《檔案法》實施背景下醫院文書檔案規范化管理要點分析

規范化是指在經濟、技術、科學及管理等領域，對重復性事物和概念，通過制定、發布、實施標準（規范、規程、制度等）達到統一，以獲得最佳秩序和社會效益的一種狀態。2021年1月正式實施的《檔案法》，對檔案工作機構、職責、利用、信息化建設，以及監督檢查等都做出了十分詳細的規定[]。文書檔案反映黨務、行政管理等活動，是在活動過程中形成的具有保存價值的各種門類和載體的歷史記錄。文書檔案規范化管理是落實《檔案法》的現實要求，也是提高文書檔案管理水平的必然要求。新時代，文書檔案規范化管理有利于提升文書檔案工作的效率，確保文書資料的完整性，助力文書檔案作用的發揮。

1規范文書檔案工作體制機制

體制是指有關組織形式的制度，機制則是指組織各個部分之間的連接關系、運作機制和作業流程。《檔案法》中就檔案管理體制機制做出了一系列規定和要求，進一步規范文書檔案工作的體制機制。

1.1規范檔案工作的組織體系

1.1.1規范文書檔案領導?！稒n案法》第三條規定了堅持黨對檔案工作的領導。醫院文書檔案作為黨領導下的公共醫療衛生事業發展的產物及見證，也要始終堅持黨對文書檔案工作的領導，即在醫院黨組（委）的直接領導下，開展醫院文書檔案工作。

1.1.2規范文書檔案工作的原則?！稒n案法》第四條規定了檔案工作原則，即統一領導、分級管理。醫院文書檔案規范管理也要始終堅持統一領導，分級管理的原則2。一方面，文書檔案直接在醫院黨委（組）的統一領導下，既要遵守醫院檔案管理的規章制度，又要嚴格落實地方檔案管理部門的業務指導。

1.1.3規范文書檔案的權利義務。規范醫院文書檔案保護是醫院及全體醫務工作者的義務，既要規范文書檔案的實體安全保護，又要規范文書檔案信息的安全保護，把文書檔案保護納人醫院檔案管理的重要內容。在履行義務的同時，也要規范保障醫院及其內設各部門、全體醫務工作者享有文書檔案利用的權利，拓寬文書檔案查詢檢索利用渠道，搭建文書檔案利用平臺，加快文書檔案數字化進程，規范普通公眾對文書檔案的利用行為。

1.1.4規范文書檔案管理機構及職責。醫院應當確定專門的檔案管理機構，配備檔案工作人員具體負責。同時，醫院檔案管理機構對所屬二級機構文書檔案工作實行監督和指導。醫院要加強文書檔案工作人才的培養及隊伍建設，為提升業務素質創造條件[3-4]

1.2規范檔案的工作責任制

1.2.1規范文書檔案責任。根據《檔案法》第十二條規定，醫院應當建立檔案工作責任制，“一把手”負總責，分管院長承擔分管責任，檔案部門負責人負領導責任，文書檔案工作者負直接責任。

1.2.2規范文書歸檔的范圍。《檔案法》第十三條規定了五種歸檔范圍，這也為醫院文書檔案歸檔范圍的確定明確了重點和方向。結合《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，主要包括醫院公文類文書和事務類文書，前者主要指醫院發文和收文中的公文類文書，如以醫院名義制發的決議、決定、報告、請示、紀要等；上級醫療機構主管部門下發的，需要醫院落實的收文，一般需要歸檔。后者主要是指除公文類文書之外應當歸檔的文書檔案，包括醫院制定的各項計劃、規劃、方案等計劃類；歷年工作總結、黨組（委）述職報告、調研報告等報告類；醫院的規章制度、條例、辦法、守則等規章類；醫院重要會議計劃、通知、名單、議程、講話稿、閉幕詞等會議類。

1.3規范檔案工作制度體系

制度是醫院文書檔案規范化管理的重要保障，離開科學制度體系就無從談及文書檔案的規范化管理?！稒n案法》第三章“檔案的管理”中就明確提及了檔案移交制度、收集制度、安全工作制度、服務管理制度等。為此，醫院要結合文書檔案的工作特點和規律，結合《檔案法》的具體要求，進一步規范檔案工作制度體系。如醫院電子文書歸檔規范、文書檔案數字化規范、醫院文書檔案征集工作規范、醫院文書檔案移交接收操作規范等。以嚴密的規章制度確保醫院文書檔案管理規范化、科學化5。

2規范文書檔案信息化建設

近年來，隨著信息技術快速發展，信息技術在檔案收集、整理、利用中發揮著越來越重要的作用。檔案信息化建設是本次《檔案法》修訂的一大亮點，也是適應信息時代檔案工作的現實需要。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確把“檔案信息化建設再上新臺階”作為“十四五”時期全國檔案事業發展的目標之一。

2.1規范文書檔案信息化規劃

《檔案法》第三十五條明確規定要把檔案信息化納人信息化發展規劃。醫院文書檔案信息化建設也要納入醫院整體信息化發展規劃，加大資金投人及人才配備，保障包括電子文書檔案、傳統載體文書檔案安全保存及有效利用。醫院文書檔案信息化規劃，包括文書檔案信息化建設指導思想、工作原則、目標任務、結果考核及運用等，規劃要具有全面性、可執行性及適度超前性，為醫院文書檔案信息化建設擘畫藍圖，提供方向指引。

2.2規范文書檔案信息系統建設

近年來，隨著辦公自動化、醫療業務應用系統的普及，為醫院文書檔案信息系統建設提供了良好的外部環境。根據《檔案法》第三十六條規定，醫院應積極推進電子檔案管理信息系統建設，其中就包括醫院文書檔案管理信息系統建設。同時，也要讓文書檔案管理信息系統與辦公自動化系統、醫療業務系統、會計系統、人事管理系統等相銜接，確保文書檔案信息在不同系統之間暢通無阻，實現文書檔案及時收集、歸檔。

2.3規范文書檔案信息化管理

按照“增量電子化，存量數字化”原則，進一步規范醫院電子文書歸檔及館藏文書檔案數字化。首先是增量電子化。即推進醫院新增文書檔案電子化。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書類電子文件元數據方案》《電子檔案單套制管理一般要求》等規范標準，將電子文書檔案管理系統與辦公OA自動化系統、醫療信息系統HIS等業務銜接，確保歸檔電子文件的“四性”，并將電子文件管理融人醫院基建、財會、人事、醫療業務等若干子系統管理全過程，積極推進醫院文書檔案單軌制管理。其次是存量數字化。按照《檔案法》第三十八條文規定，醫院要積極推進傳統載體文書檔案數字化。醫院館藏文書檔案數量大、年限久、價值高，需要借助第三方專業機構，協助其做好館藏文書檔案數字化。一方面，要確定館藏文書檔案數字化的范圍，本著價值利用最大化原則，按照“需求導向、利用優先、由近及遠”的工作方針，陸續推進所有館藏文書檔案數字化。另一方面，要確定第三方專業機構。通過資質審核、業績考察等方式，選擇檔案數字化業績成果豐碩、具有良好口碑的第三方專業機構，協助做好館藏檔案數字化工作。

3規范文書檔案的開放審核

檔案開放是滿足人民群眾日益增長的信息需求的現實需要?！稒n案法》第四章“檔案的利用和公布”明確規定了檔案及時開放、提前開放或延期開放的原則要求，這既統一了檔案開放工作，又規范了檔案開放流程，是“應開放盡開放”的生動實踐，也體現了開放與保護兼顧的立法精神。這也為規范醫院文書檔案開放審核提供了法治保障。

3.1規范開放審核主體

根據《檔案法》第三十條規定，檔案開放審核的主體主要涉及檔案館、檔案形成單位、檔案移交單位，以及繼續行使已經撤銷、合并、職權變更的單位負責。根據不同開放審核客體，相應的審核主體也不盡相同。就醫院文書檔案開放審核來說，已經移交至檔案館的文書檔案，由檔案館會同醫院共同負責審核。尚未移交至檔案館的文書檔案，由醫院負責具體開放審核，并在移交時附具審核開放或不予開放的結論性意見。如果形成文書檔案的醫院合并、撤銷等情形，應該由檔案館會同繼續行使醫院職權的新設醫療機構負責，沒有新設的醫療機構，則直接由檔案館負責開放審核。同時，醫院文書檔案開放審核應在檔案主管部門的統籌協調下進行，集中專業力量，做好文書檔案的開放審核，確保審核的規范性、合法性。

3.2規范開放審核的客體

《檔案法》第二十七條詳細規定檔案開放審核的客體，即檔案開放審核的范圍。根據該條立法精神，醫院文書檔案在其形成之日起滿25年，應向社會開放。即應在滿25年前做好開放審核，由擁有開放審核權限的機構、單位或組織實施開放審核。也可以提前開放審核，但應視醫療衛生事業發展的實際需要，并經檔案主管部門批準。此外，醫院文書檔案中有涉及國家安全或者重大利益，以及其他到期不宜開放的檔案，應延期開放審核。綜上，這些條文都明確了醫院文書檔案開放審核的客體，即檔案開放審核的范圍，要規范地做好文書檔案開放審核工作，滿足社會公眾對檔案信息的需求[8-9]。

3.3規范開放審核的流程

《檔案法》就檔案開放審核做出了原則性規定，作為一項新規，醫院開展文書檔案開放審核時，應做到統一規范流程，把握統一規范尺度[10]。第一步：制訂計劃。醫院根據館藏文書檔案現狀及醫療衛生事業發展的社會需求，會同有關部門制訂檔案開放審核計劃，并報同級檔案主管部門批準。第二步：組織實施。根據檔案主管部門批準的開放審核方案，組建文書檔案開放審核工作機構、組成人員，并分配開放審核任務。第三步：審核確認。檔案館會同醫院共同進行文書檔案開放的初步審核，還要進行復審、終審，確保文書檔案開放審核的準確性、合規性。第四步：公布結果。經檔案開放審核確認后，要按照《檔案法》的規定，以適當方式向社會公布檔案開放的目錄。這里的方式包括在官方網站或者其他渠道平臺，滿足公眾及時獲取需要的檔案信息。第五步：利用保護。根據《檔案法》規定，單位和個人持有相應證明即可利用開放的文書檔案，未開放審核檔案的利用，則需要提交申請，履行相應手續。

4規范文書檔案的監督檢查

醫院文書檔案是醫院檔案的重要組成部分，《檔案法》第六章“監督檢查”詳細規定了檔案監督檢查的范圍、要求等，這些規定為做好文書檔案管理提供了有力的法治保障。

4.1規范監督檢查的主要內容

根據《檔案法》第四十二條規定，納人醫院文書檔案監督檢查范圍的，主要包括醫院文書檔案工作責任制落實情況，以及其他有關文書檔案管理制度的落實情況。醫院文書檔案相應的軟硬件配置及使用情況是否符合規定。醫院文書檔案工作人員日常管理情況。文書檔案信息化建設及安全保障等。

4.2規范監督檢查方式方法

根據《檔案法》第四十三條規定，醫院開展文書檔案監督檢查，有違反《檔案法》等法律法規行為線索的，組織力量做好線索核查，并要做好監督檢查情況記錄，被檢查單位及個人有配合的義務。此外，根據《檔案法》第四十四條、四十五條的規定，任何醫院及其內設機構、所有醫務工作者發現有文書檔案安全隱患的，都有報告的義務，同時，要規范開展監督檢查，注意安全保密。

4.3規范監督檢查結果運用

《檔案法》第七章“法律責任”明確規定了不同主體及相關行為應承擔的民事、行政甚至是刑事責任。即根據監督檢查結果，給予表彰獎勵，以及違反相關規定所要承擔相應的責任，注重結果運用這一監督檢查后半篇文章。

參考文獻

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作者簡介：林曼蕓（1979.12—），公共管理碩士學位，福州市中醫院副研究館員，主要從事醫院文書檔案管理研究。