基于全流程理念下文書檔案精細化管理芻議

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿1]。文件生命周期理論認為文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命過程，涵蓋生成、應用、暫存、保存等若干階段2。其中產生階段應確保文件內容準確完整、格式規范統一；應用階段應重視文件流轉、審批、管理等；暫存應選擇適宜的存儲方式及介質；保存則要做好價值鑒定，并按照檔案管理要求做好整理、歸檔。文書檔案是行政管理過程中產生的具有保存價值的信息資料，蘊含著豐富的信息內容，見證了各個時期的發展變化，具有“存史資政育人”功能。但從文書檔案管理現狀來看，突出表現在流程碎片化、“收管用”脫節、流程管理復雜等方面。精細化管理是一種現代管理理念和先進的管理方法，突出強調管理過程細化、量化、標準化，實現資源優化配置及精準高效管理?；谌鞒汤砟钕挛臅鴻n案精細化管理，就是要把精細化理念應用于文書檔案的生成、應用、暫存、保存等全流程，以精細化管理推動文書檔案管理的規范化、科學化。

1精細化管理的相關理論概述

精細化管理是現代企業管理的主要理念，本質是以精細、精確、精準為目標，對企業各項經營活動進行全面管控，實現最優資源配備與運營效率5。將精細化管理引人文書檔案全流程管理，有利于提高文書檔案管理的質量，促進文書檔案管理工作可持續發展。

1.1精細化管理的主要內容

（1）精細化操作。就是指文書檔案管理活動中的每一個環節、每一個行為都符合規范和要求。所有參與文書檔案工作的人員都要遵守這一規范和要求，使文書檔案管理整體更趨規范化、標準化。（2）精細化控制。要求檔案部門要把文書檔案作為一個流程，從文件形成、文書檔案收集、分類、整理、歸檔、保存、利用、銷毀等全流程有計劃、有落實、有總結，控制好全流程中的每一個過程，提升檔案管理人員流程的參與度、責任感。（3）精細化核算。檔案管理者要熟悉文書檔案管理的必要條件和主要手段，通過宣傳、培訓，讓參與文書檔案管理的工作人員了解這些必要條件和主要手段，通過“核算”發現問題，提升文書檔案的管理質效。（4）精細化分析。分析是總結成功經驗、查找問題和不足，是提升檔案管理核心競爭力的有力手段，也是文書檔案精細化管理的前提和保障。精細分析文書檔案生成、應用、暫存、保存等流程的管理質量和效率，將成功經驗以制度形式固化下來，及時解決問題和不足。（5）精細化規劃。規劃是推動文書檔案精細化管理的重要手段。一方面，要根據文書檔案的管理現狀制定近中遠期目標；另一方面，要圍繞這一目標而制訂具體的落實計劃。精細化管理就是要求文書檔案管理制定的目標、計劃有依據、可執行、能實現。

1.2精細化管理的具體要求

（1）落到實處是前提。精細化管理是文書檔案管理的理念，更是文書檔案管理的方法。精細化操作、控制、核算、分析和規劃都體現在落實上，并貫穿于文書檔案管理全流程。部署不等于完成。部署只是將精細化理念、要點、方法、步驟進一步清晰化，關鍵還要將其落到文書檔案管理的各個流程。（2）嚴格管理是保障。精細化管理與普通管理的區別在于“精細”。而評價管理是否“精細”的關鍵又在于嚴格。即把文書檔案管理中的規范、標準和要求嚴格地落到實處，并要對執行效果進行監督考核，否則精細化管理效果就會大打折扣。（3）流程控制是關鍵。在精細化管理執行過程中，流程控制是關鍵。就是要把各個流程、環節中文書檔案管理的每一個標準、每一項要求進一步精細化、具體化，同步做好流程跟蹤和反饋，獎懲跟進。

1.3精細化管理人的作用

文書檔案精細化管理是理念，也是一種方法，要特別重視檔案管理人員在其中所發揮的功能作用。一方面，文書檔案精細化管理主體是人。即分管領導、檔案管理人員和具體執行人員要轉變思想觀念，將文書檔案管理理念、習慣、方法由粗放式向精細化轉變，堅持目標導向、效果導向，追求極致。另一方面，文書檔案精細化管理的客體是檔案。要把文書檔案管理流程精細地劃分為若干個流程，并把每一個流程再細分若干細節，確保文書檔案管理零缺項、零差錯、高質效。

2文書檔案管理的流程及內容

從流程角度來看（見上圖），文書檔案管理始于文件資料收集，止于文書檔案統計，共8個環節，構成了文書檔案管理的整體。根據《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》《電子文件歸檔與管理規范》等規范標準，要把精細化理念融入文書檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和編研若干流程，以每一個流程、細節的精細化實現文書檔案管理整體的精細化。

2.1精細化收集

文書材料的收集工作是文書檔案工作的起始環節，凡是立檔單位在黨務、行政管理等活動中形成的文件材料均應納入歸檔收集范圍。做好文書檔案收集精細化，就要達到：（1）熟悉收集要求。即屬于納入收集范圍的文件材料應是齊全完整（體現在兩個層面：機關各門類、各載體文件材料收集齊全完整；各類文件材料組成要件收集齊全完整），符合長期保管要求；文件材料精煉準確，反映立檔單位的主要職能；移交歸檔應及時。（2）掌握收集方法。明確文件材料的具體收集人員，建立文件材料收集制度，堅持定期收集與日常收集相結合，遵循“誰主辦、誰歸檔、誰承辦、誰歸檔”原則，做到“隨辦隨歸”。精準劃分文件歸檔范圍，還要建立相應的收集歸檔工作獎懲機制，營造收集歸檔的良好工作氛圍。（3）明確收集重點。文件材料收集范圍與歸檔范圍一致，重點收集本機關形成的重要文件材料，也要收集其他機關對本機關主管業務密切有關的文件材料。立檔單位要健全收發文登記制度，重視“白頭文件”（如計劃、總結等）材料是否收集歸檔。

2.2精細化整理

文書檔案整理，就是指按照《歸檔文件整理規則》對檔案進行系統分類、組合、排列、編號、基本編目，使之有序化的過程。精細化整理先要做好文書檔案分類，確定文件材料歸檔范圍及保管期限，再做好“件”的排序，按照事由原則做好件的排序，同時還要注意件內稿本排序，如正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后等；還要根據檔案分類方案和文件排列順序編制檔號，并加蓋歸檔章，逐件編制歸檔文件目錄，要科學編制序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目，裝訂、編頁、裝盒，并填寫備考表，按照機構（問題）序列或保管期限依次上架，避免頻繁倒架。文書檔案精細化整理需要做到嚴、細、實，即規定執行要從“嚴”，無論是文書檔案歸檔范圍劃分，還是檔案分類、組合、排列、編號、編目等都要嚴格遵守檔案整理規范與標準，不得有任何變通或打折扣。日常管理要從“細”，要從實體文書檔案和電子文書檔案兩個方面做細管理，如運用RFID、磁性標簽等技術，注重檔案整理精細化、現代化。措施落地從“實”，要把《檔案法》《檔案法實施條例》《歸檔文件整理規則》等要求的各項措施落實落地，以實際成效檢驗檔案整理成果。

2.3精細化保管

文書檔案精細化保管是一項技術性、科學性很強的工作。要達到精細化保管，就需要做到物數相符。即文書檔案實體與目錄數量相一致，入庫時要仔細清點，借閱歸還時要放回原處，還要定期檢查保管情況。突出重點。隨著管理年限的增長，文書檔案的數量和規模也呈現大幅增長態勢，要突出文書檔案中的永久、重要檔案的保護，兼顧一般。管用結合。精細化文書檔案管理不是一味的管理，還要兼顧文書檔案的利用，正確處理好“管”與“用”的關系，發揮文書檔案的利用價值。防治結合。堅持安全第一、預防為主原則，確保文書檔案保管的安全。同時，也要針對文書檔案保管面臨的各種安全因素的威脅，積極采取有效措施，提前制定應急預案。

2.4精細化檢索

檢驗、評價文書檔案檢索質量和效率的標準為查全率、查準率，即從全面性、準確性兩個方面滿足文書檔案利用者的利用需求。文書檔案檢索，即存儲和查找檔案信息的過程。檢索作為檔案利用的重要應用場景之一，要善于運用OCR、自然語言理解、視頻解析等AI技術，將文本文檔等文書檔案內容進行智能識別，并將其轉化為可檢索查詢的數據。文書檔案信息檢索作為檔案精細化管理工作的一項重要內容，既要做好各種檢索工具編制，為查找文書檔案資料奠定基礎，也要利用檢索工具、計算機信息檢索系統為查檔者提供檢索服務。文書檔案信息檢索的質量是衡量文書檔案管理水平的重要標準，精細化文書檔案檢索要做到迅速、及時、準確、全面。當前，就是要善于運用Deepseek、OCR、自然語言理解等AI技術，通過關鍵目錄數據庫檢索以及檔案全文檢索，對Word、PDF、jpg等各種文檔格式的文書檔案實現精準、高效檢索。可利用神經網絡和文本聚類等智能技術，捕獲場景信息，實現精準檢索。

2.5精細化利用

文書檔案的利用，即利用者以閱覽、復制、摘錄等方式使用文書檔案的活動。當前，要發揮文書檔案“存史資政育人”功能，就需要進一步做好文書檔案精細化利用。一方面，要圍繞經濟社會發展的中心大局，拓展服務領域。聚焦就業、土地、房屋等民生領域，不斷豐富館藏檔案資源，為檔案精細化利用奠定基礎。另一方面，要優化查檔流程，簡化查檔手續，實化查檔手段，將人工智能技術應用于文書檔案的檢索利用領域，完善檔案查閱須知、檔案室查閱檔案流程圖，做好檔案的開放審核等，提高查檔效率。創新查檔模式，開通“線上”查檔渠道，做好“線下”延時、延伸服務及信函查詢等，探索“一站式”“一鍵式”查檔服務。同時，也要做好檔案精細化利用效果的跟蹤調查，實時收集檔案利用意見的反饋，持續改進。

2.6精細化編研

文書檔案編研是指檔案工作者圍繞主題，通過收集、歸納、整理、摘編、分析等步驟，將具有價值的文書檔案信息匯成編研成果，使之成為更適合用戶利用的形式，并將成果公開出版、推薦、分發給相關人員使用的一種文書檔案資源開發利用方式。文書檔案編研主要以館（室）藏檔案為對象，要實現編研精細化，就需要從三個方面抓好落實：一是精細化選題。選題是檔案編研成功于否的首要環節，要綜合考慮社會需求、現有文獻和編輯力量確定選題方向，并做好編研大綱、選材大綱、計劃擬定等基礎工作。二是精細化選材。要從典型性、新穎性、真實性、完整性方面把握好選材標準，按照初選、復選、定選等程序把握好選材步驟。三是精細化加工。按照求真、求實、規范原則，做好內容加工及分類編排。

3基于全流程理念下文書檔案精細化管理的措施

3.1樹立文書檔案全流程精細化管理理念

文書檔案管理者要加強《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規知識的學習，以及文書檔案整理相關的規范標準，熟悉文書檔案管理的每一個流程及每一個流程的具體步驟和要求，要把精細化管理理念融入其中，用以指導和推動文書檔案精細化管理落到實處。

3.2落實文書檔案全流程精細化管理的要求

一份部署、九份落實。文書檔案精細化管理關鍵在于落實與執行。因此，要根據文書檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和編研的流程特點和實際，把精細化標準和要求落實到這些流程里，做到統一標準、統一口徑、統一規格地管理文書檔案。同時，做好業務培訓，提升檔案管理人員的綜合業務素能，提高文書檔案精細化管理的能力和水平。

3.3加強文書檔案全流程精細化管理的督查

文書檔案精細化管理是適應新時代檔案高質量管理的現實需要，要把文書檔案全流程精細化管理作為一項常規工作抓緊抓實，同時，要做好日常監督檢查，確保文書檔案精細化理念和要求真正落實到每個環節、每一流程，將監督檢查結果作為考核的重要依據，以查促改、以改促效。

參考文獻

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作者簡介：樊秀清（1976.6—），大學學歷，濟寧市兗州區市政園林服務中心館員，主要從事檔案管理研究。