系統以及其他業務系統中新產生的電子檔案，做好電子檔案收集、歸檔，按照檔案信息化管理要求，及時做好增量檔案電子化。同時，也要做好“四性”檢測，確保國企電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。要重點做好檔案信息化安全保障，從人防、物防、技防等方面，筑牢檔案信息化安全防線，確保國企檔案信息化的安全建設。

3.4人才培養，打造復合型隊伍《檔案法》第六條規定，要“加強檔案宣傳教育，增強全社會的檔案意識”。國企檔案信息化建設離不開高素質、復合型的人才隊伍。既要熟悉國企檔案業務工作，也要掌握數字化、信息化技術應用。為此，要把復合型人才隊伍作為國企檔案信息化建設的一項重要內容。在人才引進方面，要根據國企檔案信息化建設工作的實際需要，通過社招、校招等形式，加大復合型人才隊伍的引進力度。此外，要重點做好現有檔案從業人員的教育培訓力度。通過舉辦辯論賽、培訓班、參觀學習，以及輸送優秀業務骨干參加實踐鍛煉等方式，圍繞國企檔案信息化建設的實際需要，做好復合型人才隊伍的教育培養，為國企檔案工作提供優秀的人才保障。

參考文獻

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[5]張照余.論檔案信息化建設的基本原則[J].浙江檔案，2003（1）：17-18.

作者簡介：姚林丹（1991.8—），大學學歷，漳州圓山發展有限公司助理館員、經濟師，主要從事企業檔案管理研究。