基于OBE教育理念民辦高校行政秘書職能創(chuàng)新研究

1994年的《基于成果導(dǎo)向教育：爭(zhēng)議與答案》一書中，OBE理念被定義為：“圍繞培養(yǎng)目標(biāo)，清晰明確聚焦組織，保證學(xué)生開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，畢業(yè)取得實(shí)質(zhì)學(xué)習(xí)成果?！監(jiān)BE理念不僅給予了教育教學(xué)有益的借鑒，還為民辦高校行政秘書職能創(chuàng)新提供了改革方向。民辦高校擔(dān)負(fù)著重要的行政職能，近年來(lái)，民辦高校行政工作改革逐漸成為高校改革的重點(diǎn)方向，OBE教學(xué)理念是教育改革的主流理念，能夠促進(jìn)民辦高校行政管理工作的不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。

一、OBE教學(xué)理念對(duì)民辦高校教學(xué)秘書工作 的啟示

（一）OBE教學(xué)理念堅(jiān)持以學(xué)生為中心

OBE教學(xué)理念強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持以學(xué)生為中心，這對(duì)民辦高校行政秘書的工作提出了更高的要求。首先，教學(xué)秘書應(yīng)深入學(xué)習(xí)和理解OBE教學(xué)理念的核心，通過(guò)研讀OBE教學(xué)里面的相關(guān)文獻(xiàn)和資料、參加相關(guān)的研討會(huì)和課程，加深對(duì)OBE教學(xué)理念的理解與認(rèn)識(shí)，從而牢固樹立以學(xué)生為中心的服務(wù)理念和工作理念。它的核心是強(qiáng)調(diào)以結(jié)果為根本的教育，這是21世紀(jì)重要的教育理念，它要求學(xué)生在學(xué)習(xí)活動(dòng)中能夠取得具體的學(xué)習(xí)成果，獲得相應(yīng)的學(xué)習(xí)能力，要求時(shí)刻做到以學(xué)生為中心。例如，民辦高校行政秘書應(yīng)定期積極與學(xué)生進(jìn)行溝通，了解學(xué)生的需求和意見(jiàn)，確保服務(wù)工作和行政工作始終貼近學(xué)生的實(shí)際。因此，在處理行政工作時(shí)，不僅要重視行政工作流程，還要明白行政工作的最終結(jié)果，即更好地服務(wù)師生。其次，優(yōu)化行政工作流程。行政工作要以O(shè)BE教學(xué)理念為指引，秉持“以終為始”的行政工作理念，圍繞行政工作目標(biāo)來(lái)重新構(gòu)建行政工作服務(wù)體系，如通過(guò)引入信息化平臺(tái)來(lái)優(yōu)化行政工作數(shù)據(jù)和信息傳輸，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的協(xié)同與共享，確保行政工作始終做到服務(wù)于人才發(fā)展的目標(biāo)。最后，行政秘書要積極參與教學(xué)管理，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。為確保行政工作更加貼近學(xué)生實(shí)際，行政秘書可以協(xié)助院系制訂合理的教學(xué)計(jì)劃，確保教學(xué)計(jì)劃符合學(xué)生的學(xué)習(xí)需求和成長(zhǎng)要求，并且積極融入教學(xué)的改革和行政工作的改革中，為學(xué)院和教師的發(fā)展探討教學(xué)改革方案，推進(jìn)學(xué)院的教學(xué)工作和行政工作貼近學(xué)生實(shí)際。

（二）OBE教學(xué)理念要求堅(jiān)持成果導(dǎo)向

OBE教學(xué)理念強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持以成果和結(jié)果作為工作的導(dǎo)向，這為民辦高校行政秘書提供了教學(xué)工作啟示，即民辦高校行政工作秘書能夠明確行政工作的目標(biāo)與成果。一方面，在行政工作中要設(shè)定清晰的工作目標(biāo)。行政工作所設(shè)定的目標(biāo)要緊緊圍繞支持學(xué)生成長(zhǎng)和服務(wù)教師發(fā)展這一核心成果，并且能夠?qū)⑿姓ぷ魅蝿?wù)轉(zhuǎn)化為量化的指標(biāo)。行政工作應(yīng)該結(jié)合學(xué)院和個(gè)人實(shí)際，制訂工作計(jì)劃和實(shí)施方案，能夠圍繞學(xué)院發(fā)展、學(xué)生成長(zhǎng)、個(gè)人發(fā)展制訂全面的工作計(jì)劃，明確最終目標(biāo)，確保實(shí)際工作能夠圍繞目標(biāo)進(jìn)行，并且會(huì)定期評(píng)估行政工作的流程、進(jìn)度和效能，不斷調(diào)整行政工作的方案、方法和策略。另一方面，民辦高校行政秘書要結(jié)合發(fā)展實(shí)際不斷優(yōu)化管理流程和服務(wù)，在進(jìn)行行政工作過(guò)程中，要針對(duì)行政工作建立階段性的評(píng)估反饋機(jī)制，按照行政工作目標(biāo)開(kāi)展階段性的檢驗(yàn)，判斷行政工作的流程或改革是否有利于提高學(xué)生的學(xué)習(xí)成果和教師的教學(xué)質(zhì)量，這樣做能夠促使行政工作形成以目標(biāo)為導(dǎo)向，使民辦高校行政工作真正成為驅(qū)動(dòng)民辦高校內(nèi)涵式發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。在完成行政工作過(guò)程中，行政秘書要結(jié)合目標(biāo)不斷地優(yōu)化行政流程，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，從而提高工作效率；要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，關(guān)注學(xué)生成長(zhǎng)和教師需求，為他們及時(shí)提供準(zhǔn)確和專業(yè)的服務(wù)。

（三）OBE教學(xué)理念強(qiáng)調(diào)教育過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)

OBE教學(xué)理念強(qiáng)調(diào)教育過(guò)程的不斷改進(jìn)和優(yōu)化，這要求民辦高校行政工作秘書能夠在明確個(gè)人目標(biāo)的基礎(chǔ)上，不斷地改進(jìn)和優(yōu)化工作的目標(biāo)與方向[2。首先，民辦高校行政工作秘書要具備強(qiáng)化持續(xù)改進(jìn)的工作意識(shí)、提高工作改進(jìn)的能力。在OBE的理念框架下，可以實(shí)施PDCA循環(huán)模式，形成“計(jì)劃一執(zhí)行—監(jiān)控—優(yōu)化”的閉環(huán)行政工作管理模式，通過(guò)定期開(kāi)展行政工作流程的診斷，精準(zhǔn)打通民辦高校行政工作中關(guān)于師生服務(wù)工作流程中的痛點(diǎn)。與此同時(shí)，要加強(qiáng)數(shù)字化賦能，運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化管理平臺(tái)來(lái)實(shí)施文件的流轉(zhuǎn)，依托協(xié)同辦公平臺(tái)提高行政工作的質(zhì)量與效率。民辦高校行政工作秘書應(yīng)認(rèn)識(shí)到改進(jìn)工作的重要性，牢固樹立持續(xù)改進(jìn)的工作意識(shí)，明晰持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化工作是提高行政服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵途徑，且能夠積極參與各類改進(jìn)活動(dòng)，尋求改進(jìn)的工作契機(jī)與方法，不斷強(qiáng)化自身的持續(xù)改進(jìn)能力。其次，在工作的優(yōu)化和完善進(jìn)程中，要明確行政工作的改進(jìn)方向。最后，在開(kāi)展行政過(guò)程中，要以行政工作評(píng)估改正機(jī)制為依據(jù)，定期對(duì)行政秘書的工作進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)定期收集學(xué)生、教師的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整與優(yōu)化行政工作的策略、方法，保障行政工作的持續(xù)優(yōu)化與改進(jìn)。

二、民辦高校行政秘書職能現(xiàn)狀的分析

（一）民辦高校行政秘書的工作目標(biāo)有待明確

民辦高校行政秘書當(dāng)前存在目標(biāo)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。首先，民辦高校行政工作存在思想觀念上的誤區(qū)[3。以某工商學(xué)院為例，部分行政秘書認(rèn)為行政工作只是處理煩瑣的事務(wù)，缺乏對(duì)行政秘書工作專業(yè)性和價(jià)值性的深度認(rèn)識(shí)。筆者通過(guò)調(diào)研訪談發(fā)現(xiàn)，部分行政秘書對(duì)崗位職能的認(rèn)知存在一定的偏差，將行政工作視為蓋章簽字、收發(fā)文件等事務(wù)性操作，忽視了對(duì)行政工作的深刻理解與價(jià)值認(rèn)識(shí)。究其原因，是缺乏正確的工作理念引領(lǐng)、系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，難以發(fā)揮行政工作的育人功效。此外，部分行政秘書存在著“輕管理”的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為行政工作與教學(xué)和科研工作相比，教學(xué)和科研更為重要，導(dǎo)致行政秘書的工作重視程度較為缺乏。其次，民辦高校行政工作管理制度有待優(yōu)化。一方面，在對(duì)民辦高校行政工作的管理和約束中，缺乏激勵(lì)制度、培訓(xùn)制度和管理制度，導(dǎo)致行政秘書工作隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)良莠不齊。另一方面，行政秘書職業(yè)發(fā)展空間受到限制。行政秘書在職業(yè)發(fā)展過(guò)程中職務(wù)晉升困難，這導(dǎo)致了行政工作的職業(yè)目標(biāo)不明確，削減了民辦高校行政工作秘書的積極性。最后，部分高校行政秘書的自我意識(shí)不足。部分行政工作秘書缺乏進(jìn)步意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)學(xué)校發(fā)展和個(gè)人成長(zhǎng)沒(méi)有明確的規(guī)劃與目標(biāo)，導(dǎo)致個(gè)人能力和素質(zhì)的匱乏。

（二）民辦高校行政秘書的工作流程有待優(yōu)化

當(dāng)前民辦高校行政工作的流程有待進(jìn)一步完善和優(yōu)化。首先，民辦高校行政工作流程煩瑣且缺乏標(biāo)準(zhǔn)要求。以某工商學(xué)院為例，其行政秘書工作涵蓋文件處理、信息傳達(dá)、會(huì)議安排等多個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，然而當(dāng)前這些工作模塊普遍存在標(biāo)準(zhǔn)缺失與流程碎片化的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了行政效能提升。在文件處理方面，不同部門對(duì)公文格式、歸檔要求存在標(biāo)準(zhǔn)差異，常出現(xiàn)重復(fù)校對(duì)、多頭修改的情況，如某次跨部門協(xié)作，因未統(tǒng)一表格模板導(dǎo)致數(shù)據(jù)匯總延誤3個(gè)工作日；信息傳達(dá)領(lǐng)域，缺乏分級(jí)傳遞機(jī)制和確認(rèn)回執(zhí)制度，重要通知依賴口頭傳遞，曾發(fā)生新生報(bào)到流程變更未及時(shí)通知院系，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)秩序混亂；會(huì)議管理方面，會(huì)議室預(yù)訂、議程擬定、紀(jì)要撰寫等環(huán)節(jié)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。最后，民辦高校行政工作秘書的工作內(nèi)容缺乏持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。民辦高校缺乏行政工作優(yōu)化體系，行政秘書無(wú)法根據(jù)行政工作現(xiàn)狀和困境進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，這導(dǎo)致民辦高校行政工作流程不完善。

（三）民辦高校行政秘書的專業(yè)素養(yǎng)有待增強(qiáng)

當(dāng)前民辦高校行政秘書的專業(yè)素養(yǎng)還有待提高。以某工商學(xué)院為例，一方面，存在部分行政秘書的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不充分的問(wèn)題。據(jù)調(diào)查顯示，部分行政秘書缺乏對(duì)行政工作、辦公自動(dòng)化，以及學(xué)校的政策法規(guī)專業(yè)知識(shí)的了解，導(dǎo)致在處理行政工作時(shí)力不從心。例如，部分行政工作秘書憑經(jīng)驗(yàn)被動(dòng)工作，對(duì)公文處理、組織協(xié)調(diào)等職責(zé)不能夠有效地履行。另一方面，行政工作秘書的統(tǒng)籌能力有待提升。行政秘書起著重要的紐帶作用，需要與學(xué)校各部門、師生進(jìn)行頻繁的交流，但目前存在部分行政秘書交流能力有限、溝通不暢的問(wèn)題，導(dǎo)致整體工作效率較低。因此，行政工作秘書要樹立正確的認(rèn)知，不斷提高自身的綜合能力，從而為個(gè)人成長(zhǎng)和學(xué)校發(fā)展助力。

三、OBE教學(xué)理念下行政秘書職能創(chuàng)新的路徑探析

（一）明確行政秘書的工作目標(biāo)

OBE教學(xué)理念即為成果導(dǎo)向教育，強(qiáng)調(diào)在教育過(guò)程中要樹立明確的方向和目標(biāo)，在整個(gè)流程中明確達(dá)到怎樣的結(jié)果，強(qiáng)調(diào)在工作中要明確自身需要達(dá)到的工作結(jié)果，而這一理念對(duì)于民辦高校行政工作也有著積極的借鑒意義。首先，民辦高校行政秘書要理解OBE教學(xué)理念與民辦高校行政秘書工作的內(nèi)在聯(lián)系，明確OBE教學(xué)理念不僅能夠應(yīng)用于教師教學(xué)，還能夠融入行政工作，為提高行政工作的效率和質(zhì)量提供幫助。其次，OBE教育理念中所蘊(yùn)含的管理模式對(duì)提高民辦高校行政工作有著有益的借鑒，如其核心價(jià)值在于構(gòu)建閉環(huán)的管理邏輯，證明民辦高校行政工作提出的改進(jìn)訴求就具有天然的契合性。最后，民辦高校行政工作秘書的工作內(nèi)容要進(jìn)行詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃。行政秘書根據(jù)學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展要求制定明確的工作目標(biāo)，實(shí)施詳細(xì)的行政工作計(jì)劃，如此才能促進(jìn)行政工作有條不紊、有方向地進(jìn)行。

（二）優(yōu)化行政秘書的工作流程

OBE教學(xué)理念強(qiáng)調(diào)以學(xué)生的學(xué)習(xí)成果和學(xué)習(xí)目標(biāo)為教學(xué)的導(dǎo)向，并以此來(lái)優(yōu)化教育過(guò)程。這一理念也適用于民辦高校行政秘書的工作流程。首先，民辦高校行政秘書要界定個(gè)人的職責(zé)范圍，梳理工作流程。在處理行政工作時(shí)，行政秘書要厘清個(gè)人的工作職責(zé)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃和工作步驟，剔除冗余的工作流程，確保每個(gè)行政工作環(huán)節(jié)都有明確的目標(biāo)和工作的追求。其次，要強(qiáng)化民辦高校行政秘書的培訓(xùn)與職業(yè)發(fā)展。在行政工作中，行政秘書要結(jié)合工作實(shí)際和個(gè)人發(fā)展要求有針對(duì)性地參加各種技能培訓(xùn)，結(jié)合學(xué)校發(fā)展、學(xué)院發(fā)展、師生發(fā)展進(jìn)行有效的培訓(xùn)，如參加公文寫作、檔案管理，以及會(huì)議組織等方面的培訓(xùn)，從而不斷優(yōu)化和完善行政工作的流程，提高師生的工作滿意度。最后，要實(shí)現(xiàn)行政工作的信息化。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)成為工作的重要途徑，民辦高校要大力發(fā)揮部門信息管理系統(tǒng)的資源配置作用和管理作用，通過(guò)智能化的信息管理平臺(tái)，及時(shí)監(jiān)控和把握各類行政工作數(shù)據(jù)，從而有效提高行政工作效率。

（三）提高行政秘書的專業(yè)素養(yǎng)

OBE教學(xué)理念以成果導(dǎo)向?yàn)榻逃较?，注重教育和教學(xué)的實(shí)用性和有效性。這對(duì)于提高行政秘書的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力具有指導(dǎo)意義。首先，民辦高校行政秘書的工作具有特殊性，因此民辦高校行政秘書應(yīng)具備符合學(xué)校發(fā)展要求的專業(yè)能力，如辦公軟件應(yīng)用能力、公文寫作能力和商務(wù)禮儀能力等。與此同時(shí)，民辦高校要結(jié)合專業(yè)素養(yǎng)的要求制訂關(guān)于行政秘書的培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)課程和各類實(shí)踐平臺(tái)不斷夯實(shí)行政秘書的專業(yè)素養(yǎng)。其次，要加強(qiáng)民辦高校行政秘書的溝通和協(xié)調(diào)能力。行政秘書作為上通下達(dá)的重要人物，其溝通協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力是極其重要的，因此民辦高校要重視提高行政秘書的溝通技巧和協(xié)調(diào)能力，確保各類工作的順利開(kāi)展。最后，要重視培養(yǎng)行政秘書的學(xué)習(xí)能力。工作環(huán)境在不斷地發(fā)生變化，行政秘書必須具備合格的學(xué)習(xí)能力，做到與時(shí)俱進(jìn)地提升個(gè)人的專業(yè)素養(yǎng)，才能夠更好地完成個(gè)人行政工作。因此，民辦高校行政秘書要定期參加各類專業(yè)培訓(xùn)，并且重視自主學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。

結(jié)束語(yǔ)

在高等教育快速發(fā)展的背景下，民辦高校正面臨著前所未有的轉(zhuǎn)型壓力與發(fā)展契機(jī)。為契合未來(lái)社會(huì)需求演變趨勢(shì)，民辦高校行政管理團(tuán)隊(duì)亟須突破傳統(tǒng)職能邊界，構(gòu)建服務(wù)導(dǎo)向的新型工作模式。OBE教育范式為這一變革提供了方法論啟示，其核心要義不僅適用于人才培養(yǎng)體系，還可遷移至民辦高校行政工作管理效能提升領(lǐng)域。通過(guò)創(chuàng)造性地引入OBE教育理念，行政秘書團(tuán)隊(duì)可實(shí)現(xiàn)從“事務(wù)執(zhí)行者”到“教育服務(wù)設(shè)計(jì)師”的角色躍遷，使行政工作真正成為支撐民辦高校內(nèi)涵式發(fā)展的重要力量。

參考文獻(xiàn)

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[3]石建威，李茂華，高敏，等.基于OBE理念的應(yīng)用型民辦高校內(nèi)部體制機(jī)制適應(yīng)性分析[J].陜西教育（高教），2021（10）：53-54.

作者簡(jiǎn)介

凌雨涵（1995一），女，漢族，四川宜賓人助教，碩士。研究方向：教育管理。

基金項(xiàng)目：四川工商學(xué)院2024年校級(jí)科研項(xiàng)目“基于OBE教育理念民辦高校行政秘書職能創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：XJ24ZC003）的研究成果。