高職院校開展檔案信息化建設的探索與反思

隨著國家大數據、人工智能、區塊鏈等新技術的出現，檔案工作逐步從傳統模式向信息化、現代化轉型。整理歸檔的材料種類從單一的紙質文件擴展到電子文件、各類新媒體電子資料，提供的利用服務模式也從機械式的查閱復印擴展到資源整合的多元化方向。提升檔案管理智能化水平，推動檔案服務能力向現代化需求方向發展，需要高職院校在檔案工作與學校融合發展中不斷地進行探索和實踐。

一、信息化背景下高職院校檔案工作困境

2014年6月，國務院印發《關于加快發展現代職業教育的決定》，新形勢下的職業教育迎來了前所未有的發展機遇。與此同時，高職院校在基礎設施、師資隊伍、人才培養、科研實訓等方面呈現出井噴式發展，對外交流合作及榮譽表彰也日漸增多。檔案類型從以文書檔案、教學檔案為主，延伸到基建檔案、實物檔案、新媒體檔案等；檔案的利用方式從現場查檔，延伸到電話、郵箱乃至微信小程序查檔。同時，檔案工作面臨著困境，一是檔案工作人員的信息化工作能力不強，對前沿的信息技術了解掌握不夠，在日常生活中只是按部就班地開展資料的收集、整理、分類、歸檔工作，沒有充分借助互聯網、計算機等信息化技術，未能實現檔案從純粹的記錄與保存轉變為信息資源的整合與共享；二是沒有創新檔案管理和服務思維，沒有將時代前沿的高新技術落實到檢索修復、編研利用、存儲備份、安全監控等方面，導致一些珍貴資料“養在深閨人未識”，成了不見天日的故紙堆；三是對培養工匠型應用型人才不夠重視，同時檔案工作本身具有滯后性，導致許多學校在信息化建設甚至是基本的收集、整理、保護、利用及監督方面都不太重視，更難以保證充裕的資金支持，使檔案工作現代化發展舉步維艱。

大數據時代的到來，致使高職院校檔案管理人員對信息化新形勢下檔案工作的目標定位、價值意義進行重塑與思考。

二、信息化背景下高職院校檔案工作思路的轉變

在信息化背景下，高職院校在檔案管理和利用服務中借助現代化手段來提高管理效率和實體安全性，確保檔案查閱的準確和快速。隨著科技的發展，以手工為主的傳統方式難以滿足日益增長的各類材料歸檔、查閱利用的需要，運用信息化手段對各類載體材料進行歸檔和管理成為必然選擇。高職院校逐步將存量檔案數字化、新增檔案電子化，實現檔案信息數字化存儲、快速檢索和共享，優化檔案管理效率。這就需要“重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務”。

（一）重塑檔案從業人員的思維和技能

高職院校的檔案類別是按照《高等學校檔案管理辦法》進行劃分的，其收集范圍比其他的機關檔案更加豐富多樣。對檔案從業人員的專業素質和技能也提出了更高、更新的要求。一是要緊跟社會信息化發展趨勢，學習《電子檔案移交與接收辦法》《檔案數字化外包安全管理規范》《實物檔案數字化規范》等相關制度規范，將計算機信息化技能引入檔案的收集整理、檢索利用及修復中；二是拓展檔案職業技能，了解大數據、云計算、人工智能等現代信息技術，在檔案工作中應用關聯性檢索、可視化展示、圖文智能定位等，提升文檔著錄、內容識別轉錄、電子文件歸檔整理等技能，加強信息安全意識，時刻繃緊檔案實體和信息安全這根弦。

（二）重塑信息化背景下高職院校檔案工作的定位

高職院校檔案類別豐富，要打破常規的日常管理，對文化資源進行挖掘與整合，主動尋找管理和利用服務的創新途徑。高職院校應將原有的機械化、標準化、滯后化向智能化、個性化、超前化轉換；圍繞民族地區高職院校的教育特點，加大特色檔案挖掘力度，有規劃、分重點、按階段地把高職院校結合民族特色構建校園文化形成的特色檔案，如苗繡工藝、銀飾雕刻、服飾蠟染等的文字材料、實物音像、榮譽表彰征集進館；開展特色檔案庫建設，利用現代化、信息化技術和手段，使民族地區高職院校所獨具的歷史文化同育人文化相交融，充分發揮其人文魅力。

（三）重塑檔案管理和服務價值

通過收集整理、分析整合大量的文字數據，為學校在教學科研、招生就業、基礎建設等行政決策方面，提供具有前瞻性、準確性、真實性的知識參考；通過對教學、科研、會計等專業檔案應歸盡歸，切實解決師生在核實入黨時間、工作調動、核算工齡、繳納養老保險等方面的民生難題;通過收集歸檔各類聲像、實物檔案，為學校在舉辦重大活動時展示歷史沿革、發展變遷提供具有豐富性、直觀性、鮮活性的史料檔案。

三、信息化建設具體實踐

“對非電子檔案，如紙質檔案、錄音檔案等，也要通過各種識別轉換技術把它們的信息全部轉化為可處理的數據，并全部進行數據挖掘和主動推送。”[2]運用新時代的信息技術，對各類檔案進行信息化建設，使不同載體的檔案在高職院校的“存史資政育人”活動中發揮最大價值。高職院校檔案部門要轉變管理觀念，摒棄傳統的重藏輕用理念，注重檔案價值挖掘的針對性和實用性，從依賴用戶的需求逐步轉向檔案管理人員的主動。例如，可以通過RFID技術自動識別檔案信息，也可以在檔案中安裝RFID標簽，實現其在不同環節的自動記錄，包括借閱、歸檔、流轉等信息。

（一）概述

作為一所民族地區的高職院校，我校從2010年部署檔案信息化建設至今，檔案管理工作從純人工管理的低效率模式逐步過渡到高效化管理模式，檔案信息化建設取得一定成效。一是，基礎設施建設方面。我校主要配備了計算機、服務器、交換機、云存儲器，以及數據庫管理系統，另外還有數字化必需的平板式掃描儀、單反相機、噴墨式彩色打印機等。二是，管理系統建設方面。2010年我校使用泰坦超越2000V3.1網絡版，實現案卷題名電子化錄入和檢索；2016年將其升級為“電子文檔數據中心平臺系統”，該系統可以通過網絡轉接學院48個系部，進行文件材料的整理、組卷、題名著錄、歸檔等，實現“誰產生、誰負責、誰歸檔”；2023年又將其升級為“數字檔案綜合管理系統”，增設庫房管理、全文檢索、查檔登記、報表生成、信息發布等功能。三是，檔案信息資源建設方面。我校將館藏的以紙質、音像、實物為載體的檔案進行數字化加工并集成到檔案信息系統數據庫中。數字化率達館藏檔案的65. 44% （館藏檔案中有相當一部分是財會類、基建類等，不作數字化）。設置32英寸觸摸一體機，并關聯TY數字檔案管理系統，使學院檔案信息化建設成果得到展示，起到宣傳學院發展變遷和育人文化的作用。抓好每年度新增的教學科研、招生就業、人才培養、基建采購等方面材料的歸檔工作，以智慧校園建設為依托，逐步實現辦公自動化與檔案信息化建設的統一。

（二）將新技術引入檔案管理系統

1.“數字檔案綜合管理系統”采用主流的B/S四層架構

數字檔案綜合管理系統具備完善的電子文件管理功能及授權功能、強大的目錄打印功能和遠程數據備份恢復功能等，可以靈活管理各門類檔案。網頁應用服務器提供標準瀏覽器接口，用戶端采用微軟的MSIE、Netscape等工具便可完成電子文件的傳輸，同時各種電子文件、圖像、聲音、視頻等被加載到系統中，極大地提高了系統的實用性。數據層采用Oracle、MySql、SQLSerer等多數據庫，可以存儲文本、音像等各種數據資料，支持數據同步傳輸備份和即時恢復，以及預留了其他類型數據庫的訪問接口。同時預留了與學院OA辦公自動化系統、人事管理、財務管理等業務系統的對接端口，增強了軟件的安全性和可延展性。

2.“數字檔案綜合管理系統”界面簡潔清晰

管理大廳包括檔案管理、查閱利用、數據統計、鑒定銷毀、檔案開發利用、庫房管理等功能。增設模糊檢索、綜合檢索、全文智能檢索等檢索方式，使管理人員能在短時間內找到所需檔案，提高檢索的準確性和全面性，如全文搜索功能能夠在檔案的內容中進行深度檢索，從而獲取更詳細、更精準的信息，避免因檢索方式單一而導致的信息缺失。同時檔案管理系統在多種檢索方式的基礎上，結合權限管理，確保只有授權用戶能檢索和訪問特定檔案，提高了檔案的安全性。例如，系統會根據不同角色分配不同的權限，如教務處只能訪問與其教學管理、學籍管理等業務工作相關的檔案，同時系統會記錄訪問行為，確保檔案信息安全。后臺實時自動統計館藏各門類檔案數量，并按照歸檔類型、保管期限、數字化進行分類排列，通過建立原始記錄和統計臺賬，確保檔案數據的準確性和完整性，為報表填報提供了可靠的數據基礎。我們可以利用大廳集成查檔管理、圖文展示、信息發布等功能，篩選代表性檔案資料進行展示，向外界宣傳自身的歷史文化與發展成就，同時應將檔案宣傳工作落細落實，增強查閱者的檔案意識。

（三）增設特色項目助推檔案工作現代化

將OCR識別和雙層PDF技術融入檔案數字化流程中。一是，可以在檔案的查閱利用中進行全文檢索，通過搜索關鍵詞能夠快捷高效地找到所需內容，不必一頁頁翻閱查找，極大地提高了查檔效率和準確率，方便用戶異地檢索、復制引用可公開的檔案內容，從而拓寬檔案的利用面，使檔案也能像圖書一樣成為人們日常生活中獲取信息、增加學識的工具。二是，可以識別處理多種語言文字，這對于多語言環境下的檔案管理尤為重要，也為收集歸檔、提供利用高職院校在開展國際化技能教育中產生的資料奠定基礎。三是，可以提升數據利用價值，通過對OCR識別出的文本數據進行分析，可以挖掘出有價值的信息，利用數據可視化工具可以將分析結果以圖表等形式展示出來。四是，OCR識別的文本文件通常比原始圖像文件占用更少的存儲空間，更容易備份、傳輸。

通過庫房建模，可以實時獲取庫房環境、設備狀態、檔案位置等數據，讓檔案庫房實體情況在管理系統上一目了然，讓檔案查找和盤點清晰簡單。將實體檔案與數字技術相結合，可以極大地提升檔案庫房管理的高效化、便捷化和智能化。

采用身份證識別登記查檔模式，搭配1200萬像素雙攝自動對焦內置身份證閱讀器接入檔案管理系統，可以實現讀取身份信息即登記，將人證同步上傳系統，既提高了工作效率，又完整記錄了所提供的檔案內容及檔案去向，起到存證作用。

四、檔案信息化建設中的反思及展望

近年來，將互聯網信息技術融入學校的檔案工作，一定程度上推動了檔案工作管理模式和服務方式的改革創新，實現了資料儲存、整合、檢索和利用的高效化。但如何持續推動檔案工作的數字化發展，充分挖掘信息資源優勢，還需要高職院校檔案管理工作者結合所在學校的辦學特色、育人宗旨、發展創新進行不斷的探索。

（一）依托智慧校園平臺，建立高校檔案信息中心

利用檔案館和圖書館的各類信息資源，依托網絡信息與技術中心構建的大數據智慧校園平臺，將三者組合成多位一體的信息網絡，實現圖書情報、檔案資源共享的信息聯網交流，使各類歸檔的資料得到深度挖掘和開發利用。

（二）推動檔案資源共享與利用

高校教學檔案與民生利益關聯緊密。研發建設微信在線查檔小程序，可實現移動端的在線查檔申請和辦理，如檔案管理人員根據檔案性質采用“復印后郵寄”的方式或通過郵箱發送“下載加密電子文檔”，讓檔案的利用更加信息化和高效化?！巴ㄟ^微信平臺對檔案進行服務工作尚屬開始階段，但是高校的檔案工作需順應信息時代社會發展的潮流”[3]。

（三）利用信息技術平臺，開展數字檔案編研

高職院?？衫眯畔⒓夹g通過新的方式展現編研內容，把傳統載體的圖片、實物、聲像檔案以數字化方式進行專題微視頻播放，如將學校的發展歷史制作成5分鐘的小視頻，在微信公眾號或官網上放映；與相關技術公司合作，開展網絡平臺數字建模，通過對檔案文字、圖片的整合，構建出學校各個建筑物的3D基建模型。

（四）挖掘區域特色檔案價值

民族地區高職院校檔案具有其獨特的傳統文化和地域特色。高職院校的檔案可能包含豐富的民族文化相關內容。在檔案信息化建設中，高職院校要對這些區域特色檔案進行挖掘和利用，可建立具有民族特色的檔案門類，開發專屬數據庫，對民族特色檔案進行存儲、檢索和共享；也可借助多媒體技術，對民族文化相關的音視頻資料進行管理，充分發揮檔案在傳承和弘揚民族文化方面的作用。

結束語

信息化時代給傳統的檔案工作帶來很多機遇和挑戰。高職院校的檔案工作者在做好傳統檔案收集整理的同時，更要時刻關注信息技術能力的提高、信息化建設管理制度的健全、信息化檔案管理利用工作的規劃，從而推動信息資源開發向全方位、多角度和深層次邁進。

參考文獻

[1]郭靜，顏翠翠.淺析大數據時代檔案信息化管理面臨的問題與挑戰黑龍江檔案，2023（5）：220-222.

[2]楊冬權.從“選時代”到“全時代”？智慧社會檔案工作的歷史性轉折].中國檔案，2021（1）：76-80.

[3]盧志蘭.信息化時代微信在高校檔案利用服務中的應用[J].黑河學刊，2018（4）：179-180.

作者簡介

陳琳（1983—），女，侗族，貴州凱里人，黔東南民族職業技術學院，副研究館員，本科。研究方向：高校綜合檔案管理。