《檔案法》實施背景下工程設計檔案整理探究

（以下簡稱某工院）始建于1970年2月，公司主營核電研發、設計、工程建設管理和服務，獨立自主設計了我國第一座核電站—秦山核電站。某工院十分重視檔案管理工作，認真貫徹《企業檔案管理規定》，打牢工程設計檔案整理工作基礎?！稒n案法》第十四條規定，應當歸檔的材料應定期移交，不得據為己有或拒絕歸檔；第四十二條也明確規定把“檔案整理”納入監督檢查范圍。檔案整理就是檔案館（室）將收集來的檔案按照一定原則對檔案進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案管理體系的一項基礎工作，包括擬訂分類方案、案卷歸檔排列、編目和編號等。檔案編目則是指按照一定的規則進行檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。檔案整理的內容從性質上可分為系統化和編目兩個部分。其中檔案的系統化就是對檔案內容、成分進行科學分析和綜合的工作，即按照一定原則、方法對檔案分門別類、組織案卷（組件）、有序排列，并使之構成一個有機聯系的整體。而檔案的編目則是以一定形式揭示、介紹檔案內容和形式特征的工作。系統化是編目工作的基礎，編目則是系統化的體現，用于鞏固系統化成果。

1工程設計檔案的主要特點

工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科學方法和科技配套成果，直接反映了設計活動的歷史過程，屬于科技檔案。既具有科技檔案的成套性、真實性、實用性等共性特征外，又具有其自身特點。

1.1時間跨年度

文書檔案、會計檔案通常以年度分類立卷，即便是在設計公司，文書檔案、會計檔案都會以年度分類立卷。但工程設計檔案包括工程地質勘察報告，水文地質勘察報告，初步設計文件（說明書），設計方案審查意見，人防、環保、消防等主管部門（對設計方案）的審查意見，設計計算書、施工圖設計文件審查意見、節能設計備案文件，工程設計概算材料等，涉及工程可研、初步設計、施工圖設計等若干設計階段，工程設計周期較長，且跨年度設計項目眾多。大型、復雜工程設計檔案周期更長，給檔案整理增加難度，易出現目錄重復編制以及倒架現象。

1.2內容專業性

從歸檔內容來看，工程設計檔案具有顯著的行業性、專業性特征。建筑工程、市政工程、水利工程、核電工程等不同行業領域，其歸檔中涉及的設計檔案歸檔內容也有不同。以核電工程為例，根據《核電檔案分類準則及編碼規則》規定，核電檔案類目共分為三級，其中“工程設計”屬于一級，類目代碼為“G”，其二級類目包括設計管理、項目前期工作、褚部設計、施工圖設計、設計修改/變更等，都體現設計的專業內容，從設計環節體現工程建設項目特征，共同組成工程設計檔案。

1.3修改多變化

工程設計是在技術、經濟上對擬建工程的全面規劃，屬于設計人員科學技術的構思產品，是屬于主管范疇的東西2。不同于完工后測繪、竣工所形成的實體圖紙，施工過程中根據業主及工程建設實際需要，必然會出現對設計文件的必要修改、補充，這也是工程項目建設的客觀需要。以核電工程項目為例，《核電檔案分類準則及編碼規則》中將“設計修改/變更”作為“工程設計”的二級類目，屬于變更文件類型，包括核電工程項目設計修改/變更申請、設計修改/變更通知，以及系統設計手冊修改/變更通知等。隨著施工方法變更、地質新情況出現、設計成本變化等，都會直接影響工程設計的修改/變更，最終反映到歸檔文件中，就是工程設計檔案修改的多變化特性。

1.4材料廣泛性

工程項目涉及環節多（包括設計、施工、竣工、試生產等）、參與單位主體多（甲方、建設、監理、設計等）等特點，使其各個環節需要收集的歸檔材料來源具有廣泛性。以核電項目設計檔案為例，除了設計管理、施工圖設計、設計修改/變更等，在項目前期工作所形成的材料也應納入歸檔范疇，包括初步可行性研究、可行性研究。這些資料需要與項目所在地的規劃、環保、城建、地勘單位了解，掌握項目所在地的總體規劃、專業規劃、水文地勘以及相應的法規政策等文件。

2工程設計檔案整理工作的原則

2.1來源原則

來源原則，即在檔案文件整理工作中按照檔案文件的形成者（來源）劃分檔案全宗的原則3]?！逗穗姍n案分類準則及編碼規則》也把“來源導向”作為核電檔案分類及編碼應遵循的一般性原則之一。來源原則，就是要求核電檔案整理要注重保持檔案之間的有機聯系，無論是核電工程設計檔案分類還是類目設置、排序，都要遵循核電工程設計檔案形成的規律與特點，滿足核電工程設計檔案的科學管理、方便檢索利用?！稒n案法》就檔案信息化建設做出了專章規定，信息化建設是檔案事業發展方向和面臨的現實形勢，信息化檔案檢索需要利用技術，對檔案進行搜索、定位、讀取，本質上屬于恢復或重新獲得檔案信息的過程，也是對檔案信息固有邏輯屬性的追求4?？梢?，無論何時，工程設計檔案整理都要矢志不渝地堅持來源原則。

2.2事由原則

事由原則又叫相關原則，是指按照檔案主題內容進行檔案整理的原則方法。事由原則注重以事由為依據，以文件內容為中心，建立檔案之間的內在邏輯聯系[5]?！稓w檔文件整理規則》在“5.3 排列”中二次提及“事由”：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；同一事由文件，按文件形成先后順序排列。此外，《檔案工作基本術語》中也把“來源原則”納入“檔案整理”術語下的子術語，明確其概念內涵。《核電檔案分類準則及編碼規則》提出，在確立分類體系及設置類目排序應體現核電檔案形成的規律和特點。隨著信息技術的快速發展，計算機普及下的伴生物一一電子文件的產生，使得事由原則的價值開始重新被檔案界所關注。如此種種，都要求核電工程設計檔案整理時要遵循事由原則，要把事由原則落實到類自設置、分類體系構建等檔案整理全過程、各方面。

2.3全宗原則

《檔案工作基本術語》將“全宗”定義為：一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗是檔案學特有的基本范疇，是檔案學最根本的原則，對檔案工作實踐具有重要指導意義。《歸檔文件整理規則》中有14處提及“全宗”，涵蓋檔案分類、編號、編目、裝盒等各個環節。如同一全宗分類方案要保持一致、穩定。編制檔號時，應把“全宗號”作為檔案號重要組織結構。編目時應把全宗號、全宗名稱設置于封面。裝盒時應在封面表明“全宗名稱”。《核電檔案分類準則及編碼規則》也明確規定了核電檔案分類及編碼應堅持全宗原則，從總到分，注重層級優化、代碼簡明、易于擴展。

3工程設計檔案整理問題及原因

3.1分類

工程設計檔案分類主要存在標準不統一、分類不準確和分類錯誤等問題。工程設計檔案分類之前要制定分類方案，核電工程設計檔案一級目錄之下一般設立設計管理、項目前期工作、初步設計、施工圖設計和設計修改/變更等五個二級目錄。但在實際分類時沒有嚴格按照分類方案進行分類，擅自改變了分類標準。按照時間順序分類之后又按文件類型分類，導致工程設計檔案存在分類混亂現象。分類標準不統一。標準不統一的原因是未制定分類方案，或者改變了工程設計分類方案后未及時組織學習，導致具體從事工程設計檔案整理的人員不熟悉、不能全面了解分類方案。此外，還存在分類錯誤，工程設計將檔案中的某一目錄錯誤地劃分到別的類別中，導致檔案放置位置錯誤。無論是分類標準不統一，還是分類不準確或者分類錯誤，都會影響工程設計檔案分類的系統性與科學性，影響后續檔案整理或數字化等工作。

3.2組卷

工程設計檔案組卷常見問題主要有組卷原則不清晰、組卷要求不統一和組卷方法不一致等問題。根據工程設計檔案整理應堅持的來源、事由、全宗等原則，還要保持其案卷內文件的有機聯系、案卷的成套性和系統性，但由于組卷原則不清晰，導致檔案組卷過程中出現混亂。組卷要求不統一也會影響檔案的整理質量。通常，工程設計檔案應完整、齊全、簽章手續完備，載體及書寫印制材料應符合檔案保護的要求，由于工程設計檔案來源廣、涉及部門多、跨年度及修改變化大等，容易在實際組卷操作過程中執行標準有差異，影響組卷的質量。組卷方法不當也會影響組卷的質量。

3.3編號

編號也是工程設計檔案整理的重要環節。編號中容易發生重復、遺漏等問題。例如，存在不同工程設計檔案編上相同的編號。究其原因，主要是在編號過程中缺乏有效溝通，協調不暢，缺少必要的業務培訓，業務能力不強等。此外，常見的問題還有編號遺漏問題。表現為錯號、漏號、重號等，工程設計檔案未編號極易被忽視，后期無法查詢利用。

3.4裝訂

工程設計檔案整理常見問題有裝訂順序錯誤、裝訂不牢固、不規范。裝訂順序錯誤會影響工程設計檔案內容的連貫性，不利于后期的檢索、利用。裝訂不牢主要由于裝訂材料質量不佳、裝訂技術不過關，裝訂行為不規范，沒有正確使用裝訂工具和裝訂方法，導致檔案散頁，造成文件丟失或損壞，影響檔案的完整性和長期保存。

4《檔案法》實施背景下工程設計檔案整理的措施

新時代，工程設計檔案整理應嚴格遵守《檔案法》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《歸檔文件整理規則》《核電檔案分類準則及編碼規則》的法律法規及標準規范等，規范做好檔案分類、組卷、編號及裝訂工作，不斷提升檔案整理的質量。

4.1科學分類

要根據核電工程設計檔案的特點和實際，詳細制定工程設計檔案的分類方案。方案應包括工程設計檔案的分類方法、檔號結構、編號規范格式、檔號構成等相關內容，方案要體現來源原則、事由原則和全宗原則精神。分類方案制定后，還要組織人員進行培訓學習，掌握工程設計檔案分類方案的主要內容，嚴格按照方案規定的內容和要求分類。

4.2嚴格組卷

要嚴格做好工程設計檔案的組卷工作，確保工程設計檔案形成有機聯系，確保工程設計檔案的系統性、成套性，統一組卷方法。針對工程設計檔案不同類型應選擇不同組卷方法。例如，工程設計前期文件應按規劃、項目建議書、可行性研究報告、初步設計等，并結合事由、時間順序組卷。設計文件按招標設計、施工詳圖設計等階段結合專業組卷。工程設計組卷要始終遵循工程設計檔案的形成規律，本著保管利用便捷化原則，確保卷內文件資料的系統聯系。

4.3精細編號

編制工程設計檔案檔號要嚴格落實《檔號編制規則》《核電檔案分類準則及編碼規則》等規范標準，按照唯一性、一致性、穩定性、擴充性、簡單性和適用性原則，統一檔案的類別號構成，如工程設計檔案G11表示“設計管理”類；G12表示“項目前期工作”類；G13表示“初步設計”類等。檔案門類設置一般較為固定，一級類別號無特殊情況，不得隨意變動，不要設置過多、過細的類別號，防止因類別號設置過多。頁碼編寫要連續，以“件”為單位編制頁碼時應堅持一件一個流水號，頁號編制在有效內容頁面，不得壓蓋檔案內容，編頁同時遇到破損頁面、缺頁等特殊情況的，需要及時做好登記，中間不能斷號。

4.4做好裝訂

裝訂就是將分散的工程設計檔案整理后以訂線、黏合等方式訂聯成卷、冊等形式，裝訂時要遵循原裝訂形式，嚴格執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》保留原材料，原本未裝訂的檔案非必要不再裝訂，裝訂后還需要進一步壓平、整理，放人無酸檔案盒內保存。裝訂要牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后保持文件平整。選擇合適的裝訂材料，如絲線、棉線等，根據檔案材料整理需要，選擇直角、三孔一線等不同裝訂方式，確保裝訂規范、科學、合理。

結語

檔案整理是一項十分重要的基礎工作，整理的質量直接影響后期檔案的檢索利用。要認真落實《檔案法》《檔案法實施條例》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《核電檔案分類準則及編碼規則》等法律法規，堅持來源、事由和全宗原則，針對工程設計檔案特點及現實問題，要重點圍繞分類、組卷、編號、裝訂等重點環節，切實提升工程設計檔案整理的質量，夯實檔案管理根基，助力檔案管理高質量發展。

參考文獻

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作者簡介：韓燕（1981.7—），大學學歷，上海核工程研究設計院股份有限公司館員，主要從事工程文件管理、檔案管理研究。