新醫改背景下醫院人事檔案管理優化策略

醫療衛生事業是關系國計民生的重要領域，新醫改的實施標志著我國醫療衛生體制進人了全新的發展階段。在此背景下，醫院作為醫療衛生事業的主力軍，其內部管理效率的提升成為新醫改成功實施的重要保障，其中人事檔案管理尤為關鍵，人事檔案不僅記錄了醫務人員的基本信息，還涉及職業發展、績效考核、薪資福利等方面內容，是醫院規范化管理的重要依據。然而當前許多醫院在人事檔案管理上依然存在一些問題。因此，優化醫院人事檔案管理，不僅是推動醫院管理現代化的必要舉措，還是實現醫改目標及提升醫療服務質量的重要抓手。

1新醫改背景下醫院做好人事檔案管理的意義

1.1提升醫院管理效率

在新醫改背景下，醫院人事檔案管理作為醫院運行的重要組成部分，對提升管理效率具有深遠的影響。一方面，醫院通過完善的人事檔案管理系統，能夠準確掌握每一位員工的職業信息、崗位履歷、工作能力、業績表現，這些信息為醫院的人力資源規劃提供了重要依據，使醫院能夠更加科學地進行崗位設置、人員配置及薪酬調整等工作，從而提高整體運作效率。另一方面，傳統的人事檔案管理多以紙質形式保存，存在查閱困難、信息更新不及時等問題，而信息化檔案管理則通過電子化手段，實現了檔案的即時查閱，極大地縮短了管理決策的時間，從而進一步提高醫院的整體運作效率。

1.2適應新醫改體制改革的需求

在新醫改背景下，人事檔案管理通過整合、優化、動態更新，為醫院在新體制下的順利運作提供了重要保障。第一，新醫改明確要求實現醫療資源的高效配置和城鄉均衡發展，而人事檔案管理是實現這一目標的基礎條件。通過完善的人事檔案管理，醫院能夠全面掌握人力資源的數量、分布和專業技術能力等信息，并以此為依據科學地分配資源1。第二，新醫改推動了醫療服務模式轉型，從單一的疾病治療向全面的健康管理轉變，而作為醫院內部管理的重要工具，人事檔案管理的優化能夠快速適應這一轉變。第三，新醫改推動了城鄉醫療一體化發展，醫院的人才流動性顯著增強，同時醫療機構對醫務人員綜合能力的要求也不斷提高，而通過信息化的人事檔案管理，醫院能夠更加靈活地應對人員流動帶來的管理挑戰。

1.3保障醫務人員的權益

在新醫改背景下，醫院人事檔案管理的優化對保障醫務人員的合法權益具有重要意義。第一，醫院通過完善檔案管理，能夠準確地記錄每一位員工的崗位、工齡、薪資待遇、績效考核結果等，這些數據直接關系到醫務人員的薪酬調整、職稱評定、福利發放。第二，新醫改推動了醫院管理的深化改革，醫務人員的流動性顯著增強，合同簽訂、崗位變更等事務更加頻繁，在這種情況下，完善的人事檔案管理能夠為解決勞資爭議提供明確依據。第三，新醫改對醫療服務能力提出了更高要求，醫務人員的持續教育和職業技能提升變得尤為重要，而通過動態更新人事檔案，醫院可以準確記錄每位醫務人員的學習培訓經歷、技能認證情況、專業資質變更信息，這些數據不僅能夠為培訓計劃的制訂提供支持，還能夠幫助醫務人員更加全面地規劃自己的職業發展。

2新醫改背景下醫院人事檔案管理存在的幾點不適應

2.1信息化建設滯后

第一，信息化基礎設施不完善。部分醫院雖已引人信息化系統，但硬件設備和軟件系統的兼容性較差，無法滿足人事檔案管理的高效需求，這種基礎設施的不完善直接影響了檔案信息的存儲、整理、檢索效率。第二，檔案數字化水平較低。在檔案信息數字化轉型過程中，醫院對存量檔案的電子化處理進度緩慢，導致大量歷史檔案仍以紙質形式存儲，無法實現統一管理2。第三，信息管理系統的功能不全面。當前部分醫院雖已上線人事檔案管理系統，但這些系統的功能設計較為單一，主要局限于檔案存儲和查詢功能，無法滿足檔案信息分析、動態更新、多部門協同管理的需求，導致實際使用率較低。功能的缺陷導致檔案信息的安全保障措施不健全，容易造成信息被泄露、丟失、篡改等問題，導致檔案信息安全風險較高。同時也造成信息化管理的不規范，導致各醫院管理系統開發標準不統一，數據接口難以兼容，從而難以形成一體化的檔案管理體系。

2.2檔案管理制度不健全

第一，檔案管理流程缺乏標準化。當前醫院的人事檔案管理在檔案收集、歸檔、整理、存儲和使用的流程上缺乏統一標準，導致管理環節隨意性較強，不同部門或人員在操作時采取各自的工作方式，導致管理的不規范性。第二，檔案管理規章制度的覆蓋范圍有限。在醫院內部現有的檔案管理制度中，僅針對部分基礎性操作提供了框架性指導，對于檔案的動態管理、信息共享及與其他管理系統的銜接等關鍵問題缺乏明確規定，導致檔案管理的實際需求難以得到全面滿足，從而難以適應醫改帶來的新變化和新要求。第三，檔案管理制度缺乏對信息化的支持性規定。隨著信息化在檔案管理中的應用逐步增多，現行制度在信息化建設、電子檔案管理的權限分配、數據安全防護等方面沒有具體的規范和指導，導致信息化工作推進過程中出現方向不明和協調性不足的問題。

2.3缺乏專業檔案管理人才

第一，檔案管理崗位的專業化水平不足。在許多醫院，人事檔案管理的崗位往往由非專業人員兼任，缺乏專職的檔案管理人員，這些兼任人員對檔案管理的相關政策、制度、規范掌握不夠深人，無法在管理工作中體現出高水平的專業能力。第二，從業人員的專業知識儲備有限。檔案管理涉及法律法規、信息化技術、人力資源管理等領域的知識，但當前醫院負責檔案管理的人員多半缺乏系統的專業學習背景，對于檔案管理相關的政策解讀、技術操作、流程優化難以勝任，從而限制了檔案管理的提升空間。第三，檔案管理人員缺乏系統的職業培訓。目前，醫院針對檔案管理人員的培訓機制不健全，培訓機會較少，內容覆蓋范圍有限，難以滿足崗位需求，導致其能力提升速度滯后于實際工作需求。第四，缺乏針對信息化檔案管理的復合型人才。在檔案管理向信息化轉型的過程中，醫院急需既具備檔案管理專業能力，又掌握信息技術的復合型人才，但當前大多數檔案管理人員對信息化技術的理解和運用能力有限，缺乏對檔案數字化建設的深人參與能力，這種復合型人才的短缺導致信息化工作推進緩慢，難以滿足新醫改對檔案管理現代化的要求。

3新醫改背景下醫院人事檔案管理優化的策略

3.1推進人事檔案信息化建設

第一，醫院應加大對檔案管理信息化基礎設施的投人力度，為檔案管理提供先進的硬件設備和高效的軟件系統。具體來說，需要建立標準化的人事檔案管理系統，保證系統具備強大的數據處理和存儲能力，同時能夠滿足檔案錄人、查詢、分類、更新等多項功能需求。第二，針對醫院人事檔案仍以紙質形式存儲的問題，應制定系統的檔案數字化工作計劃，將現有的紙質檔案逐步轉化為電子檔案。同時，新建檔案必須直接以電子形式錄人系統，逐步實現檔案管理全流程的數字化覆蓋，以提升檔案信息的獲取效率。第三，醫院需要在現有檔案管理系統的基礎上，完善系統功能，增強其實用性和多樣性，具體做法包括增加動態數據更新模塊、實現檔案信息的實時更新及引入智能化搜索功能，來提升數據檢索的速度和精準度。第四，針對檔案信息化過程中的安全風險，醫院需要構建多層次的信息安全防護體系，為此應通過引入數據加密技術、身份認證系統、權限分級管理模式，保護檔案信息的機密性和完整性。第五，醫院應建立統一的人事檔案信息化管理規范，對檔案的電子錄人、數據更新、信息共享和存儲方式進行明確規定，并結合醫院的具體情況，保證系統的開發、應用、維護具有高度的統一性。

3.2完善人事檔案管理制度

第一，醫院需要建立清晰的檔案管理職責體系，將人事檔案管理的各項任務明確分配到具體人員，并制定詳細的崗位職責說明書。第二，醫院需要針對人事檔案的收集、整理、歸檔、存儲、查詢、使用等環節，建立統一的操作流程，并形成標準化的管理手冊，同時這些標準化流程應對每個環節的具體步驟、時間節點、責任人、操作要求進行明確規定。第三，醫院應對現有檔案管理制度進行全面梳理，完善針對動態管理、信息共享、檔案與其他系統銜接等方面的具體規定，以便使制度能夠涵蓋人事檔案管理的各個環節和場景4。第四，醫院需要通過多種渠道對檔案管理制度進行宣傳，使全體員工充分了解檔案管理的重要性以及制度的具體內容，還應加強對檔案管理人員的專業培訓，幫助其深入理解制度并掌握相關的管理要求。第五，醫院需要針對信息化條件下的人事檔案管理特點，完善相關的規章制度，以便明確電子檔案的錄入標準，存儲要求及數據接口規范。同時，需要在制度中對檔案信息安全提出具體的防護措。例如，對數據加密、身份認證、權限分配等方面進行詳細規定。

3.3培養專業化檔案管理隊伍

第一，醫院應設立獨立的檔案管理專職崗位，將人事檔案管理工作從其他行政事務中分離出來，明確其在醫院管理中的重要性。同時，在招聘時要明確檔案管理崗位的專業要求，優先錄用具備檔案管理相關專業背景的人員。第二，醫院需要通過系統的教育培訓，為檔案管理人員提供掌握政策法規、檔案技術及管理理念的機會。通過多樣化的學習手段，全面提升檔案管理人員在政策解讀、制度執行、檔案技術運用等方面的能力，使其能夠應對新醫改背景下檔案管理的復雜需求5。第三，隨著醫務人員數量的增加和檔案管理工作的復雜化，現有的檔案管理隊伍規模難以滿足需求，為此醫院應根據人事檔案的數量和工作量，科學地評估崗位編制需求，并合理增加檔案管理人員的數量，以便滿足多樣化的管理需求。第四，檔案管理人員的職業培訓應貫穿其整個職業生涯，醫院需要制訂定期的培訓計劃，并將培訓內容與實際工作緊密結合，其中培訓內容可以包括檔案管理法律法規、信息化技術應用、新型檔案管理方法等。第五，檔案管理正在向信息化方向發展。因此，醫院需要一批既掌握檔案管理技能，又具備信息技術能力的復合型人才，為此要與高等院校或專業培訓機構合作，共同開發檔案管理與信息技術結合的專項課程。

結束語

總之，通過對新醫改背景下醫院人事檔案管理信息化建設滯后、管理制度不健全等問題的深人分析，總結提出相應的優化策略，為醫院構建現代化的人事檔案管理體系提供實踐參考。未來，醫院人事檔案管理需要繼續結合新技術進行持續優化，只有這樣才能為“健康中國”戰略的實現貢獻力量。

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作者簡介：姜萍（1979.09—），大學學歷，煙臺肺科醫院館員，工作及研究方向：檔案管理。