大數據下事業單位人事檔案管理創新策略

隨著信息化的發展，人們步人“大數據”階段，對原有的人事檔案管理產生很大的影響，同時對人事檔案管理人員的標準也越來越高[1]。如今還有些事業單位在檔案管理方面依舊采用較為落后的管理方式，缺乏對新技術的適應能力，這不僅造成事業單位人事檔案管理質量較差以及效率較低的問題，還限制了事業單位合理分配人力資源的能力。因此，事業單位需要在大數據背景下，依據《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規，對人事檔案管理進行規范化改造與創新性發展，提高人事檔案管理的有效性及科學性。

1簡述大數據

大數據是云計算、物聯網以后的又一次重要變革，打破了傳統概念的數據模式，以集成處理、虛擬化收集和存儲為重要特征，以達到高效實施數據信息資源的目的[2]。

大數據是一項涉及海量數據的取得、探究、挖掘和儲存的復雜技術。利用大數據技術，不僅可對一些歷史及信息數據進行全方位的集取和總結，還可以分布式地對采集到的數據進行挖掘及處理，進而對未來工作的發展趨勢進行預測及分析，為相關部門做出合理的決定和工作方案的制定，具有更高的可信度。其一，大數據的信息載體具有一定的虛擬化，在大數據平臺與計算機技術基礎上，可將不同種類的信息數據轉化為虛擬資料，以此實現較多的存儲，可有效強化信息數據傳輸的水平。其二，大數據的信息處理需精準化，即運用大數據的分析及挖掘等形式，準確地查詢并整合有關的信息數據，從而能有效地強化信息數據的使用效能，避免信息數據資源的不當使用及浪費。

2大數據背景下人事檔案管理工作現存的問題

2.1人事檔案的信息化建設存在不足

盡管《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）規定了掃描分辨率、圖像存儲格式、數據備份等技術的要求，但在實際執行中，部分單位仍存在不少問題。一些單位的數字化設備陳舊，掃描精度不足，導致檔案圖像模糊、信息缺失，影響后續的查閱和分析。同時，這些單位往往缺乏有效的數據安全措施，難以防范網絡攻擊和數據被泄露，不符合《干部人事檔案工作條例》的安全保密標準，使得檔案在傳輸和存儲過程中存在安全隱患。此外，各地各部門的人事檔案信息化系統缺乏統一標準和兼容性，形成“信息孤島”，無法實現信息互通共享，嚴重影響了大數據分析在人事檔案管理中的應用。

2.2檔案管理機制函待優化

根據國家對檔案工作的部署和宏觀要求，檔案管理應實現信息化轉型，并建立完善的管理機制。但是，仍有許多事業單位依賴傳統紙質文檔管理方式，信息化程度嚴重滯后。在檔案分類、保管期限設定等方面，部分單位未遵循《機關檔案管理規定》《企業檔案管理規定》等法規要求，導致檔案管理呈現混亂無序狀態。此外，檔案管理人員對日常工作的關注度不足，缺乏依據法規對檔案深度分析與評估的能力，不能為人力資源管理提供可靠的信息，難以發揮檔案在人才評價、崗位匹配等方面的關鍵作用。這與法規所期望的高效檔案管理機制存在顯著差距，進而影響了事業單位的整體管理效能。

2.3人才檔案信息系統亟需健全

目前一些事業單位的人才檔案信息系統功能無法滿足信息存儲、更新、安全等方面的要求。究其原因，一是部分單位因預算不足，無法購置符合法規標準的信息化設備，導致存儲容量有限、處理速度慢，嚴重影響了檔案數據的存儲與讀取。二是內部網絡配置不健全，無法實時更新人員檔案資料。人員晉升、培訓等信息無法及時錄人，不能達到檔案法規對檔案信息及時性的要求。此外，部分單位對信息化技術應用觀念淡薄，信息化程度較低，使得檔案信息難以在單位有效共享，無法為各部門提供準確、及時的人才信息，嚴重制約了人事檔案管理信息化的進程，不符合法規規范的指導方向。

2.4人才檔案信息整合、分析和評估系統需進一步完善

目前，一些單位在人才檔案信息整合上缺乏系統性和全面性，未按《干部人事檔案工作條例》的要求對檔案內容進行有效梳理和分類，導致信息零散、混亂，無法為人才評估提供完整的數據支持。盡管大數據技術提供了深人挖掘檔案價值的可能，但現有分析手段較為單一，多停留在簡單統計層面，難以從海量數據中提取有價值的信息，無法精準洞察人才的發展趨勢、潛在能力和崗位匹配度。人才評估體系缺乏科學、量化的指標，主觀因素影響較大，不能依據檔案信息對人才做出客觀、公正、全面的評價。使得人事檔案在干部選拔任用、人才培養等方面的作用未能充分發揮，無法滿足《干部人事檔案工作條例》對檔案在教育培養、選拔任用、管理監督及評鑒人才方面的要求。

2.5人事檔案管理方法相對陳舊

當前一些事業單位尚未充分利用現代信息技術，仍以紙質形式管理人事檔案，這與《電子檔案管理辦法》《干部人事檔案數字化技術規范》的要求存在較大差距。紙質檔案對數據信息技術的利用較少，管理工作繁重且易出錯，查詢不便。在查找一份跨部門人員的培訓檔案時，可能需要在多個紙質檔案盒中逐一翻找，耗費大量人力、物力。此外，紙質檔案難以實現法規要求的遠程查閱、實時共享等功能，無法滿足大數據時代對檔案管理高效、便捷的需求。這不僅阻礙了人事檔案管理的現代化進程，也不能有效支持事業單位的人力資源動態管理與決策。

3創新的具體策略

3.1強化人事檔案信息化建設

3.1.1升級設備與保障數據安全。提高人事檔案信息化水平，關鍵在于更新數字化設備。各單位應制訂明確的設備更新計劃，并設立專項經費用于購置先進設備。選用掃描精度達600dpi甚至更高的專業掃描儀，確保能清晰捕捉檔案中的微小文字和圖表細節，避免信息模糊或丟失。在數據安全方面，須部署多層次防護體系。安裝高性能防火墻阻擋非法訪問，并配備入侵檢測系統實時監控異常流量。采用加密技術保護傳輸和存儲的數據，如使用AES加密算法對敏感信息進行加密處理，防止數據被竊取或篡改。還應建立嚴格的數據備份制度，每周進行全量備份，每天進行增量備份，并將備份數據存儲在異地，以防本地數據遭災破壞。

3.1.2統一標準與促進信息共享。打破“信息孤島”的關鍵是建立統一的信息化標準體系，由相關部門牽頭，組織專家團隊制定涵蓋數據格式、接口規范、元數據標準等方面的統一標準。在數據格式上，規定使用PDF/A格式存儲檔案文件，確保長期可讀性和兼容性。接口規范方面，制定通用接口標準，使不同地區、部門的人事檔案系統能夠無縫對接，實現數據交互。同時，搭建統一的人事檔案信息共享平臺，各單位按標準上傳檔案數據。通過權限管理，實現不同部門在授權范圍內按需共享信息。組織部門在干部選拔任用過程中，可以獲取候選人的完整檔案信息進行綜合評估，提高工作效率和決策的科學性，充分發揮人事檔案在大數據時代的價值。

3.2優化檔案管理機制

3.2.1規范管理流程與分類標準。依據《機關檔案管理規定》，事業單位應對現有的檔案管理流程進行全面梳理和優化，重新明確檔案從收集、整理、歸檔到保管、利用等環節的標準和要求，確保每個步驟都符合法規規范。事業單位還應科學合理地對檔案進行分類。例如，按照人員職務、人職時間、檔案類型等維度進行分類，以便于查找和管理。同時，事業單位應嚴格設定各類檔案的保管期限，定期對過期檔案進行清理和銷毀，減輕檔案庫的壓力和高效運行，提高檔案管理的規范化水平。

3.2.2加強監督考核與人員培訓。事業單位應建立健全檔案管理監督考核機制，定期對檔案管理人員的工作進行檢查和評估?？己藘热莅n案整理的規范性、信息錄人的準確性、檔案利用的效率等方面，并依據考核結果實行獎懲，以激勵管理人員提高工作質量。事業單位還應加強對檔案管理人員的法規培訓，使其深入理解和掌握檔案管理的相關法規，增強法律意識和責任意識。通過培訓，管理人員將明白嚴格按照法規操作的重要性，從而避免因違規操作導致檔案管理混亂，確保為人力資源管理提供準確、可靠的檔案信息支持。

3.3完善人才檔案信息系統

3.3.1合理規劃預算與設備采購。事業單位要科學規劃財務預算，優先保障人事檔案信息化設備的采購資金。基于檔案存儲量和使用頻率的預估，選擇合適的大容量存儲設備，如磁盤陣列，確保有足夠的空間存儲不斷增長的檔案數據。同時，事業單位需升級網絡設備，如更換高性能的路由器和交換機，以提升網絡傳輸的速度，滿足實時更新人員檔案資料的需求。在采購過程中，應嚴格按照法規標準選擇安全、穩定的設備，為檔案信息系統的高效運行提供堅實的硬件保障。

3.3.2增強技術應用與安全防護。事業單位應加大對信息化技術應用的宣傳力度，通過組織培訓、舉辦講座等方式，提高全體員工對人事檔案信息化重要性和操作方法的了解，從而提升員工的參與度。同時，事業單位應積極引進先進的信息化技術，如云計算、人工智能等，以優化檔案信息系統功能。在安全防護方面，事業單位應依據法規要求，采用數據加密技術對檔案數據進行加密傳輸和存儲，防止數據被泄露。設置嚴格的訪問權限，根據員工的工作需求和職責分配不同的權限，確保只有授權人員能夠訪問相應的檔案信息，從而保障檔案信息的安全性。

3.4完善人才檔案信息整合、分析和評估系統

3.4.1深度整合與挖掘信息價值。根據《干部人事檔案工作條例》，利用大數據技術深度整合人才檔案信息。建立標準化數據庫時，對各類信息進行精細化分類，如將工作經歷按項目經驗、崗位變動細分，教育培訓經歷按培訓課程、證書獲取分類，使檔案數據條理清晰。借助數據挖掘算法，對整合后的信息進行關聯分析。例如，通過分析員工的工作業績與培訓經歷的關聯，可以發現哪些培訓對提升工作績效有顯著作用，為后續人才培養提供參考。進一步分析人才在不同崗位上的表現，挖掘其潛在的能力和優勢領域，預測職業發展方向，幫助組織更合理地進行人才調配與職業規劃，充分發揮人才潛力。

3.4.2構建科學量化評估體系。構建科學量化的人才評估體系是精準評價人才的重要手段。從德、能、勤、績、廉等維度制定具體量化指標。“德”可細化為職業道德遵守情況、團隊合作精神等指標，通過同事評價、客戶反饋等方式量化評分；“能”則根據專業技能水平、解決問題的能力等指標，結合工作成果、項目完成情況打分。針對不同崗位，合理分配各指標權重。例如，銷售崗位側重業績指標，技術研發崗位注重專業能力。利用大數據技術實現評估自動化，定期收集員工的工作數據、考核結果等信息，系統自動計算評估得分，生成客觀準確的評估報告，為干部選拔任用、人才晉升提供科學依據，減少人為主觀因素的干擾，確保評估的公正性和準確性。

3.5推進檔案管理的數字化轉型

3.5.1加速檔案數字化進程與平臺建設。事業單位應集中力量加速人事檔案數字化工作，組織專業人員對紙質檔案進行全面掃描和數字化處理，建立電子檔案庫。在數字化過程中，應嚴格按照《電子檔案管理辦法》的規定，確保電子檔案的格式規范、元數據完整。同時，事業單位應搭建功能完善的數字化檔案管理平臺，平臺應具備檔案分類管理、檢索查詢、權限控制、數據備份等功能。例如，通過智能檢索功能，工作人員可以快速準確地找到所需檔案，從而提高工作效率，實現檔案管理的數字化與智能化。

3.5.2加強安全防護與數據利用。事業單位應加強對數字化檔案的安全防護措施，采用防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備，防止外部的非法入侵。同時，定期對檔案數據備份，并將備份數據存儲在異地，以應對可能出現的自然災害或技術故障，確保數據不丟失。在保障安全的前提下，事業單位應充分挖掘數字化檔案的數據價值，為事業單位的人力資源規劃、人才培養等工作提供數據支持。例如，通過對檔案數據的分析，了解員工的技能分布和發展需求，為制訂培訓計劃提供依據，從而推動事業單位人力資源管理的科學化發展。

結語

考慮到人事檔案管理工作可能會對事業單位的員工變動產生影響，其創新優化具有重大的實際意義。因此，事業單位需要進一步完善人事檔案工作，但在實際工作中，部分事業單位依舊面臨著諸多難題，需要依據大數據技術信息化的能力，對人事檔案的管理方式及管理環節進行現代化轉型，推動事業單位人事檔案管理工作的創新性發展。

參考文獻

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作者簡介：何財興（1977—），大學學歷，福建省漳州市東山經濟技術開發區管理委員會館員。研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理。