數字信息化賦能醫院檔案管理的路徑探索

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，數字信息化在醫院檔案管理領域的應用日益廣泛。但目前，部分醫院的信息化檔案管理存在缺乏完善制度、管理人員專業素養較低、數據化檔案易受網絡攻擊等問題，嚴重影響管理效果。針對上述問題，文章通過文獻總結法提出六種數字信息化賦能醫院檔案管理的路徑，希望能夠提供一定的參考作用。

關鍵詞：檔案管理；數字信息化；路徑探索

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

有序開展檔案管理工作可為醫院的各項工作，如醫療活動、人事管理等提供更加全面的信息支持，提高醫院運行效率與服務質量。近年來，隨著醫療行業的專業化發展，傳統檔案管理方式已經難以滿足醫院的實際需求，取而代之的是信息化管理模式。由于該模式能夠顯著提高管理效率，并降低管理成本。但受種種因素的影響，部分醫院的檔案信息化管理尚處于初級階段，存在較大問題，導致管理效果遠遠無法達到預期。因此，分析、探索數字信息化賦能醫院檔案管理的路徑，具有一定的現實價值。

一、數字信息化對醫院檔案管理的作用

1.共享醫院內部信息

過去，醫院檔案以紙質為主，在查找、翻閱時往往會耗費大量時間，嚴重影響工作效率。醫院人事檔案在經過數據化、信息化管理后，檔案管理人員可通過信息化平臺查看檔案內容，能夠有效提升檔案信息流通的速度。例如，如遇到人事調動，相關管理人員可通過信息化系統，將人事檔案調出，并向相關部門提出協同要求，在短時間內完成目標工作。同時，各部門的檔案均存儲在統一的管理系統中，能夠打破信息壁壘，讓檔案能夠在醫院各部門間共享、傳遞，有效提升協作、交流的效率。

2.確保檔案資料安全

在傳統的紙質檔案資料中，隨著時間的推移，檔案資料極易受到焚燒、水浸以及蟲蛀等危害，導致部分重要信息遺失，給醫院發展造成不良影響。在信息化視角下，所有數據均存儲于云端，檔案不存在缺失風險。

3.降低醫院運營成本

在傳統的檔案管理模式下，醫院往往需要在外包服務、歸檔流程、人力資源及文印耗材等環節投入大量資金，導致整體運營成本較高。在采用信息化管理后，不但可以減少文印成本，還無須過多的管理人員，能夠節約人力成本，實現“降本增效”的目標。

二、數字信息化視域下醫院檔案管理存在的問題

1.沒有專門的檔案管理部門，檔案數量多且管理分散

目前，部分醫院對檔案的管理較為混亂，不同的檔案往往歸屬不同的部門管轄。例如，醫院行政管理部門負責人事檔案、文書類檔案的管理；患者病歷檔案由病案管理科室管理；文獻、文檔等由圖書館系統管理；檢驗、化驗檔案則由負責檢查的科室管理。由于沒有集中管理，在開展檔案管理時，往往需要多個部門協調，所需時間較多，不僅嚴重影響工作效率，還會導致權責重疊。

2.缺乏完善的制度

部分醫院在管理檔案時缺乏完善的制度。第一，格式不統一。檔案格式種類較多，有wpd、htm/html、rtf、ppt、txt等，部分格式只有特定的軟件才能打開，一些醫院對檔案保存格式沒有嚴格規定，導致各部門所用的格式不同，給檔案的查閱造成一定困難；第二，部分醫院在檔案管理方面未設有完善的權責制度，問題出現后，各部門間極易互相“踢皮球”，使管理效果無法達到預期目標；第三，由于缺乏明確的檔案分類和歸檔標準，導致檔案整理困難，影響檔案的后續利用。

3.部分管理人員缺乏專業素養

在開展數字信息化管理的過程中，會涉及大量軟硬件知識。目前，部分管理人員，尤其是年齡較長的檔案管理人員，受傳統檔案管理方式影響較大，對信息化管理模式缺乏系統、全面的認識與理解，一些管理人員甚至對信息技術產生一定的畏難心理。在使用人事管理系統中遭遇難題，此類管理人員往往難以應對，給信息化檔案管理工作造成阻礙。

4.數據化檔案易受網絡攻擊

信息技術雖為人們提供了便利，但同時也引起了不法分子的覬覦。根據相關研究，在2017年至2022年之間，我國因網絡攻擊問題導致的損失在1000億以上。在數字信息化視域下，醫院人事檔案會在云端儲存，人事檔案中含有大量私密信息，不法分子為了牟取暴利，會試圖利用黑客技術竊取檔案信息，嚴重威脅醫務人員與患者的利益。

三、醫院檔案信息化管理路徑

1.保障信息化管理的全面覆蓋

在信息化視域下，為了確保醫院檔案管理信息化水平能夠達到預期目標，有關部門必須密切關注其是否全面覆蓋醫院各部門，確保醫院各科室及其工作人員的信息均被錄入信息化平臺。同時，實時跟蹤執行情況，如發現有問題，管理部門須及時修正，從而確保其能夠滿足醫院日常工作的需求。與此同時，為了做到專人專職，醫院必須構建信息化檔案管理處，在日常工作中，該部門對檔案信息化管理工作全權負責。在建立初期，應依托自身的工作經驗，并結合國家及醫院的相關規定，著手擬定檔案管理信息化建設的基本草案。醫院領導以及各部門負責人分析與審查草案，待無問題后，再收集本部門檔案管理信息化方面的資料，并以此為依據，分析本院信息化檔案管理的趨勢、需求與現狀，匯總后，構建最終方案。需要重視的是，該方案應包括信息化建設的參與者、主要標準、基本內容及其技術要求。同時，在文件中必須做出明文要求，使檔案管理信息化能夠覆蓋醫院各科室、各部門。在信息化系統建設施行后，有關部門必須跟蹤與分析其實際運行情況，并以此為依據展開優化，從而確保管理的科學性與有效性，使之能夠更好地為患者和醫務人員服務。

同時，為了給檔案管理工作提供便利，可在常規開展檔案信息化管理工作的基礎上，加強對智慧移動終端的使用，并構建簡單且高效的遠程管理系統，使檔案管理范圍延伸至醫院外，使管理者在醫院外也能夠處理檔案。信息化檔案管理部門可根據本單位的實際情況，推選一名遠程管理人員，在檔案管理過程中負責遠程協調。各科室均需推舉一名檔案管理員，由其負責本科室的檔案管理工作。各科室在日常工作中產生的檔案信息，均由該管理員及時向管理部門報送。

2.構建統一的管理平臺

為使檔案得以集中管理，醫院應建設統一的管理平臺。檔案管理人員可以根據實際需求，建立詳細的檔案分類系統，對不同類型的檔案展開分類、編號和標識，便于管理和檢索。各部門均可以通過此平臺分享、查閱所需檔案，不僅能夠有效減小勞動強度，還能夠提高管理效率，起到事半功倍的效果。當其他科室有檔案使用需求。例如，檔案調取、數據庫訪問授權等情況時，相關管理人員應迅速通過無線通信技術、移動設備等手段，安排線上溝通，務必確保每一環節均符合規定。此外，檔案管理部門可以構建CAN總線服務系統（Controller Area Network），建立眾多獨立的信息通道，其中部分通道作為備用，與數據庫相連。若患者通過信息平臺向醫院發出服務申請，備用通道立即開啟，管理人員可通過信息平臺瀏覽患者的各項信息，如性別、病情或年齡等，從而為患者提供優質全面的服務。在該模式影響下，醫院內外的各項通信活動都處于相對獨立的狀態，能夠有效杜絕信息間的互相干擾，行之有效地提高信息化管理系統的開放性，確保醫院的服務質量。

同時，可根據本院實際情況，借助AWS、Azure等云計算平臺、Linux 操作系統等開源技術，開發新型的數字技術。例如，管理者可通過AI技術閱覽文檔。AI技術能夠在極短時間內識別文件中的重要信息，并對其展開分析與總結，幫助管理人員把控重點，提高管理效率。此外，AI技術還能夠分辨檔案內容中存在的問題，并及時發出預警，避免該錯誤在日常工作中造成誤導或其他不良影響。

3.構建完善的檔案管理制度

完善、可行性強的制度是開展檔案管理的根本。為確保人事檔案管理工作的順利推進，應在管理制度中針對檔案的管理、錄入、收集及其所用格式等關鍵環節，制定全面且細致的規范。在日常工作中，管理人員如違反規定，應及時處罰，并將處罰原因、方式和結果通過醫院公眾號以及展示板等渠道展開公示，以此達成警戒他人的效果。醫院在運行的過程會產生大量的檔案資料，為了確保檔案的準確性，管理人員必須對全部檔案展開分類排序，并通過信息系統與其他部門開展協同合作，合作內容包括但不限于本院人員檔案信息是否存在變化、工作資料是否改變，如確實存在變化，檔案管理人員必須及時完善與更新信息，最大限度地確保檔案內容的準確性與可靠性。此外，還應設置更加嚴格的檔案管理評估和監督機制，由專業人士對檔案定期或不定期地開展檢查與審核工作。醫院應從多個角度深入分析并評估制度執行狀況，一旦發現問題，務必立即完善，最大限度地保障檔案資料的有效性。

4.加強培訓，提高管理人員的專業水平

為提高檔案管理人員的專業水平，醫院應聘請專業人士定期或不定期地培訓檔案管理人員，培訓內容包括但不限于信息軟件的使用方式、檔案的錄入方法等。如果參訓人員在培訓中表現優異，醫院可為其提供一定的物質獎勵，不但可以提高其參與培訓的積極性，還能夠在參訓者中塑造后進追先進、先進更先進的良好氛圍。同時，在檔案管理人員內部定期舉辦交流會，分享彼此的管理心得。培訓結束后，相關部門應定期回訪，了解管理人員在日常工作中遇到的困難，并提供相應的解決方案，確保數字化管理進程順利推進，提高管理效率。此外，醫院還可以聘請復合型人才，為檔案管理團隊注入新鮮血液。

5.筑牢信息防火墻

為避免人事檔案信息被泄露，給患者與醫務人員造成不良影響，醫院可以采用以下兩種模式實施全方位的防護，最大限度地降低信息被泄露的安全風險。

（1）加密技術。加密技術是數字化檔案安全管理的關鍵措施之一。若醫院能夠將該技術應用于日常管理，可有效防范數據傳輸過程中因黑客攻擊導致的檔案信息被篡改問題。目前，有兩種應用廣泛且性能卓越的加密技術：一是鏈路加密。鏈路加密（Link Encryption）是由IBM公司在20世紀中葉發明，其核心是數據擁有者利用物理層和數據鏈路層，加密處理在網絡中傳輸的數據內容。具體而言，在鏈路加密的過程中，信息所經過的傳送路徑有大量節點機存在，同時，在每一個節點機內，數據首先會被解密，隨即加密，一直持續到檔案信息傳輸到數據目的地。在此過程中，包含路由信息在內的鏈路上的所有數據，都會被轉換為密文，使數據安全性大幅度攀升；二是端對端加密方式。端對端加密（End-to-End Encryption，E2EE）是一種極為先進的通信加密方法，如果采用該方法，在數據傳輸的過程中，檔案的信息內容只有通信的雙方能夠看到，任何第三方都無法獲取信息。在端到端加密中，發送方通常會利用加密密鑰將檔案中的明文數據向密文數據轉變，隨即利用互聯網向接收方發送。接收方接收到相關信息后，會在第一時間輸入與之相應的解密密鑰，將原本的密文數據轉換為明文數據。這種方式的優勢在于投入低，安全性較高，因而在各行業領域均深受青睞，具有極為廣泛的應用。

（2）防火墻技術。在實際應用中，防火墻技術是一種十分典型的訪問控制技術。在邏輯層面，防火墻技術可以被視為一個阻斷器，是可信網絡與不可信網絡的監測點、中繼點。利用防火墻技術，能夠為數據傳輸網絡設計一個必須經過的基點，可集中監測該基點，有效管理設備信息的輸出、輸入。在數字檔案管理系統中，防火墻的保護作用包括但不限于過濾網絡惡意訪問、拒絕未經授權的設備訪問以及對相關網絡操作情況的記錄等。

此外，采集管理人員的面部和指紋信息，并將其錄入信息化檔案管理數據庫中，并根據職位需求，為檔案管理人員設置權限，在使用檔案時，用密碼、指紋以及面部信息等方式來驗證。例如，本院人員因工作需要調閱紙質檔案，其可以利用智能終端，向數字化檔案系統提出申請，由檔案管理部門審核。如有問題，駁回其請求，如無問題，系統管理員進行登記，登記內容包括檔案借閱時間、檔案名稱以及借閱人姓名、所處科室等，以有效保證紙質檔案的安全。需要重視的是，如果檔案管理人員離職，醫院必須立即收回其管理權限。同時，對于部分重要檔案，應設置紙質版存檔，避免損毀。部分大型醫院資金雄厚，可考慮引進網絡安全系統，該系統會利用大數據技術、人工智能技術識別潛在風險。醫院可通過“1＋X”“線上＋線下”等方式，加強對管理人員的安全教育，牢牢夯實底線思維，使其在日常工作中能夠嚴格落實各類管理制度。

四、結語

總之，在信息化視域下，以人工為主的傳統檔案管理方式已經無法滿足時代發展的迫切需求，醫院應與時俱進，在汲取國內外先進經驗的同時，結合本醫院的實際情況，制定科學合理、實用價值較高的數字化檔案管理方式，為患者提供更加優質的服務。

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作者單位：淄博市第一醫院

作者簡介：李曉麗（1981—），女，漢族，山東淄博人，本科，中級，研究方向：檔案管理。