協同治理在高校附屬醫院檔案管理中的作用探析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

隨著信息技術的進步和廣泛應用，檔案工作“雙軌制”向“單軌制”管理轉變，引發了檔案領域的諸多變革與轉型，為檔案管理模式創新帶來歷史機遇。隨著要以多元共融的數字邏輯改造傳統的單一主體模式，構建多元主體協同共治的數字檔案治理格局。協同治理是強調多方共同參與合作、協調行動和共享成果的一種公共管理方式。協同治理為檔案管理轉型提供了理論指導和方法論，探索其與檔案管理的結合點，重塑檔案管理流程，深化治理的廣度與深度，提升檔案管理的科學性與質量，提高檔案服務效率。

一、問題提出：協同治理如何賦能檔案管理

檔案事業“十四五”規劃要求加快檔案治理體系現代化建設和全面推進治理能力的提高，協同治理理論開始進人學界視野。結合學界的研究成果，其內涵可以概括為：以多元協同框架為基礎，以共同目標為引領，通過協商、協同的合作關系實現治理目標的最大化。因而將協同治理與檔案管理相結合，具有天然的適配度和一致性。基于檔案事業發展的需要，將協同理論引入醫院檔案管理各層級，有利于擴大檔案資源收集的覆蓋面，增強檔案利用的實效。

二、困境剖析：檔案事業發展的瓶頸問題

病案檔案作為醫院檔案最重要的專業檔案門類，常常作為醫院檔案的代名詞，與其關聯的醫院基礎建設、行政事務等產生的各類檔案，組成了醫院的檔案。檔案既有醫院檔案的相同點又有不同點。檔案（簡稱附屬醫院檔案）是醫療院校在附屬醫院開展醫療救治、臨床教學實踐以及科研技術運用等活動中形成的相關檔案，除了常見的醫療專業技術檔案、文書檔案外，還包含大量的教學檔案和科研檔案，內容更為豐富。協同治理理論為檔案管理提供了新的方法論。但是，在二者融合過程中還存在人員能力不足、數字化建設薄弱以及制度建設落后的現實性問題。

1.碎片化管理

附屬醫院檔案資源收集過程往往以部門為單位，但是跨部門的合作并不充分。在這種治理結構下，檔案資源收集主要以綜合檔案室為主導，其他部門較難參與政策制定與收集。隨著檔案資源的價值逐步被釋放，且檔案涉及廣大人民群眾的健康管理，人人都可能成為檔案的利用者，具有連續性和可參考性。因而需要將各方力量融人檔案資源的建設中。盡管近年來附屬醫院檔案數字化取得了明顯成效，但單向收集與利用結構還未真正改變，多方協同理念還未完全落實。此外，隨著數字戰略的實施和國家醫保改革的深人推進，數字檔案資源對流動性要求更加依賴，這些都是資源建設需要突破的基礎性瓶頸。

2.智能化不足

附屬醫院檔案管理系統存在的重要問題是缺乏一個高效、統一、開放和便捷的檔案共享平臺與數據庫。共享平臺和數據庫缺失以及檔案利用智能化不足造成了檔案利用人數較少、功能受限及信息孤立；醫院職工的檔案意識薄弱，更無法知曉檔案的價值；檔案資源無法滿足個性化需求，特別是在患者診療方面，數據的利用要經過諸多技術環節，無法滿足人民群眾對優質醫療的向往。由于數字化技術的更新迭代，需要推進以區塊鏈、大數據及人工智能等為代表的新興數字基礎設施建設，完善數字基礎設施體系，醫院檔案人員多為單位轉崗人員，檔案專業知識欠缺，檔案數字化管理人員稀缺。

3.無主動意識

在數字環境下，檔案是醫院人文精神的載體，檔案資源應該從“幕后”走向“臺前”，以更加多樣的方式“活起來”，突破簡單記錄和文字記載的刻板印象，展示醫者救死扶傷的職業素養及大愛無疆的精神。需要檔案資源智慧化轉型，構建立體化的檔案資源開發新路徑，讓檔案呈現橫向傳播及縱向傳承的綜合文化發展。

三、價值闡釋：協同治理視域下檔案資源的價值思考

在協同治理理論視野下，共建、共治及共享是附屬醫院檔案管理的突出特征，其中，共建是前提、共治是基本途徑、共享是治理目標，三者貫通，有利于提高醫院檔案建設水平。

1.以共建合力推動附屬醫院檔案資源建設

當前，附屬醫院檔案資源以數據形式廣泛存在，收集和管理難度加大，如綜合檔案室多注重文書資源的收集，而忽略了網頁信息、社交媒體的檔案數據。為確保數據的完整性，醫院需要制訂詳盡的采集計劃，明確數據來源，并定期更新和審查數據采集方法。其中，需要強化合作意識，關注遵循醫學倫理、意識形態以及信息安全管理，通過培訓和教育提升檔案人員的檔案數據素養，為共享建設奠定思想基礎。

2.以共治之力創新檔案管理方式

實現附屬醫院檔案高質量發展，必須堅持黨對檔案工作的絕對領導，發揮黨委頭雁效應，整合各部門檔案資源，各科室、職工的多主體參與，構建統一有序的管理標準。要充分發揮人工智能的數據挖掘與語義關聯等技術，加強對附屬醫院檔案數據的顆粒化分解和深層次管理，為檔案數據知識化開發提供支撐。共同治理方式平衡與協調內部機構之間的利益，通過建立溝通機制，促進檔案業務的協同推進，實現檔案資源的有效供給與治理效能提升。

3.以共享之策釋放檔案潛能

《中華人民共和國檔案法實施條例》強調通過技術賦能、主體參與和流程再造等多維度協同，充分挖掘紙質檔案和數字化資源的利用價值，促使檔案服務精準化、個性化和專業化，提高檔案資源流動的能力。當前，醫院不同部門之間的檔案數據不共享、不整合，導致檔案重復收集、分析不全面，影響醫院檔案數據的完整性和科學性。為了打破數據孤島，醫院需要構建集成化的數據管理平臺，實現數據的集中存儲和共享，為檔案開發奠定堅實基礎。

四、實現路徑：檔案協同治理的創新策略

為開發利用好檔案資源，提高檔案服務能力，檔案治理體系可以從優化多元治理結構、增強治理意識以及構建資源交互平臺等方面入手。

1.主體結構協同

一是優化組織結構。檔案管理部門既要加強與上級主管部門或業務部門的縱向合作，也要強化內部各部門間的橫向合作，打破工作界限，形成協同共治、多方參與的治理模式。在檔案制度規范方面，附屬醫院積極響應國家檔案局《檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的三合一制度》要求，組織檔案文件資料涉及科室共同參與檔案歸檔范圍編制，確保檔案管理機制建設的連續性與創新性；二是樹立合作意識。建立溝通機制，搭建溝通平臺，各部門管理者增強檔案意識，明確檔案管理在醫院為民服務中的關鍵作用，了解檔案管理的流程和要求，積極參與檔案資源的開發利用，對于協調過程中遇到的問題，某附屬醫院由綜合檔案室明確開放標準和關鍵字符，依托檔案數據服務平臺協作審核；三是強化閉環管理。深入推進檔案跨部門協同治理體系的建設，實施部門策略化管理，運用PDCA管理工具，配套做好檔案保密、檔案工作考核以及檔案安全應急預案等制度。聯合相關部門協同管理，加強過程檢查和年度檔案工作考核，注重檢查情況的成果運用作為年度綜合評價依據，發揮考核“指揮棒”作用，優化工作流程，提升檔案工作的規范性和完整性。

2.科技賦能協同

從理論上講，檔案管理平臺需要根據新醫改的發展趨勢，學習其他專業檔案管理的相關理論，制定合法合規的各類電子檔案信息收集范圍和標準，為醫院管理方面較弱的單元提供平臺建設指引。圍繞著數據資源的開發和建設，涉及醫學倫理的規制，確保必要的元數據和安全的關鍵信息，引入高效檔案信息化平臺展開一體化建設，提升業務各環節的自動化、智能化，實現檔案信息的全面和準確管理，檔案數據與患者、醫生及社會的無縫連接，形成對數據的高效、社會化和服務化的管理模式。技術上則需要借力于科技的力量，對檔案數據的存儲層、處理層、分析與應用層實行分層次設計，分別規劃數據的流動方向，實現不同類型數據庫之間的疊加運行，可以綜合性運用分布式數據庫、數據倉庫等不同存儲手段，并科學配置檔案數據清洗、轉換以及運行的過程模塊，對檔案數據處理、使用過程中的程序方法打包、設計與技術要求模塊化平臺。此外，原始檔案數據中存在很多無效數據噪聲，需要從源頭開始對存在的數據展開清洗、過濾，對其預歸檔，四性檢測后上傳到檔案管理平臺，實現資源再利用。

3.資源開發協同

一是讓檔案資源“活起來”。醫院檔案文化與精神文明建設具有天然耦合性，對檔案數據的開發要從整體出發，適應新的技術變化，科學使用AI技術、虛擬現實技術，將關鍵要素與信息提煉出來，挖掘好、闡釋好檔案背后蘊含的文化基因，形成個性化的醫院文化建設路徑，實現檔案在更大范圍的活態傳承。比如，利用檔案資源建立院史館，用于展示醫院在診療、教學、科研、學科建設及社會公益等方面的發展成就。建設發展歷史文化走廊、文化墻等，通過老照片、專家的事跡及部分實物、聲像檔案，制作創意文化產品，彰顯醫院深厚的文化底蘊。

二是讓檔案資源“動起來”。一方面，注重醫院檔案資源的活態傳播，推動檔案數據共享和文化宣傳，建設醫院、社會團體及媒體三位一體的多元傳播體系，擴大醫院檔案的社會影響力。加大新媒體利用力度，促進優質資源的輻射傳播。比如，運用互聯網技術，視頻號、某信等融媒體宣傳平臺，加強文化載體和宣傳陣地建設，形成獨特而濃厚的醫院文化氛圍，讓文化傳播更加立體和生動；另一方面，充分發揮檔案文化的精神引導作用，醫院將檔案文化建設與醫學人文、行風建設有機結合，開展相關行業黨政廉潔整治行動，著力提升患者的信任感、就醫滿意度和健康獲得感。

4.安全保護協同

一是加強檔案數據全流程監管。嚴格檔案資源收集規范，明確收集目的、方式和范圍，確保檔案資源來源準確、規范。要防止因檔案分級管理不當造成失泄密，強化存儲數據加密，用好加密技術。根據醫院檔案利用實際，購買可靠的國產檔案存儲系統，增強地域網絡攻擊的能力，實現防火、防水與防震的有機結合。定期對檔案資源備份管理，防止資源丟失。建立檔案數據存儲的安全訪問機制，設定不同的安全區域，對不同部門或管理人員設定不同的文件訪問權限，確保訪問者只能訪問工作所必需的數據。

二是健全安全防護協同體系。一方面，強化檔案數據安全意識培養。樹立全院一盤棋思想，由綜合檔案室牽頭，以宣傳、培訓和講座等形式，提升全院職工對檔案安全的重視程度，并加強監督檢查，對惡意泄露、篡改檔案數據的行為及時給予懲戒。同時，加大資金投入，提高安全防護的自主可控能力；另一方面，要完善協作體系，建立安全聯動協作機制，各部門加強應急處置、信息共享力度，共同應對外部安全挑戰，建立更加暢通、合理及高效的醫院檔案數據安全治理體系。

5.人才培養協同

首先，創新兼職檔案員培訓和技能型培養模式。鼓勵兼職檔案員參與主題征文、檔案知識競賽以及檔案日宣傳等活動，提高檔案員的理論水平。安排兼職檔案員參與單位、自治區及國家級檔案的專業培訓，滿足檔案從業資格人員的培訓要求，主動配合學校圖文情報專業實習生的帶教與交流工作，提高檔案員的專業技術能力；其次，組織每年歸檔科室及兼職檔案員開展年度考核與評比，激發檔案管理人員在本科室檔案收集與整理工作中勇于探索的創新管理思維，以文化記憶理論指導設計檔案編研方向和檔案資源的開放方案，提升檔案管理人員的工作激情和主動性，引導兼職檔案員自主作為，建立業務能力強的檔案管理隊伍，推動醫院檔案管理朝著更具創新性的方向邁進。

五、結語

應構建科學規范的三合一制度，注重電子檔案數據資源的獲取，以及電子檔案信息認知智能的開發，充分利用人才優勢，將檔案治理與醫院管理有機融合，加速檔案數據化管理步伐，釋放檔案文化價值，為醫院高質量管理注入新的生機與活力。

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作者單位：桂林醫學院第二附屬醫院