文書檔案收集與歸檔工作管理創新研究

面對電子文檔爆發式增長和利用需求升級的雙重挑戰，檔案管理領域表現出制度不完善、技術整合滯后、專業人才匱乏等結構性矛盾。為此，應建立制度、技術、人才三位一體的現代檔案治理體系，通過創新管理制度設計、深化信息技術應用、加強專業人才隊伍建設，推動檔案管理向智能化、集約化方向轉型，實現檔案資源從基礎存儲向價值挖掘的跨越，為組織戰略決策建立堅實的信息支持平臺。相關單位要順應數字化的轉型趨勢，推動文書檔案管理機制和技術革新，建立智能化、標準化的治理體系，通過深化信息開發利用來持續提升檔案服務的效能，為自身的高質量發展提供支持。基于此，本文以文書檔案收集歸檔工作管理的重要性為切入點，深入分析文書檔案收集和歸檔工作管理的困境并提出創新措施，以期為具體實踐工作提供有效的參考意見。

一、文書檔案收集歸檔工作管理的重要性

文書檔案作為承載著社會組織發展軌跡的原始記錄體系，不僅系統保存了相關單位在特定歷史階段中各項實踐活動的全貌信息，還通過請示批復、會議紀要、決策決議等多元化的文檔形式，建立起反映出組織治理效能、問題演進脈絡及改革成效的三維證據鏈。

在面對規模龐大、歷史積淀深厚的組織機構時，文書檔案管理呈現出明顯的復雜性和專業性特征，不僅要建立包括文件生成、流轉、歸檔的全生命周期管理機制，還要通過信息化手段實現跨年度、跨門類檔案資源的有機整合和深度開發，從而為單位決策建立具有瀕源追蹤和趨勢預測功能的智庫支持體系。從文書檔案管理的實踐維度看，該項工作本質上是知識管理的重要分支，核心價值是將分散的決策過程、執行軌跡和反饋數據轉化為結構化的組織記憶資產。通過實施規范化的收集、歸檔流程，能夠保障政策制定的連續性依據得到充分的保全，還可以為績效評估、制度修訂等管理活動提供參考基準。特別是針對轉型期組織的制度迭代需求，系統完備的文書檔案能夠清晰地呈現既有治理模式的演進路徑，幫助決策層在制度創新的過程中有效規避歷史風險，實現改革舉措的精準施策。

隨著時代的發展，文書檔案管理已突破傳統意義上的資料保存范疇，正在向價值挖掘和決策支持的方向深化發展。面對海量的電子文檔和多媒體檔案，現代檔案管理應建立基于元數據管理的智能分類體系，通過可視化的知識圖譜，將靜態檔案資源轉化成動態的決策支持工具。

二、文書檔案收集和歸檔工作管理的困境

（一）文書檔案來源渠道不夠暢通

相關單位在文書檔案的收集工作中存在多環節協作障礙，突出表現為部門之間缺失橫向溝通機制導致信息流轉的滯后與準確性的降低。在信息流轉方面，部分單位內部還沒有建立起有效的文書檔案協同管理的框架，使單位內部人事變動、業務數據等關鍵信息無法及時傳遞到檔案管理端口，因此形成了信息采集的時間差。在信息準確性方面，跨部門信息校驗環節薄弱，部門之間缺乏必要的文書檔案會商機制，這導致互相矛盾的數據直接進入歸檔流程，文書檔案憑證的價值被嚴重削弱；不同部門在提交文書檔案內容的過程中缺乏統一的規范，針對同一事項的數據記錄標準各異，如日期的表述方式混雜、專業術語使用混亂等，不僅導致文書檔案完整性受損，也導致利用價值貶損，阻礙了單位治理的效能提升。

（二）文書檔案管理制度不完善

部分單位存在文書檔案管理定位偏差的問題，將管理的重心過度傾斜于前端的業務模塊，而忽視了對后端的文書檔案管理工作，導致基層文書檔案管理陷入系統性的困境。在個別地區，文書檔案管理工作仍然依賴紙質載體和手工操作等傳統模式，低技術含量的管理方式導致文書檔案處理效率較低。即便部分單位已經引入信息化的設備，也普遍存在技術賦能和制度建設的失衡問題，缺乏科學、合理的文書檔案采集標準體系，并且沒有建立覆蓋全生命周期的管理制度框架，使文書檔案數字化的進程呈現出碎片化的特征，不只無法實現數據資源的深度開發，也難以保障文書檔案管理體系的規范運行。

（三）文書檔案管理人員素養有待提升

部分單位的文書檔案管理人員存在著復合型能力短板，突出表現為專業價值認知和技術素養的雙重缺失。在專業價值認知方面，部分文書檔案管理人員將檔案工作沒有深刻認識文書檔案在單位決策支持、歷史傳承及風險控制中的戰略價值，導致文書檔案管理游離在核心業務體系之外。在技術素養方面，有些文書檔案管理人員不具有專業化背景，且信息技術應用水平跟不上時代發展的需求，缺乏數字化工具的操作能力，且信息安全防護意識較為薄弱，導致文書檔案的采集、存儲及利用環節面臨著技術風險和數據泄露隱患的雙重挑戰。

（四）文書檔案管理意識淡薄

部分單位對文書檔案管理的戰略價值認知缺位，內部宣傳教育機制失效，導致全員文書檔案意識淡薄。認知的局限不僅會造成跨部門協作動能的不足，還會使文書檔案資源的深度開發陷入停滯，形成“重保管輕利用”的惡性循環。文書檔案管理戰略優先級不高，資源配置出現結構性的失衡，既有投入規模與現代化管理需求存在明顯的差距，導致數字化基礎設施薄弱、技術工具應用滯后，傳統管理模式和信息化轉型的要求嚴重脫節。

三、文書檔案收集和歸檔工作管理創新措施

（一）完善文書檔案的信息來源渠道

全面加強新時代單位文書檔案管理的效能，應建立多層級的現代化治理體系。其一，建立文書檔案資源多維度的采集網絡，通過數字化的技術升級來實現信息來源渠道的結構性優化，運用智能辦公設備對文書檔案數據進行自動化采集、加密傳輸和分布式存儲，形成覆蓋全業務鏈條的數據采集矩陣。其二，在技術實現層面，集成云計算、區塊鏈等新技術建立起跨部門的協同中樞，形成采集、傳輸、分析、歸檔的全鏈條監控機制。其中，區塊鏈技術可以保障文書檔案的流轉軌跡不被篡改；智能合約會自動觸發歸檔的流程；云計算平臺可以提供彈性存儲和計算功能，支持對海量的文書檔案數據進行高效處理。其三，單位要完善文書檔案質量的動態校準機制，通過自動化的校驗工具和人工復核相結合的方式，建立“采集一校驗一反饋一修正”的閉環管理鏈路。自動化的工具可以實時地檢測數據格式、邏輯一致性等表層錯誤，人工復核專注于內容的真實性、完整性等深度校驗。

（二）健全文書檔案管理制度體系

相關單位要建立適應新時代特征的辦公室文書檔案治理體系，加速數字化轉型，提升信息的流通效率，制定覆蓋全生命周期的辦公室文書檔案管理制度，建立從采集到利用的全鏈條質量管控機制，保障各環節的操作都符合國家標準和行業規范。在制度設計層面，應建立紙質和電子的雙軌管理規范，針對電子檔案建立元數據標準體系，實現異構檔案資源的智能整合和跨平臺檢索；針對紙質檔案制定數字化的轉化標準，明確掃描的分辨率、存儲格式等技術參數，確保檔案數字化的完整性和安全性。在此基礎上，相關單位在技術保障維度，要建立信息化檔案的安全管理制度，建立人防和技防的雙重防護體系。一方面，應配備具有專業技術的管理人員來負責文書檔案管理系統的運維工作，定期開展病毒查殺、漏洞掃描等安全檢測，建立系統升級和應急響應機制，進一步保障技術架構的先進性和穩定性；另一方面，應強化文書檔案管理人員的信息安全意識培訓，通過模擬演練提升突發事件應對能力，建立起包括數據采集、傳輸、存儲、利用全過程的監控體系，實現辦公室文書檔案資源的安全可控和高效利用。

（三）加強文書檔案管理人才隊伍建設

相關單位要建立文書檔案管理人員職業能力建設體系，通過系統化的教育培訓提升管理人員的專業素養，建立多維度的職業發展通道，激勵文書檔案管理人員持續優化自身的知識結構。針對當前文書檔案管理人才隊伍存在的專業能力短板，應制訂分層分類培訓計劃，建立理論、實踐、創新三位一體的培養框架。在理論層面，相關單位可聘請行業專家開展專題講座，系統性地講解檔案管理法規、行業標準及保密要求，強化文書檔案管理人員的法治意識和規范意識。在數字化轉型背景下，相關單位要重點加強關于文書檔案信息的安全教育，培養管理人員的數據主權意識和風險防控能力。通過開設數據安全的專項課程，教授數據加密、訪問控制、應急響應等核心技術，確保管理人員在檔案數字化加工、網絡傳輸、智能利用等環節中嚴格執行保密規范。在實踐層面，相關單位可組織開展數字化工具的操作實訓、智能檔案管理系統的應用培訓，提升文書檔案管理人員的信息技術應用水平和數字化治理能力。在創新層面，相關單位應建立職業發展的長效機制，設計包含職稱評定、技能認證、崗位晉升等多維度的晉升通道，形成學習成果可認證和職業路徑可視化相結合的激勵體系；設置定期的績效考核和專項獎勵制度，將文書檔案管理的質量、服務的效能和創新成果納入評價體系，進一步激發文書檔案管理人員工作的積極性；建立檔案管理質量的持續改進機制，通過內部審核、管理評審等方式定期對培訓效果進行評估，最終形成“培訓—實踐一評估一改進”的閉環管理鏈路，為文書檔案資源的深度開發奠定堅實的人力基礎。

（四）加強對文書檔案管理的重視

其一，相關單位要建立辦公室文書檔案管理的戰略價值認知體系，通過多層次的宣傳教育提升管理人員和普通員工的文書檔案意識，建立跨部門的協同治理機制，形成全員參與、全程管控的辦公室文書檔案管理生態。其二，相關單位應立足長遠發展的需求，構建具有前瞻性的辦公室文書檔案管理規范體系，內容具體包括崗位職責的劃分、操作流程的標準、質量評價的指標等核心模塊，為文書檔案管理工作構建系統性的制度框架。在此基礎上，相關單位還要建立決策、執行、監督的閉環管理機制，通過定期評估文書檔案管理效能、持續優化制度設計，進一步強化文書檔案治理體系的科學性和適應性。其三，相關單位還應強化文書檔案管理文化的培育，將規范意識融入單位日常運營中，通過績效考核、評優評先等激勵手段，激發各部門參與文書檔案管理的內生動力，推動文書檔案管理從被動應付向主動作為轉變，實現文書檔案資源價值的深度挖掘和可持續利用。

四、結語

文書檔案管理是組織治理的基礎，其價值已經超越傳統的資料保存范疇，成為支持決策科學化、治理精準化的關鍵智庫。面對數字化轉型的挑戰，相關單位要以制度創新為引領，建立起覆蓋全生命周期的辦公室文書檔案管理規范；以技術賦能為突破，打造智能、安全的文書檔案管理系統；以人才培育為核心，鍛造專業化的文書檔案管理人才隊伍。相關單位要通過多種舉措實現文書檔案管理從被動應對向主動服務的轉型，讓文書檔案資源真正轉化為推動組織高質量發展的戰略資產。

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（作者簡介：弓雪，女，碩士研究生，石河子大學第一附屬醫院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯劉月嬌）