05 知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設

隨著數字經濟的蓬勃發(fā)展，數字技術和互聯網思維正深刻影響著企業(yè)管理變革。面對日新月異的技術革新和市場競爭，企業(yè)檔案管理人員也應順勢而為，積極引入知識管理理念、方法和工具，推進檔案管理信息化建設。本文從檔案價值屬性、知識創(chuàng)造與創(chuàng)新、企業(yè)核心競爭力等視角出發(fā)，對知識管理融入企業(yè)檔案管理信息化建設的重要意義進行了探討，提出了強化檔案管理意識與戰(zhàn)略規(guī)劃、深化檔案信息資源整合與利用等路徑與策略，旨在為推動企業(yè)檔案管理信息化建設提供有益參考。

在現階段社會經濟發(fā)展過程中，各企業(yè)的檔案管理工作可以被認同為企業(yè)的無形資產，對于提升企業(yè)的競爭力發(fā)揮著非常關鍵的作用。但是由于各種因素的影響，現階段企業(yè)檔案管理信息化建設仍然面臨一定的問題。一方面，由于缺乏對檔案資源的合理利用與開發(fā)，導致大量有價值、可利用的檔案信息處于沉睡狀態(tài)，嚴重制約了企業(yè)核心競爭力提升；另一方面，一些企業(yè)雖然建有數字檔案館等信息化基礎設施，但因未實現對各類數據資源的集成管理與深度挖掘，致使其未能充分發(fā)揮出應有作用。因此，大力推進企業(yè)檔案管理信息化建設，既是強化企業(yè)知識資產管理、促進企業(yè)健康發(fā)展的客觀要求，也是建設創(chuàng)新型國家、提高全社會創(chuàng)新能力的現實需要。

一、知識管理視域概述

知識管理是近年來興起的一個新概念，國內學者對于知識管理的定義有很多種。可以基本認為，知識管理就是在信息技術和知識經濟條件下對組織中的知識進行管理，以最有效地獲取、創(chuàng)造、傳遞、分享、應用和創(chuàng)新知識的過程。從研究內容來看，知識管理包含兩個層次：一是知識本身的管理，即對知識本身及其相關的資源如人力資源、物質資源等的管理；二是知識運用與管理的過程，即企業(yè)在創(chuàng)造和管理知識的基礎上，如何通過有效的途徑將知識轉化為產品或服務，實現知識共享，使其價值得以發(fā)揮，可以把知識管理看作是一種“知識運營”活動，它是基于信息技術的一種新型的戰(zhàn)略管理模式。

二、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設的重要意義

（一）檔案管理效能的全面躍升

知識經濟時代，信息資源日益成為企業(yè)經營管理的核心資產。對此，世界上許多大企業(yè)都在積極地進行知識資源的管理與開發(fā)，力圖最大限度地挖掘和利用企業(yè)的隱性知識資源，實現知識的增值、創(chuàng)新和分享。作為一種重要的無形資產，企業(yè)檔案中蘊含著大量有價值的信息，是企業(yè)無形資產的重要組成部分，對其進行信息化管理，能夠大大提升企業(yè)的競爭能力。

伴隨著計算機網絡技術的飛速發(fā)展，檔案管理逐漸向數字化、網絡化、智能化方向發(fā)展。通過對電子文件進行采集、存儲、檢索、加工、利用等過程，構建起一個動態(tài)的、高效的、有序的檔案信息庫，以滿足各種應用需求。20世紀90年代以來，美國、日本等發(fā)達國家掀起了一股“知識工程”熱潮，這一運動在21世紀初達到高潮。為了順應國際趨勢，我國政府也從1994年開始實施了國家信息化重大工程一一金橋工程，將信息化建設列為重點工作之一。

（二）企業(yè)核心競爭力的知識賦能

知識經濟時代，企業(yè)間的競爭已不再是產品、服務、技術等方面的競爭，而是核心競爭力的競爭。而企業(yè)核心競爭力能否提升的關鍵在于信息和知識的獲取與創(chuàng)新，這就要求企業(yè)必須高度重視知識管理工作。

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)知識管理的重要組成部分，其在提升企業(yè)核心競爭力方面的作用主要體現為：一是知識存儲功能。通過建立檔案信息資源體系，將企業(yè)的業(yè)務管理活動過程中形成的相關知識進行有效收集和整理，進行科學分類，使之成為可供共享的知識資源，更好地滿足企業(yè)不同崗位人員學習、研究、借鑒、復制、更新、積累和應用知識的需求，充分發(fā)揮知識對企業(yè)發(fā)展的支持和推動作用；二是知識服務功能。通過電子文件系統、網絡等渠道，以數字化的形式將知識資源向社會大眾開放，促進知識流動和擴散，拓展知識服務領域，實現知識的增值；三是知識創(chuàng)造功能。利用信息化技術對現有知識進行挖掘、提煉、分析，找出其中隱含的規(guī)律、關系，總結出新的知識，并對新產生的知識進行規(guī)范化管理，最大限度地保證知識的安全性和可靠性，防止知識流失，從而提高知識的利用率。四是知識評價功能。借助數字化、智能化的信息技術，可以從多個角度對所存儲的知識資源進行多維度的定量分析，準確客觀地反映知識資源的真實價值，為企業(yè)的決策提供重要參考依據。

（三）檔案管理現代化的技術驅動

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術在我國各個領域都得到了廣泛應用。這其中包括企業(yè)檔案管理在內的許多領域，檔案部門是國家信息資源的重要組成部分，也是一種重要的社會文化資源，同時還是企業(yè)日常工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。新時期下檔案管理部門需要適應時代的變化和發(fā)展，加強信息化建設，優(yōu)化管理模式，提升自身價值。與此同時，大數據、云計算、物聯網等新型技術的出現為檔案管理提供了全新的思路和手段，有利于推動檔案管理走向現代化。

三、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設面臨的主要問題

（一）檔案管理意識的滯后性

在當前信息技術發(fā)展日新月異的大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。為了適應時代的發(fā)展和企業(yè)管理的要求，檔案管理部門需要將自己的服務理念和服務方式進行改革，逐漸實現由傳統模式向信息化、數字化的轉變。但由于部分企業(yè)領導缺乏對檔案工作的重視，導致了檔案管理意識的滯后性，這就使得檔案管理信息化建設出現了很多問題，阻礙了企業(yè)知識管理目標的實現。一是許多企業(yè)仍然缺乏有效的信息收集機制，不能及時了解最新動態(tài)和市場信息，因此無法為企業(yè)決策提供有力依據；二是缺乏檔案資源建設的整體規(guī)劃，沒有將檔案資源的建設與企業(yè)發(fā)展緊密結合起來，從而導致企業(yè)資產流失嚴重；三是缺乏對現有檔案信息的充分利用，不能夠將檔案信息與業(yè)務工作相融合，形成知識庫，最終影響到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；四是檔案安全意識淡薄，造成檔案丟失或被篡改等情況時有發(fā)生，嚴重威脅了企業(yè)利益。

（二）信息化技術的瓶頸制約

信息技術在企業(yè)知識管理中的應用，對促進企業(yè)知識管理模式轉型升級、提升企業(yè)核心競爭力具有重要意義。但是，當前我國企業(yè)檔案管理信息化建設普遍面臨著信息化技術瓶頸問題，主要表現為以下三個方面：第一，檔案信息的數字化程度不高。據不完全統計，目前我國約有 70% 的檔案尚未實現數字化，沒有形成真正意義上的電子檔案。這不僅嚴重制約了檔案信息資源開發(fā)利用的廣度與深度，而且阻礙了檔案管理信息化進程；第二，檔案信息安全保障能力較弱。雖然當前檔案信息已由紙質向電子化轉變，但仍存在著諸多安全隱患，如檔案原件及檔案電子化過程中產生的文檔碎片被非法竊取，敏感檔案因網絡攻擊而遭到篡改、泄露等；第三，檔案信息化標準建設滯后。長期以來，我國企業(yè)檔案信息化工作基本處于各自為政的狀態(tài)，缺乏統一的行業(yè)規(guī)范和技術標準，造成了檔案信息共享困難、系統集成難、數據難以互通等問題。

（三）檔案信息資源整合的復雜性

目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設還處于起步階段，整體水平不高，其面臨的困難和問題有很多，其中一個主要方面就是檔案信息資源整合的復雜性。這不僅影響到企業(yè)信息化建設的效果，而且制約著企業(yè)檔案價值的發(fā)揮。

所謂檔案信息資源整合的復雜性，即指檔案信息資源的分散與整合過程中所涉及的一些復雜性因素。在實踐中，由于缺乏有效的組織管理手段，導致大量重要檔案信息丟失或損壞；由于缺乏科學的分類標準，造成各類檔案信息混雜在一起難以鑒別，從而給信息檢索帶來麻煩：由于缺乏必要的溝通協調機制，難以實現各部門間檔案信息資源共享，造成了巨大的社會資源浪費。

四、知識管理視域下企業(yè)檔案管理信息化建設優(yōu)化策略

（一）強化檔案管理意識與戰(zhàn)略規(guī)劃

隨著科技的不斷進步和社會經濟的快速發(fā)展，新時代對于企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求。企業(yè)需要強化檔案管理意識，將其作為一項重要任務來抓，不斷提升員工的檔案管理水平，使之成為企業(yè)的寶貴財富。

制定科學合理的戰(zhàn)略規(guī)劃是做好企業(yè)檔案管理工作的關鍵，只有科學的戰(zhàn)略規(guī)劃才能有效推動企業(yè)檔案管理工作的順利開展，實現資源共享，提高檔案管理效率。企業(yè)應結合實際情況，制定符合自身特點的檔案管理戰(zhàn)略，并將其融入到企業(yè)的整體發(fā)展規(guī)劃中去，確保檔案管理工作能夠得到足夠的支持和保障。還需要根據企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調整及時更新和完善檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃，以適應企業(yè)發(fā)展的需求。

（二）提升信息化技術與安全保障

在大數據時代背景下，傳統檔案工作中存在的問題愈發(fā)凸顯，不利于企業(yè)內部知識的傳播與共享，嚴重阻礙了企業(yè)創(chuàng)新能力的發(fā)揮。在此背景下，需要借助信息化技術將現有檔案資源進行整合，建立健全數據庫，對企業(yè)知識資源進行搜集與處理，不斷完善知識圖譜，更好地服務于企業(yè)的發(fā)展。在此過程中，應重視信息化基礎設施建設，通過合理配置網絡設備、服務器等硬件設施來提升信息存儲與傳輸效率，確保數據信息能夠得到有效保存，也要注意加強檔案數據安全防護體系的構建，嚴防信息泄露，維護企業(yè)利益。

（三）深化檔案信息資源整合與利用

目前，我國企業(yè)檔案管理大多是由檔案管理員來完成，缺乏有效的組織和協調，這使得檔案管理工作效率低下、效果不佳。要實現檔案信息資源的高效利用，就必須建立健全檔案信息資源整合機制，明確各部門的職責和分工，充分利用現代信息技術手段，如云計算、大數據等，提高檔案信息資源整合的效率和質量，針對不同的檔案信息資源，應采取不同的整合策略和方法，如對于行政類檔案，可以將其與人事檔案進行整合，建立員工電子檔案庫對于財務類檔案，則可以將其與財務數據進行整合，建立財務數字檔案庫；而對于企業(yè)重要的經營活動類檔案，則可以與相關的經營數據進行整合，建立經營數字檔案庫。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設與激勵

企業(yè)檔案管理人員作為企業(yè)重要的人才資源，其隊伍的建設與激勵水平在很大程度上決定著企業(yè)知識管理的效率。因此，以知識管理視角來優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化建設策略，必須重視檔案管理人員隊伍的建設和激勵問題。加強檔案管理人員專業(yè)素質培訓，提升其綜合能力，增強其對新技術、新設備的掌握能力。針對不同對象、不同層次檔案工作者，檔案部門應根據未來檔案工作的發(fā)展趨勢和結合本單位檔案工作的實際情況，制定切實可行的培訓計劃，既注重對檔案管理專業(yè)知識的培訓，又兼顧計算機、網絡、法律等方面知識的傳授，還要加強職業(yè)道德教育。崗位培訓可采取靈活多樣的培訓形式，如參加業(yè)務培訓班、專題講座、組織檔案人員外出學習等等。還要注重對檔案管理人員的激勵機制建設，通過設置合理的薪酬福利制度和晉升通道，吸引高素質人才加入檔案管理工作中來，激發(fā)其積極性和創(chuàng)造性。

結語

綜上所述，信息時代的到來，為企業(yè)檔案管理信息化建設提供了契機，同時也給企業(yè)帶來了挑戰(zhàn)。面對激烈的市場競爭，企業(yè)要想在競爭中立于不敗之地，就需要對現有的檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新。但目前我國企業(yè)檔案管理信息化建設仍處于初級階段，存在檔案管理意識滯后、技術瓶頸制約、檔案信息資源整合復雜以及檔案管理人員能力有限等問題。因此，只有加強企業(yè)領導對檔案管理信息化重要性的認識、加快檔案管理信息系統建設步伐，才能有效推動企業(yè)檔案管理信息化建設，進而提高企業(yè)的核心競爭力。

（作者單位：河北諾亞人力資源發(fā)展集團有限公司）