《檔案法》實(shí)施背景下工程設(shè)計(jì)檔案整理探究

（以下簡稱某工院）始建于1970年2月，公司主營核電研發(fā)、設(shè)計(jì)、工程建設(shè)管理和服務(wù)，獨(dú)立自主設(shè)計(jì)了我國第一座核電站—秦山核電站。某工院十分重視檔案管理工作，認(rèn)真貫徹《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，打牢工程設(shè)計(jì)檔案整理工作基礎(chǔ)。《檔案法》第十四條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料應(yīng)定期移交，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；第四十二條也明確規(guī)定把“檔案整理”納入監(jiān)督檢查范圍。檔案整理就是檔案館（室）將收集來的檔案按照一定原則對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案管理體系的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，包括擬訂分類方案、案卷歸檔排列、編目和編號等。檔案編目則是指按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。檔案整理的內(nèi)容從性質(zhì)上可分為系統(tǒng)化和編目兩個部分。其中檔案的系統(tǒng)化就是對檔案內(nèi)容、成分進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定原則、方法對檔案分門別類、組織案卷（組件）、有序排列，并使之構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體。而檔案的編目則是以一定形式揭示、介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目則是系統(tǒng)化的體現(xiàn)，用于鞏固系統(tǒng)化成果。

1工程設(shè)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想、科學(xué)方法和科技配套成果，直接反映了設(shè)計(jì)活動的歷史過程，屬于科技檔案。既具有科技檔案的成套性、真實(shí)性、實(shí)用性等共性特征外，又具有其自身特點(diǎn)。

1.1時間跨年度

文書檔案、會計(jì)檔案通常以年度分類立卷，即便是在設(shè)計(jì)公司，文書檔案、會計(jì)檔案都會以年度分類立卷。但工程設(shè)計(jì)檔案包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告，水文地質(zhì)勘察報(bào)告，初步設(shè)計(jì)文件（說明書），設(shè)計(jì)方案審查意見，人防、環(huán)保、消防等主管部門（對設(shè)計(jì)方案）的審查意見，設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見、節(jié)能設(shè)計(jì)備案文件，工程設(shè)計(jì)概算材料等，涉及工程可研、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等若干設(shè)計(jì)階段，工程設(shè)計(jì)周期較長，且跨年度設(shè)計(jì)項(xiàng)目眾多。大型、復(fù)雜工程設(shè)計(jì)檔案周期更長，給檔案整理增加難度，易出現(xiàn)目錄重復(fù)編制以及倒架現(xiàn)象。

1.2內(nèi)容專業(yè)性

從歸檔內(nèi)容來看，工程設(shè)計(jì)檔案具有顯著的行業(yè)性、專業(yè)性特征。建筑工程、市政工程、水利工程、核電工程等不同行業(yè)領(lǐng)域，其歸檔中涉及的設(shè)計(jì)檔案歸檔內(nèi)容也有不同。以核電工程為例，根據(jù)《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》規(guī)定，核電檔案類目共分為三級，其中“工程設(shè)計(jì)”屬于一級，類目代碼為“G”，其二級類目包括設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目前期工作、褚部設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)修改/變更等，都體現(xiàn)設(shè)計(jì)的專業(yè)內(nèi)容，從設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)體現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目特征，共同組成工程設(shè)計(jì)檔案。

1.3修改多變化

工程設(shè)計(jì)是在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)上對擬建工程的全面規(guī)劃，屬于設(shè)計(jì)人員科學(xué)技術(shù)的構(gòu)思產(chǎn)品，是屬于主管范疇的東西2。不同于完工后測繪、竣工所形成的實(shí)體圖紙，施工過程中根據(jù)業(yè)主及工程建設(shè)實(shí)際需要，必然會出現(xiàn)對設(shè)計(jì)文件的必要修改、補(bǔ)充，這也是工程項(xiàng)目建設(shè)的客觀需要。以核電工程項(xiàng)目為例，《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》中將“設(shè)計(jì)修改/變更”作為“工程設(shè)計(jì)”的二級類目，屬于變更文件類型，包括核電工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)修改/變更申請、設(shè)計(jì)修改/變更通知，以及系統(tǒng)設(shè)計(jì)手冊修改/變更通知等。隨著施工方法變更、地質(zhì)新情況出現(xiàn)、設(shè)計(jì)成本變化等，都會直接影響工程設(shè)計(jì)的修改/變更，最終反映到歸檔文件中，就是工程設(shè)計(jì)檔案修改的多變化特性。

1.4材料廣泛性

工程項(xiàng)目涉及環(huán)節(jié)多（包括設(shè)計(jì)、施工、竣工、試生產(chǎn)等）、參與單位主體多（甲方、建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等）等特點(diǎn)，使其各個環(huán)節(jié)需要收集的歸檔材料來源具有廣泛性。以核電項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案為例，除了設(shè)計(jì)管理、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)修改/變更等，在項(xiàng)目前期工作所形成的材料也應(yīng)納入歸檔范疇，包括初步可行性研究、可行性研究。這些資料需要與項(xiàng)目所在地的規(guī)劃、環(huán)保、城建、地勘單位了解，掌握項(xiàng)目所在地的總體規(guī)劃、專業(yè)規(guī)劃、水文地勘以及相應(yīng)的法規(guī)政策等文件。

2工程設(shè)計(jì)檔案整理工作的原則

2.1來源原則

來源原則，即在檔案文件整理工作中按照檔案文件的形成者（來源）劃分檔案全宗的原則3]。《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》也把“來源導(dǎo)向”作為核電檔案分類及編碼應(yīng)遵循的一般性原則之一。來源原則，就是要求核電檔案整理要注重保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，無論是核電工程設(shè)計(jì)檔案分類還是類目設(shè)置、排序，都要遵循核電工程設(shè)計(jì)檔案形成的規(guī)律與特點(diǎn)，滿足核電工程設(shè)計(jì)檔案的科學(xué)管理、方便檢索利用。《檔案法》就檔案信息化建設(shè)做出了專章規(guī)定，信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展方向和面臨的現(xiàn)實(shí)形勢，信息化檔案檢索需要利用技術(shù)，對檔案進(jìn)行搜索、定位、讀取，本質(zhì)上屬于恢復(fù)或重新獲得檔案信息的過程，也是對檔案信息固有邏輯屬性的追求4。可見，無論何時，工程設(shè)計(jì)檔案整理都要矢志不渝地堅(jiān)持來源原則。

2.2事由原則

事由原則又叫相關(guān)原則，是指按照檔案主題內(nèi)容進(jìn)行檔案整理的原則方法。事由原則注重以事由為依據(jù)，以文件內(nèi)容為中心，建立檔案之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系[5]。《歸檔文件整理規(guī)則》在“5.3 排列”中二次提及“事由”：歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；同一事由文件，按文件形成先后順序排列。此外，《檔案工作基本術(shù)語》中也把“來源原則”納入“檔案整理”術(shù)語下的子術(shù)語，明確其概念內(nèi)涵。《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》提出，在確立分類體系及設(shè)置類目排序應(yīng)體現(xiàn)核電檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)普及下的伴生物一一電子文件的產(chǎn)生，使得事由原則的價(jià)值開始重新被檔案界所關(guān)注。如此種種，都要求核電工程設(shè)計(jì)檔案整理時要遵循事由原則，要把事由原則落實(shí)到類自設(shè)置、分類體系構(gòu)建等檔案整理全過程、各方面。

2.3全宗原則

《檔案工作基本術(shù)語》將“全宗”定義為：一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。全宗是檔案學(xué)特有的基本范疇，是檔案學(xué)最根本的原則，對檔案工作實(shí)踐具有重要指導(dǎo)意義。《歸檔文件整理規(guī)則》中有14處提及“全宗”，涵蓋檔案分類、編號、編目、裝盒等各個環(huán)節(jié)。如同一全宗分類方案要保持一致、穩(wěn)定。編制檔號時，應(yīng)把“全宗號”作為檔案號重要組織結(jié)構(gòu)。編目時應(yīng)把全宗號、全宗名稱設(shè)置于封面。裝盒時應(yīng)在封面表明“全宗名稱”。《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》也明確規(guī)定了核電檔案分類及編碼應(yīng)堅(jiān)持全宗原則，從總到分，注重層級優(yōu)化、代碼簡明、易于擴(kuò)展。

3工程設(shè)計(jì)檔案整理問題及原因

3.1分類

工程設(shè)計(jì)檔案分類主要存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、分類不準(zhǔn)確和分類錯誤等問題。工程設(shè)計(jì)檔案分類之前要制定分類方案，核電工程設(shè)計(jì)檔案一級目錄之下一般設(shè)立設(shè)計(jì)管理、項(xiàng)目前期工作、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)修改/變更等五個二級目錄。但在實(shí)際分類時沒有嚴(yán)格按照分類方案進(jìn)行分類，擅自改變了分類標(biāo)準(zhǔn)。按照時間順序分類之后又按文件類型分類，導(dǎo)致工程設(shè)計(jì)檔案存在分類混亂現(xiàn)象。分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的原因是未制定分類方案，或者改變了工程設(shè)計(jì)分類方案后未及時組織學(xué)習(xí)，導(dǎo)致具體從事工程設(shè)計(jì)檔案整理的人員不熟悉、不能全面了解分類方案。此外，還存在分類錯誤，工程設(shè)計(jì)將檔案中的某一目錄錯誤地劃分到別的類別中，導(dǎo)致檔案放置位置錯誤。無論是分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，還是分類不準(zhǔn)確或者分類錯誤，都會影響工程設(shè)計(jì)檔案分類的系統(tǒng)性與科學(xué)性，影響后續(xù)檔案整理或數(shù)字化等工作。

3.2組卷

工程設(shè)計(jì)檔案組卷常見問題主要有組卷原則不清晰、組卷要求不統(tǒng)一和組卷方法不一致等問題。根據(jù)工程設(shè)計(jì)檔案整理應(yīng)堅(jiān)持的來源、事由、全宗等原則，還要保持其案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系、案卷的成套性和系統(tǒng)性，但由于組卷原則不清晰，導(dǎo)致檔案組卷過程中出現(xiàn)混亂。組卷要求不統(tǒng)一也會影響檔案的整理質(zhì)量。通常，工程設(shè)計(jì)檔案應(yīng)完整、齊全、簽章手續(xù)完備，載體及書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，由于工程設(shè)計(jì)檔案來源廣、涉及部門多、跨年度及修改變化大等，容易在實(shí)際組卷操作過程中執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)有差異，影響組卷的質(zhì)量。組卷方法不當(dāng)也會影響組卷的質(zhì)量。

3.3編號

編號也是工程設(shè)計(jì)檔案整理的重要環(huán)節(jié)。編號中容易發(fā)生重復(fù)、遺漏等問題。例如，存在不同工程設(shè)計(jì)檔案編上相同的編號。究其原因，主要是在編號過程中缺乏有效溝通，協(xié)調(diào)不暢，缺少必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等。此外，常見的問題還有編號遺漏問題。表現(xiàn)為錯號、漏號、重號等，工程設(shè)計(jì)檔案未編號極易被忽視，后期無法查詢利用。

3.4裝訂

工程設(shè)計(jì)檔案整理常見問題有裝訂順序錯誤、裝訂不牢固、不規(guī)范。裝訂順序錯誤會影響工程設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容的連貫性，不利于后期的檢索、利用。裝訂不牢主要由于裝訂材料質(zhì)量不佳、裝訂技術(shù)不過關(guān)，裝訂行為不規(guī)范，沒有正確使用裝訂工具和裝訂方法，導(dǎo)致檔案散頁，造成文件丟失或損壞，影響檔案的完整性和長期保存。

4《檔案法》實(shí)施背景下工程設(shè)計(jì)檔案整理的措施

新時代，工程設(shè)計(jì)檔案整理應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《歸檔文件整理規(guī)則》《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，規(guī)范做好檔案分類、組卷、編號及裝訂工作，不斷提升檔案整理的質(zhì)量。

4.1科學(xué)分類

要根據(jù)核電工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)和實(shí)際，詳細(xì)制定工程設(shè)計(jì)檔案的分類方案。方案應(yīng)包括工程設(shè)計(jì)檔案的分類方法、檔號結(jié)構(gòu)、編號規(guī)范格式、檔號構(gòu)成等相關(guān)內(nèi)容，方案要體現(xiàn)來源原則、事由原則和全宗原則精神。分類方案制定后，還要組織人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握工程設(shè)計(jì)檔案分類方案的主要內(nèi)容，嚴(yán)格按照方案規(guī)定的內(nèi)容和要求分類。

4.2嚴(yán)格組卷

要嚴(yán)格做好工程設(shè)計(jì)檔案的組卷工作，確保工程設(shè)計(jì)檔案形成有機(jī)聯(lián)系，確保工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)性、成套性，統(tǒng)一組卷方法。針對工程設(shè)計(jì)檔案不同類型應(yīng)選擇不同組卷方法。例如，工程設(shè)計(jì)前期文件應(yīng)按規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等，并結(jié)合事由、時間順序組卷。設(shè)計(jì)文件按招標(biāo)設(shè)計(jì)、施工詳圖設(shè)計(jì)等階段結(jié)合專業(yè)組卷。工程設(shè)計(jì)組卷要始終遵循工程設(shè)計(jì)檔案的形成規(guī)律，本著保管利用便捷化原則，確保卷內(nèi)文件資料的系統(tǒng)聯(lián)系。

4.3精細(xì)編號

編制工程設(shè)計(jì)檔案檔號要嚴(yán)格落實(shí)《檔號編制規(guī)則》《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，按照唯一性、一致性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性和適用性原則，統(tǒng)一檔案的類別號構(gòu)成，如工程設(shè)計(jì)檔案G11表示“設(shè)計(jì)管理”類；G12表示“項(xiàng)目前期工作”類；G13表示“初步設(shè)計(jì)”類等。檔案門類設(shè)置一般較為固定，一級類別號無特殊情況，不得隨意變動，不要設(shè)置過多、過細(xì)的類別號，防止因類別號設(shè)置過多。頁碼編寫要連續(xù)，以“件”為單位編制頁碼時應(yīng)堅(jiān)持一件一個流水號，頁號編制在有效內(nèi)容頁面，不得壓蓋檔案內(nèi)容，編頁同時遇到破損頁面、缺頁等特殊情況的，需要及時做好登記，中間不能斷號。

4.4做好裝訂

裝訂就是將分散的工程設(shè)計(jì)檔案整理后以訂線、黏合等方式訂聯(lián)成卷、冊等形式，裝訂時要遵循原裝訂形式，嚴(yán)格執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》保留原材料，原本未裝訂的檔案非必要不再裝訂，裝訂后還需要進(jìn)一步壓平、整理，放人無酸檔案盒內(nèi)保存。裝訂要牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后保持文件平整。選擇合適的裝訂材料，如絲線、棉線等，根據(jù)檔案材料整理需要，選擇直角、三孔一線等不同裝訂方式，確保裝訂規(guī)范、科學(xué)、合理。

結(jié)語

檔案整理是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，整理的質(zhì)量直接影響后期檔案的檢索利用。要認(rèn)真落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》等法律法規(guī)，堅(jiān)持來源、事由和全宗原則，針對工程設(shè)計(jì)檔案特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)問題，要重點(diǎn)圍繞分類、組卷、編號、裝訂等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，切實(shí)提升工程設(shè)計(jì)檔案整理的質(zhì)量，夯實(shí)檔案管理根基，助力檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：韓燕（1981.7—），大學(xué)學(xué)歷，上海核工程研究設(shè)計(jì)院股份有限公司館員，主要從事工程文件管理、檔案管理研究。